Lignes directrices sur la gestion des documents dans un cabinet de ministre (2020)
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1. Date d'entrée en vigueur
Les présentes lignes directrices ont été approuvées par le bibliothécaire et archiviste du Canada adjoint et entrent en vigueur le 14 décembre 2020.
2. Application
Les présentes lignes directrices fournissent des conseils à l'intention des ministres et de leur personnel afin de les assister dans la gestion des documents qu'ils créent et conservent. Les présentes lignes directrices font partie d'un ensemble, au même titre qu'une autorisation de disposition ajoutée en 2020.
Les présentes lignes directrices annulent et remplacent les Lignes directrices sur la gestion des documents dans un cabinet de ministre (1992 et 2015).
Les présentes lignes directrices ont été rédigées par la Direction générale des archives de Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Elles doivent être appliquées conjointement avec les documents suivants :
Vous trouverez d'autres sources d'information relatives à la tenue de documents, à la gestion de l'information et aux documents fédéraux aux annexes A, C et D.
Les responsables de la gestion des documents dans les cabinets de ministre doivent collaborer étroitement avec les responsables de la gestion des documents et de l'information de leur institution, plus particulièrement les administrateurs généraux désignés responsables de la mise en œuvre de la
Politique sur les services et le numérique, 2020 (SCT).
3. Définitions
Les définitions servant à l'interprétation des présentes lignes directrices figurent à
l'annexe B.
L'expression « ressources documentaires » est souvent utilisée à la place du terme « document » dans les pratiques de gestion de l'information. Dans le présent document, le terme « document » a le sens qui lui est attribué dans la
Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.
4. Contexte
Aux termes de la
Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le mandat de BAC consiste à être « le dépositaire permanent des publications des institutions fédérales, ainsi que des documents fédéraux et ministériels qui ont un intérêt historique ou archivistique ». La
Loi précise en outre ce qui suit :
- L'élimination ou l'aliénation des documents fédéraux ou ministériels [...] est subordonnée à l'autorisation écrite du bibliothécaire et archiviste du Canada ou de la personne à qui il a délégué, par écrit, ce pouvoir.
- Le transfert, sous la garde ou la responsabilité du bibliothécaire et archiviste, des documents fédéraux ou ministériels qui, à son avis, présentent un intérêt historique ou archivistique s'effectue selon les accords convenus à cet effet [...].
Les documents créés dans un cabinet de ministre constituent une portion importante du patrimoine documentaire canadien. Ils font partie intégrante de l'histoire de notre pays. Dans le régime politique canadien, les membres du Cabinet jouent un rôle clé dans l'élaboration et la mise en œuvre des politiques et des programmes, et dans notre gouvernance collective.
En tant que mémoire nationale du Canada, BAC est l'institution responsable de préserver l'ensemble des documents qui se trouvent dans les cabinets des ministres fédéraux, toutes catégories confondues.
La préservation de ces documents sera toujours une priorité pour BAC. Comme indiqué dans le préambule de la
Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, BAC est « une source de savoir permanent accessible à tous, et qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada ». Les Lignes directrices sur la gestion des documents dans un cabinet de ministre ont été rédigées au profit de tous les Canadiens.
5. But
Le présent document est destiné à aider les ministres, leur personnel et les responsables de la gestion des documents et de l'information dans les institutions gouvernementales.
Les présentes lignes directrices présentent des informations sur la façon d'entreposer, de gérer, de récupérer et de disposer efficacement des documents créés ou reçus par le cabinet d'un ministre et qui continuent de relever dudit cabinet. Il s'agit notamment de séparer les quatre types de documents trouvés couramment dans le cabinet : documents fédéraux, documents ministériels, documents personnels et politiques, et documents du Cabinet.
Les résultats attendus sont les suivants :
- l'information exacte, cohérente et courante est trouvée, et transmise au ministre en temps utile, afin de faciliter la prise de décisions, d'offrir des services de qualité et de soutenir une gouvernance transparente, responsable et efficace;
- l'information classifiée dans l'intérêt national et d'autres renseignements sensibles sont protégés contre la divulgation et l'accès non autorisés, et la perte d'information ou une utilisation non autorisée de celle-ci sont évités;
- une réponse cohérente et en temps voulu aux exigences liées aux lois applicables est possible;
- l'application des présentes lignes directrices, du début à la fin du mandat d'un ministre, garantit un transfert harmonieux;
- le patrimoine documentaire créé par un cabinet de ministre est préservé.
6. Documents d'un cabinet de ministre
6.1 Gestion des documents d'un cabinet de ministre
Dans le régime fédéral du Canada, un ministre joue de nombreux rôles, dont chacun nécessite et génère des informations.
| Rôle du ministre |
Information créée ou acquise |
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Membre d'un parti politique
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Le ministre a besoin d'information sur les politiques, les affaires du caucus, l'organisation du parti, les nominations, les campagnes électorales et l'organisation locale du parti.
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Représentant d'une circonscription
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Le ministre échange des lettres avec ses électeurs, leur envoie des bulletins parlementaires et utilise de l'information concernant certains documents de sa circonscription et les activités de son bureau de circonscription.
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Parlementaire
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Le ministre a besoin d'information sur les affaires du Parlement, sur les opinions de ses électeurs, du grand public, des membres du caucus et de l'opposition, ainsi que sur les activités de son bureau sur la Colline parlementaire.
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Membre du Conseil privé de la Reine
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Le ministre utilise de l'information liée à son rôle de chef d'une ou de plusieurs institutions gouvernementales, de membre d'un ou de plusieurs comités du Cabinet, de responsable de l'exécution de certaines activités régionales ou spéciales qui lui sont confiées par le premier ministre, ainsi que de l'information nécessaire à l'administration quotidienne de son cabinet.
|
6.1.1 Séparation des documents
Les divers rôles que joue le ministre exigent la séparation des documents conservés dans son cabinet selon quatre catégories : documents fédéraux, documents ministériels, documents personnels et politiques et documents du Cabinet. Ces documents doivent être classés séparément à des fins d'efficacité et de confidentialité, et pour faciliter le respect des exigences législatives.
Dans
Canada (Commissaire à l'information) c. Canada (ministre de la Défense nationale) – (l'affaire des agendas du premier ministre) [2011] 2 R.C.S. 306, la Cour suprême du Canada (CSC) a confirmé que le cabinet d'un ministre ne constitue pas en soi une institution fédérale, et ne fait pas partie d'une institution fédérale aux fins de l'application de la
Loi sur l'accès à l'information (LAI). En conséquence, les documents qui se trouvent exclusivement dans le cabinet d'un ministre ne sont généralement pas assujettis à la partie 1 de la LAI (le système fondé sur la demande). Cependant, on pourrait considérer que les documents conservés exclusivement dans le cabinet d'un ministre relèvent d'une institution fédérale aux termes de l'article 4 de la LAI dans la mesure où le processus en deux étapes est respecté.
Ces deux étapes sont les suivantes :
- Le contenu du document se rapporte-t-il à une affaire ministérielle?
- L'institution fédérale pourrait‑elle raisonnablement s'attendre à obtenir une copie du document sur demande?
Si le document passe la première étape, il faut passer à la seconde. La CSC a déterminé que l'évaluation de cette deuxième étape doit être de nature objective et tenir compte de tous les critères pertinents, notamment les suivants :
- la teneur réelle du document;
- les circonstances dans lesquelles le document a été créé;
- les rapports juridiques entre l'institution fédérale et le détenteur du document.
Les documents dont le contenu porte exclusivement sur des questions non ministérielles seront les seuls à ne pas respecter les exigences de la première étape déterminée par la CSC. Par ailleurs, il faut déterminer si un document réunit les conditions de la deuxième étape au cas par cas au regard de tous les faits pertinents.Footnote1
Le même critère en deux étapes s'appliquera aux documents conservés exclusivement dans le cabinet d'un ministre, qui peuvent concerner une demande de renseignements personnels en vertu de la
Loi sur la protection des renseignements personnels.
De plus, comme le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) attribue aux ministres des budgets pour le personnel exonéré, un budget pour le fonctionnement de leur cabinet et un budget pour le personnel du ministère affecté à leur cabinet, les ministres doivent être en mesure de faire la distinction entre les dépenses engagées dans le but de gérer leurs portefeuilles et autres affaires officielles émanant du gouvernement et les dépenses engagées en tant que députés et membres d'un parti politique. Pour en savoir plus, consulter
Politiques à l'intention des cabinets des ministres, 2011 (SCT).
6.1.2 Tous types de supports et de formats
Les documents qui se trouvent dans le cabinet d'un ministre constituent des éléments de preuve des activités, des décisions et des responsabilités du ministre dans l'exercice de son mandat, sans égard au dispositif ou à la forme utilisés pour les créer. Ils contribuent également à la transparence et à la reddition de comptes du ministre devant le Parlement et les citoyens canadiens. Ces documents peuvent inclure :
- les documents textuels, photographiques et audiovisuels (numériques et analogiques);
- les informations publiées en ligne;
- les documents diffusés sur les réseaux sociaux et les outils de messagerie instantanée*;
- les courriels;
- les documents échangés au moyen d'appareils mobiles sans fil*.
* Remarque : Les décisions communiquées par messagerie instantanée, par courriel ou par téléphone doivent être enregistrées et transférées au dépôt approprié au sein du cabinet du ministre.
Il est fortement recommandé de planifier la tenue des documents le plus tôt possible dans le mandat d'un ministre, particulièrement compte tenu de l'utilisation croissante de documents numériques.
Les exigences liées à la gestion des documents numériques sont complexes en raison des questions d'accès (supports et formats de fichier désuets) et de la nécessité de saisir et de conserver des métadonnées.
6.1.3 Administrateur désigné
Le cabinet du ministre devrait désigner une personne qui supervisera la gestion de l'ensemble des documents et des informations créés par le ministre dans le cadre de ses fonctions parlementaires, dans tous les emplacements et à partir de tous les appareils. Les documents créés ou utilisés par un ministre peuvent se trouver dans plusieurs endroits (son bureau sur la Colline, son bureau ministériel, un bureau de circonscription ou un bureau régional) et dans divers appareils électroniques mobiles. Il est préférable que l'administrateur désigné ou son équipe possède les compétences nécessaires en gestion de l'information.
Les administrateurs désignés peuvent consulter le personnel de gestion de l'information du ministère responsable des documents fédéraux, au besoin, ou encore s'appuyer sur l'expertise de BAC en la matière. Pour plus d'information sur la formation ou sur le retour de documents du Cabinet, l'administrateur désigné peut consulter la Division des opérations et le Service du système des dossiers du Cabinet du BCP.
6.2 Documents fédéraux dans un cabinet de ministre
6.2.1 Identification des documents fédéraux
Les documents fédéraux peuvent être créés ou reçus par l'institution fédérale ou par le ministre. Ils concernent et appuient le mandat de l'institution fédérale. Les documents émanant du cabinet d'un ministre qui sont envoyés à l'institution et dont une copie est conservée dans le cabinet du ministre constituent aussi des documents fédéraux.
6.2.2 Responsabilités
Les documents fédéraux conservés dans le cabinet d'un ministre en attendant la conclusion d'une question à l'étude relèvent de l'institution fédérale, et doivent être gérés conformément à la Politique sur les services et le numérique (SCT, 2020) et les instruments connexes.
Les cabinets des ministres ne sont pas assujettis aux exigences de la
Loi sur la protection des renseignements personnels ou de la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée; ils suivent les Politiques à l'intention des cabinets des ministres, qui énoncent les principes suivants concernant le traitement des renseignements personnels dans ces cabinets :
- Les informations ne devraient être utilisées ou divulguées qu'aux fins conformes à celles pour lesquelles elles ont été obtenues, à moins que la personne intéressée ne consente à la nouvelle utilisation ou la nouvelle communication, ou que la divulgation ne soit exigée par la Loi.
- L'accès aux renseignements personnels doit être limité strictement aux personnes qui ont un besoin légitime de connaître.
- Des mécanismes de sécurité doivent être mis en place et maintenus pour protéger les renseignements personnels contre une communication non autorisée.
- Les informations qui ne sont plus requises doivent être éliminées, à moins que la loi n'exige la conservation de telles informations.
Il est important que le personnel du cabinet d'un ministre connaisse la définition des renseignements personnels et sache gérer les renseignements personnels de manière appropriée.
Dans certaines circonstances, le ministre, ou l'administrateur désigné, peut être chargé de récupérer les documents fédéraux en sa possession pour répondre à une demande reçue par l'institution fédérale en vertu de la
Loi sur la protection des renseignements personnels ou de la
Loi sur l'accès à l'information. Le ministre peut désigner un administrateur pour récupérer les documents en question ou attester qu'ils ne sont pas en sa possession. Précisons qu'en vertu du paragraphe 67.1 de la LAI, la destruction, la falsification ou la dissimulation d'un document, ainsi que tout autre acte visant à entraver le droit d'accès prévu par la LAI, constituent des infractions.
Le bureau de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnels de l'institution peut fournir plus d'informations.
6.2.3 Gestion des documents
Une saine gestion des documents fédéraux conservés dans le cabinet d'un ministre comprend l'organisation et le classement des documents de sorte qu'il soit possible de les retrouver et de les récupérer afin de soutenir les activités du ministre, ce qui comprend la fourniture de documents qui font l'objet de demandes d'accès à l'information et aux renseignements personnels dans les circonstances particulières et limitées susmentionnées.
Le cabinet du ministre doit retourner les documents fédéraux à l'institution dès qu'il n'en a plus besoin. En attendant que les documents fédéraux soient retournés, le cabinet du ministre doit les conserver séparément des autres documents.
Pour des raisons pratiques, le cabinet du ministre peut préférer garder une série intégrale ou partielle des documents fédéraux qu'il crée ou reçoit. Bien qu'ils se trouvent dans le cabinet du ministre, les documents en question relèvent de l'institution fédérale. Lorsque le ministre est responsable de plusieurs institutions ou organismes de portefeuille, il faut mettre en place un mécanisme permettant de différencier et de gérer facilement les documents associés à chaque institution.
Lorsque le personnel d'un cabinet du ministre ajoute du contenu à un document fédéral ou crée un document d'information à partir d'un document fédéral qu'il ne communiquerait pas d'emblée à l'institution fédérale, ce nouveau document est considéré comme un document ministériel.
Le cabinet du ministre doit s'assurer de séparer ces deux séries de documents et mettre en place un mécanisme permettant des renvois entre les documents connexes, comme un système de numérotation. Le personnel du cabinet du ministre doit aussi s'assurer que les parties annotées des documents ministériels peuvent être rapidement séparées du contenu original des documents fédéraux auxquels ils se rapportent.
Système de classification des documents
Compte tenu du fait que les documents fédéraux gardés dans un cabinet de ministre sont régis par les exigences liées à la gestion de l'information énoncées dans la
Politique sur les services et le numérique, 2020 (SCT), on recommande aux cabinets de ministres d'adopter le système de classification de l'institution comme base de leur propre système de classification des documents. Ce rapport direct entre les structures de classification facilitera grandement l'échange de documents entre le cabinet du ministre et l'institution.
Il pourrait être avantageux de créer une version simplifiée de la structure de classification des documents de l'institution en privilégiant les principales fonctions ou les principaux groupes des documents utilisés.
Remarque : Une institution disposera habituellement d'une structure de classification complexe afin de tenir compte de volumes importants d'informations détaillées, tandis que le cabinet du ministre ne fait généralement référence qu'à de documents condensés ou dont les informations ont été regroupées.
Si la structure de classification de l'institution emploie un système de codage, c'est-à-dire des documents ou des dossiers numérotés, il pourrait être utile de reprendre ces codes ou, préférablement, l'élément primaire du code dans la structure de classification du cabinet du ministre afin d'établir un rapport direct entre les documents de l'institution et ceux gardés dans le cabinet du ministre. À titre d'exemple, le cabinet du ministre pourrait adapter le code de document institutionnel « 4500-3-05/06 (Administration générale et gestion – Coordination de la planification des activités, plan d'activités de niveau 3, exercice 2005-2006) » pour qu'il devienne « 4500 – Administration générale et gestion ».
Au moment où un ministre change de portefeuille ou quitte ses fonctions
L'élimination ou l'aliénation des documents fédéraux ou ministériels […] est subordonnée à l'autorisation écrite du bibliothécaire et archiviste du Canada (art. 12 de la
Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada).
Les documents fédéraux conservés dans le cabinet d'un ministre après que ce dernier a changé de portefeuille ou quitté ses fonctions doivent être retournés à l'institution.
6.3 Documents ministériels
6.3.1 Identification des documents ministériels
Les documents ministériels peuvent inclure les types de documents suivants :
- les documents qui rendent compte de discussions du ministre et de son personnel exonéré, ou de communications entre des ministres sur des questions politiques qui ne se rapportent pas directement au portefeuille d'un ministre;
- les documents consignant des missions officielles autres que les fonctions associées au ministère ou au portefeuille;
- les documents confidentiels du Cabinet qui ne font pas partie du système des documents du Cabinet;
- les documents ayant trait à des questions administratives se rapportant uniquement aux fonctions ou au cabinet du ministre (plutôt qu'à son rôle de chef d'une institution fédérale);
- les copies de documents fédéraux et d'autres sources qui aident à brosser un portrait exhaustif du sujet à l'étude et qui, par conséquent, sont annotées et conservées ou intégrées dans les documents ministériels par le ministre ou le personnel exonéré;
- les documents du premier ministre ne faisant pas partie du portefeuille actuel du ministre, mais qui pourraient entraîner la création de nouvelles institutions ou élargir des responsabilités confiées à des institutions existantes.
6.3.2 Responsabilités
- Le ministre, ou l'administrateur désigné, est responsable de veiller à ce que les documents ministériels soient bien gérés.
- Le ministre, ou l'administrateur désigné, est également responsable de veiller à ce que l'on puisse faire la distinction entre les documents ministériels et les documents fédéraux gardés dans le cabinet du ministre.
- Le ministre, ou l'administrateur désigné, est responsable de remettre les documents fédéraux en sa possession qui peuvent concerner une demande d'accès à l'information reçue par l'institution fédérale en vertu de la
Loi sur la protection des renseignements personnels ou de la LAI. Bien que la désignation d'un document comme document ministériel ou document fédéral puisse être un facteur à prendre en considération, le critère à deux étapes établi par la CSC s'appliquera en fin de compte dans le cas de ces documents et servira à déterminer ceux qui sont assujettis à la LAI ou à la
Loi sur la protection des renseignements personnels.
6.3.3 Gestion des documents
Une saine gestion des documents ministériels comprend l'organisation et le classement des documents de sorte qu'il soit possible de les retrouver et de les récupérer afin de soutenir les activités du ministre. Les documents ministériels doivent être rangés de manière à en garantir l'intégrité, la protection et la sécurité.
Les documents ministériels doivent être conservés séparément des autres types de documents dans le cabinet du ministre. Pour ce faire, il est préférable de créer et de conserver des séries distinctes de documents ministériels, que ce soit en ayant recours au marquage de métadonnées ou en séparant physiquement les documents papier du gouvernement et du Cabinet, ainsi que les documents personnels et politiques.
Système de classification des documents
Bien que cette situation soit peu fréquente, si un document ministériel est créé à partir d'un document fédéral, la méthode la plus simple de l'identifier et d'établir un renvoi avec le document de l'institution fédérale serait de garder le même numéro de document, mais en ajoutant un « M » au début du document afin d'indiquer clairement qu'il s'agit d'un document ministériel :
- Classification du document fédéral :
4500-3-05/06 (Administration générale et gestion – Coordination de la planification des activités, plan d'activités de niveau 3, exercice 2005-2006).
- Classification du document ministériel :
M4500-3-05/06 (Administration générale et gestion – Coordination de la planification des activités, plan d'activités de niveau 3, exercice 2005-2006).
Cependant, puisque les documents ministériels concernent souvent une fonction qui ne fait pas partie du système de classification des documents de l'institution fédérale, il faut souvent mettre en place un système distinct ou élargi. Bien que le classement des documents par sujet ait été une pratique courante, les meilleures pratiques actuelles sont fondées sur une classification axée sur une analyse des fonctions administratives et des activités. Une stratégie axée sur les fonctions ancre fermement le classement des informations et des documents dans les processus opérationnels. Le personnel du cabinet du ministre peut, s'il le désire, consulter l'équipe de la gestion de l'information de l'institution fédérale afin d'obtenir des conseils sur la mise au point de systèmes distincts pour chaque catégorie d'information.
Au moment où un ministre change de portefeuille ou quitte ses fonctions
En vertu de l'article 12 de la
Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, l'élimination ou l'aliénation des documents fédéraux ou ministériels est subordonnée à l'autorisation écrite du bibliothécaire et archiviste du Canada. Le personnel du cabinet du ministre doit communiquer avec BAC pour obtenir de l'information sur l'élimination de documents ministériels en tout temps durant le mandat du ministre ou lorsque celui-ci quitte ses fonctions.
6.3.4 Disposition des documents
Pour bien gérer et éliminer ses documents, le cabinet d'un ministre doit gérer ses documents ministériels conformément à l'Autorisation de disposition des documents ministériels de BAC.
6.3.5 Transfert à Bibliothèque et Archives Canada
BAC détermine les documents ministériels ayant une valeur archivistique ou historique, précise la façon et la date de transfert de ces documents à BAC, et indique les modalités d'accès aux documents ministériels transférés. Généralement, l'accès sera limité, pour une période donnée, au ministre et aux personnes autorisées par le ministre.
Si le cabinet d'un ministre dispose d'un espace réservé aux documents numériques ministériels mis en place par le groupe ministériel des technologies de l'information ou par Services partagés Canada (SPC), il doit communiquer avec eux directement pour assurer le transfert des documents d'archives numériques à BAC avant toute mesure d'élimination. Les délais de conservation des anciens documents numériques varient selon le ministère. BAC peut prêter son concours au transfert.
Pour en savoir plus sur la manière dont les transferts sont effectués, consulter l'annexe C.
Pour les documents numériques, BAC recommande d'utiliser des formats de fichiers particuliers, et de suivre les
Lignes directrices de BAC sur les formats de fichier à utiliser pour transférer des ressources documentaires à valeur continue. Pour toute question sur le transfert de documents numériques à BAC, y compris les formats de fichier, contacter BAC à
bac.gouvernanceetpolitique-governanceandpolitical.lac@canada.ca.
6.4 Documents personnels et politiques
6.4.1 Identification des documents personnels et politiques
Les documents personnels et politiques peuvent inclure les types de documents suivants :
- les affaires courantes de la circonscription du ministre et son travail en tant que député;
- les questions politiques intéressant le parti, y compris les élections et les courses à la chefferie, l'organisation du parti et les affaires courantes du groupe parlementaire;
- les documents relatifs aux intérêts personnels du ministre (p. ex. les documents se rapportant à une cause qu'il défend depuis de nombreuses années);
- les documents relatifs à la vie privée du ministre.
6.4.2 Responsabilités
Comme les dossiers personnels et politiques sont considérés comme la propriété privée du ministre, le personnel du cabinet du ministre est chargé de les recenser et de déterminer lesquels peuvent faire l'objet d'un don futur à BAC. BAC peut prodiguer des conseils et déterminer les documents présentant un intérêt historique.
6.4.3 Gestion des documents
Les documents personnels et politiques ne sont assujettis ni au droit d'accès en vertu de la LAI et de la
Loi sur la protection des renseignements personnels ni aux dispositions relatives à l'aliénation des documents de la
Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Ces documents doivent être gardés séparément des documents fédéraux, des documents ministériels et des documents du Cabinet. Les documents personnels et politiques au format numérique doivent être conservés dans des sous-répertoires distincts sur le lecteur ou le serveur du ministre, ou imprimés et classés avec la série de documents personnels et politiques sur papier.
Système de classification des documents
Puisque le système de classification des institutions fédérales ne convient pas aux documents personnels et politiques des ministres, le personnel du cabinet du ministre doit adopter son propre système de classification. Il peut consulter l'équipe de gestion de l'information de l'institution fédérale, qui lui prodiguera les conseils nécessaires pour mettre au point un système distinct.
Au moment où un ministre change de portefeuille ou quitte ses fonctions
Les documents personnels et politiques sont la propriété privée du ministre. En conséquence, le ministre, ou l'administrateur désigné, doit déterminer les modalités encadrant la gestion de ces documents au moment où il change de portefeuille ou quitte ses fonctions. Si le ministre le désire, il peut consulter BAC s'il envisage d'utiliser les installations d'entreposage sécuritaires offertes par BAC.
6.4.4 Transfert aux archives
En tant que documents privés, tous les documents personnels et politiques appartiennent en propre au ministre; il peut donc en disposer comme bon lui semble. Dans le passé, beaucoup de ministres ont décidé de donner leurs documents à BAC. BAC s'emploie à encourager ces dons, qui contribuent à ériger notre mémoire nationale. BAC accepte des documents au format analogique ou numérique, et a un intérêt particulier pour ceux qui sont accompagnés d'un index. Dans le cas des documents numériques, il faut fournir un minimum de métadonnées afin de faciliter l'accès aux documents. Il peut s'agir de manuels ou de procédures de gestion de la correspondance.
Si le cabinet d'un ministre dispose d'un espace réservé aux documents personnels et politiques numériques mis en place par le groupe ministériel des technologies de l'information ou par SPC, il doit communiquer avec eux directement pour assurer le transfert des documents numériques à BAC avant toute mesure de disposition. Les délais de conservation des documents numériques varient selon le ministère. BAC peut prêter son concours au transfert.
Pour les documents numériques, BAC recommande l'utilisation de formats de fichiers particuliers, et le suivi des lignes directrices de transfert des documents numériques. Pour en savoir plus, consulter les
Lignes directrices sur les formats de fichier à utiliser pour transférer des ressources documentaires à valeur continue de BAC. BAC est en mesure de prodiguer des conseils sur de nombreuses questions liées aux documents numériques.
Pour plus d'information sur les modalités du transfert, consulter l'annexe C.
Pour en savoir plus sur d'éventuels crédits d'impôt pour le don de documents personnels et politiques ayant une valeur archivistique, communiquer avec l'Agence du revenu du Canada.
6.5 Documents du Cabinet
Les documents du Cabinet sont gérés par le Service du système des dossiers du Cabinet (SSDC) du BCP et font partie du système des documents du Cabinet.
Nous présentons ci-après un résumé de certaines parties de ces documents; toutefois, pour obtenir des directives détaillées et des informations sur la gestion des documents du Cabinet, il faut consulter directement le SSDC du BCP.
6.5.1 Identification des documents du Cabinet
La
Politique sur la sécurité des documents confidentiels du Cabinet, 2014 (BCP) et le
Guide de rédaction de mémoires au Cabinet, 2017 (BCP) fournissent des informations destinées aux cabinets des ministres sur la façon de gérer, de distribuer et de protéger les documents du Cabinet. Il est possible de communiquer avec la Direction générale de l'appareil gouvernemental et les Opérations de sécurité du BCP au sujet de ces politiques. On peut leur écrire à
info@pco-bcp.gc.ca.
6.5.2 Responsabilités
La bonne marche du Cabinet et la confidentialité nécessaire à toute discussion ministérielle dépendent, en partie, de la manipulation adéquate de ces documents. Les ministres veillent à ce que les documents du Cabinet qui leur sont fournis soient conservés dans un endroit sûr, conformément aux exigences de sécurité établies par le BCP ou, dans le cas de documents du Cabinet concernant le Conseil du Trésor, celles établies par le SCT.
Bien que le ministre (ou son administrateur délégué) soit responsable de la gestion et de la protection adéquates de tous les documents du Cabinet conservés à son bureau, toutes les demandes d'accès aux documents du Cabinet doivent être adressées au BCP.
6.5.3 Gestion des documents
Le ministre, ou son administrateur désigné, confie à des membres de son personnel la tâche de gérer et d'assurer la sécurité des documents du Cabinet.
Il convient de noter qu'un document contenant des renseignements confidentiels du Cabinet, mais qui n'émane pas de celui-ci, est soit un document institutionnel (s'il provient de l'institution), soit ou un document ministériel (s'il provient du cabinet du ministre, par exemple une note d'information renfermant des conseils politiques prodigués à un ministre concernant un document du Cabinet) et doit être traité comme tel.
Au moment où un ministre change de portefeuille ou quitte ses fonctions
Lorsqu'un ministre quitte ses fonctions, tous les documents du Cabinet laissés dans son ancien bureau sont gérés en conformité avec les politiques et recommandations du BCP.
7. Rôles et responsabilités
BAC est l'organisme responsable des présentes lignes directrices et est tenu de fournir sur demande tout autre conseil au personnel du cabinet d'un ministre sur la tenue de documents et la gestion de l'information.
SPC a conclu un accord sur les niveaux de service avec certains cabinets de ministres visant l'entreposage de leurs documents numériques.
Le BCP est responsable de la gestion des documents du Cabinet.
Le SCT est responsable des politiques en matière de gestion des documents et informations fédéraux.
Pour en savoir plus sur les rôles et les responsabilités en matière de gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada, consulter la
Politique sur les services et le numérique, 2020 (TBS) et la
Directive sur les services et le numérique, 2020 (TBS).
8. Surveillance, évaluation et examen
Tous les quatre ans à compter de la date d'entrée en vigueur, ou au besoin avant une année d'élection, BAC passera en revue les présentes lignes directrices pour en évaluer l'efficacité.
9. Conséquences
Au nombre des conséquences du non-respect ou d'une gestion inappropriée du risque figurent la destruction du patrimoine documentaire se trouvant dans le cabinet d'un ministre, la perte d'un accès immédiat à des informations fiables qui se trouvent dans le cabinet d'un ministre, ce qui peut entraîner l'incapacité de prendre des décisions et d'assurer une administration de qualité, transparente, responsable et efficace, la protection inadéquate des renseignements classifiés et personnels, une atteinte à la vie privée, ainsi que la violation de la législation fédérale sur l'accès à l'information, à la protection des renseignements personnels et à la sécurité de l'information.
10. Renseignements
Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec :
Section des archives politiques
Bibliothèque et Archives Canada
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec)
J8T 0A7
Téléphone : 613 996-5115 ou 1 866 578-7777
(demander la Section des archives politiques de la Division des archives privées)
bac.gouvernanceetpolitique-governanceandpolitical.lac@canada.ca
Annexe A : Documents connexes
Lois
Loi sur l'accès à l'information
Loi sur la preuve au Canada
Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
Loi sur la protection des renseignements personnels
Loi sur la protection de l'information
Loi sur le lobbying
Loi sur les conflits d'intérêts
Politiques
Politique sur les services et le numérique, 2020 (SCT)
Pour un gouvernement ouvert et responsable, 2015 (CPM)
Politiques à l'intention des cabinets des ministres, 2011 (SCT)
Politique sur la sécurité des documents confidentiels du Cabinet, 2014 (BCP)
Documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada (documents confidentiels du Cabinet) (SCT)
Lignes directrices régissant la conduite des ministres, ministres d'État, membres du personnel exonéré et fonctionnaires en période électorale, 2019 (BCP)
Guide de rédaction de mémoires au Cabinet, 2017 (BCP)
Politique intérimaire sur la protection de la vie privée, 2014 (SCT)
Rapports
Rapport de mise en œuvre no 115 – Accès aux documents dans un bureau de ministre – L'affaire des agendas du premier ministre, 2013 (SCT).
Annexe B : Définitions
Les définitions suivantes s'ajoutent à celles fournies dans la
Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada aux fins d'interprétation des présentes lignes directrices.
- Biens culturels [Cultural property]
- Tout objet compris dans la nomenclature et désigné par le Canada comme étant d'importance pour l'archéologie, la préhistoire, l'histoire, la littérature, l'art ou la science (art. 38 de la
Loi sur l'exportation et l'importation de biens culturels).
- Autorisations de disposer [Disposition authorities]
- Instrument qui permet aux institutions fédérales de disposer de documents qui n'ont plus aucune utilité opérationnelle, en autorisant leur destruction (à la discrétion des institutions), en demandant leur transfert à Bibliothèques et Archives Canada, ou en convenant de l'aliénation du contrôle que le gouvernement du Canada exerce sur eux.
- Métadonnées [Metadata]
- Information servant à contextualiser, à gérer et à préserver le patrimoine documentaire et à en donner accès.
- Métadonnées administratives [Administrative metadata]
-
Information qui facilite la gestion et le traitement des collections, tant à court qu'à long terme, ce qui inclut les éléments suivants :
- les données techniques sur la création et le contrôle de la qualité;
- la gestion des droits, le contrôle de l'accès et les exigences liées à l'utilisation;
- l'information relative aux mesures de préservation, comme les renseignements ou les données sur la copie ou le traitement.
- Documents personnels et politiques [Personal and Political Records]
- Documents se rapportant aux affaires du Parlement ou d'un parti, aux questions politiques ou à la vie privée du ministre.
- Atteinte à la vie privée [Privacy breach]
- Création, collecte, utilisation, divulgation, conservation ou disposition inappropriée ou non autorisée de renseignements personnels.
- Délai de conservation [Retention period]
- Période de temps durant laquelle un document doit être conservé à des fins administratives, fiscales, juridiques ou historiques.
- Documents éphémères [Transitory records]
- Les documents éphémères ne sont pas des documents à valeur opérationnelle. Ils peuvent inclure des copies ou des exemplaires de documents conservés dans le dépôt d'un cabinet de ministre, mais ne comprennent pas les documents requis pour surveiller, soutenir ou documenter l'exécution des programmes, mener à bien des opérations, prendre des décisions, ou fournir des preuves à l'appui de la reddition de comptes et du rapport sur les activités du gouvernement. Des exemples de documents éphémères se trouvent dans le
Guide d'application générique pour l'autorisation de disposition de documents éphémères (AD 2016/001) publié par BAC.
Annexe C : Transfert à BAC de documents personnels, politiques et ministériels
Outre la responsabilité à l'égard des documents fédéraux, le mandat de BAC consiste à s'assurer que les documents personnels et politiques et les documents ministériels ayant une importance nationale et historique sont préservés au profit des générations canadiennes actuelles et futures. Compte tenu du fait que les documents personnels et politiques et les documents ministériels ne sont pas considérés comme des documents fédéraux, ils ne sont pas transférés systématiquement à BAC. Ils le sont plutôt à la discrétion du ministre ou de l'administrateur délégué.
Service de dépôt et processus officiel d'acquisition de documents
Comme les ministres sont tenus par la loi de protéger tout document confidentiel du Cabinet qui se trouverait parmi les documents ministériels, et qu'ils sont investis de la responsabilité éthique de protéger les renseignements personnels et politiques que renferment les documents de leur cabinet, il importe de mentionner les deux services distincts offerts par BAC durant le transfert des documents de cette nature et les différences entre le service de dépôt de BAC et l'éventuel processus officiel d'acquisition de ressources.
Service de dépôt
Le service de dépôt de BAC est gratuit et fait partie du mandat de BAC.
Lorsqu'un ministre change de portefeuille ou qu'il prend sa retraite, il est aux prises avec des questions difficiles relatives à l'avenir des documents accumulés durant son mandat. Le service de dépôt de BAC est une réponse à ce questionnement, proposant des installations d'entreposage et de conservation sécuritaires et des centres de préservation qui protègent les documents et assurent leur intégrité durant les périodes de transition.
Les documents sont entreposés dans des chambres fortes scellées et climatisées auxquelles seul le personnel autorisé a accès. De cette façon, la sécurité et la confidentialité des archives sont garanties. Les documents demeurent la propriété du ministre, qui est le seul à pouvoir en autoriser l'accès ou à pouvoir les reprendre ou les transférer ailleurs à sa convenance.
Cependant, bien que le service de dépôt vise à assurer l'intégrité et la préservation des documents, BAC ne procède généralement pas à l'acquisition officielle des documents personnels, politiques ou ministériels dans l'immédiat. Le plus souvent, l'acquisition formelle des documents par BAC a lieu lorsque le ministre a pris sa retraite depuis au moins cinq ans.
Il n'est pas rare qu'un ministre dépose des ressources documentaires à BAC chaque fois qu'il change de portefeuille ministériel. Ce faisant, il arrive qu'un ministre fasse de nombreux dépôts à BAC durant sa carrière. Une fois qu'un ministre a pris sa retraite et qu'il a procédé aux derniers dépôts de ressources, le personnel de BAC examine les multiples dépôts dans leur ensemble et envisage la possibilité de les acquérir.
Processus officiel d'acquisition de documents par BAC
Règle générale, BAC n'acquiert pas les documents d'un politicien avant un délai d'au moins cinq ans après la fin de sa carrière. Si un ministre prend sa retraite, mais qu'il continue, dans le cadre de ses nouvelles fonctions (p. ex. à titre de militant politique, d'auteur ou d'ambassadeur), de créer des documents pouvant avoir une importance nationale, BAC attendra souvent d'acquérir tout document le concernant de façon à récupérer en même temps tous les documents produits après sa carrière politique.
Lorsqu'une période de temps appropriée s'est écoulée, et suivant l'examen et l'identification par BAC des ressources dignes d'intérêt aux fins d'une acquisition officielle avec la permission du ministre, BAC vérifiera auprès de ce dernier s'il est prêt et enclin à donner officiellement ses documents à BAC par l'entremise d'un acte de donation.
Une fois l'acte de donation signé, le traitement des documents s'enclenche. Après avoir traité les documents, BAC formulera des recommandations en matière d'accès, qu'il mettra au point en collaboration avec le ministre, ou son administrateur désigné, de manière à prendre en considération toutes les préoccupations qu'il pourrait soulever en lien avec l'accès.
Annexe D : Foire aux questions (FAQ)
Que se passe-t-il si un ministre a différents types de documents (p. ex. fédéraux, ministériels, personnels et politiques) entreposés ensemble dans le même système de classement?
- Demandez des conseils aux professionnels de la gestion de l'information de votre ministère sur le traitement approprié des différents types de documents qui se trouvent dans le cabinet d'un ministre.
- Communiquez avec BAC pour obtenir de l'aide sur les documents ministériels ou les documents personnels et politiques.
Que faire si vous découvrez que les documents ministériels ont été détruits sans l'autorisation appropriée?
- Renseignez-vous sur la raison de la destruction, car certaines personnes pourraient ne pas être au courant des protocoles de destruction des documents.
- Rappelez aux personnes concernées les protocoles appropriés, et sollicitez des formations et des conseils supplémentaires, au besoin.
- Rappelez-leur que BAC fournit des services d'entreposage sécuritaire pour ces documents dont ils restent propriétaires. Seuls eux, ou leur administrateur désigné, y auront accès.
Peut-on considérer la collection d'affiches, de chapeaux, de macarons et de plaques politiques dans le bureau d'un ministre comme des documents?
- Selon leur contenu documentaire, ces articles peuvent être considérés comme des documents personnels et politiques, ou encore comme des objets personnels.
- Lorsque le ministre est prêt à se séparer de ces objets, BAC peut fournir des conseils sur leur valeur historique. Certains de ces objets pourraient être intégrés à la collection nationale.
Que faire des décisions qui me sont communiquées par messagerie vocale ou messagerie instantanée?
- Consignez la décision dans un autre format (p. ex. un document Word), en vous rappelant d'inclure la date et l'heure, et conservez ce document dans le dépôt approprié.
- Une fois que la décision est consignée et enregistrée, vous pouvez supprimer le message vocal ou le message instantané.
Que faire des décisions qui me sont communiquées par courriel?
- Transférez le message électronique au dépôt approprié.
- Ne laissez pas le courriel dans votre boîte de réception, où il est moins bien protégé, afin d'éviter que quelqu'un d'autre que vous puisse y accéder.
Que faire si le personnel du ministre n'a pas accès à un environnement sécurisé pour entreposer des documents portant la mention « protégé B » ou « secret »?
- Communiquez avec le directeur de la gestion de l'information de votre ministère, qui pourra vous orienter vers les bons outils et systèmes pour enregistrer les documents portant la mention « protégé B » ou « secret », et vous y donner accès.
Que faire si le cabinet d'un ministre a deux exemplaires d'un même document?
- Remettez un seul exemplaire à BAC.
- Si plusieurs exemplaires ont été annotés par différents hauts fonctionnaires du cabinet du ministre, remettez à BAC un exemplaire de chaque exemplaire annoté séparément.
-
Remarque : S'il y a un nombre particulièrement élevé d'exemplaires portant différentes annotations, l'expertise et le jugement du personnel du cabinet du ministre doivent permettre repérer et de sélectionner les exemplaires qui reflètent le mieux les facteurs importants du processus décisionnel du ministre.
Qu'est-ce qu'un document éphémère?
- Les documents éphémères ne sont pas des documents à valeur opérationnelle.
- Il peut s'agir de simples copies pratiques de documents conservés dans le dépôt d'un cabinet de ministre, qui ne servent pas à surveiller, soutenir ou documenter l'exécution des programmes, à mener à bien des opérations, à prendre des décisions ou à fournir des preuves à l'appui de la reddition de comptes et du rapport sur les activités du gouvernement.
- Des exemples de documents éphémères se trouvent dans le
Guide d'application générique pour l'autorisation de disposition de documents éphémères (AD 2016/001) publié par BAC.
- L'autorisation de disposition des documents ministériels ne s'applique qu'aux documents ministériels. Toute autre autorisation de disposition s'applique aux documents fédéraux.