Services du matériel
Table des matières
Comment utiliser cet outil
- Le présent outil est conçu à l’intention des spécialistes de la gestion de l’information chargés de répertorier les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et les délais de conservation dans les secteurs d’activités pertinents.
- Les RDVO et les délais de conservation figurant dans ce document ne sont que des recommandations qui doivent être adaptées à chaque contexte institutionnel avant d’être utilisées. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant de mettre en œuvre les recommandations.
- Cet outil générique d’évaluation ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l’autorisation de disposer de ressources documentaires. Les outils générique d’évaluation (OGE) ne constituent pas des autorisations de disposer de documents (ADD) et ne remplacent pas les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).
Validation : Des experts en la matière des ministères suivants ont validé les processus opérationnels et les RDVO : Secrétariat du Conseil du Trésor, de Pêches et Océans Canada, de Ressources naturelles Canada ainsi que du Groupe de travail sur la gestion du matériel du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Définition de l'activité
Les Services du matériel sont considérés comme un service interne dans le Profil des services internes du gouvernement du Canada établi par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) Footnote1. Il s’agit de l’une des trois subdivisions de la sous-sous-activité Gestion des biens; les autres sont les Services des biens immobiliers et les Services des acquisitions. Les Services du matériel constituent donc une sous-sous-activité du Profil qui est exécutée dans l’ensemble du gouvernement fédéral et qui repose sur divers textes législatifs et politiques du SCT.
Les Services du matériel s’appuient sur un certain nombre de lois, de règlements et de politiques, dont la Loi sur la gestion des finances publiques, la Loi sur la production de défense, la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, le Cadre de politique sur la gestion des actifs et services acquis et la Politique sur la gestion du matériel. Il y a aussi des lois et des politiques qui définissent la gestion de matériel particulier Footnote2 et le contrôle de matériel dangereux Footnote3 et qui règlementent les prêts de matériel et la gestion des surplus Footnote4.
Les Services du matériel comprennent des activités visant à assurer, de la part des ministères, une gestion du matériel qui soit durable et responsable sur le plan financier afin de soutenir l’exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux. Le matériel représente tous les biens mobiliers acquis par Sa Majesté en droit du Canada, à l’exception de l’argent et des dossiers. Les Services du matériel correspondent à toutes les activités nécessaires pour acquérir, posséder, utiliser et aliéner le matériel, y compris la notion d’atteindre la plus grande efficience possible tout au long du cycle de vie des biens matériels Footnote5. Les activités d’acquisition ne seront pas abordées dans le présent outil, mais dans l’OGE Services d’acquisition section.
Le Profil des services internes du SCT définit les Services du matériel. Ceux-ci ne comprennent pas les activités stratégiques et horizontales relatives aux services du matériel qui sont exécutées au nom de l’ensemble du GC, comme celles de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), du SCT ou du ministère de la Défense nationale. La gestion du matériel dans le cadre d’une activité opérationnelle menée par des institutions du GC qui ont reçu un mandat particulier (p. ex., la gestion des collections par les musées) est également exclue.
Rapport avec les autres OGE
Il arrive souvent que les processus opérationnels se chevauchent. Lorsqu’une RDVO a été repérée dans le cadre d’une sous-activité au moyen d’un autre OGE, une note figure au tableau des RDVO et des recommandations aux délais de conservation (présenté ci-dessous) afin de diriger l’utilisateur vers l’outil approprié.
Services des acquisitions et des biens immobiliers: Les Services du matériel complètent les autres services internes décrits dans la série de services de gestion des biens. Les Services des biens immobiliers portent sur les biens fixes ou immeubles tandis que les Services des acquisitions s’occupent du volet d’acquisition et d’approvisionnement. Chacun de ces services de gestion des biens fait l’objet d’un OGE distinct.
Services de gestion financière: L’acquisition de biens matériels fait parfois intervenir des fonctions, des tâches ou des activités liées à la gestion financière ou au contrôle des transactions financières, comme le montrent les contrats, les bons de commande ou d’autres documents financiers. Les processus administratifs et les RDVO sont décrits dans l’OGE Services de gestion financière.
Gestion et surveillance: Toutes les politiques et procédures concernant la gestion du matériel sont abordées dans l’OGE Gestion et surveillance.
Gestion des ressources humaines: L’acquisition de biens matériels fait parfois intervenir des fonctions, des tâches ou des activités liées à la gestion des ressources humaines. Les processus administratifs et les RDVO sont décrits dans l’OGE Gestion des ressources humaines.
Services juridiques: L’acquisition de biens matériels fait parfois intervenir des fonctions, des tâches ou des activités liées aux services juridiques. Les processus administratifs et les RDVO sont décrits dans l’OGE Services juridiques.
Processus opérationnels
Les sous-activités des Services du matériel sont tirées du Guide de gestion du matériel Footnote6, qui prend en considération les lois, les règlements et les politiques mentionnés précédemment. Toutefois, les processus administratifs proviennent des Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l’administration fédérale Footnote7 de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et du modèle de la fonction « gestion du matériel Footnote8 » de BAC, qui a été publié dans le cadre des directives du Système de classification selon les activités opérationnelles structurées (SCAOS). Les Services du matériel se divisent donc en quatre étapes ou sous-activités :
Évaluation et planification
Bien qu’elle fait partie des Services du matériel, cette sous-activité sera traitée dans l’OGE Services d’acquisitions, car les sous-activités suivantes se déroulent avant la livraison du matériel.
Évaluer les besoins: déterminer les biens et les ressources disponibles; évaluer les besoins actuels et futurs de l’organisation et examiner d’autres moyens de répondre aux besoins en matériel; examiner la mise en œuvre et l’efficacité des politiques sur les Services du matériel et donner de la rétroaction sur ces exercices; encourager l’utilisation de produits et de pratiques qui n’ont pas d’incidence sur l’environnement; s’assurer que les Services du matériel respectent les normes et les politiques de l’institution; veiller à la gestion efficace et efficiente de tous les stocks ainsi qu’à la répartition des coûts des stocks.
Planification des besoins en matériel: élaborer des stratégies d’achat; participer à des examens de la stratégie d’approvisionnement; planifier la logistique à court et à long terme; établir les coûts des solutions de rechange en matière d’acquisition en fonction du cycle de vie; coordonner l’établissement d’objectifs et de plans opérationnels concernant le matériel et la logistique; dresser des inventaires des achats de matériel et des coûts de conservation.
Acquisition
Bien qu’elle fait partie des Services du matériel, cette sous-activité sera traitée dans l’OGE Services d’acquisitions, car les sous-activités suivantes se déroulent avant la livraison du matériel.
Attribuer des marchés pour l’achat de produits, acheter, prêter, fabriquer, réutiliser, choisir et commander des produits et déplacer, expédier et stocker ces derniers.
Opérations et entretien
Les sous-activités suivantes ont lieu après la livraison du matériel.
1. Exploitation des biens matériels:
Comprend des processus comme la réception et l’inspection des biens, le contrôle de l’inventaire et l’entreposage. Cette fonction est liée à l’élaboration et à la mise en œuvre de mesures destinées à protéger le matériel et à veiller à ce qu’il soit utilisé autant que possible.
Comprend des processus comme l’attribution des biens, la surveillance et l’examen de l’utilisation et l’utilisation, le prêt, la protection les biens contre le vol, les dommages et la détérioration. Cette fonction est liée à la distribution des biens matériels et à la répartition de leur utilisation à la lumière des besoins opérationnels. Elle comprend la redistribution du matériel au sein de l’institution et le suivi des biens matériels (qui consiste à garder la trace du matériel utilisé, prêté ou transféré et à surveiller son état, la quantité, la consommation, le taux d’utilisation, les pertes et les coûts connexes).
2. Entretien des biens matériels:
Fait en sorte que tous les biens meubles sont entretenus et utilisés correctement de manière à prolonger la durée de vie du produit. Cette fonction est liée à la planification et à l’exécution des inspections, des mises à l’essai et des travaux d’entretien, à l’entretien correctif et aux réparations.
3. Aliénation de biens gouvernementaux:
Aliénation: Cerner le bien aliénable; choisir la méthode d’aliénation appropriée; aliéner et radier le matériel.
Remplacement: Remplacer des articles ou des parties d’un bien et reprendre les étapes « évaluation et planification » et « acquisition ».
Délais de conservation
Les délais de conservation recommandés proviennent de plusieurs sources : le Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail, le Règlement sur la santé et la sécurité au travail en milieu maritime, le Règlement sur le personnel maritime, la Directive sur la santé et la sécurité au travail du Conseil national mixte (CNM), la Politique sur la comptabilité des stocks, la Directive sur l’aliénation du matériel en surplus, le Guide de gestion des biens meubles patrimoniaux et le Guide de gestion du matériel.
Les recommandations concernant les spécifications relatives à la conservation dans les outils génériques d’évaluation sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d'une revue de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.
Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés
Nota : L’évaluation, la planification et l’acquisition des ressources documentaires sont traitées dans l’OGE Services d'acquisitions.
1. Opérations
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Réception et inspection des biens
Réception et inspection des marchandises et des biens
Entrée dans la base de données de gestion des biens
Codes à barres
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Bordereau de marchandises rempli, lettre de transport, documents de livraison, connaissement
Vérification en fonction des modalités du contrat ou du bon de commande
Correspondance concernant la non-conformité d’une livraison
Rapports d’inspection internes, photographies
Réclamations en dommages et intérêts
Documents de suivi sur les livraisons partielles
Recours contractuels et sanctions en cas de non-conformité
Rapports d’assurance de la qualité et rapports sur les essais techniques
Registre des biens dans la base de données sur la gestion des biens
Nota : La partie 3 du Règlement sur le transport des marchandises dangereuses donne des précisions sur le contenu des registres d’expédition liés aux marchandises dangereuses.
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2 ans après la dernière utilisation à des fins administratives
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Contrôle de l’inventaire
Cerner les biens à recenser
Dresser l’inventaire
Surveiller l’inventaire
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Base de données sur la gestion des biens
Rapports sur les biens manquants
Nota : La Directive sur les marchandises contrôlées donne des précisions sur le contenu des registres des stocks liés aux marchandises contrôlées.
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1 an après le remplacement ou la désuétude
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Rapports de radiation des biens envoyés aux Finances
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6 ans après la fin de l’exercice financier durant lequel les biens ont été aliénés, conformément à la section 1.1.1 de la Politique sur la comptabilité des stocks et à la section 4 du Guide de gestion du matériel
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Entreposage
Relever les articles stockés
Indiquer la durée de conservation de chaque article
Établir et mettre en œuvre des mesures de protection
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Documents relatifs à la distribution de matériel
Prévisions
Rapports sur l’utilisation moyenne
Choix du volume des commandes
Nota : L’OGE Gestion des ressources humaines fournit plus de détails sur les RDVO portant sur la formation et sur les mesures disciplinaires (en ce qui a trait au maniement sécuritaire ou au vol des biens).
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1 an après le remplacement ou la désuétude
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Entreposage des biens contrôlés
(voir aussi l’activité « Entreposage » précédente)
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Exigences supplémentaires relatives aux RDVO propres aux marchandises contrôlées (au sens de la Loi sur la production de défense, à l’annexe « Liste des marchandises contrôlées », qui fait référence au Guide des contrôles à l'exportation du Canada, et de la Directive sur les marchandises contrôlées, à la section 4)
Évaluations de la sécurité et documents à l’appui
Plan de sécurité
Correspondance avec le ministre au sujet de toute atteinte à la sécurité
Documents d’orientation des visiteurs concernant le maniement sécuritaire des biens contrôlés
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1 an après le remplacement ou la désuétude
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Entreposage des produits contrôlés (marchandises dangereuses)
(voir aussi l’activité « Entreposage » précédente)
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Exigences supplémentaires relatives aux RDVO propres aux produits contrôlés (marchandises dangereuses) (selon la définition de l’annexe II de la Loi sur les produits dangereux, qui fait référence aux articles 33 à 66 du Règlement sur les produits contrôlés et à l’annexe 1 du Règlement sur le TMD)
Registre des biens dangereux
Permis et documents d’autorisation
Bordereau de marchandises, lettre de voiture, documents de livraison, manifeste de transport (y compris les registres d’expédition)
Rapports sur la non-conformité d’une livraison
Plan d’entreposage sur le site
Plan de réaction en cas d’accident
Documents d’information du SIMDUT et sur la SST
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1 an après le remplacement ou la désuétude
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Fiches signalétiques (FS)
FS autocollantes
Cartables de FS
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Jusqu’au remplacement ou à l’aliénation du produit contrôlé
Nota : La conservation des FS concernant les produits contrôlés, au sens du paragraphe 10.31(1) du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail (RCSST) et de l’article 259 du Règlement sur la santé et la sécurité au travail en milieu maritime (RSSTMM), est fondée sur le paragraphe 10.32(3) du RCSST et sur les articles 262 et 263 du RSSTMM.
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Entreposage des biens patrimoniaux
(voir aussi l’activité « Entreposage » précédente)
Déterminer la valeur des biens patrimoniaux
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Évaluation du patrimoine, détermination de la valeur
Correspondance sur un article particulier
Entrée signalant les biens patrimoniaux dans le système d’inventaire des biens meubles
Évaluation de la valeur et de l’importance patrimoniales (détails sur l’objet, date d’acquisition, manuels de référence, photographies de l’objet utilisé, recherche sur les biens du même type, histoires orales sur l’utilisation de l’objet, etc.)
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1 an après que le bien est retiré de l’inventaire
Nota : Conserver des copies de la documentation sur le bien à proximité de celui-ci et dans une banque centrale d’information (voir la section 2.3 du Guide de gestion des biens meubles patrimoniaux).
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Plan de conservation si le bien est toujours utilisé (plan de gestion de la conservation des biens)
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5 ans après le remplacement ou la désuétude, selon les pratiques de conservation traditionnelles des politiques et des procédures
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Attribution des biens
Distribution des marchandises
Validation de l’utilisation
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Documents du cadre montrant le lien entre les biens et les besoins et le mandat des programmes – voir l’OGE Gestion et surveillance
Correspondance (demande)
Documents concernant les licences et les permis (permis, enregistrements)
Registres de signatures
Nota : La partie 3 du Règlement sur le TMD précise le contenu des registres d’expédition liés aux marchandises dangereuses.
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2 ans après la dernière mesure administrative
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Surveillance et examen de l’utilisation
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Rapports présentés à la haute direction et aux Finances
Évaluations de la mesure du rendement
Rapports comparatifs
Études de faisabilité
Rapports d’enquête sur les pertes
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6 ans après la fin de l’exercice financier au cours duquel les évaluations, les études et les rapports sont présentés
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Utilisation des biens (sur place et à l’extérieur)
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Modes d’emploi
Registres et rapports d’incident
Formulaires de sortie des locaux et registres de signatures
Formulaires de télétravail
Journaux de bord, liste de contrôle des véhicules (kilométrage, détails sur le chargement)
Système de gestion de la flotte, bases de données sur la flotte
Formulaire d’autorisation d’utilisation
Preuve d’assurance et indemnisations gouvernementales
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Deux ans après la dernière mesure administrative, sauf dans les cas suivants :
1 an après la signature du rapport – rapports d’inspection, de mise à l’essai ou de travail de maintenance liés aux appareils de manutention motorisés ou manuels, selon l’article 14.20 du RCSST
5 ans après l’inspection, la mise à l’essai, l’entretien et l’étalonnage de l’équipement – rapports d’inspection, de mise à l’essai, d’entretien et d’étalonnage de l’équipement de plongée utilisé par les employés, conformément aux articles 18.41 et 18.42 du RCSST
5 ans après le parachèvement du journal de bord ou une modification de l’immatriculation du navire – journaux de bord réglementaires des bâtiments canadiens dont la jauge brute est égale ou supérieure à 100, selon le paragraphe 340(5) du Règlement sur le personnel maritime
6 ans après la fin de l’exercice financier durant lequel les dépenses ont été encourues – documents financiers relatifs aux opérations, p. ex., réparations et reçus des achats d’essence
6 ans après la fin de l’année financière au cours de laquelle le matériel a été aliéné – documents financiers concernant l’exploitation, p. ex., relevés de cartes de crédit distribués relativement aux véhicules, documents relatifs aux assurances et à la responsabilité
30 ans après l’épandage – documents sur l’épandage de pesticide, selon la section 10.24.1 de la Directive sur la santé et la sécurité au travail publiée par le CNM
Tant que l’équipement est utilisé – instructions sur l’inspection, les mises à l’essai et l’entretien de l’appareil de manutention, selon l’article 14.20 du RCSST
Nota : Pour en savoir plus sur les exigences de conservation liées à la formation sur l’utilisation des biens matériels et sur les incidents en matière de santé et de sécurité qui découlent de cette utilisation, consultez l’OGE Gestion des ressources humaines.
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Rapports sur les situations dangereuses (rapports d’enquête sur la probabilité que la santé ou la sécurité d’un employé soit mise en danger en milieu de travail en raison de l’exposition à une substance dangereuse)
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30 ans après la signature du rapport par une personne qualifiée, selon l’article 10.6 du RCSST
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Prêt d’un bien à un organisme externe
Nota : Respecter les pratiques indiquées dans le Règlement sur le prêt de biens publics
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Accord pour le prêt d’un bien
Contrats, accords, protocoles d’entente (PE) (voir également l’OGE – Services juridiques)
Correspondance entre les participants (c.-à-d. les prêteurs, les emprunteurs et les conseillers juridiques)
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1 an après le retour ou l’aliénation du bien
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Activités entreprises pour protéger les biens contre le vol, les dommages et la détérioration
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Évaluation des menaces et des risques
Journaux de sécurité, rapports d’inspection et rapports d’incident
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5 ans après la dernière mesure administrative
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2. Entretien
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Entretien
Entretien imprévu
Entretien planifié ou prévu
Entretien préventif
Améliorations
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Rapports d’inspection
Registres sur les essais
Registres sur l’entretien et les réparations
Accords d’entretien
Attestation annuelle
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2 ans, ou un an après l’aliénation de l’équipement, sauf dans les cas suivants :
2 ans après l’inspection – registre des inspections et des travaux d’entretien des points d’ancrage ou des plateformes suspendues installées en permanence, conformément au paragraphe 2.16(8) du RCSST
2 après la signature du registre d’inspection – registres d’inspection d’un « appareil de transbordement de personnes », en conformité avec l’alinéa 136(2)d) du RSSTMM
2 ans suivant la date à laquelle l’appareil cesse d’être utilisé – registres concernant tout appareil respiratoire autonome fourni par l’employeur, selon l’article 148 du RSSTMM
2 ans après la signature du rapport – rapports d’inspection, d’essai et d’entretien de l’appareil de manutention de matériaux, conformément à l’article 227 du RSSTMM
3 ans après l’inspection – registres des inspections exigées à l’article 62 du RSSTMM
3 ans après l’aliénation du véhicule – registres de l’entretien courant et des réparations du véhicule
5 ans après la soumission du rapport – rapports sur l’inspection, la vérification, le nettoyage et l’entretien des systèmes de chauffage, de ventilation et de conditionnement d’air (CVCA), conformément au paragraphe 2.24(5) du RCSST
10 ans après les réparations – registres des réparations ou des remplacements de véhicules occasionnés par des accidents, en vertu de la section 16.7.2 de la Directive sur la santé et la sécurité au travail publiée par le CNM
Aussi longtemps que les points d’ancrage et les plateformes suspendues installées sont utilisés – registres des modifications et des réparations de ce matériel, en vertu du paragraphe 2.16(8) du RCSST
Nota : Le RSSTMM précise que les registres mentionnés ci-dessus (qui sont liés à ce règlement) doivent être conservés « à bord du bâtiment ».
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Entretien de l’équipement de protection
Entretien imprévu
Entretien planifié ou prévu
Entretien préventif
Améliorations
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Registres de l’équipement de protection (p. ex., le matériel, l’équipement, les appareils et les vêtements de sécurité) fourni par l’employeur
Nota : Le paragraphe 12.14(2) du RCSST précise le contenu de ces registres, tandis que l’article 95 du RSSTMM indique ce qui doit être inspecté.
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2 ans après que l’équipement cesse d’être utilisé, en vertu du paragraphe 12.14(1) du RCSST et du paragraphe 148(1) du RSSTMM, sauf dans les cas suivants :
2 ans après la signature du registre d’inspection par la personne qui a effectué celle-ci – registres d’inspection exigés par l’article 95 du RSSTMM
Nota : Le paragraphe 12.14(1) du RCSST stipule que des registres de toutes les inspections doivent être conservés pendant deux ans après que l’équipement a cessé d’être utilisé.
Nota : Les règlements ci-dessus mentionnent respectivement que les registres doivent être conservés « au lieu de travail où se trouve l’équipement » et « à bord du bâtiment ».
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Entretien des biens patrimoniaux
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Exigences supplémentaires relatives aux RDVO propres aux biens patrimoniaux (au sens de l’annexe B du Guide de gestion des biens meubles patrimoniaux)
Documents sur les travaux d’entretien ou de restauration
Documents sur les traitements de conservation (photos avant et après, plans de traitement, rapports sur les résultats des traitements)
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1 an après que l’article est retiré de l’inventaire
Nota : Conserver des copies de la documentation sur le bien à proximité de celui-ci et dans une banque centrale d’information (voir la section 2.3 du Guide de gestion des biens meubles patrimoniaux).
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3. Aliénation
Nota : L’aliénation de la plupart des biens se fait par l’entremise de la Distribution des biens de la Couronne (DBC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) – voir la section 4 de la Directive sur l’aliénation du matériel en surplus du Secrétariat du Conseil du Trésor.
| Processus opérationnels communs |
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle |
Recommandations : Délai de conservation |
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Aliénation
Informer la DBC que du matériel peut être aliéné
Offrir le matériel au programme Ordinateurs pour les écoles d’Industrie Canada (TI seulement)
Communiquer avec Bibliothèque et Archives Canada au sujet de toute publication en surplus
Mettre le matériel à la disposition des autres ministères fédéraux
Modifier la base de données sur la gestion des biens de façon à rendre compte de l’aliénation des biens
Aliéner les biens hors du secteur fédéral quand toutes les autres possibilités ont été examinées
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Listes des biens en surplus (à la disposition de l’institution pour être réutilisés ou à la disposition des autres institutions gouvernementales)
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1 an après le remplacement ou la désuétude
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Correspondance avec la DBC
Formulaires d’aliénation
Rapport de surplus (RS)
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1 an après la déclaration d’excédents à la DBC
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Documents sur la confiscation et la destruction
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1 an après l’aliénation
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Radiations
Documents de vente
Documents excédentaires
Documents de don
Exigences supplémentaires relatives aux RDVO propres aux marchandises contrôlées (au sens de la Loi sur la production de défense, à l’annexe « Liste des marchandises contrôlées », qui fait référence au Guide des contrôles à l'exportation du Canada, et de la Directive sur les marchandises contrôlées, à la section 4)
Documents décrivant le transfert et indiquant la date de celui-ci et le nom et l’adresse de la personne à qui les marchandises ont été cédées.
Signalement de la date et description de la méthode d’aliénation
Exigences supplémentaires relatives aux RDVO propres aux produits contrôlés (marchandises dangereuses) (selon la définition de l’annexe II de la Loi sur les produits dangereux, qui fait référence aux articles 33 à 66 du Règlement sur les produits contrôlés et à l’annexe 1 du Règlement sur le TMD)
Formulaires de contrôle des déchets dangereux, journaux des expéditions
Licences d’expédition
Nota : La partie 3 du Règlement sur le TMD précise le contenu des registres d’expédition liés aux marchandises dangereuses.
Exigences supplémentaires relatives aux RDVO propres aux biens patrimoniaux (en conformité avec l’annexe B du Guide de gestion des biens meubles patrimoniaux)
Correspondance avec des musées ou des institutions semblables concernant le transfert des biens
Correspondance avec la Commission d’examen des exportations de biens culturels
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1 an après l’aliénation, la vente, le transfert ou le don
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Rapports sur l’aliénation des biens envoyés aux Finances
Analyses de coûts servant à justifier les décisions relatives à l’aliénation
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6 ans après la fin de l’exercice financier au cours duquel les biens ont été aliénés, conformément à la section 1.1.1 de la Politique sur la comptabilité des stocks, à la section 4.11 de la Directive sur l’aliénation du matériel en surplus et à la section 4 du Guide de gestion du matériel.
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