Services des acquisitions
Table des matières
Comment utiliser cet outil :
Le présent outil est conçu à l’intention des spécialistes de la gestion de l’information chargés de répertorier les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et les délais de conservation dans les secteurs d’activités pertinents.
Les RDVO et les délais de conservation figurant dans ce document ne sont que des recommandations qui doivent être adaptées à chaque contexte institutionnel avant d’être utilisées. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant de mettre en œuvre les recommandations.
Cet
OGE ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l’autorisation de disposer de ressources documentaires. Les OGE ne constituent pas des autorisations de disposer de documents (ADD) et ne remplacent pas les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).
Validation Des experts en la matière des ministères suivants ont validé les processus opérationnels et les RDVO : Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (octobre 2013), Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (novembre 2013), Défense nationale (novembre 2013) et Transports Canada (janvier 2014).
Définition de l'activité
Les Services des acquisitions sont décrits comme une sous-sous-activité du Profil des Services internes du gouvernement du Canada Footnote 1, du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et sont communs à l’ensemble du gouvernement du Canada (GC). Il s’agit d’une des trois sous-sous-activités composant la sous-activité Gestion des biens, les deux autres étant Services du matériel et Services immobiliers.
Les Services des acquisitions (anciennement appelés Services d’approvisionnement) se rapportent aux activités mises en œuvre dans le but de se procurer les biens et services requis pour répondre à une demande dûment remplie (y compris une définition complète et précise des besoins, et la garantie que les fonds sont disponibles) [lancement d'appels d’offres…], et ce, jusqu’à la passation ou la modification d’un marché [et la gestion de contrats] Footnote 2.
Cet outil fera partie d’une série d’
OGE intitulée Gestion des biens, étant donné que les activités axées sur l’acquisition de biens, de services ou de biens immobiliers font partie intégrante du cycle de vie des biens.
Les activités d’acquisition sont assez particulières au sein du GC, car il s’agit d’un des rares cas où le ministère émetteur (le ministère client) n’a peut-être pas la main haute sur le processus. En effet, les acquisitions dont la valeur monétaire et la complexité dépassent certains seuils, ou les acquisitions de types particuliers (p. ex. une recherche sur l’opinion publique), requièrent l’intervention des agents/spécialistes de l’approvisionnement de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) dès le début de l’activité. Pour bon nombre d’activités, c’est l’agent d’approvisionnement de TPSGC qui est le responsable de la création du dossier officiel d’approvisionnement. Cependant, il arrive que le ministère client soit chargé de la création de certaines RDVO. Le présent
OGE suppose que le ministère client créera des dossiers « officieux » pour étayer le processus, et pour permettre la recréation de toutes les mesures prises pendant les activités d’acquisition, aux fins de reddition de comptes. Par conséquent, les dossiers créés et conservés par des ministères autres que TPSGC peuvent contenir une combinaison de ressources documentaires originales et de copies de travail.
Les recommandations contenues dans le présent outil portent sur la valeur opérationnelle et les délais de conservation des dossiers officieux qui relèvent des ministères clients, et non de ceux détenus par TPSGC.
Lorsque les ministères clients utilisent un des outils d’approvisionnement de TPSGC (comme une offre à commandes ou un arrangement en matière d’approvisionnement), ils assument l’entière responsabilité du processus et de la documentation.
« Le Profil des services internes du gouvernement du Canada (GC) présente la taxonomie et le vocabulaire communs aux services internes du GC afin d’appuyer une démarche pangouvernementale commune se rapportant à la planification des services internes du GC, à leur conception, à leur budgétisation de même qu’aux rapports et aux communications qui y ont trait. Footnote 3 »
BAC souhaite que les
OGE pour les services internes soient utilisés par tous les ministères, peu importe les activités prévues dans leur mandat.
Cet outil se veut un point de départ pour les institutions dont les acquisitions font partie du mandat; il a pour but de les aider à déterminer quelles sont les RDVO et à évaluer étroitement les processus et les RDVO pour s’assurer qu’elles sont pertinentes pour les activités de l’institution.
Comme défini dans le Profil des services internes du gouvernement du Canada, les groupes de services d’acquisitions sont les suivants : Acquisition de biens, Acquisition de services, Acquisition pour des projets de construction et Autres acquisitions. Le site Web de TPSGC achatsetventes.gc.ca décrit les articles qui font partie de ces groupes de services.
Acquisition de biens
L’acquisition de biens englobe la définition des biens requis, le choix de la méthode de sélection des fournisseurs, la mise en œuvre de cette méthode, l’octroi et la gestion du marché et la clôture du dossier. L’acquisition de biens couvre notamment les articles appartenant aux secteurs suivants : Équipement d’audiovisuel, de projection et de vidéoconférence; Ordinateurs, micro-imprimantes et imprimantes de réseau; Équipement de lutte contre les incendies, de protection et de sauvetage; Carburant; Ameublement; Outils à main; Véhicules passagers et camions; Photocopieurs et appareils multifonctions; Logiciels; Équipement de sécurité; Pneus et chambres à air.
Acquisition de services
L’acquisition de services englobe la définition des services requis, le choix de la méthode de sélection des fournisseurs, la mise en œuvre de cette méthode, l’octroi et la gestion du marché et la clôture du dossier. L’acquisition de biens couvre notamment les secteurs suivants : Service central de déménagement; Système des services professionnels centralisés; Services d’apprentissage; Arrangement en matière d’acquisitions pour des services à l’appui de vérifications professionnelles (AA SPSV); Services professionnels en informatique centrés sur les solutions (SPICS); Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPCTS); Service consultatif sur l’habillement (SCH); Services de commissionnaires; Communications et impression; Service de courrier, transport et messagerie (SCTM). Elle couvre également des services professionnels : Services professionnels en ligne (SP en ligne); SELECT (Services de construction, d’architecture et de génie); Services professionnels en informatique centrés sur les tâches (SPICT); et Services d’aide temporaire (SAT).
Acquisition de services de construction
L’acquisition de services en matière de construction englobe la définition des services requis, le choix de la méthode de sélection des fournisseurs, la mise en œuvre de cette méthode et l’octroi du marché. Il peut arriver qu’elle n’englobe pas la gestion du marché ou la clôture du dossier.
Autres acquisitions
Les autres acquisitions incluent celles dont la définition ne cadre ni avec celle des biens ni avec celle des services mentionnés ci-dessus.
Les processus opérationnels liés aux services d’acquisition du présent document sont énoncés dans le Guide des approvisionnements de TPSGC (le Guide) Footnote4, et ne s’appliquent pas directement aux groupes de services indiqués ci-dessus, car il ne s’agit pas de groupes d’activités, mais plutôt de groupes de types de services.
Lien avec les autres
OGE
Il arrive souvent que les processus opérationnels et les activités se chevauchent. Quand on trouve la RDVO pour une activité donnée dans un autre OGE, une note est inscrite au tableau pour diriger l’utilisateur vers l’outil approprié.
Services des biens immobiliers et du matériel : Les Services de gestion des acquisitions complètent les autres services internes décrits dans la série des Services de gestion des biens. Les Services de gestion des acquisitions gèrent le volet d’acquisition et d’approvisionnement de la gestion des biens, tandis que les Services des biens immobiliers et du services du matériel s’occupent de la gestion des biens après leur acquisition. Chacun de ces services de gestion des biens fait l’objet d’un OGE distinct.
Services de gestion financière : L’acquisition de biens fait parfois intervenir des fonctions, des tâches ou des activités liées à la gestion financière ou au contrôle des opérations financières, comme le montrent les marchés, les bons de commande ou d’autres documents financiers. Ces processus administratifs et les RDVO sont abordés dans l’OGE Services de gestion financière.
Gestion et surveillance : Les politiques relatives à la gestion des biens sont abordées dans l’OGE Services de gestion et de surveillance.
Gestion des ressources humaines : L’acquisition de biens fait parfois intervenir des fonctions, des tâches ou des activités liées à la gestion des ressources humaines. Ces processus opérationnels et RDVO sont abordés dans l’OGE Gestion des ressources humaines.
Services juridiques : L’acquisition de biens fait parfois intervenir des fonctions, des tâches ou des activités liées aux services juridiques. Ces processus opérationnels et RDVO sont abordés dans l’OGE Services juridiques.
Processus opérationnels
La Politique sur les marchés du
SCT Footnote5 contient des exigences liées aux processus de passation de marchés que les ministères clients du GC doivent respecter. Cependant, il y a peu de précisions concernant la documentation dans cette politique. Par conséquent, les processus décrits dans cette section sont tirés du Guide de TPSGC.
Les processus opérationnels des services d’acquisition sont décrits dans le GuideFootnote 6, à l’exception de l’évaluation et de la planification. Les activités d’acquisition comprennent sept sous-activités :
1. Évaluer et planifier :
Bien que l’évaluation et la planification de l’acquisition de biens et de services ne soient pas expressément qualifiées de processus dans le Guide, il est nécessaire de procéder à l’évaluation des ressources et des biens existants de façon continue, et d’effectuer la vérification des besoins organisationnels actuels et futurs.
2. Définition des besoins :
La définition des besoins sous-entend l’établissement des besoins du demandeur afin de s’assurer que les biens et services qui sont acquis sont les plus adéquats compte tenu de la situation, et qu’ils sont conformes aux cadres juridiques qui s’appliquent. Les principales activités visées par la Définition des besoins sont : élaborer l’analyse de rentabilisation, l’énoncé des travaux ou les spécifications relatives aux biens; déterminer les besoins en matière de sécurité; évaluer les risques; et obtenir les approbations pour les dépenses.
3. Planification des acquisitions :
La planification des acquisitions (stratégie d’acquisition) définit en termes généraux comment se fera l’acquisition des biens, des services ou des services de construction. Elle inclura, au plus haut niveau, la décision de mener un processus concurrentiel ou non concurrentiel, et fournira des détails sur les retombées industrielles et régionales ou d’autres objectifs nationaux, et les accords commerciaux internationaux. La stratégie peut être très simple — comme prendre la décision d’utiliser une offre à commandes — ou très détaillée dans le cas de projets plus complexes. La phase de planification comprend les étapes suivantes : examiner l’énoncé des travaux; définir la méthode d’acquisition ou la méthode de sélection des fournisseurs; établir les critères d’évaluation des soumissionnaires; préparer la méthode de sélection; et peut-être obtenir toutes les approbations requises ou des conseils juridiques.
4. Lancement des appels d’offres :
Les activités liées au lancement des appels d’offres consistent à inviter les fournisseurs à soumissionner, à répondre aux demandes de renseignements, à évaluer les soumissions/propositions et à déterminer le fournisseur retenu conformément à la méthode d’évaluation et de sélection.
5. Attribution d’un marché :
L’attribution d’un marché consiste à obtenir les différents niveaux d’approbation pour le projet; octroyer le projet à l’entrepreneur retenu; rendre publique l’attribution du marché par des avis officiels (
SEAOG ou toute autre invitation électronique à soumissionner); informer les soumissionnaires qui n’ont pas été retenus; et relever les défis qui se présentent.
6. Gestion d’un marché :
La gestion d’un marché inclut les activités réalisées après l’attribution du marché : s’assurer que les dossiers sont maintenus adéquatement, que l’entrepreneur répond aux besoins du marché et que le paiement est effectué.
7. Clôture du marché :
La clôture de marché sous-entend l’achèvement des activités d’acquisition, des aspects financiers du dossier et de l’évaluation de l’entrepreneur.
Délais de conservation
Les recommandations concernant les spécifications relatives à la conservation dans les outils génériques d’évaluation sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d'une revue de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.
L’acquisition de biens et de services peut être assujettie à l’Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) ou à un accord de l’Organisation mondiale du commerce. Cependant, les seules recommandations explicites relatives à la conservation contenues dans ces accords ne sont en vigueur que pour trois et cinq ans, ce qui est plus court que la durée prévue dans le présent
OGE.
Nous recommandons que tous les dossiers d’acquisition soient traités comme des dossiers individuels, c’est-à-dire que toutes les RDVO liées à l’acquisition d’un article soient conservées dans un répertoire, afin que toutes les mesures de disposition soient appliquées à toutes les composantes du dossier; ainsi, les recommandations concernant la conservation s’appliqueront à tout le dossier.
Le déclencheur pour l’application du délai de conservation devrait être la date d’expiration du marché ou la fin de vie des biens.
Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés
Veuillez noter que les activités pourraient être réalisées en collaboration avec un agent d’approvisionnement ou un gestionnaire de projet de TPSGC et les RDVO recommandées pourraient être les documents originaux, ou des copies de ceux qui sont détenus à TPSGC.
1. Évaluer et planifier
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Évaluer et planifier les besoins
Évaluer les ressources et les biens existants
Évaluer les besoins organisationnels actuels et futurs
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Ressources documentaires liées à la planification et à l'évaluation
Ressources documentaires sur l’évaluation des besoins
Voir également les ressources documentaires liées à l’OGE Gestion et surveillance pour la planification à long terme
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6 exercices financiers après la fin de l’exercice financier qui suit la fin du cycle de vie du bien ou la résiliation du marché
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2. Définition des besoins
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Lancer le projet
Communiquer avec TPSGC, au besoin, pour la portée du projet
Préparer une charte de projet et une convention particulière de services (CPS)
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Correspondance avec TPSGC
Ordres du jour, notes et comptes rendus de réunions
CPS approuvée
Charte de projet approuvée
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Définir le besoin
Produire l’analyse des options/l’étude de rentabilité
Valider les options et l’étude de rentabilité
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Étude de marché
Analyse du « faire ou faire faire »
Analyse des options/étude de rentabilité
Analyse coûts-avantages
Coûts du cycle de vie
Conseils juridiques
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Déterminer la méthode d’acquisition
Justifier le recours à un fournisseur unique (au besoin)
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Ressources documentaires liées aux décisions
Justification du recours à un fournisseur unique
Justification du processus non concurrentiel
Acceptation/rejet de la décision d’attribuer le marché à un fournisseur unique
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Établir un budget et une source de fonds
Obtenir une autorisation de dépense
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Budget préliminaire (estimations de coût et calendriers)
Approbation des dépenses
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Préparer les documents d’invitation à soumissionner
Définir le besoin
Élaborer l’énoncé des travaux
Définir les considérations relatives à la propriété intellectuelle
Définir les besoins environnementales
S’assurer que tous les documents d’achat sortants sont traduits
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Énoncé des travaux (EDT) approuvé et traduit
Modifications à l’EDT
Renseignements originaux (propriété intellectuelle)
Compte rendu des recommandations de la Direction de la coordination de la publicité et des partenariats (le cas échéant)
Ressources documentaires relatives aux considérations environnementales
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Inventaires et listes des fournisseurs
Liste des produits homologués
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Évaluer le risque
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Voir l’OGE Gestion et surveillance pour le plan de gestion des risques, les processus génériques d’évaluation des risques et les RDVO génériques connexes
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Voir l'OGE Gestion et surveillance pour le délai de conservation
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Outil d’évaluation des risques en matière d’acquisitions
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Consulter le Conseil d’investissement des biens immobiliers (pour les acquisitions de biens immobiliers)
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Correspondance avec le Conseil d’investissement des biens immobiliers
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Déterminer les exigences en matière de sécurité
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Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) signée par le chargé de projet, le responsable de la sécurité et la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC)
Évaluation de la menace et des risques/
Évaluation de la complexité et des risques de projets (ECRP)
Correspondance avec la DSIC
Correspondance avec TPSGC
Demande d’obtention d’une vérification d’organisation désignée (VOD)
Demande d’attestation de sécurité d’installations (ASI)
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Préparer la demande
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Accusé de réception de la demande
Demande originale, modifications à la demande et correspondance connexe
Demande de prix et de disponibilité (P et D)
Demande d’information (DI)
Lettre d’intérêt (LI)
Formulaire : PWSGC 9200
Outil d’évaluation de la complexité
Énoncé de capacité
Déclaration d’intérêt
Invitation à participer
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Engager les fonds dans le système financier
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Entrées de données dans le SAP (marché/engagement, modification, commande subséquente, information, approbation)
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3. Planification des acquisitions
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Détermination du projet
Déterminer la stratégie de sélection des fournisseurs et la stratégie d’acquisition
Définir le plan d’acquisition
Obtenir les examens et les approbations appropriés pour les documents de planification préliminaire
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Plan préliminaire de projet (PPP) approuvé
Rapport de faisabilité (RF) approuvé
Charte de projet
Rapport du centre d’expertise/propriétaire-investisseur/analyste
Évaluation de la complexité et des risques des projets
Rapport d’analyse des investissements (RAI)
Approbation de projet de location (APL)
Plan d’acquisition approuvé
(une copie, ou une note au dossier avec le numéro d’acquisition)
Document de clôture de l’identification (DCI)
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Valider la justification des exceptions au Règlement sur les marchés de l’État et les accords commerciaux
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Documents justifiant les exceptions (PWGSC-TPSCG 563, formulaire d’attestation)
Documents liés aux obligations en vertu des accords de règlement des revendications globales
Documents liés aux obligations en vertu de l’Accord relatif aux marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce (AMP‑OMC) ou de l’Accord de libre-échange nord-américain (ALENA)
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Approbations
Obtenir l’approbation de l’agent d’approvisionnement, du spécialiste de l’approvisionnement, du gestionnaire, du directeur, au besoin
Obtenir l’approbation du CT, au besoin
Obtenir l’approbation du Comité d’examen des acquisitions
(si la valeur du projet est de plus de 2 M$)
Obtenir l’approbation du Comité consultatif supérieur du projet (CSSP) (si la valeur de l’acquisition est de plus de 100 000 $ sans être un grand projet d’État [GPE])
Obtenir l’approbation du ministère de la Justice quand le marché implique un membre du Barreau en exercice
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Copie certifiée/Approbation de projet par le CT (selon la portée du projet)
Approbation ministérielle (le cas échéant
Documents détaillés du Comité d’examen des acquisitions (CEA)
Compte rendu de décisions du CEA
Rapport du Comité consultatif sur l’examen de projets
Autres approbations requises dans le cadre du processus
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Faire intervenir le surveillant chargé de l’équité (au besoin, selon la taille du projet ou d’autres facteurs prévus par l’outil d’évaluation du risque)
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Formulaire d’évaluation et de recommandation de la surveillance de l’équité 587
Rapports du surveillant chargé de l’équité
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Préparer les critères d’évaluation des soumissions
Choisir les membres de l’équipe d’évaluation; définir leurs rôles et leurs responsabilités
Élaborer le plan d’évaluation des soumissions
Élaborer les critères d’évaluation des soumissions
Élaborer une grille de notation
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Documents de critères d’évaluation (critères, guide de notation, plan d’évaluation, feuilles de notation, notes approximatives, notation par consensus, rapport d’évaluation technique, liste pondérée)
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4. Lancement des appels d’offres
| Processus opérationnels communs
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Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
Demande de soumissions
Demandes de propositions, d’appels d’offres et de soumissions conformément à la stratégie d’acquisition
Préparer et publier les documents d’invitation à soumissionner
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Documents préparatoires pour affichage de soumissions sur le
SEAOG
Traduction des questions et des réponses du EAOG
Documents d’invitation à soumissionner, y compris : Avis de projet de marché (APM); Préavis d’adjudication de contrat (PAC)
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Réception des soumissions
Suivi des soumissions
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Confirmation de réception des soumissions
Suivi des soumissions (mécanisme de contrôle de la gestion des soumissions)
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Retrait de la soumission
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Retrait par écrit des soumissions/appels d’offres
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Mobilisation des soumissionnaires
Répondre aux demandes d’information des fournisseurs intéressés
Tenir une conférence des soumissionnaires, au besoin
Effectuer une visite du site, au besoin
Modifier l’énoncé des travaux (EDT), au besoin
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Réponses envoyées aux fournisseurs intéressés
Documents provenant de la conférence des soumissionnaires, des visites du site (ordre du jour et compte rendu de la conférence des soumissionnaires)
Correspondance faisant suite à la visite du site
EDT modifié
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6 exercices financiers après la fin de l’exercice financier qui suit la fin du cycle de vie du bien ou la résiliation du marché
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Évaluation de la soumission
Évaluer les fournisseurs
Évaluer les soumissions, les propositions et les appels d’offres
Participer aux négociations techniques
Recommander le fournisseur à qui attribuer le marché
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Documents des réunions d’évaluation
Copies des réponses aux demandes d’information des fournisseurs
Copies de l’évaluation des propositions techniques et financières
Copies des documents qui déterminent le soumissionnaire retenu
Copies des ententes d’acquisition
Copies des documents d’approbation
Copies des marchés approuvés
Copie de l’entente de prêt (quand la Couronne a l’obligation de fournir certains articles à l’entrepreneur), et de l’analyse coûts-avantages connexe
Copies des soumissions des fournisseurs
Déclaration relative aux conflits d’intérêts
Signalement de toutes les soumissions identiques à Industrie Canada
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6 exercices financiers après la fin de l’exercice financier qui suit la fin du cycle de vie du bien ou la résiliation du marché
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Confirmer des autorisations de sécurité
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Documents relatifs aux autorisations de sécurité
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5. Attribution d'un marché
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
Attribuer le marché
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Ressource d’information sur l’approbation du marché
Copie de la soumission retenue
Avis au soumissionnaire retenu
Saisie dans le
SEAOG des fournisseurs sélectionnés
Avis d’adjudication de marché
Copie du marché officiel qui a été attribué
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Faire le suivi auprès des fournisseurs non sélectionnés
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Correspondance avec les fournisseurs non sélectionnés
Notes des comptes rendus verbaux (basées sur les notes des séances d’évaluation)
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6 exercices financiers après la fin de l’exercice financier qui suit la fin du cycle de vie du bien ou la résiliation du marché
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Répondre à ceux qui contestent les décisions d’acquisition
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Contestation du fournisseur
Commentaires à ajouter aux réponses juridiques, au besoin
Validation de la contestation de l’autorité compétente
Demandes et réponses en matière d’accès à l’information
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Procéder à l’acquisition
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Bail d’exploitation, contrat de location-acquisition, permis, PE (ressources d’information liées à l’acquisition de biens immobiliers)
Conseils ou ressources d’information juridique liés à l’acquisition de biens immobiliers
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6. Gestion d'un marché
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Début des travaux, réception des biens
Examiner et comprendre le marché
Entamer les travauxRecevoir les biens
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Pour les RDVO liées à la réception des biens, voir l’OGE Gestion du matériel
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Pour le délai de conservation, voir l'OGE Gestion du matériel
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Suivi des progrès
Assister à des réunions d’examen de l’avancement des travaux
Informer et surveiller les fournisseurs et dialoguer avec eux
Documenter les décisions et les progrès importants
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Rapports sur l’avancement des travaux
Comptes rendus des réunions avec l’équipe/entrepreneurs
Documents résultant de l’examen des travaux en cours, de l’examen des biens
Modifications au marché, si nécessaire
Audits de projet (financier et technique)
Copies des avis écrits de l’entrepreneur en cas de retard, avec un plan de redressement
Copie de la modification au marché
Correspondance indiquant que l’entrepreneur approuve la modification
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Autorisations de tâches
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Formulaire pour la planification et l’approbation préalable du marché
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Régler les problèmes de rendement
Aviser l’entrepreneur de son piètre rendement
Consulter les Services juridiques
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Copies des avis écrits de TPSGC concernant le piètre rendement
Correspondance avec l’agent d’approvisionnement en cas de problèmes avec le produit après sa livraison
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6 exercices financiers après la fin de l’exercice financier qui suit la fin du cycle de vie du bien ou la résiliation du marché
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Demandes de paiement proportionnel
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Voir l’OGE Gestion financière
Copie de la facture envoyée aux Finances (avec signature); demandes de paiement partiel
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6 exercices financiers après la fin de l’exercice financier qui suit la fin du cycle de vie du bien ou la résiliation du marché
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Attribuer le marché (dans des circonstances particulières, telles que précisées dans le marché négocié)
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Correspondance avec les Services juridiques
Document officiel octroyant le marché à une tierce partie
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6 exercices financiers après la fin de l’exercice financier qui suit la fin du cycle de vie du bien ou la résiliation du marché
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Modifier le marché
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Formulaire PWGSC/TPSGC 9038, Modification au modèle/écart
Modification formelle au marché
Correspondance avec les Services juridiques
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6 exercices financiers après la fin de l’exercice financier qui suit la fin du cycle de vie du bien ou la résiliation du marché
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Régler les différends
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Correspondance avec le Bureau de la gestion des conflits en matière de contrats
Copies de la correspondance avec l’entrepreneur pour régler le conflit lié au marché
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6 exercices financiers après la fin de l’exercice financier qui suit la fin du cycle de vie du bien ou la résiliation du marché
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Préparer une réclamation au titre de la garantie (au besoin)
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Correspondance avec le spécialiste en approvisionnement au sujet d’une question de garantie
Copies de la correspondance avec l’entrepreneur pour régler une question de garantie
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6 exercices financiers après la fin de l’exercice financier qui suit la fin du cycle de vie du bien ou la résiliation du marché
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Résilier un marché
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Avis de résiliation
Correspondance avec les Services juridiques
Correspondance avec le spécialiste des approvisionnements de TPSGC
Copie de la correspondance avec l’entrepreneur pour résilier le marché, en tout ou en partie
Ordre d’arrêt des travaux/avis d’interruption des services (et annulation subséquente si le problème est réglé)
Avis écrit de l’intention de la Couronne de mettre fin à tout ou une partie du marché pour des raisons pratiques, pour manquement ou par consentement mutuel
Correspondance avec la DSCI
Correspondance avec le Bureau de la gestion des conflits en matière de contrats
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7. Clôture d'un marché
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Approuver les paiements finaux
Remettre la garantie financière contractuelle
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Copies de la demande de paiement finale, certifiées en vertu de l’article 34
Copie de l’état des coûts reçu de l’entrepreneur
Relevé de la carte d’achat (tel que reçu des Finances)
Documents de vérification du total des heures facturées
Correspondance liée à la demande de chèque pour la lettre de change
Correspondance liée à l’émission de lettres de crédit ou autres instruments négociables déposés au début du processus
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6 exercices financiers après la fin de l’exercice financier qui suit la fin du cycle de vie du bien ou la résiliation du marché
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Évaluer le marché
Entamer la vérification d’un marché à frais remboursables (quand la clause apparaît dans le marché original)
Évaluer le rendement de l’entrepreneur
Évaluer les avantages du point de vue de l’environnement
Réaliser un sondage sur la satisfaction du client
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Copie du rapport de vérification
Évaluation
Rapport postcontractuel sur l’évaluation environnementale
Sondage sur la satisfaction du client
Vérification de la résiliation pour raisons de commodité
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6 exercices financiers après la fin de l’exercice financier qui suit la fin du cycle de vie du bien ou la résiliation du marché
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Rapport sur les marchés
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SCT– Rapport annuel Datacap
Rapport de l’activité décentralisée
SCT– Divulgation proactive
Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA)
Rapports relatifs aux ententes sur les revendications territoriales globales
Rapport spécial sur l’offre à commandes
Cube des dépenses
Ressources documentaires sur la divulgation proactive
Rapport annuel au SCT sur la propriété intellectuelle de plus de 25 000 $
Divulgation de la propriété intellectuelle
Rapport annuel sur le rendement des unités chargées de mettre en œuvre la SAEA
Rapport sur les stratégies de développement durable
Audit sur les marchés à frais remboursables
Vérification discrétionnaire
Audit sur la vérification des échéanciers
6 exercices financiers après la fin de l’exercice financier qui suit la fin du cycle de vie du bien ou la résiliation du marché
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