Services de communications
Table des matières
Comment utiliser cet outil :
- Le présent outil est conçu à l’intention des spécialistes de la gestion de l’information chargés de répertorier les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et les délais de conservation dans les secteurs d’activités pertinents.
- Les RDVO et les délais de conservation figurant dans ce document ne sont que des recommandations qui doivent être adaptées à chaque contexte institutionnel avant d’être utilisées. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant de mettre en œuvre les recommandations.
- Cet OGE ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l’autorisation de disposer de ressources documentaires. Les OGE ne constituent pas des autorisations de disposer de documents (ADD) et ne remplacent pas les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).
Validation :Des experts en la matière des ministères suivants ont validé les processus opérationnels et les RDVO : Ressources naturelles Canada, Ressources humaines et Développement des compétences Canada, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, Secrétariat du Conseil du Trésor, Bureau du Conseil privé, Office des transports du Canada, Citoyenneté et Immigration Canada et Infrastructure Canada.
Définition de l’activité
Les Services de communications font partie des services internes mentionnés par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) dans le Profil des services internes du gouvernement du Canada. On les définit comme des
« activités mises en œuvre afin de veiller à ce que les communications du gouvernement du Canada soient gérées efficacement, bien coordonnées et répondent aux divers besoins d’information du public. La fonction de gestion des communications assure la diffusion de renseignements gouvernementaux au public […] ainsi que la prise en considération de ses préoccupations et intérêts dans la planification, la gestion et l’évaluation des politiques, des programmes, des services et des initiatives. Footnote1 »
La fonction des communications au sein du gouvernement du Canada est régie par de nombreuses politiques, lignes directrices et normes. Mentionnons notamment la Politique de communication du gouvernement du Canada (2012), la Politique sur l’accès à l’information (2008), la Politique sur le programme de coordination de l’image de marque (1990), la Norme sur l’accessibilité des sites Web (2011), la Norme sur l’interopérabilité du Web (2012), la Norme sur la facilité d’emploi des sites Web (2011), la Ligne directrice sur l’usage externe du Web 2.0 (2011) et les Procédures de la Politique de communication du gouvernement du Canada (2008).
La fonction des communications est liée à toutes les autres activités que mène un ministère. L’utilisateur du présent OGE doit déterminer si le contenu est créé et sauvegardé ailleurs par une autre fonction ou si le contenu a été créé précisément à des fins de promotion et de communication.
Rapport avec les autres OGE
Il arrive souvent que les processus opérationnels se chevauchent. Lorsqu’une ressource documentaire à valeur opérationnelle (RDVO) a été repérée dans le cadre d’une sous-activité de communication au moyen d’un autre OGE, une note figure au tableau des RDVO et des recommandations aux fins de conservation (présenté ci-dessous) afin de diriger l’utilisateur vers l’outil approprié.
OGE Services de gestion des acquisitions : Bon nombre de processus opérationnels en lien avec la fonction des communications sont confiés en sous-traitance à des entreprises privées, qu’il s’agisse de la conception d’une publicité imprimée ou de la création d’une vidéo pour YouTube. Lorsqu’on attribue un contrat à un tiers, il importe de consulter l’OGE Services de gestion des acquisitions relativement à la RDVO visée par la passation de marchés.
OGE Services des technologies de l’information et OGE Services de gestion de l’information : Les Services de communications sont étroitement liés à la technologie de l’information et à la gestion de l’information, et les processus opérationnels connexes sont interdépendants. Par exemple, les responsabilités associées au contenu Web sont partagées entre les services des technologies de l’information (TI), les services de gestion de l’information (GI) et les communications. Les distinctions entre ces fonctions varient entre les ministères. Notamment, le retrait du matériel Web devenu désuet peut relever de l’un ou de l’autre de ces services, selon le ministère. Dans le présent OGE, nous avons tenté de définir la portée de ces activités en fonction des lignes directrices, des politiques et des définitions du SCT. Les ministères devraient avoir recours aux trois OGE pour s’assurer de repérer correctement les RDVO, et ce, pour tous les processus opérationnels.
OGE Services de gestion et de surveillance : Le processus visant l’élaboration de politiques ministérielles en lien avec une quelconque activité de communication est décrit dans l’OGE Services de gestion et de surveillance.
Plusieurs autres OGE mettent en lumière les processus opérationnels associés à la consultation publique qui sont abordés dans le présent OGE. Plus particulièrement, il faut souvent avoir recours à des consultations publiques lors de l’élaboration ou de la modification de politiques, de programmes, de services et de règlements (OGE Services juridiques), pour l’octroi d’une licence (OGE Autorisation), pour l’attribution de fonds en vue d’un projet (OGE Paiements de transfert) et pour la modification ou la disposition de terres publiques (OGE Services de gestion des biens immobiliers).
Processus opérationnels
Nota : Les huit premiers processus opérationnels décrits ci-après correspondent aux regroupements des services énoncés par le SCT dans le Profil des Services internes à l’intention des Services de communications Footnote2 et la Base commune de gestion de l’information Footnote3. Toutefois, afin d’inclure toutes les activités communes de la fonction des communications, nous avons décrit dans le présent OGE sept autres activités. Ces activités ont été retenues par suite d’un examen de la Politique de communication du gouvernement du Canada et des procédures et lignes directrices connexes, ainsi qu’après avoir examiné les lois qui s’appliquent, mené des consultations auprès de ministères et passé en revue des analyses sur les processus opérationnels existants.
1. Recherche sur l’opinion publique
Le gouvernement du Canada a recours à des recherches sur l’opinion publique afin de mener un vaste éventail d’activités (y compris la recherche stratégique, l’évaluation de programmes de recherche de marchés, la satisfaction de la clientèle et le développement de produits) et, le plus souvent, afin de mesurer l’efficacité des communications et de la publicité. Par suite de la Commission d’enquête sur le programme de commandites et les activités publicitaires, de la Loi fédérale sur la responsabilité (2006) et d’un examen indépendant des recherches sur l’opinion publique (2007), on a resserré encore plus les règles et les règlements encadrant la recherche sur l’opinion publique. Les activités liées à ces recherches reposent sur de nombreux joueurs : les ministères coordonnent leurs sondages d’opinion avec la Direction de la recherche sur l’opinion publique de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le Bureau du Conseil privé; souvent, le travail de recherche est donné en sous-traitance à des entreprises privées et les résultats sont transmis à Bibliothèque et Archives Canada, au Parlement et à la population. Presque toutes les RDVO créées lors de la sous-traitance seront visées par l’OGE Services de gestion des acquisitions. Cependant, d’autres RDVO créées dans le cadre de recherches sur l’opinion publique requièrent, par suite d’une surveillance étroite, qu’on informe les ministres ou leurs remplaçants, TPSGC et le Bureau du Conseil privé ou qu’on obtienne leur approbation.
Une fois que les résultats des recherches sur l’opinion publique ont été communiqués et utilisés aux fins des prises de décisions, on peut conserver les données brutes dans une base de données à des fins ultérieures. Il importe que les institutions déterminent les conditions de la conservation des données selon les besoins anticipés.
2. Image de marque
Dans la Politique sur le programme de coordination de l’image de marque figurent les exigences particulières pour le matériel de communication des ministères quant à l’utilisation de logos et de titres, la présentation de passages bilingues, etc. Ces exigences strictes sont habituellement mises en œuvre par un coordonnateur du Programme de coordination de l’image de marque. Cette rubrique de l’OGE traite des activités liées au respect de la politique. Certains ministères qui ont une grande visibilité auprès du public, comme la Gendarmerie royale du Canada ou la Garde côtière, possèdent leur propre image de marque en plus de celle adoptée par le gouvernement fédéral (présentée dans le Programme de coordination de l’image de marque). Le SCT doit approuver toute image de marque propre à un ministère ou à un organisme, ainsi que toutes les dérogations aux images de marque figurant dans le Programme de coordination de l’image de marque.
3. Consultations
En vertu de la Politique de communication du gouvernement du Canada, les ministères doivent consulter et écouter les membres du public et tenir compte de leurs intérêts et préoccupations lorsqu’ils établissent des priorités, élaborent des politiques et planifient des programmes et des services. De plus, le gouvernement du Canada s’est récemment engagé envers l’initiative pour un gouvernement ouvert. Par conséquent, il invite par divers moyens les intervenants, les citoyens et les experts à élaborer des politiques, des programmes, des services et des règlements mieux informés et plus efficaces.
Les types de consultations publiques sont très variés, allant de l’obtention de commentaires du public au moyen d’une zone à cette fin sur un site Web (une formule plus passive) jusqu’à la participation active de citoyens à des prises de décisions lors d’audiences. Les méthodes employées pour la consultation comprennent les assemblées publiques, les comités consultatifs, les groupes d’intervenants et les associations bénévoles.
Le présent OGE traite aussi des consultations auprès des groupes autochtones, qui visent à remplir l’obligation de consulter de l’État, comme il est mentionné dans le document intitulé Consultation et accommodement des Autochtones : Lignes directrices actualisées à l’intention des fonctionnaires fédéraux pour respecter l’obligation de consulter. Footnote4
Les ministères doivent déterminer les processus opérationnels et les RDVO qui conviennent le mieux à la forme qu’ils donneront à leurs consultations publiques.
4. Relations avec les médias
La communication d’information aux médias est étroitement liée à la communication d’information au public, puisque le public en est l’ultime consommateur. Les activités liées à la gestion des relations avec les médias comprennent la nomination, la formation et le suivi du rendement des porte-parole, la gestion des demandes des médias, la communication d’information aux médias et le suivi quotidien des médias. Le service de suivi des médias peut se faire à l’interne, par l’entremise d’un fournisseur de tierce partie ou par l’entremise de TPSGC. La couverture de l’actualité portant sur le ministère ou le ministre revêtirait alors une valeur opérationnelle; les grands titres du jour, transmis à des fins de commodité et sans lien direct avec le ministère, seraient quant à eux transitoires
5. Publicité, foires, expositions
L’obligation, pour le gouvernement du Canada, de rendre compte de sa publicité s’est accrue depuis la publication du rapport du vérificateur général en 2003. Le rapport a donné lieu à la Commission d’enquête sur le programme de commandites et les activités publicitaires et à des recommandations afin d’améliorer la surveillance des contrats de publicité accordés par le gouvernement. En conséquence, les processus opérationnels et les ressources documentaires élaborés aux fins de la publicité sont dorénavant assujettis à de nombreuses obligations. Les RDVO créées lors de la sous-traitance par une entreprise privée — ce qui est le cas pour la publicité — sont visées par l’OGE Services de gestion des acquisitions. Cependant, d’autres RDVO créées aux fins de la publicité requièrent, par suite d’une surveillance étroite, qu’on informe TPSGC, le Bureau du Conseil privé et le SCT ou qu’on obtienne leur approbation.
Les ministères travaillent en étroite collaboration avec TPSGC dans le cas des publicités. Lorsque TPSGC est l’organisme responsable, on présume, dans le cas du présent OGE, que le ministère créera des fichiers « parallèles » qui serviront à documenter le processus et à reproduire toutes les mesures prises durant les activités de publicité, et ce, afin d’en rendre compte. Ces fichiers peuvent contenir une combinaison de ressources documentaires originales et de copies de travail.
Parmi les RDVO décrites comme une « version finale de la publicité dans toutes les langues sans égard au format », mentionnons le matériel publicitaire imprimé, audio et vidéo qui est destiné aux sites de médias sociaux voués à la communication, tels que YouTube.
L’exigence « Foires et expositions » a été annulée dans la Politique de communication, et le Programme des expositions du gouvernement du Canada a été abandonné. Toutefois, l’activité qui consiste à communiquer avec le public lors de foires et d’expositions a toujours cours, mais elle est dorénavant gérée par chacun des ministères. Cette activité ne comporte pas les expositions revêtant une importance historique ou culturelle
6. Service en personne, par téléphone, par télécopieur, par courrier et par Internet
Les ministères interagissent avec le public et lui fournissent des services par l’entremise d’une variété de moyens de communication. Les RDVO repérées dans ce processus opérationnel sont celles qui sont créées au moyen des services de liaison. Pour la fonction des communications, il s’agirait en grande majorité d’un service de demandes de renseignements; le règlement des plaintes ferait aussi partie de cette activité. Pour les ministères qui remplissent leurs fonctions autorisées par l’entremise d’un service au public (comme la production en ligne de déclarations de revenus auprès de l’Agence du revenu du Canada), ces fonctions feraient partie des processus opérationnels et non d’une fonction du présent OGE.
7. Services de traduction
Puisqu’il est requis, en vertu de la Politique de communication du gouvernement du Canada, de fournir toutes les communications du gouvernement dans les deux langues officielles, les services de traduction sont très actifs et produisent beaucoup de ressources documentaires. Cependant, il est important de garder à l’esprit que les documents originaux et leurs versions traduites auraient une valeur opérationnelle au sein de la fonction à l’origine de leur création. C’est donc le secteur créateur qui utiliserait les ressources documentaires, les sauvegarderait à l’échelle de l’organisation et les conserverait. Les services de traduction pourraient conserver des copies à titre de référence ou afin de les intégrer dans une base de données de traduction, comme MultiTrans, mais ce sont des copies de commodité, donc transitoires.
8. Publications
D’une façon générale, les activités liées aux publications comprennent la planification, la production et la diffusion. Dépendamment de la ressource documentaire et des besoins de l’institution, la production peut englober à la fois la création du contenu et la concrétisation du produit final. La majeure partie de l’activité entourant les publications gouvernementales est visée par d’autres OGE ou par d’autres rubriques du présent OGE. Par exemple, la sous-traitance d’une quelconque portion du processus de publication, comme la rédaction, la mise en page ou l’impression, ferait partie du processus d’approvisionnement dans l’OGE Services de gestion des acquisitions. Le respect des normes énoncées dans le Programme de coordination de l’image de marqueen ce qui a trait aux publications est traité sous la rubrique « Image de marque » du présent OGE.
Par « publications », on entend les publications traditionnelles sur support papier, ainsi que celles créées pour un environnement numérique.
9. Préparer et mettre en œuvre des plans et des stratégies de communication
Cette rubrique englobe les activités de planification de haut niveau visant à élaborer des plans de communication ministériels, y compris les plans de communication d’urgence et les plans de communication des risques.
10. Fournir un soutien en matière de communication au ministre, à la haute direction et aux secteurs d’activités
Le personnel responsable des communications soutient le ministre, la haute direction et les secteurs d’activités en leur prodiguant des conseils sur les plans et les activités de communication. Il rédige aussi des discours et d’autres ressources documentaires de communication. Il importe de faire la distinction entre les différents rôles du ministre : lorsque le ministre prononce un discours en tant que porte-parole du ministère (tel que le définit la Politique de communication), le discours est écrit par le personnel du ministère et classé dans le référentiel ministériel; les discours politiques, quant à eux, sont rédigés par le Cabinet du ministre plutôt que par le personnel ministériel responsable des communications, et ils ne sont pas classés dans le référentiel ministériel.
11. Fournir des services de révision
Cette activité consiste à recevoir des ressources documentaires des secteurs d’activités, à en faire la révision et à les retourner aux secteurs qui en sont l’auteur. Souvent, le personnel responsable de la révision conserve une copie de la version révisée. Cependant, ce ne sont que des copies de commodité transitoires. C’est le secteur créateur qui utiliserait ces ressources documentaires, les sauvegarderait à l’échelle de l’organisation et les conserverait en tant que ressources documentaires à valeur opérationnelle. Les RDVO mentionnées dans le tableau ci-dessous en lien avec l’activité de révision sont les procédures ou les guides conçus par le personnel responsable de la révision, ainsi que les données statistiques aux fins de suivi et d’établissement de rapports sur le travail effectué.
12. Collaborer avec d’autres institutions gouvernementales
De nombreuses initiatives gouvernementales sont menées en collaboration avec d’autres institutions gouvernementales ou privées. Cette rubrique est axée sur les RDVO créées lors de la coordination de la communication de ces activités et de leur promotion auprès du public.
13. Gérer les événements de marketing
Cette activité comprend les activités de relations externes avec le public et les autres ministères et ordres de gouvernement, telles que des séances avec des clients et la tenue de colloques, de conférences, de présentations et de discussions. Les RDVO englobent la planification et l’évaluation de documents plutôt que de leur contenu
14. Communiquer avec le public à l’aide du site Web d’un ministère
Un des principaux moyens qu’une institution utilise pour communiquer avec le public repose sur les pages Web externes. Un site Web est une forme de communication; la majorité de l’information affichée sur un site Web sera une copie d’un contenu créé et conservé ailleurs. Toutefois, le site Web en soi a une valeur opérationnelle, car il s’agit d’un mélange de copies de RDVO découlant de divers processus opérationnels et de contenu original. On retrouve aussi, dans le cadre du présent OGE, les processus et les RDVO nécessaires pour gérer un site Web et se conformer aux normes gouvernementales en matière de langue, d’accessibilité, de facilité d’emploi et d’interopérabilité.
Il arrive que les activités associées aux services Web chevauchent les activités liées à la gestion de l’information et à la technologie de l’information. Chaque ministère doit repérer à quel endroit se situent les activités en cours.
Les ministères peuvent avoir recours à leurs sites Web à la fois pour fournir de l’information et pour recevoir des commentaires ou des demandes du public. Le site Web peut servir à recueillir de la rétroaction lors de la tenue de consultations publiques formelles; ce dernier élément est décrit dans le présent OGE sous l’activité « Consultations » (3.3). Le rôle du site Web consistant à fournir au public les réponses aux questions ou aux demandes est décrit dans le présent OGE sous l’activité visant à fournir des services au public : « Service en personne, par téléphone, par télécopieur, par courrier et par Internet » (3.6).
Le gouvernement fournit aussi de l’information au public par l’entremise des médias sociaux comme Twitter, Facebook et YouTube. Selon la Directive sur la tenue de documents, les RDVO doivent être gérées sans égard au média. Dans la Ligne directrice sur l’usage externe du Web 2.0, Footnote5 on explique que les messages véhiculés par les médias sociaux revêtent une valeur opérationnelle seulement si une des situations suivantes prévaut :
- l’information diffusée n’est pas la copie d’une information sauvegardée ailleurs et
- le message documente des décisions ou des processus décisionnels, ou
- il s’agit d’information reçue du public en réponse à une demande du gouvernement pour de l’information.
L’information affichée sur une plateforme de média social et qui est susceptible de revêtir une valeur opérationnelle doit être sauvegardée et conservée dans un référentiel ministériel. Les ministères doivent évaluer quelles sont les RDVO sur leurs sites de médias sociaux en se basant sur le but et le contenu de chaque site.
Les renseignements personnels sauvegardés sur un Web analytique doivent être détruits après 18 mois, conformément à la Norme sur la protection de la vie privée et le Web analytique (2013) du SCT et à l’utilisation de l’Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents no 2013/001 de Bibliothèque et Archives Canada. Le Web analytique conservé pendant plus de 18 mois doit être rendu anonyme.
15. Gérer les communications internes
Les communications internes au sein des institutions du gouvernement du Canada doivent être bidirectionnelles; elles doivent permettre d’informer les employés et de recevoir leurs opinions et leur rétroaction. Les communications internes peuvent comprendre « des documents publiés (sur divers supports), des présentations orales, des réunions du personnel et des activités d'apprentissage. » Footnote6 Parmi les communications internes, mentionnons la gestion du contenu intranet d’une institution. Toutes les communications internes sont assujetties aux exigences énoncées dans la Loi sur les langues officielles et la Politique sur le programme de coordination de l’image de marque.
Délais de conservation
Les recommandations concernant les spécifications relatives à la conservation dans les outils génériques d’évaluation sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d'une revue de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.
Les politiques, les plans et les produits en matière de communication sont étroitement liés aux besoins et au programme du gouvernement en place. Les membres du personnel ont pour pratique de toujours consulter les produits de communication antérieurs afin de s’assurer de l’uniformité des messages pour un gouvernement. Par conséquent, le facteur déclencheur d’une nouvelle période de conservation est souvent le changement du parti politique au pouvoir.
La décision de conserver une ressource varie selon que la communication est liée ou non à un enjeu stratégique ou important; par conséquent, il faut prendre en considération le contenu et le contexte au moment d’établir les calendriers de conservation.
Conservation de contenu sur le Web : Puisque la majorité du contenu sur le Web est une copie de ressources documentaires créées et conservées ailleurs, il n’est pas nécessaire de garder le contenu sur le site Web au-delà du délai de conservation imposé à la ressource documentaire d’origine. Le personnel des ministères doit être vigilant afin de repérer la version officielle de la ressource documentaire, de s’assurer qu’elle est sauvegardée dans le référentiel ministériel et de garder toute information revêtant une valeur opérationnelle sur le Web lorsqu’aucune autre version n’existe hors ligne.
On recommande un délai de conservation de six ans dans le cas des ressources documentaires publicitaires parce que des documents financiers sont associés aux campagnes publicitaires. Dans la pratique, les ressources documentaires publicitaires sont probablement conservées beaucoup plus longtemps, car elles seront consultées lors de campagnes publicitaires ultérieures. Puisqu’on ne peut prévoir un tel calendrier, on ne recommande qu’un délai de conservation réduit au strict minimum.
Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés
1. Recherche sur l’opinion publique
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Gestion des recherches sur l’opinion publique du ministère
Créer un plan annuel
Consulter le Bureau du Conseil privé (BCP)
Obtenir l’approbation du ministre
Obtenir l’approbation de la Direction de la recherche sur l’opinion publique (DROP) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), le cas échéant
Fournir des copies du plan annuel approuvé au BCP et à la DROP
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(Durant l’ensemble des processus, les discussions et les décisions verbales doivent être documentées au moyen d’une note au dossier.)
Plan annuel
Mises à jour du plan annuel
Approbation du plan annuel par le ministre
Correspondance avec le BCP et la DROP dans le cas de recherches imprévues sur l’opinion publique, lorsque cette correspondance est reliée au processus décisionnel
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Dix ans après le remplacement
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Planifier les projets liés à une recherche sur l’opinion publique
Définir le besoin en matière de recherche sur l’opinion publique et déterminer si le projet sera donné en sous-traitance
Consulter la DROP et la Direction de l’approvisionnement en communications (DAC) de TPSGC
Consulter le BCP
Obtenir l’approbation du Cabinet du ministre et de la haute direction
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Correspondance avec le BCP et la DROP
Approbation de la proposition liée au projet de recherche sur l’opinion publique
Approbation du plan de projet de recherche sur l’opinion publique
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Six exercices financiers après la clôture de l’exercice au cours duquel le dossier a été fermé, suivant la pratique traditionnelle touchant les RDVO liées aux opérations financières
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Créer des modèles de projet
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Modèles de projet approuvés
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Cinq ans après le remplacement
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Confier les services de recherche sur l’opinion publique en sous-traitance
Consulter la DROP et la DAC de TPSGC
Informer la DROP et la DAC de tout changement dans la portée des travaux
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Communications clés avec la DROP
Numéro d’enregistrement du projet
Dans le cas des autres RDVO liées au processus d’approvisionnement, veuillez consulter l’OGE Services de gestion des acquisitions.
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Six exercices financiers après la clôture de l’exercice au cours duquel le dossier a été fermé, suivant la pratique traditionnelle touchant les RDVO liées aux opérations financières
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Effectuer les recherches
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Autorisation de TPSGC
Correspondance avec la DROP et la DAC relativement aux changements apportés aux exigences de travail
Instruments de recherche (p. ex. questionnaires, filtres et guides de discussion)
Ébauche des instruments de recherche (mettant en évidence les principaux changements)
Plan d’analyse
Données d’enquête
Tableaux de données
Livrables sous contrat — données d’exploitation ou rapport de l’entreprise du secteur privé
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Six exercices financiers après la clôture de l’exercice au cours duquel le dossier a été fermé, suivant la pratique traditionnelle touchant les RDVO liées aux opérations financières
** Les données d’enquête primaires sont souvent conservées plus longtemps
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Présenter les résultats
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Rapport final (y compris la certification par un cadre supérieur du fournisseur)
Sommaires en français et en anglais
Correspondance avec Bibliothèque et Archives Canada faisant état du respect des obligations en matière de présentation de rapports
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Dix ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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2. Image de marque
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Prendre les décisions liées à la présentation du matériel de communication en conformité avec la Politique sur le programme de coordination de l’image de marque (PCIM)
Demander au SCT la permission de déroger au PCIM
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Comptes rendus des réunions avec le gestionnaire du PCIM, les secteurs d’activités et les Services de communications
Documents renfermant des conseils
Correspondance avec le SCT
Comptes rendus des consultations auprès du SCT
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Deux ans après le remplacement
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Demander au SCT d’approuver un logo ou une image de marque du ministère
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Énoncé de conception
Plan de mise en œuvre
Correspondance avec le SCT
Comptes rendus des consultations auprès du SCT
Veuillez consulter l’OGE lié aux présentations au Conseil du Trésor pour les RDVO touchant ces présentations
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Cinq ans après le remplacement
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Assurer la conformité des produits et des activités de communication avec le PCIM
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Rapports d’étape
Informations sur les tendances
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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3. Consultations
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Se préparer aux consultations
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Plan de consultation
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Même délai de conservation que pour le projet visé par la consultation
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Donner un préavis pour la consultation
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Préavis pour une consultation publique :
- dans la Gazette du Canada
- sur les sites Web du ministère et le site Consultations auprès des Canadiens
- dans les journaux, à la télévision, etc.
Renseignements généraux sur l’initiative
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Même délai de conservation que pour le projet visé par la consultation
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Recevoir de la rétroaction
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Rétroaction fournie par le public (courriels, correspondance)
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Même délai de conservation que pour le projet visé par la consultation
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Tenir une séance de consultation
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Documents de consultation
Comptes rendus, rapports, sommaires découlant d’une séance de consultation
Commentaires du public, transcriptions, lettres
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Même délai de conservation que pour le projet visé par la consultation
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Présenter les résultats
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Sommaires, rapports
Résultats publiés sur les sites Web du ministère et le site Consultations auprès des Canadiens
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Même délai de conservation que pour le projet visé par la consultation
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3a. Consultations (obligation de consulter)
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Élaborer une approche ministérielle liée à l’obligation de consulter
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Procédures/politiques
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Cinq ans après le remplacement
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Définir le besoin de consulter
Décrire la conduite de l’État
Déterminer les ministères et les autres intervenants concernés
Évaluer les incidences
Repérer les groupes autochtones touchés
Décider si une consultation est requise
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Description du projet
Évaluation des incidences
Analyse d’autres évaluations en cours
(p. ex., évaluation environnementale)
Comptes rendus, correspondance avec Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) et d’autres ministères
Comptes rendus, correspondance avec les groupes autochtones
Documents sur les droits des Autochtones, renseignements généraux sur les groupes autochtones touchés
Rigueur de l’évaluation d’une revendication
Avis juridique
Documents sous-jacents à la décision
Communication de la décision (correspondance, préavis)
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Même délai de conservation que pour le projet visé par la consultation
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Planifier la consultation
Coordonner avec AADNC, d’autres ministères et d’autres intervenants (comme les groupes autochtones, les gouvernements provinciaux ou territoriaux et de tierces parties)
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Ordres du jour, comptes rendus
Présentations
Rapports
Protocoles d’entente ou autres ententes en matière de consultation
Plan de consultation
Avis sur les fonds disponibles (les RDVO créées en offrant des possibilités de financement se retrouvent sous l’OGE lié aux paiements de transfert)
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Même délai de conservation que pour le projet visé par la consultation
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Tenir une consultation
Aviser les groupes autochtones
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Documents d’avis (correspondance ou autres)
Documents dans lesquels sont consignées les interactions avec les groupes autochtones (lettres, courriels, notes prises lors d’appels téléphoniques)
Documents dans lesquels est consignée la coordination avec d’autres intervenants
Ordres du jour, comptes rendus
Présentations par des participants
Rapports de participants
Transcriptions d’audiences
Rétroaction des groupes autochtones
Réponses des ministères aux demandes et aux préoccupations formulées par les groupes autochtones
Tableau du suivi de la gestion des enjeux
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Même délai de conservation que pour le projet visé par la consultation
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Faire état de la consultation
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Rapports, sommaires
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Même délai de conservation que pour le projet visé par la consultation
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Communiquer la décision
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Communications avec des groupes autochtones (lettres, courriels, notes prises lors d’appels téléphoniques)
Sommaires, communiqués de presse
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Même délai de conservation que pour le projet visé par la consultation
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4. Relations avec les médias
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Coordination des relations avec les médias - planification
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Plan de relations avec les médias
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Dix ans après le remplacement
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Coordination des relations avec les médias
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Correspondance avec les journalistes
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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Coordination des porte-parole
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Liste des porte-parole
Sommaire des exigences imposées aux porte-parole
Sommaires des stratégies sur les enjeux susceptibles d’être soulevés
Enregistrement des entrevues des porte-parole avec les médias
Rapport annuel sur le rendement des porte-parole
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives ou le remplacement
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Gérer les demandes des médias
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Demandes des médias
Correspondance sur la consultation auprès du Cabinet du ministre
Réponse
Feuille de travail des demandes des médias
Sommaire et rapport des demandes des médias
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Dix ans après la création ou en conformité avec le délai de conservation pour d’autres RDVO liées à l’événement ou au programme visé par la ressource documentaire de communication
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Fournir de l’information aux médias
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Communiqués de presse
Fiches documentaires/feuilles de documentation
Séances d’information technique
Présentations audiovisuelles
Enregistrements des conférences de presse, des entrevues
Foires aux questions
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Dix ans après la création ou en conformité avec le délai de conservation pour d’autres RDVO liées à l’événement ou au programme visé par la ressource documentaire de communication
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Gérer les événements et les annonces
Coordination avec le Cabinet du ministre ou le BCP
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Annonces
Correspondance
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Dix ans après la création ou en conformité avec le délai de conservation pour d’autres RDVO liées à l’événement ou au programme visé par la ressource documentaire de communication
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Suivi des médias
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Sommaires du suivi des médias (y compris les médias sociaux)
Copies écrites, sonores ou visuelles d’enregistrements des médias
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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Fournir les copies de déclarations de presse demandées (transcriptions, enregistrements sonores, etc.)
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Répondre aux demandes (courriel)
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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5a. Publicité
Durant l’ensemble du processus publicitaire, dans le cas des RDVO liées à la passation de marchés, veuillez consulter l’OGE Services de gestion des acquisitions.
Durant l’ensemble des processus, les discussions et les décisions verbales doivent être documentées au moyen d’une note au dossier.
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Planification et approbation
Élaborer une campagne publicitaire
Proposer une campagne (au BCP)
Présenter un mémoire au Cabinet
(le cas échéant)
Soumettre une présentation au SCT aux fins d’approbation (au besoin)
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Comptes rendus des réunions
Un plan de publicité ou de marketing social comprenant :
Des objectifs de communication
Les principaux thèmes et messages
Les publics cibles
L’analyse du contexte public
Les tactiques et le calendrier proposés
La recherche
Les méthodes d’évaluation
Le plan de travail du projet
Le budget du projet.
Les documents finaux illustrant :
L’approbation du plan par la haute direction
L’approbation par le BCP des fonds nécessaires pour la campagne
L’approbation par le Cabinet de la campagne (concernant les éléments faisant partie du plan publicitaire annuel du gouvernement du Canada ou étant compris dans un mémoire au Cabinet visant un programme), et l’approbation par le SCT des fonds nécessaires pour la campagne.
Nota : En ce qui concerne les RDVO liées aux présentations au Conseil du Trésor, veuillez consulter l’OGE lié aux présentations au Conseil du Trésor
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Six exercices financiers après la clôture de l’exercice au cours duquel le dossier a été fermé, suivant la pratique traditionnelle touchant les RDVO liées aux opérations financières
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Confier les services de publicité en sous-traitance
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Consignation des conseils prodigués par la Direction de la coordination de la publicité et des partenariats (DCPP) de TPSGC relativement à la rédaction de l’énoncé de travail
Rapports, comptes rendus de réunions, correspondance, etc. décrivant les travaux en cours ou portant sur la qualité des services et des livrables reçus
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Six exercices financiers après la clôture de l’exercice au cours duquel le dossier a été fermé, suivant la pratique traditionnelle touchant les RDVO liées aux opérations financières
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Production publicitaire
Travailler avec une agence de publicité afin d’élaborer une stratégie, un concept et du matériel créatif
Informer la DCPP des changements apportés à l’énoncé de travail
Informer la DCPP au sujet des produits créatifs
Gérer et approuver les travaux de l’agence
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Breffage de l’agence de publicité
Dossier créatif de l’agence de publicité
Concepts créatifs, y compris les esquisses, les maquettes animatiques du message publicitaire, les scénarios et les maquettes
Concepts et scénarios révisés, le cas échéant
Plan et stratégie média, ainsi que justification à l’appui
Plans marketing
Comptes rendus des contacts avec le client (obtenus de l’agence de publicité)
Mémoires destinés à l’agence de publicité et mémoires préparés par celle-ci en lien avec l’approbation des concepts, des scénarios et des détails
Estimations des coûts approuvées et estimations révisées des coûts de production approuvées
Calendrier de production
Offres des sous-traitants, le cas échéant
Approbation de la production par l’institution, les bureaux régionaux
Conseils du BCP
Feuilles de temps du fournisseur
Affranchissements des droits et mainlevées (talent, musique, photos, graphiques, etc.)
Factures de l’agence de publicité et reçus à l’appui (y compris l’approbation en vertu de l’article 34 de la Loi sur l’administration financière)
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Six exercices financiers après la clôture de l’exercice au cours duquel le dossier a été fermé, suivant la pratique traditionnelle touchant les RDVO liées aux opérations financières
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Préenquête
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Note au dossier selon lequel la préenquête a été coordonnée par la DROP de TPSGC
Plan de préenquête (p. ex., un énoncé de travail devant être remis à un fournisseur de recherche ou un courriel au coordonnateur des recherches sur l’opinion publique de votre institution l’informant de la nécessité de procéder à une préenquête et des différentes possibilités recommandées, ou encore une note au dossier)
Budget de la préenquête
Calendrier de la préenquête
Instruments de recherche (guides de recruteurs, guides de modérateurs, etc.)
Rapport final de l’évaluation des concepts initiaux avant la mise en œuvre
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Six exercices financiers après la clôture de l’exercice au cours duquel le dossier a été fermé, suivant la pratique traditionnelle touchant les RDVO liées aux opérations financières
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Plan média
Élaborer un plan média avec l’agence de publicité
Revoir et approuver le plan
Présenter le plan au BCP, à la DCPP
Informer le BCP et la DCPP de tout changement apporté au plan
Approuver et payer les factures du fournisseur
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Rapport de contrôle budgétaire
Plan d’achat de médias approuvé
Documents liés à l’approbation du plan par l’institution
Rapports précédant et suivant l’achat de l’agence de distribution (AD)
Numéro d’autorisation média attribué par la DCPP
Factures de l’AD (y compris l’approbation en vertu de l’article 34 de la Loi sur l’administration financière)
Rapports sur les parutions (sommaire obtenu de l’AD indiquant les médias qui ont diffusé la publicité ainsi que l’heure de la diffusion)
Feuilles de temps de l’agence de publicité
Rapports d’étape
Analyse suivant l’achat et rapprochement du rapport de contrôle budgétaire
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Six exercices financiers après la clôture de l’exercice au cours duquel le dossier a été fermé, suivant la pratique traditionnelle touchant les RDVO liées aux opérations financières
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Promouvoir
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Version finale de la publicité dans toutes les langues (sans égard au format)
Articles promotionnels
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Six ans après la fin de la campagne, ou une fois que le matériel ne sert plus à titre de référence
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Évaluation et établissement de rapports après la campagne
Mener une enquête et évaluer les incidences et la valeur de la publicité
Distribuer les résultats, au besoin
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Note au dossier selon laquelle l’Outil d’évaluation des campagnes publicitaires (OECP) a été utilisé, le cas échéant (en ce qui concerne les RDVO liées à la recherche sur l’opinion publique, voir la rubrique 1. Recherche sur l’opinion publique)
Note au dossier selon laquelle l’évaluation et l’établissement des rapports après la campagne ont été coordonnés par l’entremise de la DROP
Instruments de recherche (questionnaires, etc.)
Plan d’évaluation
Budget d’évaluation
Calendrier d’évaluation
Rapport d’évaluation final (y compris les tableaux de données)
Tous les autres indicateurs permettant d’évaluer la réussite de la campagne
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Dix exercices financiers après la clôture de l’exercice au cours duquel le dossier a été fermé
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Fermeture du dossier
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Liste de vérification des dossiers liés à la campagne publicitaire
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Six exercices financiers après la clôture de l’exercice au cours duquel le dossier a été fermé suivant la pratique traditionnelle touchant les RDVO liées aux opérations financières
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5b. Foires et expositions
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Planifier
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Plan de l’exposition
Ordre du jour et comptes rendus des réunions
Calendriers
Correspondance et tout autre document illustrant la coordination avec d’autres ministères et autorités
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Deux ans après la fin de l’événement
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Attribuer des marchés
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En ce qui concerne tous les processus opérationnels et toutes les RDVO liées à la passation de marchés en vue de la création de matériel destiné à des foires et à des expositions, veuillez consulter l’OGE Services de gestion des acquisitions.
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Pour les délais de conservation, veuillez consulter l’OGE Services de gestion des acquisitions.
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Promouvoir
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Matériel promotionnel, notamment :
démonstrations de produits
jeux vidéo interactifs
films
cadeaux publicitaires
brochures
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Deux ans après la fin de l’événement
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Établir des rapports
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Formulaires de rétroaction, commentaires
Rapports sur les expositions présentés à la direction
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Cinq ans après la fin de l’événement
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6. Service en personne, par téléphone, par télécopieur, par courrier et par Internet
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Veiller à la cohérence et à l’uniformité des communications dans l’ensemble des moyens de communication
Assurer la conformité avec les normes
Fournir des services de liaison avec le public
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Procédures
Normes de service
Modèles de réponse
Foires aux questions
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Cinq ans après le remplacement
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Rapports
Correspondance, registres des appels téléphoniques
Demandes (demandes de renseignements, plaintes)
Réponses
Base de données servant à gérer les demandes
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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7. Services de traduction
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Fournir des services de traduction
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Formulaires de demande
Courriels visant à accuser la réception ou le retour de documents
Registres, feuilles de travail, statistiques
Guides stylistiques à l’intention des ministères
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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8. Publications
Les processus opérationnels et les RDVO créés lors de l’utilisation de logos de l’organisation dans des publications se retrouvent sous la rubrique « Image de marque » à l’intérieur du présent OGE.
Les processus opérationnels et les RDVO créés lorsqu’on confie en sous-traitance une quelconque partie du processus de publication (conception, impression, distribution) se retrouvent sous l’OGE Services de gestion des acquisitions.
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
|
Planifier les publications
Communiquer avec le groupe Éditions et Services de dépôt (ESD) de TPSGC
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Plans stratégiques associés aux publications
Approbation des conceptions détaillées, de la mise en page, des épreuves
Conseils liés à la publication, au tirage, à la distribution
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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Produire les publications
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Versions finales des documents suivants :
Livres, manuels, guides
Livrets, dépliants, brochures
Bulletins d’information
Trousses
Circulaires
Affiches
Bulletins
Documentation technique
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Puisque les publications gouvernementales sont transférées à Bibliothèque et Archives Canada par l’entremise du dépôt légal (article 10 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada), les ministères peuvent se départir des exemplaires lorsqu’ils ne sont plus requis à des fins de référence.
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Gérer les droits d’auteur et les licences
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Correspondance avec ESD
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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Gérer les Numéros internationaux normalisés du livre (ISBN) et les Numéros internationaux normalisés des publications en série (ISSN)
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Déclaration du numéro attribué par ESD
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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Distribuer les publications
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Plan de distribution approuvé
Correspondance avec ESD
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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Respecter les exigences liées au dépôt légal
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Correspondance avec ESD
Documentation liée à l’expédition
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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Gérer les publications
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Liste de publications
Rapports (données sur les ventes, quantités distribuées, etc.)
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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9. Préparer et mettre en œuvre des plans et des stratégies de communication
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Élaborer un plan de communication ministériel
Gérer les communications sur le risque
Gérer les communications d’urgence
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Plan de communication ministériel (examens, mises à jour)
Stratégies de communication (axées sur le programme ou les enjeux)
Plan de communication des risques
Plan de communication d’urgence
Comptes rendus et ordres du jour des réunions de planification
Analyses environnementales internes et externes
Veuillez consulter l’OGE lié aux Affaires du Cabinet en ce qui concerne les RDVO liées à la présentation de plans de communication sous forme de mémoire au Cabinet
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Dix ans après le remplacement du plan ou une fois que les éléments ne sont plus utilisés à des fins de référence
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Documents de consultation avec d’autres ministères
Rétroaction des intervenants
Rapports d’évaluation
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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10. Fournir un soutien en matière de communication au ministre, à la haute direction et aux secteurs d’activités
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Prodiguer des conseils
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Notes de breffage ou autres documents visant à prodiguer des conseils
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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Préparer des discours pour les ministres, les sous-ministres ou les sous-ministres adjoints
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Discours
Infocapsules
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Deux ans lorsqu’il s’agit d’un document courant;
dix ans pour les discours clés (la conservation des discours doit être conforme au programme auquel ils correspondent)
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Comptes rendus de réunions
Documentation de référence
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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Gérer les Affaires parlementaires
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Veuillez consulter l’OGE lié à la gestion et à la surveillance en ce qui concerne les RDVO rattachées aux réponses fournies durant les périodes de questions, à la préparation en vue des audiences parlementaires, etc.
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Veuillez consulter l’OGE lié à la gestion et à la surveillance en ce qui concerne les délais de conservation rattachées aux réponses fournies durant les périodes de questions, à la préparation en vue des audiences parlementaires, etc.
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11. Fournir des services de révision
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Fournir des services de révision
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Formulaires de demande
Courriels visant à accuser la réception ou le retour de documents
Registres, feuilles de travail, statistiques
Guides stylistique à l’intention des ministères
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives ou après le remplacement
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12. Collaborer avec d’autres institutions gouvernementales
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Gérer les communications créées avec d’autres ministères
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Ordres du jour et comptes rendus de réunions avec des comités de consultation interministériels
Correspondance
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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Gérer les communications créées avec des intervenants externes, d’autres autorités
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Ordres du jour et comptes rendus de réunions avec des comités de consultation
Correspondance
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Cinq ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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13. Gérer les événements de marketing
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Planifier
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Plan de communication en vue de l’événement
Notes documentaires
Ordres du jour et comptes rendus de réunions
Calendriers
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2 years after end of program being marketed
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Attribuer des marchés
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En ce qui concerne tous les processus opérationnels et les RDVO découlant de l’organisation d’événements de marketing par un sous-traitant, veuillez consulter l’OGE Services de gestion des acquisitions.
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En ce qui concerne tous les délais de conservation découlant de l’organisation d’événements de marketing par un sous-traitant, veuillez consulter l’OGE Services de gestion des acquisitions
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Établir des rapports
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Formulaires de rétroaction
Rapports présentés à la direction
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Deux ans après la fin du programme visé par l’activité de marketing
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14. Communiquer avec le public à l’aide du site Web d’un ministère
Nota : En ce qui concerne les RDVO liées à la passation de marchés de services afin de concevoir le site Web et de le soutenir, veuillez consulter l’OGE Services de gestion des acquisitions
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Analyser l’utilisation du site Web (aux fins de la conception, de la gestion et de la conformité)
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Web analytique
Données sur la vérification de convivialité
Données sur la vérification d’accessibilité
Rapports sur les vérifications
Journaux de serveur
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Deux ans après que le changement ainsi soutenu a pris fin ou une fois que l’élément n’est plus utile à des fins de recherche
Note : Le Web analytique conservé pendant plus de 18 mois doit être rendu anonyme
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Concevoir un site Web ministériel
Élaborer un plan du site Web
Mettre en œuvre le plan du site Web
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Plan de la stratégie Web
Plan du site Web
Plans de conception graphique
Architecture d’information, graphiques, modèles
Correspondance avec le BCP (relativement aux noms de domaine et aux liens rattachant aux priorités gouvernementales)
Recherche sur les utilisateurs (entrevues, analytique)
Analyse des besoins opérationnels
Analyse des besoins des utilisateurs
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Deux ans après le remplacement
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Comptes rendus de réunions avec des secteurs d’activités
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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Gérer le site Web
Voir au contenu du site Web
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Correspondance avec les clients
Plan de révision du contenu Web
Rapport sur le répertoire du Web
Comptes rendus
Présentations
Documents sur la coordination avec la TI
Documents sur la coordination avec la GI
Documents sur la coordination avec d’autres ministères
Site Web ministériel
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives ou après le remplacement
Nota : La version officielle du contenu doit être conservée par le secteur d’activités le temps prévu au calendrier de conservation.
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Assurer la conformité :
Politique de communication du gouvernement du Canada
Politique sur les langues officielles
Politique sur le programme de coordination de l'image de marque
Norme sur l’accessibilité des sites Web
Norme sur l’interopérabilité du Web
Norme sur la facilité d’emploi des sites Web
Loi sur la protection des renseignements personnels
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Procédures, outils, lignes directrices
Comptes rendus
Rapports de conformité, rapports d’étape
Rapports au SCT (sur demande)
Correspondance avec le SCT
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives; Procédures : Cinq ans après le remplacement
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Surveiller les besoins et les commentaires du public
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Sommaires des commentaires recueillis dans les médias sociaux
Analyse environnementale
Rapports sur le Web analytique
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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Fournir de l’information par la divulgation proactive
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Rapports
Les RDVO à l’appui de chacune des catégories de rapports de divulgation proactive se retrouvent dans l’OGE approprié : Frais de déplacement et de représentation (gestion financière), Marchés (acquisition), Reclassifications des postes (gestion des ressources humaines), Octrois de subventions et de contributions (paiements de transfert) et Constatations d’actes répréhensibles en milieu de travail (Services de voyage et autres services administratifs).
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À déterminer (basé sur la consultation avec le SCT)
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Communiquer au moyen des médias sociaux
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Stratégie ministérielle relative aux médias sociaux
Procédures, lignes directrices, listes de conseils
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Cinq ans après le remplacement
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Approbations du SCT, le cas échéant
Documents d’approbation
Règles d’engagement pour le public
Conseils des Services juridiques
Documents sur la coordination avec la GI, la TI et les services juridiques
Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Rapports
Correspondance, registres des appels téléphoniques
Demandes (demandes d’information, plaintes)
Réponses
Base de données de la gestion des demandes
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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L’information affichée dans les médias sociaux appartenant à l’une des catégories suivantes :
information qui n’a pas été sauvegardée ailleurs
information qui touche des décisions ou le processus décisionnel
information qui constitue une réponse du public à une demande d’information du ministère
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La conservation dépend du contenu sauvegardé; le moment déclencheur surviendra après que la RDVO a été versée dans le référentiel ministériel
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15. Gérer les communications internes
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Gérer l’intranet
Concevoir le site intranet
En assurer la surveillance
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Consulter l’OGE Services de gestion des acquisitions au sujet des processus opérationnels et des RDVO associées aux fournisseurs de services externes à forfait
Plan de conception
Comptes rendus de réunions avec le fournisseur de service (le cas échéant)
Approbation du concept
Plan de communication interne
Répertoire des pages sur le site intranet
Guide d’utilisation du site intranet
Rapports de contrôle
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Deux ans après le remplacement
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Préparer un bulletin ministériel
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Versions finales
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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Élaborer des produits de communication interne
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Versions finales
Messages du sous-ministre
Messages de la haute direction
Discours du sous-ministre ou de la haute direction
Annonces du lancement de nouvelles initiatives
Annonces d’événement
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Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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Créer un site intranet pour l’institution
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Site intranet
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Contenu de l’intranet : Deux ans après le remplacement
La version officielle du contenu est conservée par le secteur d’activités pendant la durée qui convient
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