Services juridiques

Table des matières

• Définition de l'activité
• Rapport avec les autres OGE
• Processus opérationnels
• Délais de conservation
• Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés
  • 1. Consultation et surveillance juridiques
  • 2. Préparation de documents juridiques
  • 3. Services de contentieux
  • 4. Rédaction législative

Comment utiliser cet outil

• Le présent outil est conçu à l’intention des spécialistes de la gestion de l’information chargés de répertorier les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et les délais de conservation dans les secteurs d’activités pertinents.
• Les RDVO et les délais de conservation figurant dans ce document ne sont que des recommandations qui doivent être adaptées à chaque contexte institutionnel avant d’être utilisées. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant de mettre en œuvre les recommandations.
• Cet OGE ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l’autorisation de disposer de ressources documentaires. Les OGE ne constituent pas des autorisations de disposer de documents (ADD) et ne remplacent pas les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).

Validation : Des experts en la matière des ministères suivants ont validé les processus opérationnels et les RDVO : Ministère de la Justice Canada.

Définition de l'activité

Selon le document Profil des services internes du gouvernement du Canada du Secrétariat du Conseil du Trésor, les services juridiques comprennent les « activités permettant aux ministères et organismes de réaliser les priorités et d’atteindre les objectifs associés à leurs politiques, programmes et services dans un cadre juridique approprié » et « la prestation de conseils relatifs aux politiques et aux programmes; les directives pour la préparation et la rédaction du contenu juridique de projets de loi, de règlements et de lignes directrices; l’aide en matière de détermination, de réduction et de gestion des risques de nature juridique; le soutien juridique concernant le respect des normes, des règlements et des lignes directrices; et la défense des intérêts de l’État dans le contexte de litiges ^Footnote1.

Les services juridiques sont également mentionnés dans le document du Secrétariat du Conseil du Trésor intitulé Politique sur les services communs, à titre de service commun du gouvernement du Canada (GC) comprenant « des conseils juridiques, la préparation de documents juridiques, la rédaction législative, le règlement des litiges, ainsi que la surveillance de tous les mécanismes juridiques mis en œuvre pour atteindre les objectifs du gouvernement ^Footnote2.

La Loi sur le ministère de la Justice identifie le ministre de la Justice comme étant le procureur général du Canada et, par conséquent, lui donne la responsabilité de conseiller les chefs des divers ministères sur toutes les questions de droit ^Footnote3.

Conformément à cette loi, la Politique sur les services communs nomme le ministère de la Justice comme étant l’organisation de services communs (OSC) responsable de fournir des services juridiques aux institutions du GC. De plus, elle précise que les institutions mentionnées aux annexes I, I.I, et II de la Loi sur la gestion des finances publiques « doivent recourir à ces services pour répondre à leurs besoins, à moins d’être exemptées de ce recours par le Conseil du Trésor ou d’avoir obtenu de l’OSC la délégation de pouvoirs nécessaire ^Footnote4 ». Une institution du GC dont le nom n’apparaît pas dans les annexes susmentionnées peut conclure une entente avec le ministère de la Justice pour obtenir des services juridiques, mais n’est pas tenue de le faire.

Certaines institutions ont créé des unités organisationnelles permanentes pour traiter les questions juridiques, tandis que d’autres confient cette tâche à des employés liés de près à une situation donnée ou connaissant bien cette dernière. Le type d’unité qui s’occupe des services juridiques peut varier d’une institution à une autre. Par exemple:

• les institutions confient souvent la responsabilité des questions juridiques à des unités organisationnelles chargées d’élaborer les politiques ou les stratégies ministérielles;
• les institutions qui sont souvent partie à des litiges peuvent avoir un bureau de soutien aux litiges;
• les institutions qui participent souvent à l’élaboration ou à la modification de règlements peuvent avoir un bureau responsable uniquement de ce genre d’activités.

Rapport avec les autres OGE

Les recommandations quant aux délais de conservation des ressources documentaires à valeur opérationnelle qui concernent la formation et les séminaires de nature juridique sont exposées dans l’OGE pour les services de gestion des ressources humaines, dans la sous-sous-sous-activité Rendement, apprentissage, perfectionnement et reconnaissance des employés.

Il arrive souvent que les processus opérationnels se chevauchent. Lorsqu’une RDVO a été repérée dans le cadre d’une sous-activité au moyen d’un autre OGE, une note figure au tableau des RDVO et des recommandations aux délais de conservation (présenté ci-dessous) afin de diriger l’utilisateur vers l’outil approprié.

Processus opérationnels

Les processus opérationnels mentionnés ci-après ont été définis en fonction de divers instruments de politique et documents contextuels élaborés par le ministère de la Justice, le Bureau du Conseil privé et le Secrétariat du Conseil du Trésor.

Dans la mesure où le ministère de la Justice est le principal fournisseur de services juridiques, les processus opérationnels mentionnés dans la présente ont été définis en fonction de politiques et de documents contextuels de ce ministère, y compris:

• les Normes de service en matière de prestation de services juridiques au sein du gouvernement;
• le Modèle de protocole d’entente entre le ministère de la Justice et XXX (nom du ministère ou de l’organisme gouvernemental);
• le Guide à l’intention des utilisateurs du protocole d’entente entre le ministère de la Justice et les ministères et les organismes fédéraux concernant la prestation des services juridiques.

Les définitions contenues dans ces documents ^Footnote5 constituent le fondement des ententes conclues avec quelque 60 institutions du GC pour la prestation de ces services.

Les processus opérationnels sont également fondés en partie sur plusieurs lignes directrices et directives du Bureau du Conseil privé ^Footnote6, du Secrétariat du Conseil du Trésor ^Footnote7 et du ministère de la Justice ^Footnote8 qui réglementent ou expliquent la création ou la modification de lois ou de règlements. La Loi sur les textes réglementaires et le Règlement sur les textes réglementaires, qui régissent la création de règlements, ont également été examinés en détail, de même que différentes exigences régissant les obligations des institutions en cas de litige (y compris la Loi sur la preuve et les lignes directrices sur la comptabilité des passifs éventuels de réclamations et de litiges ^Footnote9.

La sous-sous-activité des services juridiques compte cinq sous-sous-sous-activités et divers processus opérationnels connexes. Dans le cadre du présent OGE, la surveillance juridique et la consultation juridique ont été combinées.

1. Consultation et surveillance juridiques :

Comprend la demande et la réception d’avis juridiques, les analyses des risques, la prestation de conseils au sujet des opérations et des programmes en cours des institutions gouvernementales, ainsi que le repérage et le signalement des tendances et des développements dans le domaine juridique.

2. Préparation de documents juridiques :

Comprend l’élaboration d’accords juridiques comme les contrats, les traités, les autorisations, les permis, les documents sur les biens immobiliers et les protocoles d’entente.

3. Services de contentieux :

Comprend les procédures judiciaires devant les tribunaux de tous les niveaux et devant les entités administratives et d’enquête, tant à l’échelle nationale qu’internationale, pour les poursuites civiles et criminelles. Les services de contentieux sont également chargés de représenter l’institution dans la résolution des questions litigieuses ou potentiellement litigieuses, de recueillir et de contester les preuves conformément aux règles de la preuve, d’élaborer des positions en droit et de faire des représentations pour protéger les intérêts de l’institution ou ceux du gouvernement fédéral en général.

4. Rédaction législative :

Comprend tout ce que fait une institution relativement à l’adoption ou à la modification d’une loi, d’un règlement ou d’un autre texte réglementaire.

Délais de conservation

Les recommandations concernant les spécifications relatives à la conservation dans les outils génériques d’évaluation sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d'une revue de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.

Les spécifications quant aux délais de conservation recommandés ont été élaborées en fonction du Calendrier de conservation et d’élimination (2012) du ministère de la Justice.

Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés

1. Consultation et surveillance juridiques

2. Préparation de documents juridiques

3. Services de contentieux

4. Rédaction législative

Notes de bas de page