Services immobiliers

Table des matières

• Définition de l'activité
• Rapport avec les autres OGE
• Processus opérationnels
• Délais de conservation
• Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés
  • 1. Planification
  • 2. Acquisition
  • 3. Exploitation et entretien
  • 4. Enquête
  • 5. Améliorations
  • 6. Gestion des ententes sur les biens immobiliers
  • 7. Contrôle/rapport
  • 8. Aliénation

Comment utiliser cet outil :

• Le présent outil est conçu à l’intention des spécialistes de la gestion de l’information chargés de répertorier les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et les délais de conservation dans les secteurs d’activités pertinents.
• Les RDVO et les délais de conservation figurant dans ce document ne sont que des recommandations qui doivent être adaptées à chaque contexte institutionnel avant d’être utilisées. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant de mettre en œuvre les recommandations.
• Cet outil générique d’évaluation ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l’autorisation de disposer de ressources documentaires. Les outils générique d’évaluation (OGE) ne constituent pas des autorisations de disposer de documents (ADD) et ne remplacent pas les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).

Validation : Des experts en la matière des ministères suivants ont validé les processus opérationnels et les RDVO : Parcs Canada (avril 2013), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (juillet 2013), Défense nationale (octobre/novembre 2013), Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (novembre 2013) et Transports Canada (janvier 2014).

Définition de l'activité

Les Services immobiliers (SI) sont décrits comme une sous-sous-activité du Profil des Services internes du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du gouvernement du Canada (Profil ^Footnote1), et sont communs à l’ensemble du gouvernement du Canada (GC). Il s’agit d’une des trois sous-sous-activités composant la sous-activité Gestion des biens, les deux autres étant Services du matériel et Services des acquisitions. Selon la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux, les biens immobiliers sont les biens-fonds et les intérêts afférents, y compris les mines et minéraux, bâtiments et autres ouvrages, accessoires fixes ou améliorations de surface, de sous-sol ou en surplomb. La Loi s’applique au Canada et à l’étranger (p. ex. aux biens­fonds et aux bâtiments d’ambassade). Au Québec, le terme immeuble désigne un bien immobilier ^Footnote2. Les Services immobiliers englobent toutes les activités qui visent à assurer la gestion des biens immobiliers durant l’ensemble de leur cycle de vie de façon durable et responsable sur le plan financier, afin de soutenir l’exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux.

Cet outil fera partie de la série d’OGE Gestion des biens, par suite des liens qui existent entre les Biens immobiliers, la Gestion du matériel et les Services des acquisitions.

Cet outil sera utilisé par les ministères qui gèrent des biens immobiliers dans le cadre de leurs services internes, soit à titre de gardien ^Footnote3 ou de locataire ^Footnote4.

« Le Profil des services internes du gouvernement du Canada (GC) se veut un système de référence des services internes au GC, présenté dans la perspective de l’ensemble du gouvernement, à l’appui d’une approche pangouvernementale commune de la planification, de la conception, de la gestion budgétaire, de la production de rapports et des communications en matière de services internes du GC ^Footnote5. » Cet outil a été tout d’abord conçu pour être utilisé dans le cadre des services internes. Il peut cependant être utilisé comme point de départ pour les institutions dont le mandat ^Footnote6 est d’assurer le fonctionnement des biens immobiliers, pour les aider à déterminer les RDVO. Dans ce cas, l’utilisation de cet outil devrait se faire parallèlement à une évaluation étroite de la pertinence des processus et des RDVO dans le cadre des activités de l’institution.

Tout édifice fédéral de 40 ans ou plus doit être évalué afin de déterminer si l’édifice lui-même ou le site sur lequel il se trouve revêtent une quelconque importance sur le plan historique, architectural ou environnemental. C’est le Bureau d’examen des édifices fédéraux du patrimoine (BEEFP), qui fait partie de Parcs Canada, qui se charge de l’évaluation de la soumission. Si la soumission obtient la cote prévue, une recommandation est faite au ministre de l’Environnement pour que soit attribuée à l’édifice la désignation patrimoniale « Classé » ou « Reconnu ». Une telle désignation a des répercussions sur bon nombre des activités liées à la gestion des biens immobiliers. Les répercussions sont mises en évidence en conséquence dans la liste des procédures et dans les RDVO.

Lors de l’aliénation d’un bien immobilier, il faut tenir compte de sa nature. Le choix du processus et l’élaboration de la RDVO varieront selon que le bien est de nature courante ou stratégique. Selon les critères du SCT, la taille ou la valeur d’un bien stratégique est assez importante pour affecter les marchés locaux. La valeur du bien peut s’accroître de façon significative par la création d’un lotissement ou toute autre modification. Le partenariat peut être le meilleur mécanisme pour comprendre la valeur inhérente du bien, ou pour déterminer si des questions délicates sur le plan politique existent relativement au bien.

On trouve les processus opérationnels pour la planification et la gestion des projets immobiliers dans l’OGE Gestion et surveillance.

Rapport avec les autres OGE

Il arrive souvent que les processus opérationnels se chevauchent. Lorsqu’une RDVO a été repérée dans le cadre d’une sous-activité au moyen d’un autre OGE, une note figure au tableau des RDVO et des recommandations aux délais de conservation (présenté ci-dessous) afin de diriger l’utilisateur vers l’outil approprié.

Gestion et surveillance : La planification et la surveillance des investissements de la gestion des biens immobiliers font « … partie intégrante du cadre décisionnel d’ensemble du ministère et [doivent] être analysées à l’occasion de la planification stratégique d’autres biens corporels… » (section 3.2.2 du Guide de la gestion des biens immobiliers du SCT). Étant donné que la planification ne se fait pas au niveau opérationnel et qu’elle est de nature stratégique, les RDVO liées à cette activité sont visées par l’OGE Gestion et surveillance.

Services juridiques : Contient les processus pour tous les accords juridiques liés à la vente ou autre transfert de biens immobiliers au GC.

Services des acquisitions : Contient les processus liés à l’acquisition de biens immobiliers, et devrait être consulté quand il question de l’acquisition d’un bien immobilier.

Gestion financière : Bon nombre des activités relatives aux biens immobiliers sont suivies d’un versement de fonds en échange de services rendus. Dans ce cas, toutes les RDVO liées à ces activités seront abordées dans l’OGE Gestion financière.

Communications : Les ministères qui comptent procéder à l’aliénation d’un bien immobilier doivent communiquer les détails concernant ce bien à d’autres ministères, municipalités, groupes autochtones et groupes d’intérêts particuliers (comme les groupes voués au patrimoine ou à la conservation) pour s’assurer que ces groupes ne souhaitent pas acquérir le bien en question, avant de le mettre sur le marché libre.

En outre, pour toute activité liée aux biens immobiliers qui fait intervenir l’obligation de consulter, il faut saisir les RDVO, comme indiqué dans l’OGE Services des communications. Par obligation de consulter, on entend l’obligation juridique de consulter les peuples autochtones pour toute situation qui pourrait avoir des répercussions sur les droits ancestraux ou issus de traités.

Processus opérationnels

1. Planification

Afin de se préparer adéquatement à l’acquisition d’un bien immobilier, un niveau suffisant de planification est essentiel. En effet, il faut déterminer la nécessité du bien en question en évaluant les ressources et les biens existants, et en évaluant les besoins organisationnels actuels et futurs.

2. Acquisition

L’acquisition d’un bien immobilier englobe toutes les activités exécutées pour obtenir le bien immobilier nécessaire. Cela inclut l’examen des options d’approvisionnement qui sont sur le marché et la gestion du processus d’approbation.

3. Exploitation et entretien

(« Opérations et gestion » dans le Profil des Services internes du SCT)

L’exploitation d’un bien immobilier concerne toutes les activités visant à garantir aux occupants un lieu de travail propre, efficace, sécuritaire et attribué et utilisé de façon adéquate, qui se conforme à toutes les politiques et normes en vigueur et qui répond à tous les besoins des usagers. Cela sous-entend une gestion du site saine et respectueuse de l’environnement, la protection du site contre tout dommage environnemental, et la divulgation de l’information environnementale pertinente aux occupants potentiels.

L’exploitation d’un bien immobilier englobe également les activités quotidiennes d’inspection et d’entretien des immeubles, des terrains, de la signalisation et des services publics. Les activités quotidiennes d’entretien visent à assurer la propreté du lieu de travail et à éviter sa détérioration. Ces activités incluent épousseter, passer l’aspirateur, laver les fenêtres et changer les ampoules. De plus, de nombreuses composantes du bien immobilier nécessitent des inspections régulières (p. ex. ascenseurs et chaudières). Ces activités entrent dans le processus opérationnel « Inspection et entretien ». La planification des urgences doit également être prise en considération dans le cadre de cette activité; elle consiste à veiller à la sécurité de tous les occupants de l’édifice en cas d’urgence, à élaborer des plans d’intervention en cas de désastre ou de menace, ainsi qu’à mener les activités de routine comme les rapports sur les exercices d’évacuation en cas d’incendie.

4. Enquête

Une enquête doit être réalisée en cas d’incident touchant un bien immobilier (comme un incendie). Les RDVO qui sont alors créées à la suite de l’enquête « administrative » sont visées par le présent OGE. Il s’agit d’enquêtes internes visant à déterminer les causes, par opposition aux enquêtes criminelles.

5. Améliorations

Ces activités ont pour objet l’amélioration ou le remplacement de composantes de l’immeuble, comme le remplacement du tapis, une nouvelle peinture, ou le remplacement des fenêtres ou des portes. Dans le cadre de cette activité, il faut apporter une attention particulière aux biens immobiliers qui sont assujettis à la Loi sur la protection des phares patrimoniaux ^Footnote7 ou qui ont obtenu une désignation patrimoniale. Toutes les interventions (qui sont des améliorations apportées à des « édifices classés ») doivent être examinées par le Bureau d’examen des édifices fédéraux à valeur patrimoniale (BEEFVP) pour s’assurer que les caractéristiques patrimoniales sur lesquelles se fonde la désignation n’ont pas changé.

6. Gestion des ententes relatives aux biens immobiliers

La gestion des ententes relatives aux biens immobiliers fait partie de l’activité « Exploitation et entretien ». Dans ces ententes sont officialisés les arrangements sur les biens immobiliers entre les gardiens et les locataires, ainsi que les procédures de résolution de conflits. Cette activité en particulier n’inclut pas de documents juridiques, tels que les baux ou les conventions d’achat de terrains.

7. Contrôle/rapport

Conformément à la Politique sur la gestion des biens immobiliers, les biens immobiliers doivent être systématiquement et régulièrement évalués, de façon exacte et opportune, en vue d’en déterminer la fonctionnalité, l’utilisation et le rendement d’un point de vue physique et financier.

8. Aliénation

La dernière étape de la gestion des biens immobiliers est leur aliénation. Cette étape est celle qui est la plus affectée par la nature du bien : les étapes du processus varieront selon que le bien est stratégique ou courant. S’il est de nature stratégique, le SCT et Justice Canada interviendront, et le terrain sera mis en vente par l’entremise de la Société immobilière du Canada (CLC) limitée. ^Footnote8

Dans le cadre du processus d’aliénation, les ministères auront à prendre en considération un certain nombre d’éléments, peu importe la nature du bien : la sécurité publique et les questions de sécurité directement liées au bien lui-même; la confirmation de toutes les obligations légales (y compris les droits et titres ancestraux et issus des traités); et les considérations environnementales. Tout comme avec les améliorations, si un bien immobilier a été désigné ou classifié, il faut communiquer le plus rapidement possible avec le BEEFVP pour déterminer la marche à suivre.

On n’attend pas qu’un bien immobilier soit obsolète pour mettre en œuvre le processus d’aliénation. Une planification à long terme devrait être effectuée pour chaque bien immobilier : les ministères doivent déterminer les biens immobiliers excédentaires actuels et futurs, planifier le renouvellement des biens avant qu’ils ne deviennent obsolètes, et déterminer les propriétés dans le plan d’immobilisations à long terme.

Délais de conservation

Les recommandations concernant les spécifications relatives à la conservation dans les outils génériques d’évaluation sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d'une revue de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.

Les recommandations sur la conservation liées à la santé et à la sécurité ont été tirées du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail, de la Directive sur la santé et la sécurité au travail du Conseil national mixte(CNM) et de la Norme pour le plan d’évacuation d’urgence et l’organisation des secours en cas d’incendie.

Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés

1. Planification

2. Acquisition

3. Exploitation et entretien

4. Enquête

5. Améliorations

6. Gestion des ententes sur les biens immobiliers

7. Contrôle/rapport

8. Aliénation