Paiements de transfert

Table des matières

• Définition de l'activité
• Rapport avec les autres OGE
• Processus opérationnels
• Délais de conservation
• Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés
1. Élaboration de programmes
2. Administration des programmes/projets
3. Gérer les paiements de subventions et de contributions

Comment utiliser cet outil :

• Le présent outil est conçu à l’intention des spécialistes de la gestion de l’information chargés de répertorier les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et les délais de conservation dans les secteurs d’activités pertinents.

• Les RDVO et les délais de conservation figurant dans ce document ne sont que des recommandations qui doivent être adaptées à chaque contexte institutionnel avant d’être utilisées. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant de mettre en œuvre les recommandations.

• Cet outil générique d’évaluation ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l’autorisation de disposer de ressources documentaires. Les outils générique d’évaluation (OGE)ne constituent pas des autorisations de disposer de documents (ADD) et ne remplacent pas les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).

Validation : Les recommandations présentées dans l’OGÉ ont fait l’objet d’un processus de validation complet mené de concert avec les communautés de pratique concernées dans l’ensemble du gouvernement du Canada. En octobre 2011, les membres en exercice du groupe de travail sur la conception et les processus opérationnels ont participé à une séance animée avec le Centre d’expertise sur les subventions et les contributions ainsi qu’avec un représentant de l’ancien groupe de travail qui a produit la version provisoire du Modèle d’exécution du processus de la gestion des subventions et des contributions en collaboration avec le Bureau du contrôleur général. L’OGÉ pour les paiements de transfert a aussi été validé auprès de centres de décisions du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, notamment le Centre d’expertise sur les subventions et les contributions (décembre 2011).

Définition de l'activité

Le paiement de transfert est une activité opérationnelle courante exécutée par les institutions du gouvernement du Canada par l’intermédiaire de subventions, de contributions et d’autres paiements de transfert. Il consiste en un transfert d’argent, de biens, de services ou d’actifs à des particuliers, à des organisations ou à d’autres ordres de gouvernement en fonction d’exigences d’admissibilité établies, et les fonds transférés peuvent être remboursables ou non selon certaines conditions.

Les subventions, contributions et autres paiements de transfert sont définis comme suit:

Subvention: Paiement de transfert effectué en fonction de critères d’admissibilité préétablis. Une subvention n’est ni assujettie à une reddition des comptes par le bénéficiaire ni normalement sujette à vérification par le ministère. Il se peut que le bénéficiaire doive fournir des rapports sur les résultats obtenus ^Footnote1.

Contribution: Paiement de transfert effectué avec les conditions de rendement spécifiées dans une entente de financement. Une contribution est assujettie à une reddition de comptes et est sujette à vérification ^Footnote2.

Autre paiement de transfert: Paiement de transfert, autre qu’une subvention ou une contribution, qui est fondé sur une loi ou sur un autre arrangement, qui peut être déterminé par une formule. Par exemple, les transferts à d’autres ordres de gouvernement, tels que les paiements de péréquation et les paiements des programmes de transfert canadien en matière de santé et de services sociaux ^Footnote3.

La gestion des paiements de transfert est effectuée en conformité avec la Politique sur les paiements de transfert et la Directive sur les paiements de transfert, tandis que la comptabilité des paiements de transfert est exécutée conformément à la Norme comptable 3.2 du Conseil du Trésor – Paiements de transfert (Subventions et contributions).
Le présent outil générique d’évaluation (OGÉ) ne concerne pas le financement de plans et de projets d’investissement, notamment les projets de l’État. Les plans et projets d’investissement se rapportent à des situations dans lesquelles le gouvernement fédéral sera le propriétaire, l’utilisateur principal ou l’entité responsable de la livraison du produit final. Par opposition, les projets financés au moyen de subventions, de contributions et d’autres paiements de transfert visent à concevoir, à créer ou à améliorer des produits finaux qu’utilisent, possèdent ou exploitent des entités autres que le gouvernement fédéral.

L’OGÉ pour les paiements de transfert devrait être utilisé en parallèle avec l’OGÉ pour les services de gestion et de surveillance. Il est important d’examiner les recommandations énoncées dans l’OGÉ pour les services de gestion et de surveillance avant de procéder à l’analyse de celles qui se rapportent à l’activité des paiements de transfert. Cette façon de faire est privilégiée afin que tous les processus qui se chevauchent soient évalués correctement. En ce qui concerne la politique relative aux programmes de paiements de transfert, ce sont les recommandations de l’OGÉ pour les services de gestion et de surveillance qui devraient être suivies. Il en est de même pour les ressources documentaires se rapportant aux évaluations.

Les programmes de paiements de transfert peuvent également faire l’objet d’une vérification; toutefois, la procédure de vérification fait entièrement partie de la sous-sous-activité Gestion et surveillance, et non des processus opérationnels visant les paiements de transfert. Par conséquent, l’OGÉ pour les services de gestion et de surveillance devrait être utilisé pour toutes les ressources documentaires ayant trait aux vérifications opérationnelles. Les vérifications opérationnelles de programmes ne doivent pas être confondues avec les vérifications des bénéficiaires effectuées dans le cadre des processus opérationnels des paiements de transfert, qui font partie des recommandations de la Partie B du présent OGÉ. Ensemble, l’OGÉ pour les paiements de transfert et l’OGÉ pour les services de gestion et de surveillance fournissent des recommandations visant tous les aspects des activités de paiements de transfert.

Rapport avec les autres OGE

Il arrive souvent que les processus opérationnels se chevauchent. Lorsqu’une RDVO a été repérée dans le cadre d’une sous-activité au moyen d’un autre OGE, une note figure au tableau des RDVO et des recommandations aux délais de conservation (présenté ci-dessous) afin de diriger l’utilisateur vers l’outil approprié.

Processus opérationnels

Les sous-activités et les processus opérationnels sont définis avec précision dans le Modèle de référence des processus de subventions et de contributions (novembre 2011) élaboré par le groupe de travail sur la conception et les processus opérationnels en collaboration avec le Centre d’expertise sur les subventions et les contributions. Les processus opérationnels se rapportant aux aspects financiers des paiements de subventions et de contributions ont été établis et consignés par le Bureau du contrôleur général dans le cadre de l’Initiative des processus opérationnels communs en gestion financière. La version préliminaire (septembre 2011) du Modèle d’exécution du processus de la gestion des subventions et des contributions définit les processus opérationnels communs sur le plan de la gestion financière des paiements de subventions et de contributions.

L’activité des paiements de transfert compte trois sous-activités, chacune étant associée à un certain nombre de processus opérationnels.

1. L’élaboration de programmes:

Cette sous-activité suppose le recensement des besoins liés à un programme au moyen d’initiatives stratégiques, suivi de la planification et de l’élaboration des caractéristiques du programme, notamment l’admissibilité, les critères d’évaluation, les paramètres et les exigences. Les processus opérationnels sont notamment les suivants :

• conception ou remaniement de programmes;
• approbation des programmes;
• mise en œuvre des programmes;
• promotion des programmes;
• réalisation de l’évaluation ^Footnote4.

2. L’administration de programmes ou de projets:

Cette sous-activité englobe tous les aspects du processus de demande ainsi que la gestion des dossiers de cas. Elle touche la réception, l’évaluation et l’acceptation (ou le rejet) des demandes de financement; la préparation des accords de financement; la dispersion des fonds; les modalités de surveillance des bénéficiaires et la fermeture des dossiers. Les processus opérationnels sont notamment les suivants :

• recevoir les demandes de financement;
• évaluer les demandes de financement et formuler des recommandations quant à la décision;
• prendre les décisions finales;
• communiquer les décisions;
• préparer les accords de financement;
• approuver les accords de financement;
• faire le suivi des progrès, en faire l’analyse et en rendre compte;
• gérer les paiements de subventions et contributions (S et C);
• apporter les modifications aux accords;
• effectuer la vérification des bénéficiaires;
• fermer les dossiers.

3. La gestion des paiements de subventions et de contributions:  

Cette sous-activité concerne tous les aspects financiers des paiements de subventions et de contributions généralement traités dans un autre secteur d’activité. Les processus opérationnels sont notamment les suivants :

• engagement des dépenses et contrôle des engagements;
• gestion du versement des paiements et du recouvrement des paiements en trop.

Délais de conservation

Les recommandations concernant les spécifications relatives à la conservation dans les outils génériques d’évaluation sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d'une revue de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.

Suivant une analyse approfondie de la Politique sur les paiements de transfert et la Norme comptable 3.2 du Conseil du Trésor – Paiements de transfert (subventions et contributions), des délais de conservation ont été recommandés.

Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés

Les RDVO comprennent la correspondance documentant les décisions ou avis de fond et ébauches officielles  concernant, par exemple, des modifications importantes fondées sur le contenu plutôt que de représenter de simples corrections de forme)

1. Élaboration de programmes

2. Administration des programmes/projets

3. Gérer les paiements de subventions et de contributions