Services de voyage et autres services administratifs

Télécharger la version imprimée
(Document PDF)

Table des matières

Définition de l'activité
Rapport avec les autres OGE
Processus opérationnels
Délais de conservation
Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés

Comment utiliser cet outil

Le présent outil est conçu à l’intention des spécialistes de la gestion de l’information chargés de répertorier les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et les délais de conservation dans les secteurs d’activités pertinents.
Les RDVO et les délais de conservation figurant dans ce document ne sont que des recommandations qui doivent être adaptées à chaque contexte institutionnel avant d’être utilisées. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant de mettre en œuvre les recommandations.
Cet outil générique d’évaluation ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l’autorisation de disposer de ressources documentaires. Les outils générique d’évaluation (OGE) ne constituent pas des autorisations de disposer de documents (ADD) et ne remplacent pas les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).

Validation : Des experts en la matière des ministères suivants ont validé les processus opérationnels et les RDVO : Parcs Canada (été 2014).

Définition de l'activité

Dans le Profil des services internes du gouvernement du Canada, les services de voyage et autres services administratifs sont classés comme une sous-sous-activité et ils sont communs à l’ensemble du gouvernement du Canada. Ils sont définis comme suit :

Ces services comprennent les services de voyages du gouvernement du Canada, ainsi que les autres services internes qui ne correspondent à aucune autre catégorie de services internes ^Note1.

Des activités additionnelles ont été ajoutées à cet OGE à partir de la publication du SCT Info Source et d’un examen des plans de classification ans l’ensemble de l’appareil gouvernemental, ainsi que des groupes de sujets désignés dans les APDD pour documents administratifs communs. Les voici :

Gestion de la salle de courrier
Gestion des formulaires
Accueil, visites et excursions
Cotisations ministérielles
Sécurité

Bien que ces regroupements ne soient pas opérationnels, on les retrouve couramment dans les systèmes de classement de l’ensemble de l’appareil gouvernemental. Cet OGE vise à aligner ces groupes thématiques de ressources documentaires avec l’OGE fonctionnel le plus approprié.

Rapport avec les autres OGE

L’OGE visant les services de voyage et autres services administratifs contient un très grand nombre de procédés avec des renvois vers d’autres OGE. Beaucoup de titres d’activité (procédés) proviennent d’Info Source et leur but est d’identifier les sources de renseignements personnels plutôt que de décrire des procédés opérationnels. En conséquence, beaucoup d’activités répertoriées dans Info Source sont décrites dans d’autres OGE. Dans ces cas, une note dans le tableau des RDVO renvoie l’utilisateur à l’OGE qui décrit le procédé en question.

Gestion des ressources humaines : L’OGE visant la gestion des ressources humaines porte sur les procédés liés aux demandes d’aménagement de bureaux (p. ex. considérations ergonomiques), à la participation à des activités de formation et à des conférences, aux préparatifs de voyage pour des employés ne faisant pas partie du groupe de la direction et à la formation interne.

Services de communication : L’OGE visant les services de communication porte sur tous les procédés liés aux communications internes (y compris les circulaires, les directives et les decrets), la gestion et le suivi de la correspondance, les services d’imprimerie (y compris l’édition), les services de traduction et la divulgation proactive.

Gestion et surveillance : L’OGE visant la gestion et la surveillance porte sur tous les procédés liés à la planification, dont le plan de sécurité et le plan de continuité des opérations, ainsi que les procédés d’élaboration de politiques, d’établissement de rapports et de vérification.

Services du matériel : L’OGE visant les services du matériel porte sur les procédés liés à la réception et à l’inspection des actifs, ainsi qu’à la création de registres des services ou d’appels de service.

Services immobiliers : L’OGE visant les services immobiliers porte sur les procédés liés à la sécurité physique des terrains et des bâtiments.

Services des acquisitions : L’OGE visant les services des acquisitions porte sur tous les procédés liés à l’achat de fournitures et à la gestion des contrats de service (c.-à-d. services d’impression, évaluations ergonomiques).

Technologie de l’information : L’OGE visant la technologie de l’information porte sur les procédés liés à la prestation de services téléphoniques.

Gestion financière : L’OGE visant la gestion financière (à venir) porte sur tous les procédés liés au traitement de versements.

Processus opérationnels

1. Autres services administratifs (services de bureau) :

Les processus opérationnels regroupés sous cette rubrique sont liés aux opérations quotidiennes de tous les ministères, comme les demandes d’aménagement de bureaux, la prestation de services de photocopie, les services d’imprimerie, le stationnement, les services téléphoniques, les services de traduction, les services de serrurerie, la réservation de salles et la gestion de la salle de courrier. La gestion de la salle de courrier (service de courrier et services postaux) comprend toutes les activités nécessaires au fonctionnement d’une salle de courrier institutionnelle allant de l’organisation de la salle (organisation matérielle) à la distribution quotidienne du courrier aux employés fédéraux.

La plupart de ces procédés sont décrits dans d’autres OGE. Toutefois, lorsqu’il n’y a pas d’alignement fonctionnel clair à un autre OGE, le processus et les RDVO connexes sont décrits dans cet OGE.

2. Gestion des formulaires :

Toutes les activités nécessaires à la conception et à la création d’un formulaire sont abordées dans ce processus opérationnel. Les formulaires qui sont remplis dans le cadre d’un processus opérationnel (p. ex. demande d’autorisation de voyage, demande de formation) sont traités dans le présent OGE.

3. Accueil :

Toutes les activités liées à l’accueil (réception, repas, divertissements) d’invités ou de visiteurs du ministère, ainsi que la logistique entourant l’organisation d’événements spéciaux par le ministère (entre autres, des symposiums, des conférences, des vernissages d’expositions, des cérémonies), sont abordées dans ce processus opérationnel.

La coordination de la participation de cadres supérieurs à des conférences, des événements et des activités d’accueil ne fait pas partie de cet OGE. Les utilisateurs doivent se reporter à l’OGE visant la gestion et la surveillance.

4. Déplacements :

Les déplacements dans un contexte gouvernemental fédéral comprennent tous les préparatifs de voyage pour des employés ne faisant pas partie du groupe de la direction qui se déplacent dans le cadre de leurs fonctions, ainsi que ceux qui participent à des activités de perfectionnement professionnel (cours, colloques, conférences) liées à leurs fonctions. (Les procédés liés aux déplacements des cadres supérieurs sont abordés sous la rubrique Gestion et surveillance.) De plus, les RDVO concernant l’autorisation d’assister à des conférences ainsi que l’émission et le suivi de bons de taxi seront abordés ici.

5. Sécurité :

Comme le décrit la section 3.5 de la Politique sur la sécurité du gouvernement, « La gestion de la sécurité est la plus efficace lorsqu’elle fait partie intégrante des activités, des programmes et de la culture d’un ministère […] dans son ensemble » ^Note2. Ainsi, le seul procédé lié à la sécurité qui n’a pas été intégré dans d’autres OGE concerne certaines pratiques relatives à la mise en place de contrôles de sécurité (registres de visiteurs, insignes d’identité des employés).

Tous les procédés liés à la sécurité seront énumérés dans le tableau des RDVO, accompagnés de commentaires indiquant l’OGE approprié.

Délais de conservation

Les recommandations concernant les spécifications relatives à la conservation dans les outils génériques d’évaluation sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d'une revue de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.

L’ébauche des Lignes directrices sur la gestion de l’information : Fixer les périodes de conservation du SCT donne des conseils en la matière.

Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés

1. Autres services administratifs (services de bureau)

Processus opérationnels communs	Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle	Recommandations : Délai de conservation
Demande d’aménagement de bureaux (déménagement, réaménagement, adaptations ergonomiques, etc.)	Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines (Gérer les modalités de travail modifiées) Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour l’achat de biens requis pour remplir la demande). Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion du matériel (Réception et inspection des biens) Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour le paiement des factures) Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion du matériel (Utilisation des biens)	Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines (Gérer les modalités de travail modifiées) Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour l’achat de biens requis pour remplir la demande). Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion du matériel (Réception et inspection des biens) Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour le paiement des factures) Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion du matériel (Utilisation des biens)
Services de photocopie (photocopieurs pour le personnel; formation relative à l’utilisation de nouveaux appareils)	Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour tous les procédés liés à l’achat de nouvelles machines ou à des contrats de service) Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion du matériel (Utilisation des biens) Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines (Activités de formation interne) Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour le paiement des factures)	Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour tous les procédés liés à l’achat de nouvelles machines ou à des contrats de service) Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion du matériel (Utilisation des biens) Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines (Activités de formation interne) Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour le paiement des factures)
Services d’imprimerie	Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour tous les procédés liés aux marchés de services d’imprimerie) Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services de communication (Publications) Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour le paiement des factures)	Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour tous les procédés liés aux marchés de services d’imprimerie) Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services de communication (Publications) Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour le paiement des factures)
Stationnement	Formulaires de demande de permis de stationnement remplis et approuvés Avis d’annulation de permis de stationnement Demande de permis pour un espace de stationnement réservé aux personnes ayant une incapacité temporaire Correspondance	Deux ans après l’expiration du permis. Il s’agit d’une Norme de conservation et de destruction qui doit être observée. Elle est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et prescrite par le Conseil du Trésor. Voir Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux, Fichiers ordinaires, POE 914, Stationnement.
	Critères d’attribution des permis de stationnement Liste d’attente pour un permis de stationnement Avis d’incidents dans une aire de stationnement	Deux ans après la dernière mesure administrative
	Base de données des permis de stationnement	Deux ans après l’expiration du permis (pour les dossiers individuels)
	Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services de communication (Gestion des communications internes) pour toutes les RDVO liées aux avis de changements concernant le stationnement à l’intention des utilisateurs	Voir aussi l’OGE – Services de communication (Gestion des communications internes) pour toutes les RDVO liées aux avis de changements concernant le stationnement à l’intention des utilisateurs
Services téléphoniques	Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Technologie de l’information (Acquérir et mettre en œuvre et Procédés de soutien des services de TI) Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour l’achat de biens requis pour remplir la demande) Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion du matériel (Réception et inspection des biens)	Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Technologie de l’information (Acquérir et mettre en œuvre et Procédés de soutien des services de TI) Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour l’achat de biens requis pour remplir la demande) Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion du matériel (Réception et inspection des biens)
Services de traduction	Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services de communication (Services de traduction)	Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services de communication (Services de traduction)
Services de serrurerie	Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour la gestion des contrats liés à la prestation de services de serrurerie)	Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour la gestion des contrats liés à la prestation de services de serrurerie)
Réservation de salles/Logistique entourant l’organisation d’événements	Voir Accueil (ci-dessous)	Voir Accueil (ci-dessous)
Gestion du courrier
Gestion des contrats liés aux services de courrier	Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour la gestion des contrats liés aux services de courrier ou les procédés liés à l’acquisition de matériel pour le traitement du courrier)	Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour la gestion des contrats liés aux services de courrier ou les procédés liés à l’acquisition de matériel pour le traitement du courrier)
Réception du courrier Vider les boîtes ou les sacs à courrier Examiner, balayer et trier le courrier d’arrivée Signer les accusés de réception de courrier ou de colis au besoin Recevoir les colis	Rapports d’incidents ou de colis suspects Registres de signatures Manifeste Registre des articles en vrac Récépissés	Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
Ouverture du courrier	Récépissé/Brouillard de caisse/Registre des chèques (pour la réception des objets de valeur)	Six exercices financiers après la fin de l’exercice au cours duquel le dossier est clos, suivant les pratiques traditionnelles appliquées pour les RDVO concernant des transactions financières
Livraison du courrier à la clientèle interne	Signature de reçu pour valise diplomatique Demande d’envoi par courrier recommandé/service de messagerie Étiquette de courrier diplomatique Avis de courrier non distribué Formulaire d’enquête sur le courrier perdu	Un an après la dernière utilisation à des fins administratives
Envoi du courrier Ramasser le courrier de départ Trier le courrier de départ	Déclarations de dépôt Manifestes	Un an après la dernière utilisation à des fins administratives
	Listes de distribution	Remplacement ou désuétude

2. Gestion des formulaires (quel que soit le support – papier ou électronique)

Processus opérationnels communs	Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle	Recommandations : Délai de conservation
Analyse des formulaires	Transcription d’entrevues	Remplacement ou désuétude
Conception des formulaires	Version définitive approuvée	Remplacement ou désuétude
Contrôle des formulaires (communication des changements apportés aux formulaires)	Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services de communication (Gestion des communications internes)	Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services de communication (Gestion des communications internes)

3. Accueil

Processus opérationnels communs	Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle	Recommandations : Délai de conservation
Planification des événements	Correspondance concernant les détails de l’événement Documents de planification (estimation des coûts, copies de contrats) Listes de participants Rapports sur les événements	Un an après la dernière utilisation à des fins administratives
Planification des événements	Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour la gestion de contrats concernant les traiteurs, le matériel audiovisuel, les fleuristes, etc.)	Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour la gestion de contrats concernant les traiteurs, le matériel audiovisuel, les fleuristes, etc.)
Paiements	Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour tous les procédés liés au paiement des factures)	Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour tous les procédés liés au paiement des factures)
Divulgation proactive des dépenses d’accueil	Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour toutes les RDVO concernant la divulgation des dépenses d’accueil)	Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour toutes les RDVO concernant la divulgation des dépenses d’accueil)

4. Déplacements

Processus opérationnels communs	Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle	Recommandations : Délai de conservation
Planification des conférences et des déplacements ministériels	Plans à long terme des déplacements ministériels Autorisations de participation aux conférences Autorisations de présenter des exposés à des conférences	Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
	Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion et surveillance (pour tous les procédés liés à la planification ministérielle)	Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion et surveillance (pour tous les procédés liés à la planification ministérielle)
	Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines (Rendement, apprentissage, perfectionnement et reconnaissance des employés)	Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines (Rendement, apprentissage, perfectionnement et reconnaissance des employés)
Demande et obtention de l’autorisation de voyage	Autorisation de formation et de voyage (formulaire rempli et approuvé)	Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives
Présentation de l’état des frais de déplacement	Formulaire de remboursement des dépenses (notamment les cartes d’embarquement, les reçus des hôtels et autres reçus pour les dépenses qui ne sont pas couvertes par les indemnités quotidiennes)	Six ans après la fin de l’exercice financier au cours duquel le dossier est clos, suivant les pratiques traditionnelles appliquées pour les RDVO concernant les transactions financières
	Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour tous les procédés liés au paiement de factures)	Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour tous les procédés liés au paiement de factures)
Gestion des bons de taxi (pour les déplacements locaux)	Bons/reçus de taxi Rapports annuels	Six ans après la fin de l’exercice financier au cours duquel le dossier est clos, suivant les pratiques traditionnelles appliquées pour les RDVO concernant les transactions financières

5. Sécurité

Language selection

Recherche