Norme opérationnelle sur l’utilisation des autorisations de disposition

  1. Date d’entrée en vigueur

    Cette norme prend effet le 1er avril 2015.

  1. Application

    2.1 Cette norme s’applique aux institutions gouvernementales, définies dans l’article 2 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

  1. Contexte

    3.1 Cette norme définit les critères d’utilisation pour toute autorisation de disposition.

    3.2 Les autorisations de disposition de BAC permettent la disposition des documents gouvernementaux sous la responsabilité d’une institution du GC, où le terme « responsabilité » désigne le pouvoir de prendre des décisions concernant des documents.

  1. Énoncé de la norme

    4.1 Objectifs

    Appuyer une gestion efficace des documents gouvernementaux grâce à l’utilisation d’autorisations de disposition, protéger l’intégrité des documents archivistiques et veiller à leur transfert à BAC en temps opportun.

    4.2 Résultat prévu

    Les institutions gouvernementales sont en mesure de disposer de leurs documents de manière efficace, ce qui inclut le transfert en temps opportun des documents archivistiques à BAC.

  1. Exigences

    Le cadre supérieur responsable de la gestion de l’information ou un équivalent est responsable de :

    2. 5.1 Veiller à la protection des documents qui, de l’avis du Bibliothécaire et archiviste, présentent une valeur archivistique, tel que décrit dans l’autorisation de disposition pertinente, contre des dommages importants ou la perte, peu importe où se trouvent les documents, avant leur transfert sous la garde ou la responsabilité de BAC.

    5.2 Communiquer les dispositions d’une autorisation de disposition à tous les responsables de son application.

    5.3 Veiller à ce que la révision et les mises à jour des métadonnées de la désignation de sécurité et des exemptions liées à l’accès à l’information soient effectuées avant le transfert des documents archivistiques à BAC.

    5.4 Veiller à la protection des documents archivistiques prêtés à une institution qui n’est pas assujettie à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, en incluant les modalités fournies par BAC dans l’entente de prêt.

    5.5 Aviser BAC par écrit de tout changement aux délais de conservation des documents archivistiques, du transfert ou de la cession d’activités de programme ou de documents connexes, de la modification du format ou de la méthode de gestion des documents archivistiques.

  1. Surveillance, évaluation et examen

    6.1 Trois ans après la date d’émission de la norme, ou au besoin, BAC va revoir la norme, ainsi que toute politique de BAC et instruments connexes applicables, et évaluer leur efficacité.

  1. Conséquences

    7.1 Les conséquences de la non-conformité à une autorisation de disposition et aux normes connexes peuvent inclure des suivis et demandes informels de la part de BAC, ou une directive officielle à l’égard de mesures correctives qui doivent être mises en place.

    Les conséquences de la non-conformité à une autorisation de disposition peuvent inclure toute mesure jugée appropriée et acceptable dans les circonstances par le Bibliothécaire et archiviste du Canada, et permise en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, notamment l’examen, la suspension ou la révocation d’une ou des autorisations de disposition émise(s) à une institution gouvernementale.

  1. Définitions
    Changements (Changes) [inspiré de la Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des résultats] :
    modifications entraînant un changement de la nature ou de la portée d’un résultat stratégique ou d’un programme d’un niveau de l’Architecture d’alignement des programmes qui doivent figurer dans les documents budgétaires soumis au Parlement, par exemple, l’ajout d’un nouveau résultat stratégique ou programme; la suppression ou la fusion d’un résultat stratégique ou d’un programme.
    Disposition (disposition) :
    la destruction, l’aliénation ou le transfert des documents ayant une valeur archivistique à BAC
    Documents (records) [Tiré de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada] :
    « documents » signifie éléments d’information, quel qu’en soit le support; la présente définition ne vise pas les publications.
  1. Renvois

    Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada

    Directive sur la tenue de documents

    Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information

    Gestion de l’information - lignes directrices du SCT

  1. Demandes de renseignements

    Veuillez transmettre toute question au sujet de la présente norme à :

    Bibliothèque et Archives Canada
    Centre de contact
    550, boulevard de la Cité
    Gatineau (Québec)
    K1A 0N4
    BAC.Centredeliaison-Liaisoncentre.LAC@canada.ca