Procédures pour le transfert des documents fédéraux physiques et analogiques

Sur cette page

• 1. Date d'entrée en vigueur
• 2. Application
• 3. Définitions
• 4. Contexte
• 5. Objectif
• 6. Exigences
  • 6.1 Critères pour déterminer si des documents peuvent être transférés à BAC
  • 6.2 Remplir le formulaire de transfert
  • 6.3 Révision et approbation du transfert par l'archiviste assigné
  • 6.4 Ramassage ou envoi des documents à transférer
  • 6.5 Intégration des documents transférés dans la collection de BAC
• 7. Rôles et responsabilités
• 8. Suivi, évaluation et revue
• 9. Conséquences
• 10. Renseignements
• Annexe A: Définitions
• Annexe B: Documents connexes
• Annexe C: Conditionnement, emballage et étiquetage des documents archivistiques en vue d'un transfert
• Annexe D: Liste de contrôle des transferts et information nécessaire pour remplir le formulaire en ligne
• Annexe E: Résumé du processus de transfert

1. Date d'entrée en vigueur

Les présentes procédures ont été approuvées par la directrice générale de la Direction générale des Documents gouvernementaux de Bibliothèque et Archives Canada et entrent en vigueur le 22 juillet 2024.

2. Application

Les présentes procédures s'appliquent à toutes les institutions du gouvernement du Canada assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives Canada (Loi sur BAC).

Les présentes procédures sont appliquées conformément à l'alinéa 8(1)f) et aux articles 12 et 13 de la Loi sur BAC et doivent être utilisées lors du transfert de documents fédéraux archivistiques physiques et analogiques à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) lorsque leur délai de conservation est dépassé.

Les présentes procédures relèvent du Cadre de politique d'évaluation et d'acquisition (2016) de BAC, de la Directive sur les autorisations de disposition (2016), de la Norme opérationnelle sur l'utilisation des autorisations de disposition (2015), et du programme de disposition des documents fédéraux. Elles doivent être interprétées conjointement avec les politiques associées (voir Annexe B : Documents connexes).

Les présentes procédures s'appliquent aux documents fédéraux d'un cabinet de ministre, mais ne s'appliquent pas aux autres types de documents d'un cabinet de ministre. Les présentes procédures doivent être utilisées conjointement avec les Lignes directrices sur la gestion des documents dans un cabinet de ministre (2020).

Les présentes procédures ne s'appliquent pas aux documents fédéraux numériques. Les présentes procédures doivent être utilisées conjointement avec les Procédures pour le transfert des documents fédéraux numériques.

Les présentes procédures, ainsi que les Procédures pour le transfert des documents fédéraux numériques , remplacent les Procédures pour le transfert de ressources documentaires à valeur continue non publiées d'institutions du gouvernement du Canada à Bibliothèque et Archives Canada (2014).

3. Définitions

Document (Document)

Éléments d'information, quel qu'en soit le support; la présente définition ne vise pas les publications.

Document fédéral (Government record)

Document qui relève d'une institution fédérale.

Document physique et analogique (Physical and analog record)

Un document physique est tangible et peut être lu ou déchiffré sans l'aide d'une machine ou d'un ordinateur. Il s'agit, par exemple, de documents textuels, de cartes, de plans ou de documents philatéliques sur support papier, de photographies imprimées, d'art documentaire, etc.

Un document analogique est créé par un processus physique et peut nécessiter une machine pour le lire ou le déchiffrer. Il s'agit, par exemple, de photographies et films réalisés avec des matériaux sensibles à la lumière, d'enregistrements vidéo ou audio sur rubans, de microfilms ou microfiches, etc.

Institution fédérale (Government institution)

S'entend au sens de l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information ou de l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et vise en outre toute institution désignée par le gouverneur en conseil.

Voir l'Annexe A pour les définitions des autres termes employés dans ces procédures.

4. Contexte

En vertu de la Loi sur BAC, BAC a le mandat d'être le dépositaire permanent des documents fédéraux qui présentent, selon elle, un intérêt historique ou archivistique, conformément à son Cadre de politique d'évaluation et d'acquisition (2016) et de la Directive sur les autorisations de disposition (2016).

Les présentes procédures permettent également à BAC de gérer les documents fédéraux archivistiques reçus des institutions fédérales par transfert, en accord avec son Cadre de politique d'accès (2016) et son Cadre de politique de préservation (2022).

Les présentes procédures permettent aux institutions fédérales de remplir leurs obligations de protéger et de transférer les documents fédéraux archivistiques conformément aux autorisations de disposition qui leur sont délivrées par BAC.

Les présentes procédures reflètent l'évolution des processus opérationnels en vigueur à BAC concernant la manière dont les transferts de documents fédéraux archivistiques physiques et analogiques sont effectués.

5. Objectif

Les présentes procédures visent à faciliter le transfert de documents fédéraux archivistiques physiques et analogiques des institutions fédérales à BAC lorsque leur délai de conservation est dépassé.

Les présentes procédures permettent aux institutions fédérales de préparer adéquatement les documents fédéraux archivistiques physiques et analogiques pour leur transfert à BAC, ainsi que d'effectuer de manière efficace ledit transfert en temps opportun.

Les présentes procédures décrivent les étapes requises pour que les institutions fédérales puissent effectuer le transfert de leurs documents fédéraux archivistiques physiques et analogiques sous le contrôle et la garde de BAC. Elles incluent des instructions et des recommandations pour assurer l'intégrité physique et intellectuelle des documents pour une préservation et un accès à long terme.

6. Exigences

6.1 Critères pour déterminer si des documents peuvent être transférés à BAC

Pour pouvoir procéder au transfert de ses documents à BAC, l'institution doit s'assurer que les documents proposés pour le transfert respectent tous les critères ci-dessous.

Si l'institution ne sait pas comment appliquer l'un de ces critères ou si l'un d'entre eux ne peut être respecté, elle doit contacter son archiviste assigné pour discuter de la situation.

6.1.1

Il s'agit de documents fédéraux physiques et analogiques, tels que définis dans l'Annexe A.

6.1.2

L'institution dispose d'une autorisation de disposition valide émise par BAC.

6.1.3

Les documents proposés pour le transfert sont archivistiques en fonction de l'autorisation de disposition de l'institution.

6.1.4

Le délai de conservation des documents est dépassé.

6.1.5

Le transfert de ces documents ne transgresse pas un règlement ou une ordonnance d'un tribunal, ou une disposition expresse d'une autre loi (par exemple Loi sur le Tribunal canadien du commerce extérieur, Règles des Cours fédérales, Loi sur l'accès à l'information, Loi sur la protection des renseignements personnels), tels que des documents qui doivent être conservés à la suite d'une demande d'AIPRP ou d'un avis de préservation.

6.1.6

Avant le transfert, l'institution a fourni les informations nécessaires à propos des documents, tel que requis à la section 6.2.2 ci-dessous, y compris un inventaire.

6.1.7

Avant le transfert, l'institution s'est assurée que le matériel est placé dans des contenants conformes aux exigences de BAC. Veuillez consulter votre archiviste assigné et l'Annexe C pour plus de détails.

6.2 Remplir le formulaire de transfert

L'institution doit soumettre sa demande de transfert de documents archivistiques en utilisant le formulaire de demande en ligne qui se trouve sur le site Internet de BAC sous Services pour le gouvernement du Canada.

Cette section présente toutes les informations requises pour soumettre une demande de transfert.

Si l'institution a des questions ou a besoin d'aide avec le formulaire, elle peut contacter le Centre de liaison (centredeliaison-liaisoncentre@bac-lac.gc.ca) ou son archiviste assigné.

6.2.1 Informations à propos du ramassage ou de l'envoi des documents

L'institution doit indiquer l'adresse où se trouvent les documents et donner les coordonnées de la personne chargée d'organiser le transfert des documents à BAC.

Dans la région de la capitale nationale (RCN)

BAC prendra les dispositions nécessaires pour ramasser les documents qui se trouvent dans la RCN (Ottawa, Gatineau et les environs).

Hors de la région de la capitale nationale

Si les documents se trouvent hors de la RCN, l'institution est responsable de les envoyer à BAC par messagerie. Voir la section 6.4 ci-dessous pour plus de détails.

Dans certaines circonstances, BAC pourrait être en mesure de ramasser des documents dans le corridor Toronto-Québec. L'institution doit contacter son archiviste assigné pour plus de détails.

6.2.2 Informations sur les documents

BAC exige que l'institution fournisse certaines informations à propos des documents proposés pour le transfert afin de confirmer leur valeur archivistique en vertu de l'autorisation de disposition de l'institution, d'assurer que les mesures de préservation adéquates sont prises, et de pouvoir en faire une description qui aidera à rendre les documents découvrables, disponibles, et accessibles aux chercheurs.

L'institution doit fournir les informations suivantes au sujet des documents proposés pour le transfert :

• Le numéro d'autorisation de disposition en vertu de laquelle les documents sont proposés pour le transfert.
• Le contexte intellectuel des documents. Cela peut inclure des détails tels que :
  • l'unité administrative ou le programme qui a créé les documents;
  • la période (dates) durant laquelle les documents ont été actifs;
  • l'objectif et l'utilisation des documents;
  • l'organisation des documents;
  • toute clause pertinente de l'autorisation de disposition.
• Un inventaire détaillé qui respecte au minimum les instructions du Gabarit d'inventaire de BAC (disponible dans le formulaire de demande de transfert de documents fédéraux).
  • Chaque feuille de calcul distincte du Gabarit d'inventaire contient les champs obligatoires et les instructions spécifiques pour chaque type de support.
  • BAC pourrait exiger que l'institution inscrive plus d'informations dans l'inventaire que le minimum requis.
  • Veuillez noter : Les inventaires qui contiennent eux-mêmes de l'information classifiée ou protégée C ne peuvent pas être soumis via le formulaire en ligne. Veuillez contacter votre archiviste assigné pour obtenir des informations sur les méthodes alternatives de transmission pour ces inventaires.
• Les caractéristiques physiques du transfert, y compris ce qui suit :
  • Nombre et taille des contenants.
    • Veuillez noter : La taille des contenants et leur étiquetage doivent se conformer aux exigences de BAC présentées à l'Annexe C.
    • Si certains des contenants sont de taille non standard, l'institution doit contacter son archiviste assigné dès que possible, afin de vérifier si les contenants sont conformes aux exigences de BAC.
  • Types de supports (documents textuels, cartes, dessins d'architecture, dessins techniques, photographies, films, enregistrements vidéo, enregistrements audio, art documentaire, documents philatéliques, etc.).
    • Si un transfert proposé comprend plusieurs supports, BAC peut exiger que l'institution sépare les documents par support et utilise des contenants spécialisés pour le transfert. Veuillez consulter l'Annexe C et votre archiviste assigné pour plus d'informations.
  • Toute préoccupation concernant la préservation ou le transport (matériel fragile, valeur monétaire exceptionnelle, traitements antérieurs contre les moisissures ou les parasites, etc.).

• La catégorie de sécurité des documents.
  • Les documents de catégorie « Très secret » doivent être impérativement séparés des autres, et leur emplacement doit être indiqué dans l'inventaire accompagnant le transfert.
  • Conformément aux sections 4.3.1.11 de la Directive sur les services et le numérique et 6.5 de la Directive sur le gouvernement ouvert du Secrétariat du Conseil du Trésor, l'institution est responsable de maximiser l'élimination des restrictions d'accès à l'information ministérielle avant qu'elle ne soit transférée à BAC.
  • Pour plus d'information au sujet des catégories de sécurité, veuillez consulter la définition de l'Annexe A ou la section J.2.4 de l'Annexe J : Norme sur la catégorisation de sécurité de la Directive sur la gestion de la sécurité du Secrétariat du Conseil du Trésor.
  • Veuillez noter : La plus haute catégorie de sécurité des documents doit être indiquée dans le formulaire en ligne, mais la catégorie de sécurité de chaque dossier ou document non textuel doit être inscrite dans l'inventaire.

6.2.3 Modalités et conditions

L'institution doit confirmer, dans le formulaire, qu'il n'existe aucune restriction juridique ou opérationnelle applicable au transfert des documents à BAC.

L'institution doit également confirmer, dans le formulaire, qu'elle comprend que le processus de transfert aura pour résultat le transfert à BAC de la garde et du contrôle légal et permanent des documents en question, y compris pour l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que tout autre règlement ou loi applicable.

6.2.4 Une fois la demande soumise

Après avoir soumis la demande de transfert, l'institution recevra un courriel de confirmation automatisé incluant le numéro de la demande de transfert (par exemple TGR-FY23-123).

6.3 Révision et approbation du transfert par l'archiviste assigné

Une fois que l'institution a soumis la demande de transfert via le formulaire en ligne, la demande est examinée par l'archiviste assigné.

L'archiviste assigné est responsable de :

• réviser la soumission;
• consulter l'institution au besoin pour tenter de résoudre les problèmes ou pour obtenir de l'information supplémentaire;
• approuver ou rejeter la demande de transfert.

6.3.1 Demandes approuvées

L'archiviste assigné approuvera les demandes de transfert qui satisfont entièrement aux exigences décrites aux sections 6.1 et 6.2 de la présente procédure.

Une fois que l'archiviste assigné a examiné et approuvé la demande de transfert, une notification automatique par courriel est envoyée à l'institution. Ce courriel inclut à nouveau le numéro de la demande de transfert.

6.3.2 Demandes rejetées

L'archiviste assigné rejettera les demandes de transfert qui ne satisfont pas entièrement aux exigences décrites aux sections 6.1 et 6.2 de la présente procédure.

Avant de rejeter la demande, l'archiviste assigné communiquera avec l'institution pour déterminer si les problèmes détectés peuvent être résolus afin que le transfert puisse avoir lieu. Par exemple, l'inventaire des dossiers peut être incomplet, les formats de contenants ne pas correspondre aux exigences de BAC, etc. L'institution doit fournir les informations manquantes et/ou effectuer les actions nécessaires pour se conformer aux exigences de BAC. Si l'institution n'est pas en mesure de se conformer à ces exigences, la demande de transfert sera rejetée. De plus, si les documents proposés pour le transfert ne sont pas archivistiques, la demande sera rejetée.

Cependant, si les problèmes sont résolus à la satisfaction de BAC, l'archiviste assigné acceptera alors la demande de transfert.

Une fois que l'archiviste assigné a examiné et rejeté la demande de transfert, une notification automatique par courriel est envoyée à l'institution. Ce courriel inclut à nouveau le numéro de la demande de transfert.

6.4 Ramassage ou envoi des documents à transférer

Une fois que la demande de transfert a été approuvée par l'archiviste assigné, l'équipe de Contrôle physique de BAC communiquera avec l'institution pour organiser le ramassage ou l'envoi des documents.

6.4.1 Ramassage des documents par BAC

BAC ramassera les documents dans la RCN et, occasionnellement, dans le corridor Toronto-Québec.

L'institution est responsable de :

• assigner une personne-ressource pour coordonner un ramassage efficace et sécuritaire avec BAC;
• emballer et étiqueter les documents conformément aux exigences de BAC. Veuillez consulter l'Annexe C pour les détails.

L'équipe de Contrôle physique de BAC est responsable de :

• coordonner un moment et un lieu pour le ramassage avec la personne-ressource assignée à la demande de transfert;
• ramasser les documents;
• attribuer un numéro de contrôle d'enregistrement une fois que les documents sont sous la garde de BAC.

6.4.2 Envoi des documents par l'institution

Si les documents se trouvent à l'extérieur de la RCN, l'institution doit prendre les dispositions nécessaires pour envoyer elle-même les documents à BAC.

L'institution est responsable de :

• emballer et étiqueter les documents conformément aux exigences de BAC – veuillez consulter l'Annexe C pour les détails;
• emballer et assurer la transmission des documents protégés et/ou classifiés conformément aux exigences du guide Transport, transmission et entreposage de matériel protégé ou classifié GCPSG-007 (2022) (document PDF) de la GRC^{Note de bas de page1};
• prendre les dispositions nécessaires pour assurer que les documents arrivent en bon état et en toute sécurité à BAC – des documents aux attributs particuliers (fragilité, valeur monétaire exceptionnelle, rareté, etc.) pourraient nécessiter des contenants spéciaux ou un service de transport spécialisé;
• prendre entente avec un service de messagerie et assumer les frais de transport;
• fournir à BAC un numéro de suivi du service de messagerie.

BAC est responsable de :

• préciser l'adresse de livraison;
• fournir les informations de contact où l'institution doit envoyer le numéro de suivi du service de messagerie;
• attribuer un numéro de contrôle d'enregistrement une fois que les documents sont sous la garde de BAC.

6.5 Intégration des documents transférés dans la collection de BAC

Une fois les documents ramassés ou reçus par BAC, l'équipe de Contrôle physique enregistrera les contenants dans la base de données de BAC. L'institution recevra alors un courriel automatisé lui indiquant que le transfert a été récupéré et enregistré et contenant le numéro de contrôle d'enregistrement (par exemple 2021-0123) créé par BAC.

À ce stade, les documents ne peuvent pas être recherchés dans l'interface publique du site Internet de BAC, mais l'archiviste assigné peut utiliser le numéro de contrôle d'enregistrement ou le numéro de la demande de transfert pour localiser les documents au nom de l'institution à tout moment.

L'archiviste assigné est ensuite responsable de décrire les documents dans la base de données visible au public. Cette description, incluant l'instrument de recherche, s'appuie largement sur les informations et l'inventaire fournis par l'institution dans le cadre de la demande de transfert.

À ce stade, les documents se voient attribuer un numéro BAN (Branch Accession Number/Numéro d'acquisition de la direction, par exemple 2018-00237-9) ou d'autres numéros de référence uniques. L'archiviste assigné fournira le ou les numéros de référence pertinents à l'institution lors de l'envoi de la notification d'acquisition.

Les institutions peuvent retrouver et accéder aux documents transférés via l'interface publique du site Internet de BAC en utilisant l'un des numéros de référence fournis par l'archiviste assigné.

7. Rôles et responsabilités

BAC est responsable de :

• fournir des conseils et des orientations sur l'application des présentes procédures;
• désigner le personnel approprié pour mettre en œuvre les présentes procédures;
• élaborer des lignes directrices, des outils, des pratiques exemplaires et des services selon les besoins pour soutenir l'application des présentes procédures;
• confirmer que les demandes de transfert répondent à toutes les exigences de BAC;
• approuver ou rejeter les demandes de transfert;
• coordonner le ramassage ou l'envoi des documents transférés;
• intégrer les documents transférés dans la collection de BAC.

Les institutions sont responsables de :

• adhérer aux présentes procédures;
• désigner le personnel approprié pour mettre en œuvre les présentes procédures;
• informer et consulter BAC sur toute question susceptible d'entraver :
  • les transferts réguliers de documents fédéraux archivistiques,
  • ou le respect des présentes procédures;
• s'assurer que les demandes de transfert répondent à toutes les exigences de BAC;
• coordonner le ramassage ou l'envoi des documents transférés;
• protéger les documents archivistiques jusqu'à ce que leur transfert à BAC soit effectué.

8. Suivi, évaluation et revue

Le secteur fonctionnel de BAC responsable de l'acquisition des documents fédéraux archivistiques surveillera et évaluera les présentes procédures tous les trois ans, ou selon les besoins, à partir de la date d'entrée en vigueur. BAC analysera les progrès réalisés, l'efficacité et l'atteinte des objectifs, puis cernera les éventuelles améliorations à apporter aux activités liées à l'acquisition de documents fédéraux archivistiques physiques et analogiques.

9. Conséquences

Le non-respect des présentes procédures peut entraîner :

• la suspension de l'autorisation de disposition de l'institution par BAC;
• du retard dans les transferts.

10. Renseignements

Pour toute question sur les présentes procédures, communiquez avec :

Annexe A: Définitions

Acquisition (Accession)

Groupe de documents dans les fonds de BAC provenant d'une même entité (source), qui ont le même lieu d'origine ou le même historique et qui sont acceptés en même temps.

Acquisition (Acquisition)

L'acquisition est le processus visant à acquérir le patrimoine documentaire ayant une valeur historique ou archivistique. L'acquisition a lieu lorsque la décision est prise de prendre la responsabilité du patrimoine documentaire dans le but de le préserver pour l'utilisation par les générations futures.

Autorisation de disposition (Disposition authorization)

Conformément à l'article 12 (1) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, une autorisation de disposition est un document émis par le bibliothécaire et archiviste du Canada pour permettre aux institutions fédérales de disposer des documents dont le délai de conservation est dépassé en consentant à leur destruction, en exigeant leur transfert à BAC ou en acquiesçant à ce que le gouvernement du Canada les cède à une autre entité. Les autorisations de disposition peuvent être accordées : i) à une institution particulière; ii) à de multiples institutions. Dans les présentes procédures, ce terme englobe l'ensemble des documents émis par BAC et permettant de déterminer la valeur archivistique des documents d'une institution fédérale. Cela inclut les autorisations de disposer des documents (ADD), les autorisations de disposition pluri-institutionnelles et spécifiques (ADP et ADS), les autorisations de disposition (AD), les cadres de disposition et les guides d'application.

Catégorie de sécurité des documents (Security category of the records)

Attribution d'une catégorie de sécurité aux renseignements ou documents en fonction du degré de préjudice qui pourrait vraisemblablement résulter de leur compromission.

Un renseignement ou un document peut être protégé ou classifié. BAC utilise les définitions de la section J.2.4 « catégories de confidentialité de l'information » de l'Annexe J : Norme sur la catégorisation de sécurité de la Directive sur la gestion de la sécurité du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Contrôle (Control)

L'autorité de prendre des décisions concernant des publications et des documents et leur gestion aux fins de préservation, d'accès et de disposition, exercée ou non, et indépendamment de qui en a la garde. Le contrôle de BAC sur les publications et les documents peut être partiel ou complet, et peut faire l'objet d'ententes. Cette définition de contrôle correspond au concept de « responsabilité » dans la Loi sur BAC. Le terme « contrôle » est utilisé dans ces procédures à des fins de désambiguïsation avec la définition générale du concept de responsabilité. Voir aussi « garde ».

Délai de conservation (Retention period)

Période durant laquelle un document doit être conservé sous le contrôle d'une institution fédérale à des fins opérationnelles, administratives, fiscales, juridiques ou historiques.

Disposition (Disposition)

La disposition correspond soit au transfert des documents archivistiques à BAC, soit à la destruction ou à l'aliénation de documents non archivistiques par l'institution. La disposition ne peut débuter que lorsque le délai de conservation d'un document est dépassé.

Document (Record)

Éléments d'information, quel qu'en soit le support; la présente définition ne vise pas les publications.

Document archivistique (Archival record)

Un document fédéral qui possède une utilité ou une importance à long terme pour la société canadienne, et qui doit être transféré à BAC lorsque son délai de conservation est dépassé. La détermination de la valeur archivistique est réalisée par BAC et inscrite dans une autorisation de disposition.

Document fédéral (Government record)

Document qui relève d'une institution fédérale.

Document physique et analogique (Physical and analog record)

Un document physique est tangible et peut être lu ou déchiffré sans l'aide d'une machine ou d'un ordinateur. Il s'agit, par exemple, de documents textuels, de cartes, de plans ou de documents philatéliques sur support papier, de photographies imprimées, d'art documentaire, etc.

Un document analogique est créé par un processus physique et peut nécessiter une machine pour le lire ou le déchiffrer. Il s'agit, par exemple, de photographies et films réalisés avec des matériaux sensibles à la lumière, d'enregistrements vidéo ou audio sur rubans, de microfilms ou microfiches, etc.

Dossier (File)

Ensemble organisé de documents réunis parce qu'ils ont trait à un même sujet, une même activité ou une même transaction.

Enregistrement (Registration)

Le processus d'établissement du contrôle physique et intellectuel initial sur les documents reçus par BAC à la suite d'un transfert. Cela comprend l'attribution d'un numéro de contrôle d'enregistrement par BAC.

Garde (Custody)

La possession de publications et de documents, indépendamment de qui en a le contrôle. La garde peut être partagée et peut faire l'objet d'ententes. Voir aussi « contrôle ».

Institution fédérale (Government institution)

S'entend au sens de l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information ou de l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et vise en outre toute institution désignée par le gouverneur en conseil.

Instrument de recherche (Finding aid)

BAC utilise la définition d'instrument de recherche des Règles pour la description des documents d'archives (document PDF). Un instrument de recherche est un outil de description contenant des informations permettant d'établir un contrôle sur les documents et de faciliter leur repérage. Voir aussi « inventaire ».

Inventaire (Inventory)

Liste détaillée des pièces ou dossiers proposés pour le transfert à BAC. Cette liste doit respecter les instructions du Gabarit d'inventaire de BAC. Voir aussi « instrument de recherche ».

Notification d'acquisition (Acquisition notification)

Communication envoyée par l'archiviste assigné à l'institution ayant procédé à un transfert. Cette communication inclut le ou les numéros de référence pertinents permettant à l'institution de retrouver et d'accéder aux documents transférés via l'interface publique du site Internet de BAC.

Numéro d'acquisition de la direction (BAN) (Branch Accession Number(BAN))

Numéro unique assigné par BAC lorsque l'archiviste responsable crée l'acquisition dans la base de données de BAC pour les documents transférés. L'abréviation du terme en anglais est toujours utilisée : Branch Accession Number (BAN). Ce numéro comporte toujours 10 caractères alphanumériques, débutant par l'année financière d'acquisition (par exemple 2018-00237-X), et peut être utilisé pour la recherche dans l'interface publique du site Internet de BAC.

Numéro de contrôle d'enregistrement (Registration control number)

Identificateur unique généré par BAC afin d'indiquer que le contrôle physique et intellectuel initial des documents transférés à BAC a été établi. Ce numéro comporte toujours huit chiffres, débutant par l'année financière d'enregistrement (par exemple 2022-0045).

Numéro de la demande de transfert (Transfer Request Number)

Identificateur unique généré par BAC lorsqu'une demande de transfert est reçue via son site Internet. Ce numéro comporte toujours l'abréviation TGR (Transfer of Government Records/Transfert de documents fédéraux), suivie des lettres FY (Fiscal Year/Année financière), des deux derniers chiffres de l'année financière en cours et de trois chiffres indiquant l'ordre de réception de la demande par BAC (par exemple TGR-FY23-123).

Support (Media)

Matériel ou support de stockage de l'information.

Transfert (Transfer)

Le processus de déplacement physique des documents d'une institution fédérale vers la garde et le contrôle de BAC. Ce processus comprend la réattribution de la propriété physique et intellectuelle des documents à BAC.

Annexe B: Documents connexes

Lois fédérales

• Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

• Politique sur la sécurité du gouvernement
• Directive sur la gestion de la sécurité
• Politique sur les services et le numérique
• Directive sur les services et le numérique
• Directive sur le gouvernement ouvert

Bibliothèque et Archives Canada

• Cadre de politique d'évaluation et d'acquisition
• Cadre de politique de préservation
• Cadre de politique d'accès
• Politique sur la sécurité de Bibliothèque et Archives Canada
• Directive sur les autorisations de disposition
• Norme opérationnelle sur l'utilisation des autorisations de disposition

Autres sources gouvernementales

• Transport, transmission et entreposage de matériel protégé ou classifié GSMGC-007 (2022) (document PDF) (accès réservé aux ministères et organismes du gouvernement du Canada)

Annexe C: Conditionnement, emballage et étiquetage des documents archivistiques en vue d'un transfert

Cette annexe décrit les exigences relatives au conditionnement, à l'emballage et à l'étiquetage des contenants de documents archivistiques destinés à être transférés à BAC. L'institution doit respecter ces exigences afin d'assurer la préservation à long terme des documents, de maximiser l'espace d'entreposage dans les installations de BAC et de réduire le gaspillage et la duplication des efforts.

L'équipe de Contrôle physique de BAC peut offrir des séances de formation sur l'emballage et l'étiquetage. L'institution peut demander une formation en contactant son archiviste assigné, qui la mettra en contact avec l'équipe de Contrôle physique.

Tous les transferts doivent être emballés et transportés à BAC de manière à garantir leur arrivée sécuritaire. L'institution doit informer BAC de toute préoccupation, notamment : la fragilité, les catégories de sécurité, une valeur monétaire exceptionnelle, des traitements antérieurs contre les moisissures ou les parasites, etc.

Choix des contenants

BAC ne fournit pas de fournitures d'emballage aux institutions. Si l'institution a besoin d'aide pour trouver un fournisseur qui répond aux exigences énumérées ci-dessous, son archiviste assigné peut la mettre en contact avec l'équipe de Contrôle physique de BAC.

BAC n'accepte pas :

• les boîtes de type « Bankers Box »;
• les boîtes à couvercle amovible;
  • certaines exceptions peuvent s'appliquer aux contenants surdimensionnés ou spécialisés;
• les armoires de rangement remplies de documents.

Sauf indication contraire de la part de BAC, l'institution doit emballer les documents à transférer dans des boîtes B30. « Boîte B30 » est le terme employé à BAC pour désigner les boîtes standard qui s'ouvrent par le haut (voir Figure 1). Les dimensions maximales acceptables pour une boîte B30 sont les suivantes :

• Hauteur : 26,5 cm (10 3/8 po)
• Largeur : 29 cm (11 5/16 po)
• Profondeur : 39 cm (15 1/4 po)

Le dessous et le dessus des boîtes B30 doivent être fermés à l'aide de ruban adhésif d'emballage de 2 pouces. Les boîtes ne doivent pas être fermées en emboîtant les rabats, car cela pourrait endommager les documents.

L'institution ne doit pas plier, couper, rouler ou modifier de toute autre manière un document dans le but de le faire entrer dans une boîte B30. Des contenants surdimensionnés ou spécialisés sont nécessaires pour les documents qui n'entrent pas dans une B30 ou qui présentent des préoccupations spécifiques en matière de préservation (par exemple des matériaux fragiles ou des œuvres au pastel qui peuvent se tacher si elles ne sont pas correctement emballées). L'institution doit contacter son archiviste assigné pour confirmer qu'elle emploie le bon type de contenant.

Emballage des documents dans les contenants

Tous les contenants doivent peser moins de 11 kg ou 25 livres.

Tous les documents « Très secret » doivent être emballés dans des contenants distincts des documents avec une catégorie de sécurité différente, afin que BAC puisse prendre les précautions appropriées pendant et après leur transfert. La catégorie de sécurité de chaque dossier ou pièce doit être indiquée dans l'inventaire, mais ne doit pas être indiquée sur l'extérieur des boîtes.

Tous les documents doivent être inscrits avec précision dans l'inventaire soumis avec la demande de transfert. L'institution doit contacter son archiviste assigné pour obtenir des conseils supplémentaires.

• Chaque dossier doit être clairement étiqueté avec le numéro de dossier, le titre et les dates, tels qu'ils figurent dans l'inventaire.
• Ne pas écrire sur les pièces individuelles telles que les photographies, les cartes ou les œuvres d'art. S'assurer que ces pièces sont clairement identifiées, dans une chemise ou à l'aide d'une étiquette qui doit comporter le numéro de la pièce, le titre et les dates, tels qu'ils figurent dans l'inventaire.

Les exigences d'emballage peuvent varier en fonction de documents spécifiques. Dans certains cas, l'archiviste assigné peut fournir des exigences différentes de celles énumérées ci-dessous.

Support	Exigences	Considérations
Plus d'un type de support Photographies dans des dossiers de documents textuels Affiches et plans d'architecture etc.	Contactez votre archiviste assigné pour les exigences spécifiques. Les documents peuvent nécessiter une séparation par type de support. Lors de la séparation des documents, le contrôle intellectuel doit être maintenu (par exemple les numéros de dossiers). Voir la section Séparation de documents sur supports multiples pour plus de conseils sur la manière de séparer les documents.	Les différents types de supports ont des exigences différentes en matière de transport et de préservation à long terme. Lorsque des supports numériques tels que des disquettes ou des CD sont trouvés, l'institution doit se référer aux Procédures pour le transfert des documents fédéraux numériques.
Documents textuels dans des dossiers	Les feuilles volantes doivent être placées dans des chemises de classement. Placez les chemises verticalement dans chaque boîte, dans l'ordre séquentiel en fonction des numéros ou des noms de dossiers. Les dossiers doivent être placés dans le même ordre que celui indiqué sur l'inventaire. Les étiquettes des dossiers doivent toutes être orientées dans la même direction. Laissez environ 2,5 cm (1 po) d'espace dans chaque boîte. La dernière boîte du transfert devrait être la seule à ne pas être complètement pleine. Utilisez du papier kraft ou du papier bulles pour soutenir les dossiers contenus dans cette boîte. L'institution doit informer BAC lorsqu'une boîte contient du remplissage.	BAC n'accepte pas : Documents dans des cartables en plastique Chemises suspendues Lorsque possible : Retirez toutes les attaches métalliques (agrafes, pinces, trombones, attaches parisiennes, etc.) Retirez tous les élastiques. Utilisez des chemises sans acide, sans colorant ni teinture.
Volumes reliés Registres Cahiers de notes Albums Livres non publiés etc.	Contactez votre archiviste assigné pour les exigences spécifiques. Les volumes qui peuvent tenir dans une B30 doivent être placés verticalement dans des chemises sans acide, le pli vers le bas. Les volumes plus grands doivent être déposés à plat dans un contenant approprié.	Les volumes reliés sont généralement vieux et fragiles. Ces documents exigent des précautions particulières lors de la manipulation et du transport.
Art et objets Peintures Dessins Affiches Sceaux officiels etc.	Portez des gants de nitrile. Contactez votre archiviste assigné pour les exigences spécifiques. Peuvent nécessiter une séparation des autres types de support.	Les différents types d'œuvres d'art et d'objets ont des exigences différentes en matière de transport et de préservation à long terme.
Photographies Épreuves Négatifs Diapositives Pour plus d'informations sur les procédés photographiques, voir le livrel Lingua Franca	Portez des gants de nitrile. Contactez votre archiviste assigné pour les exigences spécifiques. Les photographies qui entrent dans une B30 doivent être placées verticalement dans des chemises ou des enveloppes sans acide. Si des photographies panoramiques sont enroulées ou pliées, ne les déroulez pas et ne les dépliez pas. Indiquez leur emplacement dans l'inventaire. Certains documents photographiques sont fragiles (comme les plaques de verre) ou inflammables (comme les négatifs en nitrate) et doivent être séparés des autres supports et des autres formats de photographies. Ces documents exigent des précautions particulières lors de la manipulation et du transport.	Les différents types de documents photographiques ont des exigences différentes en matière de transport et de préservation à long terme.
Cartes, plans et dessins techniques	Contactez votre archiviste assigné pour les exigences spécifiques. Si les documents sont pliés, ne les dépliez pas. Indiquez leur emplacement dans l'inventaire. Peuvent nécessiter une séparation des autres types de support. Généralement, ces documents n'entrent pas dans une B30.	Il est préférable de les entreposer à plat, dans des chemises surdimensionnées (appelées chemises FMH à BAC) ne contenant pas plus de 10 pièces chacune. Ils peuvent également être enroulés lâchement dans des boîtes surdimensionnées (appelées RBX à BAC).
Documents audiovisuels Rubans VHS Disques audio Films cinématographiques etc.	Contactez votre archiviste assigné pour les exigences spécifiques. Dans la mesure du possible, les mettre dans des boîtes B30. Peuvent nécessiter une séparation des autres types de support. Les films cinématographiques doivent être placés horizontalement dans les boîtes (c'est-à-dire, pas sur la tranche de la bobine). Les vidéocassettes doivent être placées verticalement dans les boîtes.	Certains formats (particulièrement les disques audio) sont fragiles et requièrent des soins particuliers en matière de transport et de préservation à long terme.

Séparation de documents sur supports multiples

Lors du transfert de documents sur différents supports, l'institution peut être tenue de séparer les documents par type de support. Par exemple, si des dossiers de documents textuels contiennent du matériel cartographique, l'archiviste assigné peut exiger que l'institution sépare le matériel cartographique des dossiers textuels et l'ajoute dans des boîtes distinctes à la fin de la séquence. La séparation des types de supports est nécessaire pour la préservation à long terme.

Séparez les médias qui sont intercalés dans des dossiers textuels ou des pochettes :

• Ajoutez toutes les pièces du même type de support dans des boîtes à la fin de la séquence.
• Veillez à ce que le contrôle intellectuel des documents, tels que les numéros de dossier et l'emplacement d'origine, soit maintenu à la fois sur les pièces séparées et dans l'inventaire.
  • Les pièces doivent être étiquetées dans le contenant séparé avec le numéro du dossier source.
• Insérez une note sur du papier blanc ordinaire dans le dossier source pour indiquer qu'une pièce a été retirée à des fins de conservation. Indiquez le numéro de la boîte où la pièce a été ajoutée, et le numéro de la pièce s'il est différent du numéro de dossier. BAC peut fournir un formulaire type pour cette note.

Étiquetage des contenants

Tous les contenants doivent être clairement numérotés au moyen d'un marqueur noir permanent.

Tous les contenants doivent être numérotés de manière séquentielle en commençant par le numéro 1. Les numéros partiels ou alphanumériques tels que 8.1 ou 7A ne sont pas acceptés.

N'indiquez pas la catégorie de sécurité des documents sur l'extérieur du contenant (par exemple « Très secret »). Cette information doit figurer seulement dans l'inventaire.

Si l'institution prépare deux transferts ou plus pour que BAC les ramasse en même temps, elle doit indiquer le numéro de la demande de transfert (par exemple TGR-FY23-123) sur chaque contenant.

Pour les boîtes B30, marquez le côté étroit du contenant. Le numéro doit être inscrit dans le coin supérieur droit du contenant (voir Figure 2).

Pour les contenants surdimensionnés ou spécialisés, marquez le côté visible une fois placé sur une étagère (voir Figure 3).

Les chemises surdimensionnées (appelées chemises FMH à BAC) doivent être étiquetées lorsqu'elles sont vides pour éviter d'endommager les documents. Étiquetez les chemises FMH dans le coin droit opposé au pli (voir Figure 4).

Dans certaines circonstances, l'archiviste assigné fournira des numéros de contenant et des instructions d'étiquetage différentes des exigences énumérées ici. L'institution doit alors suivre les instructions fournies par l'archiviste assigné.

Préparation des contenants pour le ramassage ou pour l'envoi par messagerie

L'équipe de Contrôle physique de BAC communiquera avec l'institution pour lui fournir des instructions supplémentaires une fois que la demande de transfert aura été approuvée par l'archiviste assigné.

Pour les documents situés dans la région de la capitale nationale, l'équipe de Contrôle physique de BAC fournira des instructions spécifiques sur la façon de préparer les documents pour le ramassage.

Selon le nombre de contenants inclus dans le transfert, l'institution pourrait avoir à les placer sur une ou plusieurs palettes. Pour la préparation d'une palette de documents en vue de leur transfert, suivez ces étapes :

• utilisez des contenants de taille standard;
• empilez les contenants de manière sécuritaire;
• veillez à ce que les numéros des contenants soient visibles de l'extérieur lorsque cela est possible;
• empilez les contenants dans l'ordre numérique des contenants (voir Figure 5);
• enveloppez la palette avec une pellicule plastique.

Pour les documents qui se trouvent hors de la région de la capitale nationale, l'équipe de Contrôle physique de BAC fournira des instructions et des exigences spécifiques sur la façon d'envoyer les documents à BAC en passant par un service de messagerie approprié.

Annexe D: Liste de contrôle des transferts et information nécessaire pour remplir le formulaire en ligne

L'institution peut déterminer si les documents répondent aux critères de transfert à BAC en se fiant à la liste de contrôle suivante :

• Les documents répondent-ils aux critères de transfert des documents à BAC? (section 6.1)
  • L'institution a-t-elle une autorisation de disposition valide?
  • Les documents sont-ils déterminés comme étant archivistiques dans cette autorisation de disposition?
  • Le délai de conservation est-il dépassé?
  • Vous êtes-vous assuré qu'il n'y a pas de raisons juridiques qui empêchent leur transfert?
  • Pouvez-vous fournir les informations suivantes sur les documents?
    • L'unité administrative ou le programme qui a créé les documents.
    • La période (dates) durant laquelle les documents ont été actifs.
    • L'objectif et l'utilisation des documents.
    • L'organisation des documents.
    • Un inventaire détaillé qui comprend tous les renseignements obligatoires énumérés dans le Gabarit d'inventaire de BAC (disponible dans le formulaire de demande de transfert de documents fédéraux).
    • Les catégories de sécurité de tous les dossiers et/ou pièces.
  • Avez-vous placé les documents dans des contenants conformes aux exigences de BAC? (voir l'Annexe C)
    • En présence de différents supports, avez-vous contacté votre archiviste assigné pour obtenir des instructions supplémentaires?
      • L'archiviste a-t-il indiqué que le matériel doit être séparé par support? Si oui :
        • Avez-vous inclus une note sur du papier blanc ordinaire dans le dossier source pour indiquer qu'une pièce a été retirée à des fins de conservation?
        • Avez-vous annoté l'inventaire adéquatement (indication du dossier d'origine où se trouvait le support)?
    • Si les dossiers contiennent des documents numériques sur des supports de stockage portables, l'institution a-t-elle consulté les Procédures pour le transfert des documents fédéraux numériques?
      • Avez-vous maintenu le contrôle intellectuel entre les documents numériques et les dossiers papier dans lesquels ils ont été stockés?
• Avez-vous maximisé l'élimination des restrictions d'accès conformément à la section 4.3.1.11 de la Directive sur les services et le numérique et la section 6.5 de la Directive sur le gouvernement ouvert du Secrétariat du Conseil du Trésor?

Informations nécessaires pour remplir le formulaire de demande de transfert (section 6.2)

Le formulaire de demande de transfert se trouve sur le site Internet de BAC sous Services pour le gouvernement du Canada.

• Coordonnées de la personne chargée d'organiser le transfert des documents.
• Adresse à laquelle les documents doivent être récupérés.
• Informations au sujet des documents :
  • Numéro d'autorisation de disposition.
  • Contexte intellectuel des documents, entre autres :
    • l'unité administrative ou le programme qui a créé les documents;
    • la période (dates) durant laquelle les documents ont été actifs;
    • l'objectif et l'utilisation des documents;
    • l'organisation des documents;
    • toute clause de l'autorisation de disposition qui pourrait s'appliquer.
  • Inventaire qui respecte les instructions fournies dans le Gabarit d'inventaire de BAC (disponible dans le formulaire de demande de transfert de documents fédéraux).
    • L'inventaire doit être en format Excel.
    • Un seul fichier peut être téléversé par demande de transfert.
  • Caractéristiques physiques du transfert :
    • Nombre et taille des contenants.
    • Types de supports, y compris les numéros de contenants où se trouvent ces supports.
    • Toute préoccupation relative à la préservation ou au transport.
  • Catégories de sécurité des documents.
  • Si des documents ont été examinés par l'AIPRP.

Annexe E: Résumé du processus de transfert

1. L'institution soumet une demande de transfert au moyen du formulaire de demande de transfert sur le site Web de BAC.
2. L'archiviste assigné examine la demande et communique avec l'institution pour régler toute question en suspens.
   1. Au besoin, l'institution apporte des changements pour répondre à ces préoccupations.
3. L'archiviste désigné approuve le transfert.
   1. Si l'archiviste assigné rejette le transfert, le processus s'arrête ici.
      Veuillez noter : Le rejet d'une demande de transfert de documents fédéraux ne donne pas l'autorisation à l'institution de détruire ces documents. L'institution est toujours responsable de protéger les documents archivistiques et doit trouver un moyen de résoudre les problèmes rencontrés afin de pouvoir procéder au transfert à BAC. L'archiviste assigné contactera l'institution pour discuter des raisons du rejet.
4. L'équipe de Contrôle physique de BAC communiquera avec la personne-ressource désignée par l'institution pour organiser la cueillette ou fournir l'information nécessaire pour que l'institution puisse envoyer les documents par messagerie.
5. La cueillette ou la livraison des documents a lieu.
6. L'équipe de Contrôle physique de BAC enregistre les documents dans la base de données de BAC.
   1. L'institution recevra un courriel automatisé lui indiquant que le transfert a été enregistré.
7. L'archiviste assigné décrit les documents dans la base de données des collections de BAC destinée au public.
8. L'archiviste assigné fournit les numéros de contrôle à l'institution dans l'avis d'acquisition.

Note de bas de page

Note de bas de page 1

Ce document n'est accessible que via un ordinateur du gouvernement du Canada. Si l'institution n'y a pas accès, elle peut contacter la GRC pour en obtenir une copie ou en demander une copie à son archiviste assigné.

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