Procédures pour le transfert des documents fédéraux numériques

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1. Date d'entrée en vigueur

Les présentes procédures ont été approuvées par la directrice générale des Documents gouvernementaux de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et entrent en vigueur le 22 juillet 2024.

2. Application

Les présentes procédures s'appliquent à toutes les institutions du gouvernement du Canada assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (Loi sur BAC).

Les présentes procédures sont appliquées conformément aux articles 12 et 13 de la Loi sur BAC. Elles doivent être utilisées lorsque des documents fédéraux archivistiques numériques sont transférés à BAC, après leur délai de conservation.

Les présentes procédures relèvent du Cadre de politique d'évaluation et d'acquisition de BAC (2016), de la Directive sur les autorisations de disposition (2016), de la Norme opérationnelle sur l'utilisation des autorisations de disposition (2015) et du Programme de disposition des documents gouvernementaux. Elles doivent être interprétées avec l'aide des politiques connexes (voir l'annexe B : Documents connexes).

Les présentes procédures ne s'appliquent pas aux documents fédéraux physiques et analogiques.

Elles complètent les Procédures pour le transfert des documents fédéraux physiques et analogiques, les Lignes directrices sur les formats de fichier à utiliser pour transférer des ressources documentaires (2014) et la Norme opérationnelle sur les métadonnées des documents numériques archivistiques (2023). Elles s'appliquent aux documents fédéraux d'un cabinet de ministre, mais pas aux autres types de documents d'un cabinet. Elles doivent être utilisées conjointement avec les Lignes directrices sur la gestion des documents dans un cabinet de ministre (2020).

Les présentes procédures, ainsi que les Procédures pour le transfert des documents fédéraux physiques et analogiques, remplacent les Procédures pour le transfert de ressources documentaires à valeur continue non publiées d'institutions du gouvernement du Canada à Bibliothèque et Archives Canada (2014).

3. Définitions

Document (Document)
Éléments d'information, quel qu'en soit le support; la présente définition ne vise pas les publications.
Document fédéral (Government record)
Document qui relève d'une institution fédérale.
Document numérique (Digital record)
Document en format numérique (c'est-à-dire binaire). Il peut s'agir d'un seul objet numérique, ou de plusieurs objets interreliés ou imbriqués.
Institution fédérale (Government institution)
S'entend au sens de l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information ou de l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et vise en outre toute institution désignée par le gouverneur en conseil.

Voir l'annexe A pour les définitions des autres termes employés dans ces procédures.

4. Contexte

En vertu de la Loi sur BAC, BAC a le mandat d'être le dépositaire permanent des documents fédéraux qui présentent, selon lui, un intérêt historique ou archivistique, conformément à son Cadre de politique d'évaluation et d'acquisition (2016).

Les présentes procédures permettent aux institutions fédérales de remplir leurs obligations de protéger et de transférer les documents fédéraux archivistiques conformément aux autorisations de disposition qui leur sont délivrées par BAC.

5. Objectif

Les présentes procédures visent à faciliter le transfert de documents fédéraux archivistiques numériques, des institutions fédérales à BAC, lorsque le délai de conservation est dépassé.

Elles décrivent les étapes requises pour que les institutions fédérales puissent transférer leurs documents fédéraux archivistiques numériques sous le contrôle et la garde de BAC. Elles donnent des instructions et formulent des recommandations pour protéger l'intégrité des documents et de leurs métadonnées, et ainsi assurer leur préservation et leur accessibilité à long terme.

Les présentes procédures permettent également à BAC de gérer les documents fédéraux archivistiques reçus des institutions fédérales par transfert, conformément à son Cadre de politique d'accès (2016) et à son Cadre de politique de préservation (2022).

6. Exigences

Il est fortement recommandé que l'institution consulte l'archiviste de BAC qui lui est assigné (ci-après l'archiviste assigné) tout au long du processus de transfert, afin d'éviter tout travail inutile, dédoublement des tâches ou retard lors de la préparation des documents. Pour savoir qui est son archiviste assigné, l'institution peut contacter le Centre de liaison de BAC (centredeliaison-liaisoncentre@bac-lac.gc.ca), qui la mettra en communication avec la bonne personne.

6.1 Critères pour déterminer si des documents numériques peuvent être transférés à BAC

Veuillez noter : Si des documents physiques et analogiques sont également transférés, l'institution doit consulter les Procédures pour le transfert des documents fédéraux physiques et analogiques.

Pour pouvoir procéder au transfert de ses documents numériques à BAC, l'institution doit s'assurer que les documents proposés respectent tous les critères ci-dessous.

Si l'institution ne sait pas comment appliquer l'un de ces critères ou si l'un d'entre eux ne peut être respecté, elle doit contacter son archiviste assigné pour discuter de la situation.

6.1.1
Les documents correspondent à la définition de document fédéral donnée à l'annexe A.
6.1.2
L'institution dispose d'une autorisation de disposition valide émise par BAC.
6.1.3
Les documents proposés pour le transfert présentent un intérêt archivistique selon l'autorisation de disposition de l'institution.
6.1.4
Le délai de conservation des documents est dépassé.
6.1.5
Le transfert de ces documents ne transgresse pas un règlement ou une ordonnance d'un tribunal, ni une disposition expresse d'une autre loi (par exemple la Loi sur le Tribunal canadien du commerce extérieur, les Règles des Cours fédérales, la Loi sur l'accès à l'information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels).
6.1.6

Avant le transfert, l'institution s'assure que les documents :

Conformément à la section 6.2 de la Norme opérationnelle sur la protection des documents numériques archivistiques, l'institution doit informer BAC de tout changement substantiel touchant les documents et les systèmes numériques, dont la migration des documents vers un nouvel environnement matériel, un nouvel environnement d'exploitation ou un nouveau logiciel; ou l'ajout ou la suppression d'une quantité substantielle d'éléments de données.

6.1.7

Avant le transfert, l'institution a réuni tous les documents sur un ou plusieurs des supports physiques de stockage suivants :Note de bas de page 1 :

  • Disques durs externes
  • Clés USB

Veuillez noter : Lorsque des documents sont rassemblés sur des supports physiques de stockage, le classement et les métadonnées d'origine des documents doivent à tout prix être conservés. Par exemple, les institutions doivent éviter d'écraser les métadonnées relatives à la date. Communiquez avec votre archiviste assigné si vous avez besoin d'aide.

Les documents numériques doivent être stockés sur des supports physiques de stockage distincts en fonction de leur classification de sécurité. Plus précisément, les documents protégés B peuvent être réunis sur un même support. Les documents protégés C, secrets et très secrets doivent se trouver sur leur propre support physique de stockage; ceux-ci sont emballés et/ou protégés en conformité avec le guide de la GRC intitulé Transport, transmission et entreposage de matériel protégé ou classifié (2022). (document PDF)Note de bas de page 2

Les institutions doivent apposer une étiquette sur le support physique de stockage et ajouter celui-ci à l'onglet « Inventaire des supports physiques » dans le Formulaire d'évaluation de transfert numérique (disponible dans le formulaire de demande de transfert de documents fédéraux)

Veuillez noter : Si les institutions ont des documents numériques sur des supports physiques de stockage non acceptés, veuillez communiquer avec votre archiviste assigné dès que possible.

6.1.8
Avant le transfert, l'institution doit chiffrer et emballer le support de stockage, comme le prévoit l'annexe G : Norme sur les configurations courantes des services de la TI intégrée – Directive sur les services et le numérique du Secrétariat du Conseil du Trésor.
6.1.9
Avant le transfert, l'institution fournit toute l'information nécessaire au sujet des documents (voir la section 6.2.2 ci-dessous), dont les métadonnées exigées selon la Norme opérationnelle sur les métadonnées des documents numériques archivistiques.
6.1.10

Avant le transfert, l'institution passe en revue toute restriction concernant l'accès à l'information qui sera transférée à BAC, et élimine le plus de restrictions possible.

Si l'un ou l'autre des critères n'est pas respecté, l'institution doit communiquer avec l'archiviste assigné pour en discuter.

6.2 Remplir le formulaire de transfert

L'institution doit soumettre sa demande de transfert de documents archivistiques en utilisant le formulaire de demande en ligne qui se trouve sur le site Internet de BAC sous « Services pour le gouvernement du Canada ».

Cette section présente toutes les informations requises pour soumettre une demande de transfert.

Veuillez noter : Assurez-vous d'avoir en main toutes les informations nécessaires pour remplir le formulaire en ligne, car il n'est pas possible de le sauvegarder pour y revenir plus tard.

Pour toute question liée au formulaire, l'institution peut contacter le Centre de liaison (centredeliaison-liaisoncentre@bac-lac.gc.ca) ou son archiviste assigné.

6.2.1 Informations sur le ramassage ou l'envoi des documents

L'institution doit indiquer l'adresse où se trouvent les documents et fournir les coordonnées de la personne chargée d'organiser le transfert des documents à BAC.

Dans la région de la capitale nationale

BAC prendra les dispositions nécessaires pour ramasser les documents qui se trouvent à Ottawa, à Gatineau et dans les environs.

Hors de la région de la capitale nationale

Si les documents se trouvent hors de la région de la capitale nationale, l'institution doit les envoyer à BAC par messagerie. Voir la section 6.4 ci-dessous pour plus de détails.

Veuillez noter : L'institution ne doit pas envoyer de documents tant que la demande de transfert n'a pas été approuvée par l'archiviste assigné et que l'institution n'a pas été contactée par l'équipe de Contrôle physique de BAC.

Dans certaines circonstances, BAC peut ramasser des documents dans le corridor Toronto-Québec. L'institution doit contacter son archiviste assigné pour plus de détails.

6.2.2 Informations sur les documents

BAC demande à l'institution de fournir certaines informations sur les documents proposés pour le transfert. Cela lui permet de confirmer la valeur archivistique des documents en vertu de l'autorisation de disposition de l'institution, de s'assurer que les mesures de préservation adéquates sont prises et de créer une description qui aidera à rendre les documents découvrables, disponibles et accessibles aux chercheurs.

L'institution doit fournir les informations suivantes au sujet des documents proposés pour le transfert :

  • Le numéro de l'autorisation de disposition en vertu de laquelle les documents sont proposés pour le transfert.
  • Le contexte intellectuel des documents, comprenant des détails comme :
    • l'unité administrative ou le programme qui a créé les documents;
    • la période (dates) durant laquelle les documents ont été actifs;
    • l'objectif et l'utilisation des documents;
    • l'organisation des documents;
    • toute section pertinente de l'autorisation de disposition;
    • tout autre document nécessaire pour lire et comprendre les documents (par exemple des dictionnaires de données ou des guides de classification des dossiers).
  • Un inventaire détaillé qui respecte au minimum les instructions du Gabarit d'inventaire de BAC (disponible dans le formulaire de demande de transfert de documents fédéraux).
    • Chaque feuille de calcul du Gabarit d'inventaire contient les champs obligatoires et les instructions spécifiques pour chaque type de support.
    • BAC pourrait exiger que l'institution inscrive plus d'informations dans l'inventaire que le minimum requis.
    • Veuillez noter : Les inventaires qui contiennent de l'information classifiée ou protégée C ne peuvent pas être soumis via le formulaire en ligne. Veuillez contacter votre archiviste assigné pour obtenir des informations sur les méthodes de transmission acceptées pour ces inventaires.
  • Un Formulaire d'évaluation de transfert numérique (disponible dans le formulaire de demande de transfert de documents fédéraux comprenant une liste des supports physiques de stockage compris dans le transfert.
  • Toutes les métadonnées requises selon la Norme opérationnelle sur les métadonnées des documents numériques archivistiques.
    • BAC demande parfois aux institutions d'ajouter des métadonnées au minimum requis. La forme et la quantité des métadonnées varient grandement en fonction de la nature des documents et de la manière dont l'institution gère ses documents numériques. Il est donc fortement recommandé de discuter avec votre archiviste assigné pour vous assurer que toutes les métadonnées requises sont transférées.
    • Veuillez noter : Certaines métadonnées requises sont parfois fournies dans d'autres documents exigés, comme le formulaire Web Soumettre une demande de transfert de documents gouvernementaux, la liste des dossiers ou le Formulaire d'évaluation de transfert numérique.
  • La catégorie de sécurité des documents.

6.2.3 Modalités et conditions

L'institution doit confirmer, dans le formulaire Soumettre une demande de transfert de documents gouvernementaux, qu'il n'existe aucune restriction juridique ou opérationnelle applicable au transfert des documents à BAC.

L'institution doit également confirmer, dans le même formulaire, qu'elle comprend que le processus de transfert aura pour résultat le transfert à BAC de la garde et du contrôle légal et permanent des documents en question. Cela inclut l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

6.2.4 Une fois la demande soumise

Après avoir soumis la demande de transfert, l'institution reçoit un courriel automatisé de confirmation comprenant le numéro de la demande de transfert (par exemple TGR-FY23-123).

Une liste de contrôle des principaux critères d'acceptation et des principales étapes menant à la demande de transfert de documents à BAC se trouve à l'annexe C.

6.3 Révision et approbation du transfert par l'archiviste assigné

Une fois que l'institution a soumis la demande de transfert via le formulaire en ligne, la demande est examinée par l'archiviste assigné.

L'archiviste assigné est responsable de :

  • réviser la soumission;
  • consulter l'institution au besoin pour tenter de résoudre les problèmes ou pour obtenir de l'information supplémentaire;
  • approuver ou rejeter la demande de transfert.

6.3.1 Demandes approuvées

L'archiviste assigné approuve les demandes de transfert qui satisfont entièrement aux exigences décrites aux sections 6.1 et 6.2 des présentes procédures.

Une fois que l'archiviste assigné a examiné et approuvé la demande de transfert, une notification automatique est envoyée par courriel à l'institution. Ce courriel inclut à nouveau le numéro de la demande de transfert.

Veuillez noter : L'autorisation de transférer des documents numériques ne permet pas à une institution de disposer des autres exemplaires de ces documents. Cette permission est accordée une fois que BAC a assumé la garde ou le contrôle des documents et assuré leur préservation à long terme. Voir la section 6.5 pour plus de détails.

6.3.2 Demandes rejetées

L'archiviste assigné rejette les demandes de transfert qui ne satisfont pas entièrement aux exigences décrites aux sections 6.1 et 6.2 de la présente procédure.

Avant de rejeter la demande, l'archiviste assigné communique avec l'institution pour déterminer si les problèmes détectés peuvent être résolus afin que le transfert puisse avoir lieu. Un inventaire qui ne comprend pas toutes les métadonnées requises, et des supports physiques qui ne respectent pas les exigences de BAC, sont des exemples de ces problèmes. L'institution doit fournir les informations manquantes et/ou effectuer les actions nécessaires pour se conformer aux exigences de BAC. Si l'institution n'est pas en mesure de le faire, la demande de transfert est rejetée.

Cependant, si les problèmes sont résolus à la satisfaction de BAC, l'archiviste assigné accepte alors la demande de transfert.

Une fois que l'archiviste assigné a examiné et rejeté la demande de transfert, une notification automatique est envoyée par courriel à l'institution. Ce courriel comprend à nouveau le numéro de la demande de transfert.

Veuillez noter : Le rejet d'une demande de transfert de documents fédéraux ne donne pas l'autorisation à l'institution de détruire ces documents. L'institution demeure responsable de préserver ces documents et doit trouver un moyen de résoudre les problèmes afin de pouvoir procéder au transfert à BAC. L'archiviste assigné contactera l'institution pour discuter des raisons du rejet.

6.4 Ramassage ou envoi des documents à transférer

Une fois que la demande de transfert est approuvée par l'archiviste assigné, l'équipe de Contrôle physique de BAC communique avec l'institution pour organiser le ramassage ou l'envoi des documents.

6.4.1 Ramassage des documents par BAC

BAC ramasse les documents dans la région de la capitale nationale et, occasionnellement, dans le corridor Toronto-Québec.

L'institution est responsable :

L'équipe de Contrôle physique de BAC est responsable :

  • de coordonner un moment et un lieu pour le ramassage avec la personne-ressource;
  • de ramasser les documents;
  • d'attribuer un numéro de contrôle d'enregistrement une fois que les documents sont sous la garde de BAC.

6.4.2 Envoi des documents par l'institution

Si les documents se trouvent à l'extérieur de la région de la capitale nationale, l'institution doit prendre les dispositions nécessaires pour envoyer elle-même les documents à BAC.

L'institution est responsable :

  • d'emballer et d'étiqueter le support physique de stockage contenant les documents à transférer;
  • d'emballer les documents classifiés ou protégés en conformité avec le guide de la GRC intitulé Transport, transmission et entreposage de matériel protégé ou classifié (2022). (document PDF)
  • de prendre entente avec un service de messagerie et d'assumer les frais de transport;
  • de fournir à BAC un numéro de suivi du service de messagerie.

BAC est responsable :

  • de préciser l'adresse de livraison;
  • de fournir à l'institution les coordonnées où envoyer le numéro de suivi du service de messagerie;
  • d'attribuer un numéro de contrôle d'enregistrement une fois que les documents sont sous la garde de BAC.

Veuillez noter : L'adresse de livraison et les coordonnées pour organiser l'envoi des documents à BAC seront transmises à l'institution une fois la demande de transfert approuvée par l'archiviste assigné. L'institution ne doit pas envoyer de documents à BAC avant que la demande de transfert ait été approuvée et que l'équipe de Contrôle physique de BAC l'ait contactée.

6.5 Intégration des documents transférés dans les collections de BAC

Une fois les supports physiques de stockage ramassés ou reçus par BAC, l'institution reçoit un courriel automatisé comprenant le numéro de contrôle d'enregistrement (par exemple 2021-0123) créé par BAC.

Une fois que BAC a intégré les documents dans sa collection (voir l'annexe D pour plus de détails), l'institution reçoit une notification d'acquisition confirmant que les documents ont été préservés par BAC.

Cette notification confirme que l'institution peut maintenant disposer de tout exemplaire des documents transférés en sa possession. Les institutions peuvent trouver les documents transférés dans le catalogue en ligne de BAC à l'aide du numéro de référence (par exemple le numéro d'acquisition de la direction [BAN]) fourni dans la notification. Veuillez noter que le personnel de l'institution devra avoir le statut de chercheur des ministères pour consulter les documents à accès restreint.

7. Rôles et responsabilités

BAC est responsable :

  • de fournir des conseils et des orientations sur l'application des présentes procédures;
  • de désigner le personnel approprié pour mettre en œuvre les présentes procédures;
  • d'élaborer des lignes directrices, des outils, des pratiques exemplaires et des services selon les besoins pour soutenir l'application des présentes procédures;
  • de confirmer que les demandes de transfert répondent à toutes les exigences de BAC;
  • d'approuver ou rejeter les demandes de transfert;
  • de coordonner le ramassage ou l'envoi des documents transférés.

Les institutions sont responsables :

  • d'adhérer aux présentes procédures;
  • de désigner le personnel approprié pour mettre en œuvre les présentes procédures;
  • d'informer et de consulter BAC sur toute question susceptible d'entraver :
    • les transferts réguliers de documents fédéraux archivistiques
    • le respect des présentes procédures;
  • de s'assurer que les demandes de transfert répondent à toutes les exigences de BAC;
  • de coordonner le ramassage ou l'envoi des documents transférés.

8. Suivi, évaluation et revue

Le secteur d'activités de BAC responsable de l'acquisition des documents fédéraux archivistiques surveille et évalue les présentes procédures tous les trois ans, ou selon les besoins, à partir de la date d'entrée en vigueur. BAC analyse les progrès réalisés, l'efficacité et l'atteinte des objectifs. Il cerne aussi les améliorations à apporter aux activités liées à l'acquisition de documents fédéraux archivistiques physiques et analogiques.

9. Conséquences

Le non-respect des présentes procédures peut entraîner :

  • la suspension de l'autorisation de disposition de l'institution par BAC;
  • du retard dans les transferts;
  • une mauvaise découvrabilité des collections d'archives numériques de BAC.

10. Renseignements

Pour toute question sur les présentes procédures, communiquez avec :

Liaison Centre
Centre de liaison
Bibliothèque et Archives Canada
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec) J8T 0A7
1-866-498-1148
centredeliaison-liaisoncentre@bac-lac.gc.ca

Annexe A: Définitions

Acquisition (Accession)
Groupe de documents dans les fonds de BAC provenant d'une même entité (source), qui ont le même lieu d'origine ou le même historique et qui sont acceptés en même temps.
Acquisition (Acquisition)
L'acquisition est le processus visant à acquérir le patrimoine documentaire ayant une valeur historique ou archivistique. L'acquisition a lieu lorsque la décision est prise de prendre la responsabilité du patrimoine documentaire dans le but de le préserver pour l'utilisation par les générations futures.
Autorisation de disposition (Disposition authorization)
Conformément au paragraphe 12(1) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, une autorisation de disposition est un document émis par le bibliothécaire et archiviste du Canada pour permettre aux institutions fédérales de disposer des documents dont le délai de conservation est dépassé en consentant à leur destruction, en exigeant leur transfert à BAC ou en acquiesçant à ce que le gouvernement du Canada les cède à une autre entité. Les autorisations de disposition peuvent être accordées : i) à une institution particulière; ii) à de multiples institutions. Dans les présentes procédures, ce terme englobe l'ensemble des documents émis par BAC et permettant de déterminer la valeur archivistique des documents d'une institution fédérale. Cela inclut les autorisations de disposer des documents (ADD), les autorisations de disposition pluri-institutionnelles et spécifiques (ADP et ADS), les autorisations de disposition (AD), les cadres de disposition et les guides d'application.
Catégorie de sécurité des documents (Security category of the records)
Attribution d'une catégorie de sécurité aux renseignements ou documents en fonction du degré de préjudice qui pourrait vraisemblablement résulter de leur compromission.
Un renseignement ou un document peut être protégé ou classifié. BAC utilise les définitions de la section J.2.4 « catégories de confidentialité de l'information » de l'annexe J : Norme sur la catégorisation de sécurité de la Directive sur la gestion de la sécurité du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Contrôle (Control)
L'autorité de prendre des décisions concernant des publications et des documents et leur gestion aux fins de préservation, d'accès et de disposition, exercée ou non, et indépendamment de qui en a la garde. Le contrôle de BAC sur les publications et les documents peut être partiel ou complet, et peut faire l'objet d'ententes. Cette définition de contrôle correspond au concept de « responsabilité » dans la Loi sur BAC. Le terme « contrôle » est utilisé dans ces procédures à des fins de désambiguïsation avec la définition générale du concept de responsabilité. Voir aussi « garde ».
Délai de conservation (Retention period)
Période durant laquelle un document doit être conservé sous le contrôle d'une institution fédérale à des fins opérationnelles, administratives, fiscales, juridiques ou historiques.
Disposition (Disposition)
La disposition correspond soit au transfert des documents archivistiques à BAC, soit à la destruction ou à l'aliénation de documents non archivistiques par l'institution. La disposition ne peut débuter que lorsque le délai de conservation d'un document est dépassé.
Document (Record)
Éléments d'information, quel qu'en soit le support; la présente définition ne vise pas les publications.
Document archivistique (Archival record)
Un document fédéral qui possède une utilité ou une importance à long terme pour la société canadienne, et qui doit être transféré à BAC lorsque son délai de conservation est dépassé. La détermination de la valeur archivistique est réalisée par BAC et inscrite dans une autorisation de disposition.
Document fédéral (overnment record)
Document qui relève d'une institution fédérale.
Document numérique (Digital record)
Document numérique : Document en format numérique (c'est-à-dire binaire). Il peut s'agir d'un seul objet numérique, ou de plusieurs objets interreliés ou imbriqués.
Document physique et analogique (Physical and analog record)

Un document physique est tangible et peut être lu ou déchiffré sans l'aide d'une machine ou d'un ordinateur. Il s'agit, par exemple, de documents textuels, de cartes, de plans ou de documents philatéliques sur support papier, de photographies imprimées, d'art documentaire, etc.

Un document analogique est créé par un processus physique et peut nécessiter une machine pour le lire ou le déchiffrer. Il s'agit, par exemple, de photographies et films réalisés avec des matériaux sensibles à la lumière, d'enregistrements vidéo ou audio sur rubans, de microfilms ou microfiches, etc.

Dossier (File)
Ensemble organisé de documents réunis parce qu'ils ont trait à un même sujet, une même activité ou une même transaction.
Enregistrement (Registration)
Le processus d'établissement du contrôle physique initial sur les documents reçus par BAC à la suite d'un transfert. Cela comprend l'attribution d'un numéro de contrôle d'enregistrement par BAC.
Garde (Custody)
La possession de publications et de documents, indépendamment de qui en a le contrôle. La garde peut être partagée et peut faire l'objet d'ententes. Voir aussi « contrôle ».
Institution fédérale (Government institution)
S'entend au sens de l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information ou de l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et vise en outre toute institution désignée par le gouverneur en conseil.
Inventaire (Inventory)
Liste détaillée des pièces ou dossiers proposés pour le transfert à BAC . Cette liste doit respecter les instructions du Gabarit d'inventaire de BAC. Voir aussi « instrument de recherche ».
Métadonnées (Metadata)
Information utilisée pour contextualiser, gérer, préserver et rendre accessibles des documents.
Notification d'acquisition (Acquisition notification)
Communication envoyée par l'archiviste assigné à l'institution ayant procédé à un transfert. Cette communication comprend le ou les numéros de référence pertinents permettant à l'institution de retrouver les documents transférés et d'y accéder via l'interface publique du site Internet de BAC.
Numéro d'acquisition de la direction (BAN) (Branch Accession Number [BAN])
Numéro unique assigné par BAC lorsque l'archiviste responsable crée l'acquisition dans la base de données de BAC pour les documents transférés. L'abréviation du terme en anglais est toujours utilisée : Branch Accession Number (BAN). Ce numéro comporte toujours 10 caractères alphanumériques, débutant par l'année financière d'acquisition (par exemple 2018-00237-X), et peut être utilisé pour la recherche dans l'interface publique du site Internet de BAC.
Numéro de contrôle d'enregistrement (Registration control number)
Identificateur unique généré par BAC afin d'indiquer que le contrôle physique et intellectuel initial des documents transférés à BAC a été établi. Ce numéro comporte toujours huit chiffres, débutant par l'année financière d'enregistrement (par exemple 2022-0045).
Numéro de la demande de transfert (Transfer Request Number)
Identificateur unique généré par BAC lorsqu'une demande de transfert est reçue via son site Internet. Ce numéro comporte toujours l'abréviation TGR (Transfer of Government Records/Transfert de documents fédéraux), suivie des lettres FY (Fiscal Year/Année financière), des deux derniers chiffres de l'année financière en cours et de trois chiffres indiquant l'ordre de réception de la demande par BAC (par exemple TGR-FY23-123).
Objet numérique (Digital object)
Unité d'information discrète sous forme numérique (c'est-à-dire binaire) qui constitue une représentation, un fichier (par exemple .doc, .pdf, .jpg), qui peut lui-même contenir des sous-composantes ou des objets intégrés, mais qui est géré à titre de ressource documentaire unique), un train de bits ou flot de fichiers.
Préservation (Preservation)
Ensemble des actions accomplies pour ralentir la détérioration des collections ou empêcher qu'elles ne soient endommagées, et pour garantir que leur accès, leur utilisation et leur signification, ainsi que leur capacité à être acceptées comme preuve de ce qu'elles sont censées publier et enregistrer, soient maintenus dans le temps.
Regroupement (Aggregation)
Ensemble de documents (par exemple un dossier ou une série) réunis et classés de manière à rendre compte des activités de son créateur. Dans le contexte de la présente norme, un regroupement peut aussi faire référence à un ensemble de documents transférés au même moment.
Somme de contrôle (Checksum)
« Empreinte numérique » d'un fichier informatique. Toute modification apportée au fichier informatique modifie la somme de contrôle. Celle-ci est généralement créée à l'aide d'un logiciel de chiffrement. Elle montre que le contenu d'un fichier informatique a changé, sans préciser où le changement a eu lieu.
Transfert (Transfer)
Le processus de déplacement physique des documents d'une institution fédérale vers la garde et le contrôle de BAC. Ce processus comprend la réattribution de la propriété physique et intellectuelle des documents à BAC.

Annexe B : Documents connexes

Lois fédérales

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Bibliothèque et Archives Canada

Autres sources gouvernementales

Annexe C : Liste de contrôle des transferts et information nécessaire pour remplir le formulaire en ligne

L'institution peut déterminer si les documents répondent aux critères de transfert à BAC en se fiant à la liste de contrôle suivante :

Annexe D : Résumé du processus de transfert

Il est fortement recommandé que les institutions consultent leur archiviste assigné dès le début du processus de transfert, afin d'éviter tout travail inutile ou dupliqué lors de la préparation des documents. Pour savoir qui est son archiviste assigné, l'institution peut contacter le Centre de liaison
de BAC (centredeliaison-liaisoncentre@bac-lac.gc.ca), qui la mettra en communication avec la bonne personne.

  1. L'institution soumet une demande de transfert au moyen du formulaire de demande de transfert sur le site Web de BAC.
  2. L'archiviste assigné examine la demande et communique avec l'institution pour régler toute question en suspens.
    • Au besoin, l'institution apporte des changements pour répondre à ces préoccupations.
  3. L'archiviste assigné approuve le transfert.
    • Si l'archiviste assigné rejette le transfert, le processus s'arrête ici.
      Veuillez noter : Le rejet d'une demande de transfert de documents fédéraux ne donne pas l'autorisation à l'institution de détruire ces documents. L'institution demeure responsable de préserver ces documents et doit trouver un moyen de résoudre les problèmes afin de pouvoir procéder au transfert à BAC. L'archiviste assigné contactera l'institution pour discuter des raisons du rejet.
  4. BAC communique avec la personne-ressource désignée par l'institution pour organiser la cueillette ou fournir l'information nécessaire pour que l'institution puisse envoyer les documents par messagerie.
  5. La cueillette ou la livraison des documents a lieu.
  6. L'institution reçoit un numéro de contrôle d'enregistrement.
  7. Une évaluation technique est réalisée pour assurer l'intégrité et la qualité de préservation des documents transférés.
  8. L'archiviste assigné décrit les documents dans la base de données des collections de BAC destinée au public.
  9. BAC crée un exemplaire de préservation archivistique des documents.
  10. L'institution reçoit une notification d'acquisition confirmant que les documents ont été préservés par BAC. Cette notification comprend un numéro de référence (par exemple le numéro d'acquisition de la direction [Branch Accession Number, ou BAN]); elle informe l'institution qu'elle peut disposer de tous les exemplaires des documents sous sa garde .
  11. L'institution dispose des originaux et des copies sous sa garde.