Services de gestion et de surveillance

• Définition de l’activité
• Rapport avec les autres outils générique d'évaluation (OGE)
• Rapport avec la base commune de gestion de l’information (BCGI)
• Processus opérationnels
• Délais de conservation
• Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés
  1. Planification stratégique et relations gouvernementales
  2. Services exécutifs
  3. Politiques, normes et lignes directrices
  4. Planification des investissements
  5. Gestion de projet
  6. Gestion des risques
  7. Gestion des résultats et établissement de rapports
  8. Audit
  9. Évaluation
  10. Gestion ministérielle de l’AIPRP

Comment utiliser cet outil :

• Cet outil est conçu à l’intention des spécialistes de la gestion de l’information chargés de répertorier les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et les délais de conservation dans les secteurs d’activités pertinents.
• Les RDVO et les délais de conservation figurant dans ce document sont des recommandations seulement et doivent être adaptés à chaque contexte institutionnel avant d’être utilisés. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant de mettre en œuvre les recommandations.
• Cet outil générique d’évaluation ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l’autorisation de disposer de ressources documentaires. Les outils génériques d’évaluation (OGE) ne constituent pas des autorisations de disposition (AD) et ne remplacent pas les autorisations de disposition pluri-institutionnelles (ADP).

Validation : Des experts en la matière des ministères suivants ont validé les processus opérationnels et les RDVO de cet outil générique d’évaluation : Pêches et Océans Canada, Citoyenneté et Immigration Canada, Ministère de la Justice Canada, Santé Canada, Ressources naturelles Canada, Services partagés Canada. En 2019, la version révisée a été validée par les ministères faisant partie du groupe de travail sur la base commune de gestion de l’information (BCGI).

Définition de l’activité

Les services de gestion et de surveillance englobent les activités que l’on mène en vue de déterminer une orientation stratégique et de répartir des ressources entre les services et les processus, ainsi que les activités en lien avec l’analyse de l’exposition au risque et la détermination des mesures de prévention appropriées. Ces services permettent de s’assurer que les activités et les programmes du gouvernement fédéral sont conformes aux lois, aux règlements, aux politiques ou aux plans qui s’appliquent.

Cet OGE fournit des recommandations sur la valeur opérationnelle et les délais de conservation en lien uniquement avec les activités internes de gestion et de surveillance. Il ne vise pas les processus opérationnels stratégiques ou horizontaux ayant trait à la gestion et à la surveillance exécutées au nom de l’ensemble du gouvernement du Canada (GC), comme celles menées par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), le Bureau du Conseil privé, le Bureau du vérificateur général du Canada, le Bureau du contrôleur général, etc.

Rapport avec les autres OGE

Il arrive souvent que les processus opérationnels se chevauchent. Lorsqu’une RDVO a été repérée dans le cadre d’une sous-activité au moyen d’un autre OGE, une note figure au tableau des RDVO et des recommandations aux délais de conservation (voir ci-dessous), afin de diriger l’utilisateur vers l’outil approprié.

Le présent OGE sert à décrire les principales activités ministérielles; par conséquent, il est lié à plusieurs autres services internes et activités opérationnelles (ainsi qu’aux OGE connexes).

Les OGE Affaires du Cabinet et Présentations au Conseil du Trésor renferment eux aussi des processus opérationnels semblables à ceux utilisés dans le cadre de la gestion et de la surveillance; ils devraient donc être employés de concert avec le présent OGE.

Rapport avec la base commune de gestion de l’information (BCGI)

Les fonctions et les sous-fonctions décrites dans cet OGE sont conformes à celles figurant dans le plan de classification des documents communs, document obligatoire pour tous les systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers (SGEDD) du gouvernement du Canada.

Processus opérationnels

1. Planification stratégique et relations gouvernementales

La planification stratégique se traduit par la détermination d’orientations stratégiques ainsi que la planification, l’organisation et l’orientation de l’institution afin d’atteindre des objectifs opérationnels. Les relations gouvernementales comprennent la consultation, la collaboration et les ententes avec d’autres ordres de gouvernement de manière à tirer parti des actifs et à faciliter l’exécution des programmes et la prestation des services.

2. Services à la haute direction

Les services à la haute direction englobent la fourniture de conseils ministériels et le soutien aux bureaux administratifs de la haute direction au sein des organisations. Ses activités comprennent la coordination des réponses pour la période de questions, les affaires parlementaires, la correspondance des cadres, les activités de gouvernance par l’entremise de conseils de direction, ainsi que la planification et la coordination des conférences, des visites et des programmes d’accueil. Les processus et les RDVO liés aux affaires du Cabinet figurent dans l’OGE Affaires du Cabinet. La haute direction comprend les postes de niveau directeur à ministre. Cela peut inclure les sous-ministres, les présidents-directeurs généraux ou les présidents, selon la nature de l’institution.

À noter : Dans le cabinet d’un ministre, les documents portant sur les fonctions institutionnelles et reflétant le rôle du ministre à titre de chef d’un ministère doivent être maintenus dans le système de classement de l'organisation.

3. Politiques, normes et lignes directrices

Ces activités comprennent la création et le peaufinage de politiques, de normes et de lignes directrices opérationnelles et administratives, de documents d’orientation et d’initiatives.

4. Planification des investissements

Cette activité englobe l’élaboration et l’exécution de plans liés à l’affectation et à la réaffectation de ressources aux actifs existants et nouveaux et aux services acquis qui sont essentiels à la réalisation de programmes. La planification des investissements institutionnels est étroitement liée à la gestion de projet.

Le présent OGE couvre, à un haut niveau, l’activité liée à la planification des investissements, selon les exigences et les objectifs décrits dans la Politique de planification des investissements — Actifs et services acquis (2009) et le Guide de planification des investissements — Actifs et services acquis, ainsi qu’une analyse des procédures actuelles du GC.

5. Gestion de projet

La Politique sur la gestion des projets (2009) du SCT définit la gestion de projet comme étant « la planification, l’organisation et la surveillance systématiques des ressources attribuées pour atteindre certains objectifs et résultats des projets. La gestion de projets est généralement réservée à des activités ciblées, non répétitives et limitées dans le temps, assorties d’un certain degré de risque et débordant l’étendue habituelle des activités (opérationnelles) des programmes. »

Cet OGE couvre l’activité liée à la gestion de projet, et ce, à un haut niveau, en fonction des objectifs et des exigences décrits dans les instruments stratégiques du SCT, ainsi que d’une analyse des procédures actuelles du GC.

6. Gestion du risque

Le Cadre stratégique de gestion du risque (2010) du SCT définit la gestion du risque comme « un processus systématique servant à déterminer la meilleure voie à suivre en cas d’incertitude en identifiant, en évaluant, en comprenant, en communiquant des questions liées aux risques et en prenant des mesures à leur égard. »

Les principes énoncés s’appliquent à toutes les politiques du SCT; ils requièrent que les institutions fédérales intègrent la gestion du risque dans tous les processus opérationnels mis de l’avant afin de soutenir l’exécution d’un programme ou la prestation d’un service.

7. Gestion des résultats et établissement de rapports

Cette activité comprend la surveillance du rendement organisationnel et la déclaration des résultats, dans le respect des principes et des attentes du GC en lien avec la gestion des résultats, au moyen de la Politique sur les résultats et de la Directive sur les résultats.

8. Audit

Dans sa Politique sur l’audit interne (2017), le SCT ne définit pas l’audit directement, mais le décrit comme étant une « fonction [...] indépendante de la direction du ministère [procurant] l’assurance de savoir si les activités du gouvernement sont régies d’une façon qui démontre aux Canadiens une gestion responsable des ressources. »

La fonction d’audit interne est appuyée et évaluée par le contrôleur général du Canada. Parmi les exigences, les ministères doivent nommer un dirigeant principal de l’audit qui gère la fonction d’audit interne, concevoir un plan d’audit pluriannuel mettant surtout l’accent sur l’assurance, et mettre sur pied un comité ministériel d’audit indépendant principalement composé de membres ne faisant pas partie de l’administration publique fédérale. Les comités ministériels d’audit sont chargés de fournir des conseils et des recommandations en fonction des résultats des audits internes et des affaires connexes, et d’examiner les processus ministériels de gestion, de contrôle et d’obligation de rendre compte liés à leur champ de responsabilité.

Selon le Directive sur l’audit interne les procédures obligatoires d’audit interne comprennent les audits internes des programmes et des services relevés par le contrôleur général du Canada ou le Secrétariat du Conseil du Trésor, la production de rapports sur les audits internes, le respect des exigences liées aux rapports publics, y compris la diffusion d’information sur les résultats du rendement pour la fonction d’audit interne ainsi que l’établissement d’une liste des missions d’audit prévues pour le prochain exercice.

Cette activité comprend également la réponse aux audits externes, comme ceux menés par le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG), la Commission de la fonction publique ou le Commissariat aux langues officielles. (Le terme « audit externe » n’englobe pas les audits internes effectués par une tierce entreprise privée.) Bon nombre de documents créés au cours d’un audit par le BVG sont soumis à un contrôle et numérotés, et ils doivent être retournés au BVG au plus tard une semaine après le dépôt du rapport devant le Parlement. Ces documents comprennent le sommaire du plan de vérification et les versions provisoires du chapitre de vérification, et ne sont, par conséquent, pas énumérés dans le tableau des RDVO. En raison de l’importance d’une vérification du BVG, des copies des ressources documentaires transmises au BVG sont conservées et une copie du rapport de vérification définitif est gardée en dossier aux fins de référence du ministère.

Les processus et les recommandations de RDVO connexes ont été établis conformément au document Description des attentes : le processus d’audit de performance — Guide à l’intention des entités auditées du Bureau du vérificateur général du Canada (2016).

9. Évaluation

Les politiques du SCT, qui orientaient auparavant les fonctions d’évaluation et de reddition de comptes, ont été remplacées par la Politique sur les résultats et de la Directive sur les résultats. Les processus liés à l’évaluation des programmes effectuée par le ministère sont la planification, la vérification, l’établissement des rapports connexes ainsi que les mesures de suivi recommandées. On y retrouve aussi la formulation de conseils et d’orientations aux secteurs de programme quant à l’utilisation des résultats de l’évaluation.

Délais de conservation

Les recommandations concernant la conservation dans les outils génériques d’évaluation sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d’une revue de la législation et des politiques à l’échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.

Les recommandations minimales en matière de conservation énoncées dans le présent OGE sont fondées sur les commentaires reçus des ministères durant les séances de validation et sur les pratiques traditionnelles des ministères fédéraux et des organisations relevant d’autres administrations ainsi qu’une revue de la législation et des politiques à l’échelle gouvernementale. 

Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés