Présentations au Conseil du Trésor

Table des matières

• Définition de l'activité
• Rapport avec les autres OGE
• Processus opérationnels
• Délais de conservation
• Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés
  1. Conseiller
  2. Préparer la présentation
  3. Coordonner et soumettre la présentation finale

Comment utiliser cet outil

• Le présent outil est conçu à l’intention des spécialistes de la gestion de l’information chargés de répertorier les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et les délais de conservation dans les secteurs d’activités pertinents.

• Les RDVO et les délais de conservation figurant dans ce document ne sont que des recommandations qui doivent être adaptées à chaque contexte institutionnel avant d’être utilisées. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant de mettre en œuvre les recommandations.

• Cet OGE ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l’autorisation de disposer de ressources documentaires. Les OGE ne constituent pas des autorisations de disposer de documents (ADD) et ne remplacent pas les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).

Validation : Des experts en la matière des ministères suivants ont validé les processus opérationnels et les RDVO: Centre des présentations du Conseil du Trésor, Infrastructure Canada, Service correctionnel du Canada, Industrie Canada, et Bibliothèque et Archives Canada.

Définition de l’activité

Une présentation au Conseil du Trésor (CT) « est un document officiel soumis par un ministre au nom d'une organisation fédérale en vue d'obtenir du Conseil l'autorisation ou les pouvoirs qui permettront à cette organisation de mener une initiative qu'elle ne serait pas en mesure de réaliser dans des circonstances normales ou qui dépasse les pouvoirs qui lui sont conférés ». ^Footnote1

La présentation au CT traduit la justification et les objectifs de la politique en un programme qui permettra l’atteinte de ces objectifs. Elle donne « des précisions sur la manière dont l'organisation fédérale mènera à bien l'initiative stratégique; sur les raisons pour lesquelles la méthode de mise en œuvre proposée est la meilleure dans les circonstances; sur la manière dont le projet contribuera à des objectifs pangouvernementaux comme la responsabilisation, la transparence et l'interopérabilité de l'information; sur les résultats attendus et les produits prévus, en conformité avec la Structure de gestion, des ressources et des résultats de l'organisation (SGRR); de même que sur les modalités de surveillance et d'évaluation au moyen desquelles cette dernière s'assurera que le programme permet d'atteindre les objectifs stratégiques visés ». ^Footnote2  La préparation et la soumission de la présentation sont les sujets de cet OGE.

Les demandes formulées par les institutions lorsqu’elles préparent des présentations au CT sont les suivantes:

• autorisation d'affecter des ressources déjà approuvées par le Cabinet ou prévues dans le budget fédéral;
• autorisation d'octroyer des subventions ou des contributions ou approbation des modifications apportées aux modalités des programmes régissant l'octroi de subventions et de contributions;
• recommandations de l'approbation de décrets ayant une incidence sur les ressources ou la fonction de gestion;
• autorisation de mener un projet ou une initiative dont les coûts dépassent les pouvoirs délégués au ministre;
• autorisation de conclure un marché qui dépasse les pouvoirs de l'organisation fédérale ou du ministre;
• dérogation à une politique du Conseil du Trésor; ^Footnote3 ou
• dérogation à des modalités d’un projet particulier.

Les présentations au CT diffèrent des mémoires au Cabinet (MC). Un MC est préparé dans le but de demander l’approbation d’une politique ou d’une initiative alors qu’une présentation au CT demande l’approbation d’éléments de la conception, de la prestation et de la mise en œuvre d’une politique ou d’un programme de même que des dépenses ou des fonds pour des projets et des programmes particuliers. ^Footnote4

Une fois approuvées, les présentations au CT servent d’autorisations subordonnées qui accordent l’autorisation de dépenser des capitaux d’exploitation et d’exécuter des programmes de la façon proposée par une institution et approuvée par le Conseil du Trésor.

Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor du Secrétariat du Conseil du Trésor (dont la mise à jour est prévue à l’été 2012) donne des directives et des conseils pratiques aux fonctionnaires du gouvernement fédéral pour préparer et soumettre une présentation au Conseil du Trésor. Le Guide établit les attentes minimales pour les présentations et il est conçu pour assurer que les ministres obtiennent une information intégrée de haute qualité comme fondement du processus décisionnel. Pour ce faire, il tient compte des principales orientations que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a adoptées pour encourager une meilleure responsabilisation et une meilleure gestion à l’échelle du gouvernement.

Rapport avec les autres OGE

Il arrive souvent que les processus opérationnels se chevauchent. Lorsqu’une RDVO a été repérée dans le cadre d’une sous-activité au moyen d’un autre OGE, une note figure au tableau des RDVO et des recommandations aux délais de conservation (présenté ci-dessous) afin de diriger l’utilisateur vers l’outil approprié.

Processus opérationnels

L’activité de présentation au Conseil du Trésor possède trois sous-activités et un certain nombre de processus opérationnels connexes.

1. Conseiller:

nécessite d’obtenir toute l’information à jour concernant la rédaction des procédures pour les présentations au CT et de conseiller le secteur opérationnel sur le contenu prévu des présentations au CT, le formatage requis, le processus de présentation lui-même et le moment choisi des présentations. Habituellement, cette sous-activité est effectuée par un coordonnateur de la présentation.

2. Préparer la présentation:

nécessite de consulter le coordonnateur des présentations au CT au sein de l’institution en ce qui a trait au contexte, au choix du moment, au processus de présentation et aux attentes, d’effectuer des recherches sur le contenu, d’effectuer des analyses, de rédiger, de déterminer la classification de sécurité, de consulter les services de traduction, d’obtenir l’approbation de l’agent principal des finances et d’obtenir la signature du ministre. Dans certains cas, plusieurs institutions prépareront conjointement une présentation au CT, appelée une présentation globale. Dans ce cas, chaque ministre doit signer la présentation avant qu’elle ne soit transmise au SCT.

3. Coordonner et soumettre la présentation finale:

implique tous les aspects de la liaison entre le personnel opérationnel, l’analyste pertinent du secteur de programmes du SCT et le Centre des présentations au Conseil du Trésor afin d’assurer que les présentations au CT sont préparées conformément aux pratiques approuvées et contiennent l’information requise pour permettre au Conseil du Trésor de prendre une décision éclairée au sujet de la politique publique et de la dépense de fonds publics. La sous-activité nécessite également de soumettre la présentation au CT au Centre des présentations du Conseil du Trésor. Cette sous-activité est exécutée au sein des institutions, habituellement par un coordonnateur des présentations, dans une quelconque unité de coordination des présentations.

Délais de conservation

Les recommandations concernant les spécifications relatives à la conservation dans les outils génériques d’évaluation sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d'une revue de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.

Il n’y a pas de lois ou de règlements qui régissent la conservation des ressources documentaires rattachées à l’activité de présentation au Conseil du Trésor exécutée par les institutions.

Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés

1. Conseiller

2. Préparer la présentation

3. Coordonner et soumettre la présentation finale