Les services de gestion des ressources humaines

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Table des matières

Comment utiliser cet outil

  • Le présent outil est conçu à l’intention des spécialistes de la gestion de l’information chargés de répertorier les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et les délais de conservation dans les secteurs d’activités pertinents.
  • Les RDVO et les délais de conservation figurant dans ce document ne sont que des recommandations qui doivent être adaptées à chaque contexte institutionnel avant d’être utilisées. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant de mettre en œuvre les recommandations.
  • Cet outil générique d’évaluation ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l’autorisation de disposer de ressources documentaires. Les outils générique d’évaluation (OGE) ne constituent pas des autorisations de disposer de documents (ADD) et ne remplacent pas les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).

Validation : Les recommandations relatives aux ressources documentaires précieuses pour l’organisation qui sont formulées dans le présent outil générique d’évaluation ont été validées par un regroupement de communautés de pratique (CdP) des ressources  humaines  à  la  fin  novembre  ou  au  début  décembre 2011.  Ce regroupement est dirigé par le Conseil des ressources humaines et est composé des chefs des ressources humaines à l’échelle du Gouvernement du Canada (GC).

Définition de l'activité

La gestion des ressources humaines (GRH) est décrite comme une sous-sous-activité du Profil des services internes du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Elle fait partie de la sous-activité des ressources humaines.

Les services de GRH comprennent des activités qui appuient la gestion des employés de la fonction publique, comme la conception de l’organisation et la planification des ressources humaines, l’accueil et l’intégration des nouveaux employés et la gestion des départs, les promotions et les mouvements d’employés qui se joignent à l’organisation, qui la quittent ou qui changent de poste au sein de celle-ci et le réaménagement des effectifs.

Les services de GRH sont assujettis à un certain nombre de lois, règlements et politiques, y compris la Loi sur la modernisation de la fonction publique et la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, qui constituent des outils législatifs fondamentaux de la fonction publique fédérale. Il existe aussi des lois et des politiques visant à assurer la transparence et la responsabilisation des services de GRH à l’échelle du gouvernement du Canada (GC), Footnote1 à protéger les droits des fonctionnaires Footnote2 et à promouvoir la formation et le perfectionnement professionnel. Footnote3

Le dossier de l’employé, ou dossier personnel, documente les états de service de chaque employé du gouvernement fédéral. Le présent Outil général d’évaluation (OGÉ) ne peut être utilisé pour déterminer la valeur opérationnelle et les spécifications de conservation pour ce qui est du personnel militaire et des corps policiers, puisque ces derniers sont assujettis à différentes lois et politiques. Footnote4 Les services de ressources humaines touchant le personnel militaire et les corps policiers ne font pas partie du Profil des services internes du SCT puisqu’ils visent des forces spéciales et non des fonctionnaires. Cependant, le ministère de la Défense nationale et la Gendarmerie royale du Canada pourraient utiliser le présent OGÉ pour les services de ressources humaines touchant leurs employés civils.

Sont également exclues les autres institutions qui ne sont pas assujetties aux lois et aux politiques décrites ci-dessus et qui ne rendent pas compte au SCT de leurs services de GRH, y compris le Centre de la sécurité des télécommunications (CSTC) et le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS). Le SCRS ne rend pas publiquement compte de ses plans et priorités pour des questions de sécurité nationale. Quant au CSTC, il prépare une AAP, mais le SCT n’évalue pas ses services de GRH. Puisque pour le SCT, les services de ressources humaines offerts par ces institutions ne font pas partie du Profil des services internes, ils sont exclus de la portée du présent OGÉ.

Rapport avec les autres OGE

Il arrive souvent que les processus opérationnels se chevauchent. Lorsqu’une RDVO a été repérée dans le cadre d’une sous-activité au moyen d’un autre OGE, une note figure au tableau des RDVO et des recommandations aux délais de conservation (présenté ci-dessous) afin de diriger l’utilisateur vers l’outil approprié.

Gestion et supervision: les ressources documentaires concernant la planification, les politiques, les normes, les directives, la gestion des programmes et services, la gestion de projet, la gestion du risque, l’établissement de rapports sur le rendement, la vérification et l’évaluation.

Processus opérationnels

Les processus opérationnels de la GRH sont définis en fonction du Processus opérationnel commun des ressources humaines (POCRH), projet lancé à la suite d’une recommandation par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) dans le cadre du Plan d'action 2009-2010 pour le renouvellement de la fonction publique Footnote5 afin de normaliser et de redéfinir la façon dont les activités liées aux ressources humaines sont menées à l’échelle du GC. Ces processus sont le fruit de deux années de collaboration entre des centaines d’experts issus de tous les secteurs de la fonction publique en vue d’établir une façon commune de dispenser les services de la GRH. Footnote6 Ces processus opérationnels ont pour objectif de décrire l’ensemble des activités et des tâches qui s’inscrivent dans le processus opérationnel de GRH, conformément aux sept activités définies dans le Profil des services internes. Footnote7

Les services de GRH sont divisés en sept groupes de services. Le POCRH les définit ainsi:

1. Planification des RH, conception des tâches et de l’organisation et établissement de rapports:

« Ensemble de processus au moyen desquels les gestionnaires déterminent les facteurs influençant la prestation des services et des programmes ainsi que l’atteinte des priorités opérationnelles de leur organisation, et les répercussions sur les besoins en main-d’œuvre [...] La direction évalue la main-d’œuvre actuelle, le marché du travail et les besoins à court et à long terme en ressources humaines en lien avec la structure organisationnelle ainsi que les compétences et les habiletés des employés, et détermine les postes importants. Une analyse de l’écart actuel et éventuel sur le plan des ressources humaines est effectuée, et un plan sur la main-d’œuvre et le milieu de travail sont élaborés en vue de combler les écarts et d’appuyer l’atteinte des grands objectifs organisationnels. La direction peut ensuite examiner et mesurer les résultats et les progrès de son organisation en fonction de ses plans annuels. Ces derniers, qui englobent la conception de l’organisation, sont révisés et mis à jour tout au long du cycle annuel des activités. Ce processus, mené parallèlement aux activités plus vastes de planification intégrée, comprend plusieurs points de contrôle pour garantir l’harmonisation avec la planification générale de l’organisation. Footnote8 »

2. Gestion des emplois et des postes:

« Ensemble de processus et d’activités permettant d’exprimer les exigences de travail et les exigences opérationnelles en descriptions de travail et par lesquels les emplois et les postes sont créés et tenus. Les principales tâches consistent à documenter et évaluer les nouvelles descriptions de travail (dans les cas où il n’y a pas de descriptions génériques ou autres qui soient disponibles ou appropriées), à documenter les caractéristiques des emplois et des postes (exigences en matière de sécurité, exigences linguistiques, lieu de travail, durée des fonctions déterminée ou indéterminée, etc.), et créer, mettre à jour et désactiver ou réactiver les postes en fonction des exigences opérationnelles et suivant les résultats du processus de planification des ressources humaines et de conception de l’organisation. Ce processus permet non seulement de concrétiser de nouvelles exigences de travail mais aussi de reclassifier des postes en fonction des résultats des griefs de classification, objet du processus de gestion du milieu de travail. Il permet aussi d’identifier les postes considérés comme services essentiels ou les postes à exclure en même temps que l’examen avec les syndicats, en plus d’attribuer les exigences de la classification nationale des professions et les compétences requises. Footnote9 »

3. Dotation et intégration des employés:

« Ensemble de processus par lesquels les gens sont jumelés aux emplois. Cela comprend la recherche de personnes (candidats internes et externes), l’évaluation des candidats, leur sélection, leur nomination, leur inscription, leur orientation et leur entrée en fonction (arrivée et retour de congé). Ils comprennent la gestion des priorités et le processus suivant lequel l’employé est inscrit à la rémunération et aux avantages sociaux et intégré au milieu de travail et suivant lequel on lui attribue un lieu de travail et le matériel nécessaire à l’exécution de son travail. Footnote10 »

4. Rémunération totale:

« Ensemble de processus et d’activités par lesquels la rémunération d’un employé (y compris les rajustements, les heures supplémentaires, la rémunération d’intérim, etc.) est traitée et transmise au fournisseur de services de paie et par lesquels les transactions de congé (p. ex. congé de maternité, congé parental, congé d’invalidité de longue durée, congé d’adoption, congé de maladie, congé annuel, congé compensatoire, congé non payé, congé avec étalement du revenu, congé de transition à la retraite et autofinancé) sont préparées en vue de leur transmission au fournisseur de services de paie. Footnote11 »

5. Rendement, apprentissage, perfectionnement et reconnaissance des employés:

«Ensemble de processus par lesquels les RH, les employés et les gestionnaires déterminent les besoins d’apprentissage, conçoivent et offrent des activités d’apprentissage, établissent des objectifs de rendement, effectuent des évaluations du rendement, élaborent des plans d’apprentissage et de perfectionnement, et les évaluent en fonction des progrès accomplis, et par lesquels les employés suivent des cours ou des programmes en vue d’apprendre et de se perfectionner, et sont reconnus et récompensés officiellement ou informellement pour leur rendement. Ce processus comprend l’établissement d’un plan de carrière et d’apprentissage qui intègre les objectifs de l’organisation et ceux liés spécifiquement au travail avec les projets de carrière et d’apprentissage de l’employé. Il faut notamment considérer un vaste éventail d’intrants, comme les exigences obligatoires en matière d’apprentissage de l’ensemble du gouvernement et du ministère, les exigences obligatoires liées au travail, au poste et/ou la profession (y compris la formation linguistique et les cours de certification), ainsi que les besoins de perfectionnement professionnel (programmes d’apprentissage, programme Cours et affectations de perfectionnement, etc.). Ce processus comprend aussi l’établissement d’attentes et objectifs de rendement et l’évaluation du rendement des employés en fonction de ceux-ci, la gestion des programmes de reconnaissance officiels et informels, ainsi que la nomination de candidats, l’examen des candidatures et la distribution de prix. La collecte et la mise à jour des données sur le rendement, l’apprentissage et les compétences des employés en font également partie. Footnote12 »

6. Départs permanents et temporaires:

« Ensemble de processus associés au départ temporaire ou permanent d’un employé d’un ministère ou de la fonction publique. Le départ peut être volontaire (p. ex. mutation à un autre ministère, congé de maternité, congé parental, retraite, congé d’études et congé payé ou non payé) ou involontaire (p. ex. licenciement et décès). Cela comprend la demande de cessation d’emploi et son approbation, en cas de départ volontaire, ou l’avis de cessation d’emploi, en cas de départ involontaire. Le processus consiste aussi à traiter les documents et à calculer le dernier paiement (p. ex. vacances, prestation de décès et indemnité de départ), s’il s’agit d’un départ permanent, à préparer le relevé d’emploi, à tenir des entrevues de fin d’emploi, à récupérer ou transférer les cartes d’identité et les biens, à informer les employés de toute restriction ou exigence concernant l’après-mandat (confidentialité liée à l’après-mandat) et à mettre la Direction des pensions de retraite de TPSGC au courant de la date de départ. En cas de mutation d’un ministère à un autre, le processus inclut la préparation et l’envoi du dossier de l’employé (version électronique, dans la mesure du possible, et version papier) au nouveau ministère. Footnote13 »

7. Gestion du milieu de travail:

« Ensemble de processus par lesquels le travail et le milieu de travail sont gérés. Cela englobe les décisions sur les horaires de travail (travail par postes, heures supplémentaires et congés), la gestion du retour au travail (progressif ou à temps plein), la gestion (et la saisie) de l’information sur les employés (personnes à contacter en cas d’urgence, nom, adresse et situation de famille, lieu de travail, etc.) et l’administration des changements à l’effectif, y compris ceux rattachés au réaménagement des effectifs (RE). Ce processus comprend aussi la gestion du milieu de travail, ce qui englobe l’aménagement d’un milieu de travail sûr et sain (SST et mieux-être) et la satisfaction des besoins des travailleurs, y compris les régimes de travail non conventionnels (obligation d’adaptation). Ce processus comprend aussi les activités liées à la gestion des mécanismes de réparation, dont les plaintes, les griefs (relations de travail et classification) et autres recours (dotation), suivant des méthodes et approches formelles et informelles (p. ex. le système de gestion informelle des conflits, communément appelé le SGIC) ainsi qu’à la gestion des mesures disciplinaires. Les décisions et les mesures sont déterminées par les conditions d’emploi, les conventions collectives et les lois pertinentes en plus des valeurs et de l’éthique de la fonction publique. Les résultats des consultations patronales-syndicales (bien qu’il ne s’agisse pas précisément d’un processus) éclairent et orientent les décisions qui touchent au milieu de travail. Footnote14 »

Délais de conservation

Les recommandations concernant les spécifications relatives à la conservation dans les outils génériques d’évaluation sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d'une revue de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.

Les délais de conservation de documents qui touchent la conception organisationnelle, la planification des ressources humaines et l’établissement de rapports ont été établis en conformité avec les dispositions du Règlement sur l’équité en matière d’emploi.

Les délais de conservation de documents qui touchent la rémunération totale ont été établis en conformité avec les dispositions du Code canadien du travail et du Règlement du Canada sur les normes du travail.

Les délais de conservation de documents qui touchent le rendement, l’apprentissage, le perfectionnement et la reconnaissance des employés ont été établis en conformité avec les dispositions de la Directive sur la santé et la sécurité au travail.
Les délais de conservation de documents qui touchent la gestion du lieu de travail ont été établis en conformité avec les dispositions du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail, des conventions collectives et de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.

Une attention particulière devrait être accordée aux dossiers des employés, étant donné que les institutions du GC conservent souvent des dossiers d’employés distincts pour différentes activités (p. ex. les compétences linguistiques, l’évaluation du rendement, les conflits d’intérêts, etc.). La publication du SCT Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux fournit des directives concernant les registres d’information des institutions du GC qui sont assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Selon le paragraphe 12(2) du Règlement sur l’équité en matière d’emploi, les dossiers suivants doivent être conservés pendant les deux années suivant la fin de la période visée par le plan d’équité en matière d’emploi auquel ils se rapportent : une copie du questionnaire de l’enquête sur l’effectif remis aux employés et des autres renseignements que l’employeur a utilisés pour effectuer l’analyse de son effectif; le sommaire des résultats de l’analyse de l’effectif; une description des mesures que l’employeur a prises dans le cadre de l’étude de ses systèmes d’emploi; le plan d’équité en matière d’emploi de l’employeur; un dossier concernant les mesures que l’employeur a prises pour assurer le suivi de la mise en œuvre de son plan d’équité en matière d’emploi; un dossier sur les mesures que l’employeur a prises et l’information fournie aux employés conformément à l’article 14 de la Loi sur l’équité en matière d’emploi.

Les ressources documentaires consignant les cas individuels liés au Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique devraient être conservées pendant les deux années suivant la date de cessation d’emploi par l’institution à qui le document de certification et le rapport confidentiel ont été présentés. De plus, les demandes relatives au processus de dotation, les avis de concours et les candidatures devraient être conservées pendant les deux années suivant soit la date de l’expiration de la liste d’admissibilité relative à une mesure de dotation, soit la date de la dernière mesure administrative, tout dépendant de celle qui vient en dernier.

Selon le paragraphe 252(2) de la partie III du Code canadien du travail, l’employeur doit tenir les registres relatifs aux salaires, aux vacances, aux jours fériés et aux heures supplémentaires conformément aux règlements pris en vertu de l’alinéa 264a) et les conserver pendant au moins trente-six mois après l’exécution du travail.

Selon le paragraphe 24(1) du Règlement du Canada sur les normes du travail, l’employeur doit tenir un registre des dates d’entrée en fonction et de départ de chacun de ses employés, et ces renseignements doivent être conservés pendant au moins trois ans.

Selon le paragraphe 24(4) du Règlement du Canada sur les normes du travail, chaque employeur doit conserver, pendant au moins trois ans après l’extinction de l’obligation que lui impose le paragraphe 239.1(3) du Code canadien du travail, les renseignements suivants : le détail des motifs de l’absence d’un employé en raison d’une maladie ou d’un accident lié au travail; un exemplaire de tout certificat d’un médecin qualifié attestant que l’employé est apte à retourner au travail; la date du retour de l’employé au travail, ou un exemplaire de l’avis de l’employeur informant l’employé et le syndicat le représentant de l’impossibilité de le réintégrer, motifs à l’appui.

Les formulaires de départ devraient être conservés durant les deux années suivant la date de fin d’exercice. Bien que les fiches de présence et de congé annuelles puissent être jointes au dossier personnel de l’employé, les formulaires de congé devraient être classés séparément.

Selon l’alinéa 11.2.3 de la Directive sur la santé et la sécurité au travail, l’employeur doit tenir un registre de la formation donnée concernant les enquêtes sur les risques pour une période de trente ans à partir de la date à laquelle elle a été donnée.

Selon l’alinéa 16.6.4 de la Directive sur la santé et la sécurité au travail, les registres sur la formation exigée au paragraphe 16.6 (concernant les véhicules automobiles) doivent être conservés tant que l’employé est à l’emploi du ministère.

Selon l’alinéa 18.2.2 de la Directive sur la santé et la sécurité au travail, un registre de toutes les blessures et de tous les malaises nécessitant des premiers soins doit être tenu à chaque lieu de travail et conservé pendant 10 ans.

Les ressources documentaires consignant les formations en santé et en sécurité au travail qui ont trait aux matières dangereuses devraient être conservées durant les deux années suivant la date où l’employé cesse d’en manipuler ou d’y être exposé, ou durant les deux années suivant l’installation, l’utilisation, l’entretien ou la réparation de matériel utilisé pour les transférer.

Selon le paragraphe 12(1) du Règlement sur l’équité en matière d’emploi, concernant la cessation d’emploi, les ressources d’information concernant l’appartenance de chaque employé à un groupe désigné, le cas échéant; sa classification selon sa catégorie professionnelle; sa rémunération et ses augmentations de rémunération; et ses promotions doivent être conservées pendant les deux années suivant la date de cessation de ses fonctions.

Les délais de conservation de documents sont décrits à la section 17.05 des conventions collectives, selon lequel tout document ou toute déclaration écrite concernant une mesure disciplinaire qui peut avoir été versé au dossier personnel d’un employé doit être détruit au terme de la période de deux ans qui suit la date à laquelle la mesure disciplinaire a été prise, pourvu qu’aucune autre mesure disciplinaire n’ait été portée au dossier dans l’intervalle. Si une mesure disciplinaire a été annulée, il incombe à l’employeur de s’assurer que les documents relatifs à la mesure sont immédiatement détruits.

Selon l’article 116 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, la convention collective est en vigueur pendant un an ou la période plus longue qui y est fixée.

Les ressources documentaires consignant les griefs relatifs à la classification devraient être conservées durant les trois années suivant la date du règlement ou de la décision rendue par la Commission des relations de travail dans la fonction publique.

En ce qui concerne les ressources documentaires créées afin d’assurer le suivi des incidents, des blessures et/ou des maladies, les institutions devraient consulter la partie II du Code canadien du travail ainsi que le Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail et les instruments habilitants du SCT qui ont trait à la santé et à la sécurité au travail avant de détruire tout rapport d’inspection, d’enquête et de test. En cas de divergence entre ces documents, le plus long délai de conservation devrait être observé. Si aucune modalité de conservation n’est fournie, il vaudrait mieux consulter un conseiller juridique avant de détruire ces ressources documentaires.

Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés

Nota : La documentation des avis de fond comprend les ébauches lorsque de l’information ne figure pas dans les versions ultérieures et que les changements reflètent des modifications de fond et de contenu plutôt que de simples modifications de forme.

1. Conception organisationnelle, planification des ressources humaines et établissement de rapports

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle Recommandations : Délai de conservation

Évaluer des répercussions des exigences opérationnelles à la gestion de ressources humaines

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres à ce qui suit :
les évaluations externes du marché du travail
les évaluations du contexte opérationnel les évaluations des risques liés au milieu de travail et aux ressources humaines (RH) de l'organisation
les lacunes concernant l'effectif et le milieu de travail
la rétroaction des intervenants
les exigences et les priorités opérationnelles validées

Cinq ans suivant la fin de l'étude/l'examen ou la mise en œuvre du système, se fonde sur une recommandation selon le  Processus opérationnel commun des ressources humaines (POCRH)

Élaborer de plans relatifs à l’effectif et au milieu de travail

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres à ce qui suit :
les évaluations organisationnelles
les plans finaux relatifs à l’effectif et au milieu de travail
les mesures validées touchant la réalisation des plans relatifs à l’effectif et au milieu de travail
les commentaires concernant les ébauches
les rapports de décision concernant les changements à apporter à la suite d’une évaluation de l’organisation
les rapports de décision concernant les mesures choisies par les gestionnaires

Cinq ans suivant la mise en œuvre du système, se fonde sur une recommandation selon le  Processus opérationnel commun des ressources humaines (POCRH)

Concevoir des dessins organisationnels

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres à ce qui suit :
les modèles organisationnels / les descriptions de travail et les évaluations de l’état de préparation
les structures organisationnelles nouvelles ou modifiées et les attributs généraux
les intentions confirmées d’engager des fonds conformément à l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques
les approches en matière de transition
la rétroaction des intervenants
les demandes d’intervention – autoriser la classification

Cinq ans suivant la mise en œuvre du système, se fonde sur une pratique traditionnelle, hormis ce qui suit :
les dossiers relatifs aux postes (descriptions de travail) – un an après qu’ils sont devenus obsolètes ou ont été remplacés, se fonde sur une recommandation selon le  POCRH

Surveiller et faire des rapports

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres à ce qui suit :
la collecte de données et les plans de mesures et de surveillance
les analyses de données
les analyses de l’écart
les rapports finaux

Cinq ans suivant la dernière mesure administrative, se fonde sur une recommandation selon le  POCRH

2. Gestion des tâches et des postes

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle Recommandations : Délai de conservation

Choisir et évaluer des descriptions de travail pré- classifiées

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres à ce qui suit :
les rapports de décision concernant les nouvelles descriptions de travail requises

Deux ans après que le dernier poste lié à ce type d’emploi :

a été éliminé du système de gestion des ressources humaines;
a cessé d’être associé à ce type d’emploi;
est demeuré vacant.

se fonde sur une recommandation selon le POCRH

Élaborer des descriptions de travail

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres à ce qui suit :
les plans de consultation
les commentaires sur les ébauches
les profils de compétences de l’emploi
les rapports de décision concernant les descriptions de travail non pré-classifiées

Deux ans après que le dernier poste lié à ce type d’emploi :

a été éliminé du système de gestion des ressources humaines;
a cessé d’être associé à ce type d’emploi;
est demeuré vacant.

se fonde sur une recommandation selon le POCRH

Classifier des descriptions de travail

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres à des justifications de la classification, y compris ce qui suit :
les approches en matière d’évaluation
les rapports de décision concernant l’obligation de travailler sur place ou non

Deux ans après que le dernier poste lié à ce type d’emploi :

a été éliminé du système de gestion des ressources humaines;a cessé d’être associé à ce type d’emploi;
est demeuré vacant.

se fonde sur une recommandation selon le POCRH

 Autoriser la classification

Documents sur les décisions ou opinions de fond entraînant et comprenant des trousses de classification, notamment :
Descriptions de travail classifiées
Trousses organisationnelles
Exigences de description de travail
Descriptions de travail définitives
Dates d’entrée en vigueur ou dates en vigueur rétroactive
Descriptions de travail validées et autorisées
Attributs globaux
Groupe et sous-groupe professionnels proposés
Normes de classification choisies
Rapports d’examen sur place
Rapports sur la relativité
Résultats de l’évaluation
Justification de la classification et validations financières
Signatures du comité ou décisions du sous-ministre (SM)
Cotation
Groupe, sous-groupe et niveau professionnels attribués
Code de la classification nationale des professions (CNP)
Demandes d’intervention – autorisation de la classification
Autorisations d’utiliser les descriptions de travail préclassifiées ou des trousses organisationnelles approuvées et autorisations d’utiliser la version générique
Avis aux employés touchés

Deux ans après que le poste est devenu vacant, se fonde sur une recommandation selon le POCRH

Définir et mettre à jour des renseignements sur les postes

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres à des justifications de la classification, y compris ce qui suit :
les renseignements sur les postes/les inventaires
les descriptions de travail classifiées
les trousses organisationnelles
les exigences relatives à des descriptions de travail
les versions finales de descriptions de travail
les dates d’entrée en vigueur (rétroactives ou non)
les descriptions de travail approuvées et validées
les attributs généraux
les propositions de groupes et de sous-groupes professionnels
les normes sélectionnées en matière de classification
les rapports d’examen sur place
les rapports sur la valeur relative des postes
les résultats d’évaluation
les justifications de la classification
les décisions signées du comité ou du sous-ministre (SM)
les élaborations des protocoles d'entente (PE) pour les transferts interministériels
les cotes
les groupes, sous-groupes et niveaux professionnels assignés
le code de la Classification nationale des professions (CNP)
les décisions en matière de classification
les renseignements relatifs à l’exemption approuvée d’un poste
les renseignements relatifs aux services essentiels approuvés à l’égard d‘un poste
les demandes d’intervention – examen au deuxième niveau
les demandes d’intervention – mise à jour de l’information relative à la rémunération de l’employé

 

Deux ans après que le poste est devenu vacant, se fonde sur une recommandation selon le POCRH

3. Dotation et intégration des employés

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle Recommandations : Délai de conservation

Confirmer la méthode de dotation

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les trousses de dotation, y compris ce qui suit :
les renseignements sur le poste
les nouvelles descriptions de poste autorisées
les besoins en dotation
les équipes de projet (nécessaires pour un processus collectif)
la gouvernance (nécessaire pour un processus collectif)
les paramètres applicables au bassin de candidats (nécessaire pour un processus collectif)
le financement confirmé
les critères de sélection (y compris la zone de sélection et les critères de mérite préliminaires)
la justification non impérative approuvée (au besoin)
l’évaluation des options en matière de dotation
la justification du processus non annoncé (au besoin)
les plans relatifs au projet (au besoin)
les énoncés des critères de mérite et conditions d’emploi
les plans de communication
les guides d’évaluation
les méthodes d’évaluation
les analyses des outils d’évaluation
les documents de décision : conception des outils d’évaluation requis
les nouveaux outils d’évaluation
les demandes de mesure : retour au travail, poste exigé
les documents de décision : candidats prioritaires
les renseignements sur les candidats prioritaires
les numéros d’autorisation en matière de priorité
les membres du jury de sélection

 

Cinq ans après que la mesure de dotation a été menée à terme ou abandonnée, se fonde sur une application générale de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique – les obligations liées aux conditions s’appliquant aux  Instruments de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Recruter les candidats

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres à des annonces de postes et à des publicités, y compris ce qui suit :
l’approche en matière de publicité (les choix de publicité et les exigences relatives à leur soumission et à leur affichage)
les versions finales des publicités à afficher
les documents de décision concernant les publicités internes ou externes
les renseignements sur les candidats
les données relatives aux personnes qui cherchent un emploi

Cinq ans après que la mesure de dotation a été menée à terme ou abandonnée, se fonde sur une application générale de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique – les obligations liées aux conditions s’appliquant aux  Instruments de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Évaluer les candidats

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres à des candidatures spontanées non prises en considération dans le cadre de la dotation d’un poste.

Cinq ans après que la mesure de dotation a été menée à terme ou abandonnée, se fonde sur une application générale de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique – les obligations liées aux conditions s’appliquant aux  Instruments de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Évaluer les candidats (tri des candidatures)

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres au tri des candidatures, y compris ce qui suit :
les demandes d’emploi
les curriculum vitae de candidats
les profils de compétences
les résultats de tri infructueux
les résultats de tri initial fructueux
les résultats valides de l’évaluation de langue seconde (ELS)
les résultats de tests normalisés
les résultats de tests
les horaires des évaluations
les résultats d’entrevue
les résultats relatifs à la vérification des références
les analyses des résultats d’évaluation infructueux

 

Cinq ans après que la mesure de dotation a été menée à terme ou abandonnée, se fonde sur une application générale de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique – les obligations liées aux conditions s’appliquant aux  Instruments de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Évaluer les candidats (données, résultats et décisions)

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres aux données, aux résultats et aux décisions, y compris ce qui suit :
les résultats de discussions informelles
les données relatives aux évaluations
les rapports de décision concernant les candidatures à réexaminer
les rapports de décision concernant les changements requis

Cinq ans après que la mesure de dotation a été menée à terme ou abandonnée, se fonde sur une application générale de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique – les obligations liées aux conditions s’appliquant aux  Instruments de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Choisir les candidats

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres à des mesures en matière de sélection, y compris ce qui suit :
les justifications concernant la sélection
les rapports de décision concernant les offres refusées
les notifications de candidature retenue
les rapports de décision concernant les changements apportés à la date ou à l’heure du rendez-vous

Cinq ans après que la mesure de dotation a été menée à terme ou abandonnée, se fonde sur une application générale de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique – les obligations liées aux conditions s’appliquant aux  Instruments de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Choisir les candidats (non-sélection de candidats)

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres à la non-sélection de candidats, y compris ce qui suit :
les demandes d’emploi
les curriculum vitae de candidats
les profils de compétences
les résultats de tri initial fructueux
les résultats valides de l’évaluation de langue seconde (ELS)
les résultats de tests normalisés
les résultats de tests propres à un poste
les horaires des évaluations
les résultats d’entrevue
les résultats relatifs à la vérification des références
les analyses des résultats d’évaluation fructueux
les rapports de décision concernant les candidats qui ne conviennent pas pour le poste

 

Cinq ans après que la mesure de dotation a été menée à terme ou abandonnée, se fonde sur une application générale de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique – les obligations liées aux conditions s’appliquant aux  Instruments de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Choisir les candidats (des trousses à l’intention des candidats)

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres à des trousses à l’intention des candidats, y compris ce qui suit :
les demandes d’emploi
les curriculum vitae de candidats
les profils de compétences
les résultats de tri initial fructueux
les résultats valides de l’évaluation de langue seconde (ELS)
les résultats de tests normalisés
les horaires des activités d’évaluation
les résultats de tests propres à un poste
les horaires des évaluations
les résultats d’entrevue
les résultats relatifs à la vérification des références
les analyses des résultats d’évaluation fructueux
les rapports de décision concernant les candidats qui conviennent pour le poste

 

Cinq ans après que la mesure de dotation a été menée à terme ou abandonnée, se fonde sur une application générale de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique – les obligations liées aux conditions s’appliquant aux  Instruments de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Choisir les candidats (des offres d’emploi)

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres à des offres et à des trousses d’emploi, y compris ce qui suit :
les conventions collectives
le code de conduite
les conflits d’intérêts
les renseignements obligatoires qui ont été fournis
les autorisations relatives aux dépenses
les offres d’emploi signées
les confirmations de serment ou d’affirmation solennelle

 

Cinq ans après que la mesure de dotation a été menée à terme ou abandonnée, se fonde sur une application générale de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique – les obligations liées aux conditions s’appliquant aux  Instruments de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, hormis ce qui suit :

l’employé est âgé de 80 ans (pourvu que deux années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative) les ressources liées, par exemple, au salaire ou à la pension et qui sont attachées au dossier de l’employé, se fonde sur une pratique traditionnelle.

Documenter et intégrer les employés

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres à des mesures d’intégration propres aux employés, y compris ce qui suit:
les dossiers des RH sur les employés
les renseignements sur la paie
les droits
les retenues à la source
l’admissibilité à la pension
les renseignements sur les avantages
les renseignements fiscaux
les renseignements sur le dépôt direct
les données relatives à la déclaration volontaire des employés qui appartiennent à un groupe désigné
l’information relative aux habiletés et aux compétences de l’employé
les exigences en matière d’orientation de l’employé
les avis – nouvel employé

 

Deux ans suivant la dernière mesure administrative, en application de l’article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis ce qui suit :

l’employé est âgé de 80 ans (pourvu que deux années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative) les ressources liées, par exemple, au salaire ou à la pension et qui sont attachées au dossier de l’employé, se fonde sur une pratique traditionnelle.

4. Rémunération totale

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle Recommandations : Délai de conservation

Tenir à jour des renseignements relatifs à la rémunération des employés

Données propres aux employés, y compris la correspondance documentant les décisions ou les avis de fond concernant ce qui suit :
les demandes (de paiement, de retenues facultatives, de modification des renseignements sur la paie, de paiement en espèces, d’information concernant le service accompagné d’option)
les formulaires relatifs aux paiements en espèces
l’information concernant le service accompagné d’option
les demandes de paiement approuvées
les registres de chèques annulés
les documents relatifs aux événements liés à l’employeur (reclassification, augmentations de salaires obligatoires ou accordées selon le mérite, etc.)
les renseignements salariaux de base
les renseignements sur les droits
les renseignements sur l’employé qui influent sur la paie
les renseignements sur les reçus relatifs aux paiements en espèces

 

Durée de l’emploi, plus deux ans, en application de l’article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis ce qui suit :

trois ans suivant la date du congé – les demandes de congé, en application du paragraphe 24(2) du Règlement du Canada sur les normes du travail

trois ans suivant la réalisation du travail – les dossiers relatifs à l’étalement du revenu sur les années suivantes, en application du paragraphe 24(2) du Règlement du Canada sur les normes du travail

l’employé est âgé de 80 ans (pourvu que deux années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative) les ressources liées, par exemple, au salaire ou à la pension et qui sont attachées au dossier de l’employé, se fonde sur une pratique traditionnelle.

Administrer la paie

Listes de paie

Trois ans suivant la date d’exécution d’un travail par un employé, en application du paragraphe 24(2) du  Règlement du Canada sur les normes du travail

Administrer la paie

Mesures salariales propres aux employés, y compris la correspondance documentant les décisions ou les avis de fond concernant ce qui suit :
les référentiels RH ministériels
les renseignements fiscaux
les renseignements sur les avantages
les renseignements sur les heures approuvées
les renseignements sur les heures supplémentaires approuvées
les sommaires des opérations de paie
les renseignements sur le régime de congés
les congés traités
l’information de fin d’exercice sur les congés
l’information sur les congés des employés
les renseignements sur le paiement obligatoire des congés
l’information de fin d’exercice sur les congés
les demandes d’intervention – activité du compte de paie

 

Durée de l’emploi, plus deux ans, en application de l’article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis ce qui suit :

trois ans suivant la date du congé – les demandes de congé (assorties de certificats médicaux, s’il y a lieu), en application du paragraphe 24(2) du Règlement du Canada sur les normes du travail

l’employé est âgé de 80 ans (pourvu que deux années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative) les ressources liées, par exemple, au salaire ou à la pension et qui sont attachées au dossier de l’employé, se fonde sur une pratique traditionnelle.

5. Rendement, apprentissage, perfectionnement et reconnaissance des employés

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle Recommandations : Délai de conservation

Répondre aux besoins de l’unité en matière d’apprentissage

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond ayant trait ou menant entre autres à des mesures d’apprentissage liées à des événements précis, y compris ce qui suit :
le matériel d’apprentissage
les résultats d’évaluation de l’activité d’apprentissage
les demandes d’intervention – élaboration d’activités d’apprentissage
les demandes d’intervention – adaptation d’une activité d’apprentissage
les rapports de décision – l’activité d’apprentissage convient
les listes de participants
les résultats d’apprentissage du participant
les demandes d’interventions – activités d’apprentissage

Nota : voir aussi « Gérer l’apprentissage et le perfectionnement des employés »

 

Deux ans suivant la fin ou l’abandon de l’activité – les ressources documentaires qui ne contiennent pas de renseignements personnels, se fonde sur une pratique traditionnelle

Deux ans suivant la dernière mesure administrative – les ressources documentaires qui contiennent des renseignements personnels, en application de l’article 4 du  Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis ce qui suit :
l’employé est âgé de 80 ans (pourvu que deux années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative) les ressources liées, par exemple, au salaire ou à la pension et qui sont attachées au dossier de l’employé, se fonde sur une pratique traditionnelle.

Élaborer des accords de rendement

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant le rendement des employés, y compris ce qui suit :
les mesures de rendement
les modèles d’accord de rendement modifiés
les engagements opérationnels clés des employés
les documents sur les objectifs de carrière
les engagements opérationnels permanents des employés
les attentes en matière de rendement des employés
les documents de décision concernant les possibilités d’attribution de tâches
les documents de décision concernant les engagements/objectifs opérationnels non nécessaires
les analyses de faisabilité des activités d’apprentissage
les documents de décision concernant la faisabilité des activités d’apprentissage
les accords de rendement finaux

 

Deux ans suivant la fin ou l’abandon de l’activité – les ressources documentaires qui ne contiennent pas de renseignements personnels, (se fonde sur une pratique traditionnelle

Cinq ans suivant la dernière mesure administrative–les documents propres à un employé (se fonde sur une directive donnée en 1998 par l’ancien archiviste national, Jean-Pierre Wallot, à la suite d’une proposition de Direction de la politique du personnel du SCT)

Gérer le rendement des employés

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant le rendement des employés, y compris ce qui suit :
les résultats des examens du rendement des employés
les évaluations de rendement des employés
les plans d’amélioration du rendement
les congés de rendement
la rémunération au rendement
les documents de décision visant à encourager un comportement exceptionnel
les documents de décision concernant une question liée à la compétence
les documents de décision sur l’admissibilité à une rémunération au rendement ou à des congés de rendement

 

Cinq ans suivant la dernière mesure administrative– les documents propres aux employés (se fonde sur une directive donnée en 1998 par l’ancien archiviste national, Jean-Pierre Wallot, à la suite d’une proposition de Direction de la politique du personnel du SCT)

Gérer l’apprentissage et le perfectionnement des employés

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les mesures d’apprentissage liées à des événements précis, y compris ce qui suit :
les demandes d’activité d’apprentissage
les motivations des demandes de congés d’études
les commentaires sur les progrès en matière d’apprentissage des employés
les résultats d’apprentissage des employés
les pièces justificatives pour le remboursement
l’information sur l’avantage imposable
les documents de décision – congés d’études
les documents de décision – effectuer un examen à la suite de l’apprentissage
les documents de décision – changements aux activités d’apprentissage
les documents de décision – avantage imposable ou non
les demandes d’intervention – paiement de l’activité d’apprentissage

 

Deux ans suivant la dernière mesure administrative, se fonde sur une pratique traditionnelle, et l’article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis ce qui suit :

Trois ans suivant la formation – les certificats de secourisme, se fonde sur une pratique traditionnelle

deux ans à compter de la date à laquelle la formation et l’entraînement sont fournis aux gardiens en cas d’urgence, adjoints et moniteurs, en application de l’alinéa 17.8 du RCSST

Durée de l’emploi – les formations concernant l’utilisation d’un véhicule motorisé, en application de l’alinéa 16.6.4 de la Directive sur la SST du CNM

l’employé est âgé de 80 ans (pourvu que deux années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative) les ressources liées, par exemple, au salaire ou à la pension et qui sont attachées au dossier de l’employé, se fonde sur une pratique traditionnelle.

Gérer l’apprentissage et le perfectionnement des employés (les situations de risque)

un registre signé des renseignements, des consignes et de la formation fournis à l’employé

Deux ans après l’employé a cessé d’effectuer une tâche à laquelle est associée une possibilité de violence dans le lieu de travail, en application de l’alinéa 20.10(5) du RCSST

Deux ans suivant la date à laquelle l’employé cesse d’être exposé aux substances dangereuses en application des alinéas 10.15 et 19.6(5) du RCSST

Trente ans suivant la formation – les formations à l’intention des employés concernant les enquêtes sur les situations de risque, en application de l’alinéa 11.2.3 de la  Directive sur la santé et la sécurité au travail (SST) du Conseil national mixte (CNM)

Gérer la reconnaissance des employés

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les prix/distinctions, y compris ce qui suit :
les modèles de nomination pour un prix
les programmes de récompenses visant à encourager les employés
les programmes de récompenses des inventeurs et des innovateurs
les bourses d’études
les critères d’attribution des prix
les soumissions de nomination
les demandes de reconnaissance
les méthodes de reconnaissance
les documents de décision – reconnaissance de l’employé
les documents de décision – reconnaissance officielle ou non
les notifications : état de la nomination
les documents de décision : reconnaissance publique

Deux ans suivant la dernière mesure administrative – les ressources documentaires qui ne contiennent pas de renseignements personnels, se fonde sur une pratique traditionnelle, hormis ce qui suit : 

Six ans suivant la fin de l’année fiscale – les données financières, se fonde sur une pratique traditionnelle

Deux ans suivant la dernière mesure administrative – les ressources documentaires qui contiennent de renseignements personnel, en application de l’article 4 du  Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis ce qui suit :

trois ans suivant la dernière mesure administrative – les décorations personnelles, les médailles, les investitures et les primes pour réalisations exceptionnelles, se fonde sur une pratique traditionnelle

quinze ans suivant la dernière mesure administrative – les cas ayant établi un précédent, se fonde sur une pratique traditionnelle

6. Cessation d’emplois permanents ou temporaires

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle Recommandations : Délai de conservation

Gestion des départs permanents

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les mesures propres aux employés, y compris ce qui suit :
les avis de cessation d’emploi des employés approuvés
l’information sur les départs des employés
les données sur les départs
la détermination de l’admissibilité
l’ensemble des mesures d’indemnisation de départs
les avis – départ des employés
les demandes d’intervention – activité du compte de paie
les documents de décision – relevé d’emploi requis
les renseignements influant sur la pension ou les prestations de décès
les entrevues de départ

Deux ans suivant la dernière mesure administrative – les ressources documentaires qui contiennent des renseignements personnels, en application de l’article 4 du  Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis ce qui suit :
l’employé est âgé de 80 ans (pourvu que deux années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative) les ressources liées, par exemple, au salaire ou à la pension et qui sont attachées au dossier de l’employé, se fonde sur une pratique traditionnelle.

Gestion des départs temporaires

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les mesures propres aux employés, y compris ce qui suit :
les renseignements sur les congés des employés
les renseignements sur les congés non payés des employés
les renseignements sur l’admissibilité aux congés
les lettres sur les prestations
les décisions concernant les assurances et les cas épineux
les approbations des demandes d’indemnisation des accidentés du travail
les demandes de prestations d’invalidité approuvées
les avis concernant les renseignements sur le maintien des assurances
les avis concernant les renseignements sur le maintien des cotisations au régime des pensions

 

Deux ans suivant la dernière mesure administrative – les ressources documentaires qui contiennent des renseignements personnels, en application de l’article 4 du  Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis ce qui suit :
l’employé est âgé de 80 ans (pourvu que deux années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative) les ressources liées, par exemple, au salaire ou à la pension et qui sont attachées au dossier de l’employé, se fonde sur une pratique traditionnelle.

7. Gestion du milieu de travail

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle Recommandations : Délai de conservation

Gestion des griefs (des cas particuliers)

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les griefs relatifs à des cas particuliers, y compris ce qui suit :
les avis d’acceptation
les rapports de décision – accueillir le grief
les services offerts par le Programme d’aide aux employés (PAE)
les services offerts par le Système de gestion informelle des conflits (SGIC)
les rapports de décision – recourir ou non au SGIC
les rapports de décision concernant la Loi canadienne sur les droits de la personne
les reçus précisant la date de réception du grief
les décisions relatives aux griefs (paliers 1, 2 et 3)
les rapports de décision concernant le palier du grief
les décisions du Conseil national mixte
la communication de la décision de l’administrateur général ou d’un délégué
les rapports de décision – évaluation sur place requise
les rapports de décision – examen de la relativité exigé
les rapports majoritaires
les rapports minoritaires
les ententes sur la classification
les rapports de décision de la Cour fédérale concernant les questions de droit ou de procédure
les rapports de décision – présenter le grief au palier suivant
les avis à la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP)
les décisions de présenter le dossier à la CCDP
la décision finale de la Commission des relations de travail dans la fonction publique
les données relatives aux recours
les avis de retrait



 

Deux ans suivant la dernière mesure administrative, en application de l’article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis ce qui suit :

trois ans suivant la date du redressement ou de la décision prise la Commission des relations de travail dans la fonction publique – les griefs, les appels et les décisions arbitrales (se fonde sur une pratique traditionnelle)

Gestion des griefs (individuels)

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les trousses de griefs individuels, y compris ce qui suit :
les coordonnées du lieu de travail, les renseignements relatifs au poste et le nom de l’employeur des parties ayant déposé un grief
la déclaration exposant les motifs du grief
la date de la violation ou de la fausse interprétation alléguée
la mesure corrective demandée
la déclaration de représentation (si elle est demandée et reçue)
les renseignements relatifs au grief reçus de la partie destinataire
tout renseignement ou commentaire ou toute observation supplémentaire de la partie destinataire déléguée
tout renseignement ou commentaire ou toute observation supplémentaire des responsables des relations de travail en fonction de leur sélection/tri initial
tout document et toute décision de première instance concernant un grief dont on a interjeté appel
tout renseignement additionnel fourni au cours de consultations

Deux ans suivant la dernière mesure administrative, en application de l’article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis ce qui suit :

trois ans suivant la date de la résolution du conflit ou la décision de la Commission des relations de travail dans la fonction publique – les griefs, les appels et les décisions arbitrales (se fonde sur une pratique traditionnelle)

Gestion des griefs (de groupe)

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les trousses de griefs de groupe, y compris ce qui suit :
le nom de l’agent négociateur et les coordonnées du mandataire autorisé de celui-ci
la déclaration exposant les motifs du grief
la date de la violation ou de la fausse interprétation alléguée
la mesure corrective demandée
la réception des renseignements relatifs au grief par la partie destinataire
tout renseignement ou commentaire ou toute observation supplémentaire de la partie destinataire déléguée
tout renseignement ou commentaire ou toute observation supplémentaire des responsables des relations de travail en fonction de leur sélection/tri initial
tout document et toute décision de première instance concernant un grief dont on a interjeté appel
tout renseignement additionnel fourni au cours de consultations

 

Deux ans suivant la dernière mesure administrative, en application de l’article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis ce qui suit :

trois ans suivant la date de la résolution du conflit ou la décision de la Commission des relations de travail dans la fonction publique – les griefs, les appels et les décisions arbitrales (se fonde sur une pratique traditionnelle)

Gestion des griefs (de principe)

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les trousses de griefs de principe, y compris ce qui suit :
les coordonnées du lieu de travail et les renseignements relatifs au poste des parties ayant déposé le grief
la déclaration exposant les motifs du grief
la date de la violation ou de la fausse interprétation alléguée
la mesure corrective demandée
les renseignements relatifs au grief reçus de la partie destinataire
tout renseignement ou commentaire ou toute observation supplémentaire de la partie destinataire déléguée
tout renseignement ou commentaire ou toute observation supplémentaire des responsables des relations de travail en fonction de leur sélection/tri initial
tout document et toute décision de première instance concernant un grief dont on a interjeté appel
tout renseignement additionnel fourni au cours de consultations

 

Deux ans suivant la dernière mesure administrative, en application de l’article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis ce qui suit :

trois ans suivant la date de la résolution du conflit ou la décision de la Commission des relations de travail dans la fonction publique – les griefs, les appels et les décisions arbitrales (se fonde sur une pratique traditionnelle)

Gestion des griefs (relatifs à la classification suivant la décision)

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les trousses de griefs relatifs à la classification suivant la décision, y compris ce qui suit :
les coordonnées du lieu de travail, les renseignements relatifs au poste et le nom de l’employeur des parties ayant déposé le grief
la déclaration exposant les motifs du grief
la date de la violation ou de la fausse interprétation alléguées
la mesure corrective demandée
la déclaration de représentation (si elle est demandée et reçue)
les renseignements relatifs au grief reçus de la partie destinataire
tout renseignement ou commentaire ou toute observation supplémentaire de la partie destinataire déléguée
tout renseignement ou commentaire ou toute observation supplémentaire des responsables des relations de travail en fonction de leur sélection/tri initial (y compris les suspensions visant à permettre le déroulement de la procédure de grief liée aux relations de travail, s’il y lieu)
tout renseignement ou commentaire ou toute observation supplémentaire qui découle de discussions non officielles concernant le grief lié à la classification
l’information reçue concernant la classification ministérielle
les conclusions de l’évaluation de la validité du grief
les rapports sur la valeur relative des postes
les résultats d’évaluation
les justifications de la classification
la décision signée du comité ou celle du sous-ministre (SM)
les cotes
les groupes, sous-groupes et niveaux professionnels assignés
le code de la Classification nationale des professions (CNP)
toute observation/note provenant des membres de comités
toute observation/note provenant de l’examen des documents originaux liés à la décision en matière de classification
la détection de documents manquants ou de renseignements requis et les demandes présentées pour les obtenir
les documents relatifs aux études menées sur place ou liées à la valeur relative d’un poste, s’il y a lieu
les renseignements nouveaux ou mis à jour qui ont été reçus au cours de l’audience relative à la classification
la décision du comité et celle du mandataire assortie de suffisamment de détails pour permettre la mise en œuvre de toute mesure de redressement

 

Deux ans suivant la dernière mesure administrative, en application de l’article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis ce qui suit :

trois ans suivant la date de la résolution du conflit ou la décision de la Commission des relations de travail dans la fonction publique – les griefs, les appels et les décisions arbitrales (se fonde sur une pratique traditionnelle)

Gestion des plaintes (des cas particuliers)

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les plaintes relatives à des cas particuliers, y compris ce qui suit :
les rapports d’enquête
la rétroaction sur les rapports d’enquête
le mandat de l’enquêteur
les décisions relatives aux plaintes de harcèlement
les avis de rejet ou de renvoi de la plainte
les avis de retrait
les services offerts par le PAE
les documents de décision – concerne la Loi canadienne sur les droits de la personne
les avis à la CCDP
les enquêtes de la CCDP
les décisions de la CCDP
les décisions finales du Tribunal canadien des droits de la personne
les trousses de plaintes de la Commission des relations de travail dans la fonction publique
les décisions finales de la Commission des relations de travail dans la fonction publique
décisions du Tribunal de la dotation de la fonction publique
les demandes de prorogation
les décisions concernant la prorogation
les rapports de décision de la Cour fédérale concernant les questions de droit ou de procédure
les décisions examinées
les recours recommandés
les décisions relatives au SGIC
les documents de décision – mesures correctives ou disciplinaires

 

Deux ans suivant la dernière mesure administrative, en application de l’article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis ce qui suit :

trois ans suivant la date de la résolution du conflit ou la décision de la Commission des relations de travail dans la fonction publique – les griefs, les appels et les décisions arbitrales (se fonde sur une pratique traditionnelle)

Gestion des plaintes (harcèlement)

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les trousses de plaintes pour harcèlement, y compris ce qui suit :
la nature des allégations
le nom de l’intimé
la nature de la relation entre l’intimé et le plaignant
la date et la description de l’incident
le nom des témoins, s’il y a lieu
la confirmation officielle de la réception de la plainte
tout renseignement, commentaire ou observation supplémentaire des responsables des relations de travail en fonction de leur sélection/tri initial

 

Deux ans suivant la dernière mesure administrative, en application de l’article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis ce qui suit :

trois ans suivant la date de la résolution du conflit ou la décision de la Commission des relations de travail dans la fonction publique – les griefs, les appels et les décisions arbitrales (se fonde sur une pratique traditionnelle)

Gestion des plaintes (Tribunal de la dotation de la fonction publique)

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les trousses de plaintes présentées au Tribunal de la dotation de la fonction publique, y compris ce qui suit :
les coordonnées du plaignant
l’adresse postale où envoyer des documents au plaignant
les coordonnées du représentant du plaignant
le numéro d’identification du processus relatif à la plainte, s’il y a lieu
la date de l’avis de mise en disponibilité, de révocation, de nomination ou de proposition de nomination (y compris une copie de l’avis)
le nom du ministère/de l’organisation, de la direction générale ou du secteur touché
le renvoi à l’article de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique aux termes duquel la plainte est présentée
une description factuelle exhaustive des événements/circonstances/actions à la source de la plainte
la signature du plaignant ou de son représentant, s’il y a lieu
la date de la plainte

 

Deux ans suivant la dernière mesure administrative, en application de l’article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis ce qui suit :

trois ans suivant la date de la résolution du conflit ou la décision de la Commission des relations de travail dans la fonction publique – les griefs, les appels et les décisions arbitrales (se fonde sur une pratique traditionnelle)

Gestion de la discipline des employés

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les mesures disciplinaires, y compris ce qui suit :
les documents de décision – informer le syndicat ou non
la consignation des mesures disciplinaires

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les trousses d’information en matière de discipline, y compris ce qui suit :
les renseignements de base sur l’incident ou l’inconduite alléguée
la décision et toute mesure prise relativement à l’application des critères Larson
tout renseignement additionnel fourni par l’employé
les documents liés aux résultats des entrevues avec l’employé/les témoins, y compris des rapports d’enquête, s’il y a lieu
la décision concernant le fait de savoir s’il y a eu inconduite
les services offerts par le PAE
les résultats finaux de l’enquête
la réaction de l’employé
les détails relatifs aux réactions antérieures de la direction et à la jurisprudence applicables

Deux ans suivant la dernière mesure administrative, en application de l’article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis :

lorsque la convention collective prévoit la conservation du document

Gestion des horaires de l’effectif

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les horaires de l’effectif, y compris ce qui suit :
les demandes des employés
les feuilles de temps des employés
les formulaires/registres de congés
les formulaires relatifs aux heures supplémentaires
les demandes d’intervention
les changements approuvés aux heures de travail
les modifications approuvées des semaines de travail comprimées
les demandes d’intervention approuvées
les documents de décision concernant l’employé
les formulaires d’évaluation médicale/billets médicaux
les avis de retour au travail
les formulaires relatifs au paiement forfaitaire
les formulaires relatifs aux retenues
les formulaires relatifs au rajustement des congés

Deux ans suivant la dernière mesure administrative, en application de l’article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, hormis ce qui suit :

trois ans suivant la date du congé – les demandes de congé (assorties de certificats médicaux), en application de l’alinéa 24(2)h) du Règlement du Canada sur les normes du travail

trois ans suivant la réalisation du travail – les avis de modification de l’horaire de travail qui ont été affichés pour ce qui est des employés non assujettis à une convention collective, en application de l’alinéa 24(2)n) du Règlement du Canada sur les normes du travail

Gestion de la santé et à la sécurité au travail

comptes rendus de la réunion du comité de sécurité et de santé

deux ans suivant la date de la réunion, en application de l’article 9. (4) du Règlement sur les comités de sécurité et de santé et les représentants et de l’alinéa 20.9.4 de la Directive sur la SST du CNM

rapports annuels des accidents, des maladies professionnelles ou des autres situations comportant des risques

dix ans suivant leur présentation, en application de l’alinéa 15.11 du RCSST

les conclusions des évaluations des mesures de prévention de la violence dans le lieu de travail

trois ans suivant la terminaison de l’évaluation, en application de l’alinéa 2.27(7) du RCSST

les rapports d’évaluation du programme de prévention des risques

six ans suivant la date du rapport, en application de l’alinéa 19.8(2) du RCSST

Gestion des incidents liés à la santé et à la sécurité au travail

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les incidents liés à la santé et à la sécurité au travail, y compris ce qui suit :
les documents fournissant des précisions relatives à la SST
les documents du comité de santé et de sécurité au travail
l’information relative au refus d’effectuer un travail dangereux communiquée aux échelons supérieurs
le plan d’action du comité de santé et de sécurité au travail
les documents concernant le soutien à la SST requis
les services offerts par le PAE
les documents relatifs aux mesures de prévention
le plan d’action du comité de santé et de sécurité au travail
les documents à l’appui du plan d’action proposé
le plan d’action choisi par le gestionnaire
les documents concernant les exigences relatives aux réclamations à la Commission des accidents de travail
les documents relatifs aux refus de travailler non fondés
les documents relatifs aux comportements répréhensibles
les avis de contrôle périodique de la SST

 

Deux ans suivant la dernière mesure administrative, se fonde sur une pratique traditionnelle et de l’article 4 du  Règlement sur la protection des renseignements personnels

Gestion des incidents liés à la santé et à la sécurité au travail - la qualité de l’air intérieur

les dossiers de toutes les plaintes et enquêtes relatives à la qualité de l’air intérieur

cinq ans suivant la dernière mesure administrative, en application de l’alinéa 2.27(7) du RCSST

Gestion des incidents liés à la santé et à la sécurité au travail - des niveaux acoustiques élevés

rapports des enquêtes sur les risques que présente l’exposition à des niveaux acoustiques élevés

dix ans suivant la date du rapport, en application de l’alinéa 7.3 du RCSST

Gestion des incidents liés à la santé et à la sécurité au travail – des blessures et des maladies

registres relatifs aux blessures ou aux maladies nécessitant l’administration des premiers soins

dix ans suivant le traitement, en application de l’alinéa 18.2.2 de la  Directive sur la SST du CNM

Gestion des incidents liés à la santé et à la sécurité au travail – les situations comportant des risques

registres ou rapports des détails d’une situation comportant des risques

dix ans suivant une situation, en application de l’alinéa 15 du RCSST

Gestion des incidents liés à la santé et à la sécurité au travail - l’exposition à des matières dangereuses

les rapports d’enquête sur l’exposition à des matières dangereuses et les dossiers d’examen médical connexes

30 ans suivant la date de présentation du rapport, en application des alinéas 10.6 et 10.7(4) du  RCSST

Gestion des modalités de travail modifiées

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les modalités de travail modifiées relatives à des cas particuliers, y compris ce qui suit :
les donné modifiées relatives aux mesures d’adaptation modifiant les modalités de travail
les demandes d’intervention (installations, technologies d’adaptation, établissement de l’horaire)
les choix concernant les demandes de congé
les documents relatifs à la redistribution des tâches
les documents relatifs aux réaffectations
les documents relatifs à l’absence d’autres postes – priorité liée à l’invalidité
les formulaires d’évaluation médicale/billets médicaux
les mesures touchant le travail modifié ou les mesures d’adaptation

 

Durée de l’emploi, plus deux ans – les dossiers des RH concernant les employés, hormis ce qui suit :

l’employé est âgé de 80 ans (pourvu que deux années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative) les ressources liées, par exemple, au salaire ou à la pension et qui sont attachées au dossier de l’employé, se fonde sur une pratique traditionnelle.

Gestion de l’emploi continu (y compris le réaménagement des effectifs)

Documents liés aux décisions ou aux avis de fond concernant les réaménagements des effectifs relatifs à des cas particuliers, y compris ce qui suit :
les avis de transformation des activités
les documents relatifs à l’approbation de l’approche de transformation des activités
les documents indiquant quels employés sont touchés
les notifications officielles de la transformation des activités
les rapports de décision (employés excédentaires, pas d’OER disponible, rejet d’OER, acceptation d’une réinstallation, acceptation d’une OER)
les données concernant la transformation des activités
les services offerts par le PAE
les avis de décision – employés excédentaires, pas d’OER disponible
les rapports de décision – indemnités d’études et congés non payés
aucune option choisie – information sur l’inscription au SGIP
les rapports de décision – soutien à la transition
les rapports de décision – soutien à la transition et cessation d’emploi
les rapports de décision – cessation d’emploi

 

Durée de l’emploi, plus deux ans – les dossiers des RH concernant les employés, hormis ce qui suit :

l’employé est âgé de 80 ans (pourvu que deux années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative) les ressources liées, par exemple, au salaire ou à la pension et qui sont attachées au dossier de l’employé, se fonde sur une pratique traditionnelle.