Norme opérationnelle sur les métadonnées des documents numériques archivistiques

Télécharger la version imprimée
(Document PDF, 546 Ko, 24 pages)

Sur cette page

  1. Date d’entrée en vigueur
  2. Application
  3. Définitions
  4. Contexte
  5. Finalité
  6. Exigences
  7. Rôles et responsabilités
  8. Surveillance, évaluation et révision
  9. Conséquences
  10. Information

1. Date d’entrée en vigueur

La norme approuvée par la directrice générale des Documents gouvernementaux est entrée en vigueur le 16 novembre 2023.

2. Application

La présente norme s’applique à tous les documents fédéraux numériques qui sont sous la garde d’institutions du gouvernement du Canada (GC) (ci-après les « institutions fédérales ») et qui présentent un intérêt historique ou archivistique (ci-après les « documents numériques archivistiques »). L’intérêt archivistique est déterminé dans une autorisation de disposition établie en vertu des articles 12 et 13 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (la Loi sur BAC).

La présente norme fait partie de l’ensemble des politiques régies par le Cadre de politique d’évaluation et d’acquisition de BAC; elle est liée à la Politique pour rendre la collection repérable. Elle contribue à l’application de la Politique sur les services et le numérique, de la Directive sur les services et le numérique, de la Directive sur le gouvernement ouvert, et de la Norme pour la gestion des métadonnéesdu Secrétariat du Conseil du Trésor. Elle est conforme aux lois, aux règlements et aux normes en vigueur sur les métadonnées, la tenue de documents et les descriptions archivistiques (voir l’annexe B).

La présente norme décrit les métadonnées de base (précisées à l’annexe C) qui sont obligatoirement créées et maintenues pour accompagner les documents numériques archivistiques sous la garde d’institutions fédérales.

Les exigences techniques liées au format et à la structure des métadonnées au moment du transfert ne font pas l’objet de la présente norme.

3. Définitions

Voir l’annexe A.

4. Contexte

Les métadonnées donnent de l’information sur la structure et la signification des documents, ainsi que sur le contexte et les systèmes dans lesquels ces documents existent, afin d’en appuyer la création, la gestion, l’utilisation et la préservation.

Les métadonnées sont requises pour établir l’autorité, l’authenticité, l’intégrité et la fiabilité des documents, et pour que ceux-ci restent utilisables au fil du temps.

La présente norme aide BAC à remplir la mission qui lui est conférée par la loi, car les métadonnées contiennent de l’information descriptive, technique et administrative essentielle pour acquérir et préserver adéquatement les documents numériques archivistiques et en permettre la consultation à long terme.

La Loi sur BAC exige que les documents fédéraux présentant un intérêt historique ou archivistique soient transférés à BAC dans les conditions voulues par le ou la bibliothécaire et archiviste du Canada. Ces conditions sont établies dans des instruments de politique appelés autorisations de disposition. Dans le cadre du programme de disposition des documents gouvernementaux, les institutions fédérales sont tenues : 1) de protéger les documents archivistiques jusqu’à leur transfert à BAC; 2) de transférer les documents archivistiques à BAC à la fin de leur délai de conservation, en conformité avec tous les instruments de politique applicables de BAC. La Norme opérationnelle sur la protection des documents numériques archivistiques de BAC donne plus de détails sur l’obligation de protéger les documents numériques archivistiques afin d’assurer leur intégrité et leur compatibilité avec les exigences liées à leur transfert.

La présente norme vient compléter d’autres documents d’orientation sur les transferts qui s’appliquent conjointement à la norme : les Procédures pour le transfert de ressources documentaires à valeur continue non publiées d’institutions du gouvernement du Canada à Bibliothèque et Archives Canada et les Lignes directrices sur les formats de fichier à utiliser pour transférer des ressources documentaires.

5. Finalité

La présente norme opérationnelle précise les métadonnées obligatoires qui doivent accompagner les documents numériques archivistiques pour les protéger, tout au long de leur cycle de vie, y compris au moment de leur transfert à BAC. Maintenir ces métadonnées obligatoires tout au long du cycle de vie des documents numériques archivistiques aide à protéger les documents. Selon les pratiques exemplaires en gestion de l’information, les métadonnées accumulées depuis la création des documents doivent demeurer associées à ces derniers pour en garantir l’authenticité, la fiabilité et l’utilisabilité. Les métadonnées obligatoires doivent accompagner les documents numériques archivistiques transférés à BAC. Elles sont essentielles pour que BAC puisse préserver et rendre accessibles les documents numériques archivistiques de ses collections, conformément à ses responsabilités législatives.

6. Exigences

Les concepts de métadonnées obligatoires tout au long du cycle de vie des documents numériques archivistiques (y compris lors du transfert) sont les suivants :

  • Code de classification
  • Créateur
  • Date et heure
  • Autorisation de disposition
  • Étendue
  • Format
  • Intégrité
  • Langue
  • Identifiant du document
  • Gestion des droits
  • Environnement technique
  • Titre

L’annexe C donne des détails sur ces exigences. L’annexe D illustre à quels niveaux les métadonnées obligatoires s’appliquent aux documents numériques archivistiques. L’annexe E résume les obligations pour chaque concept de métadonnées.

7. Rôles et responsabilités

7.1 Activités de BAC

Le directeur général ou la directrice générale des Documents gouvernementaux veille à ce que BAC :

7.1.1 Établisse et garde à jour la présente norme;

7.1.2 Offre des conseils et des services, selon les besoins, concernant l’interprétation, l’application et l’utilisation de la présente norme;

7.1.3 Élabore des lignes directrices et des outils, selon les besoins, pour favoriser l’application de la présente norme;

7.1.4 Vérifie la présence des métadonnées minimales liées à chaque concept mentionné à l’annexe C, chaque fois que des documents numériques archivistiques sont transférés à BAC.

7.2 Activités des institutions fédérales

Le dirigeant principal de l’information de l’institution fédérale (ou son équivalent) :

7.2.1 S’assure que des métadonnées correspondant à tous les concepts énoncés à l’annexe C, au minimum, accompagnent les documents numériques archivistiques tout au long de leur cycle de vie, y compris au moment de leur transfert à BAC;

7.2.2 S’assure que les valeurs des métadonnées sont exactes et proviennent de sources autorisées telles que les métadonnées faisant partie du fichier informatique lui-même (métadonnées intégrées); les métadonnées stockées à l’extérieur du ou des fichiers informatiques, auxquels elles sont associées (métadonnées externes); ou un mélange des deux;

7.2.3 Fournit l’information demandée, au moment du transfert, concernant la correspondance de chaque élément de métadonnées fourni avec les concepts énumérés à l’annexe C;

7.2.4 Informe ou consulte BAC lorsqu’un enjeu quelconque nuit à la capacité d’appliquer la présente norme.

8. Surveillance, évaluation et révision

BAC surveillera régulièrement si la présente norme est respectée et évaluera celle-ci afin de la réviser tous les cinq ans.

9. Conséquences

Selon les dispositions de la Loi sur BAC et le jugement du ou de la bibliothécaire et archiviste du Canada ou de son représentant, le non-respect de la présente norme peut engendrer : un suivi informel mené par BAC; une directive officielle sur les mesures correctives à prendre; ou la révision, la suspension ou la révocation d’une autorisation de disposition.

10. Information

Les questions sur la présente norme peuvent être acheminées à l’adresse suivante :

Centre de liaison
Bibliothèque et Archives Canada
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec)
K1A 0N4
centredeliaison-liaisoncentre@bac-lac.gc.ca

Annexe A : Définitions

Algorithme d’empreinte numérique [message digest algorithm]

Algorithme (procédure transformant une entrée de données de taille arbitraire en une sortie de taille déterminée) donnant le résultat d’une fonction de hachage cryptographique pour un fichier informatiqueNote de bas de page1.

Authenticité [authenticity]

Qualité d’un document n’ayant été ni contrefait ni trafiqué pendant sa création, sa maintenance et sa préservation. Elle fait référence à la fiabilité d’un document au fil du temps; elle est évaluée à l’aide de facteurs internes et externesNote de bas de page2.

Chemin d’accès au fichier [filepath]

[Informatique] Un ou plusieurs répertoires suivis d’un nom d’objet (par exemple un nom de fichier informatique), chaque élément étant séparé par un caractère propre au système d’exploitation, comme la barre oblique inversée (\) sur Windows. Les noms de répertoires, de gauche à droite, montrent le chemin à suivre pour arriver à l’objet dans le système de fichiersNote de bas de page3.

Document [record]

Éléments d’information, quel qu’en soit le support, à l’exception des publicationsNote de bas de page4.

Document composite [compound record]

Document numérique ayant plusieurs éléments ou parties (par exemple, les éléments multimédias d’une page Web, un document numérique, ou des données, comme une entrée dans une base de donnéesNote de bas de page5).

Dossier [file; définitions 1 et 2]

  1. Entité organisée de documents (autrement dit, un regroupement) réunis parce qu’ils ont trait à un même sujet, une même activité ou une même transactionNote de bas de page6.
  2. Niveau conceptuel de classement des documents faisant référence à un élément particulier d’un plan de classementNote de bas de page7.

Élément de métadonnées [metadata element]

Terme officiellement défini décrivant les propriétés d’un document ou d’un groupe de documentsNote de bas de page8.

Fichier informatique [file; définition 3]

[Informatique] Ensemble d’informations utilisées sur un ordinateur et traitées comme une unité de stockageNote de bas de page9.

Fixité [fixity]

Propriété d’un fichier informatique qui n’a pas été modifié au niveau du bit entre deux moments précisNote de bas de page10.

Fonction de hachage cryptographique [cryptographic hash function]

Équation vérifiant la validité des données; elle transforme des données de diverses longueurs (le message) en une chaîne numérique de taille déterminée (le code de hachage)Note de bas de page11.

Métadonnées [metadata]

Information utilisée pour contextualiser, gérer, préserver et rendre accessibles des documentsNote de bas de page12.

Métadonnées administratives [administrative metadata]

Information facilitant la gestion et le traitement des documents, à court et à long terme. Elle comprend les renseignements suivants :

  • Données techniques sur la création et le contrôle de la qualité
  • Gestion des droits, contrôle des accès et exigences d’utilisation
  • Mesures de préservation, comme les copies ou le traitementNote de bas de page13.

Métadonnées descriptives [descriptive metadata]

Information sur le contenu conceptuel, les droits d’accès et les caractéristiques physiques des documents visant à en faciliter la découverteNote de bas de page14.

Nom de fichier [file name]

[Informatique] Série de caractères identifiant un fichier informatique dans un systèmeNote de bas de page15.

Pièce [item]

Unité archivistique conceptuellement indivisible, complète en soi, pouvant être distinguée d’un regroupementNote de bas de page16.

Plan de classement [file plan]

Système de classement décrivant plusieurs types de dossiers (c’est-à-dire des ensembles de documents), la manière dont ils sont identifiés, l’endroit où ils doivent être stockés et la façon de les indexer pour les récupérerNote de bas de page17.

Protection [protection]

  1. Mesures prises pour éviter des pertes ou des dommages importantsNote de bas de page18.
  2. [Documents numériques] Politiques, stratégies et mesures de préservation destinées à assurer l’accessibilité permanente à du contenu dont l’authenticité est vérifiable au fil du temps, peu importe les changements technologiquesNote de bas de page19.

Regroupement [aggregation]

Ensemble de documents (par exemple un dossier ou une série) réunis et classés de manière à rendre compte des activités de son créateurNote de bas de page20. Dans le contexte de la présente norme, un regroupement peut aussi faire référence à un ensemble de documents transférés au même moment (soit un transfert – voir la définition 1 de ce mot).

Schéma de métadonnées [metadata schema]

Plan logique montrant les liens entre les éléments de métadonnées, généralement au moyen de règles sur l’utilisation et la gestion des métadonnées, notamment en ce qui concerne la sémantique, la syntaxe et l’optionalité (le niveau d’obligation) des valeursNote de bas de page21.

Série [series]

Regroupement de documents organisés dans un système de classement et liés les uns aux autres parce qu’ils ont été créés, reçus ou utilisés dans le cadre d’une même activitéNote de bas de page22.

Somme de contrôle [checksum]

« Empreinte numérique » d’un fichier informatique. Toute modification apportée au fichier informatique modifie la somme de contrôle. Celle-ci est généralement créée à l’aide d’un logiciel de chiffrement. Elle montre que le contenu d’un fichier informatique a changé, sans préciser où le changement a eu lieuNote de bas de page23.

Transfert [transfer]

  1. Regroupement de documents qu’une institution gouvernementale remet à BAC ou à un autre dépôt dans le cadre d’une seule transaction, suivant un calendrier de dispositionNote de bas de page24.
  2. Processus par lequel une institution fédérale cède à BAC la garde et la propriété de documents fédéraux. Le transfert s’effectue en appliquant une autorisation de disposition valide ou au moyen d’un accord de transfertNote de bas de page25.

Annexe B : Sources et documents connexes

Lois

Instruments de politique de BAC

Instruments de politique du Secrétariat du Conseil du Trésor

Outils et initiatives du Secrétariat du Conseil du Trésor

Normes canadiennes

Normes internationales

Annexe C : Concepts de métadonnées obligatoires

Les tableaux ci-dessous définissent les concepts de métadonnées obligatoires. Le système n’est pas pris en considération et une vaste gamme d’interprétations sont possibles pour aider les institutions fédérales à respecter la présente norme.

Les éléments correspondants, tirés de schémas de métadonnées existants, sont présentés à titre d’exemples; ils ne sont ni exhaustifs ni normatifs.

La configuration en amont des métadonnées sur les documents numériques archivistiques assure la pérennité de ces données tout au long du cycle de vie, ainsi que leur présence au moment du transfert. La section « Obligation » de chaque concept de métadonnées précise dans quelles circonstances ce concept est obligatoire. Puisque les métadonnées préexistantes ne respectent pas toujours les exigences de la présente norme, certains concepts de métadonnées ne sont obligatoires pour le transfert que s’ils existent à ce moment (autrement dit, les données ont été configurées dans le système de tenue de documents, même si c’était facultatif, et elles sont disponibles au moment du transfert).

Lorsqu’aucune obligation n’est mentionnée, le concept est facultatif. Par exemple, l’étendue n’est obligatoire que pour les transferts (c’est-à-dire pour un type particulier de regroupement de documents); elle est facultative pour les pièces et les autres regroupements. Une série ou un dossier de documents sont des exemples de regroupements qui ne sont pas des « transferts ».

Code de classification

Définition Code unique obtenu à l’aide d’un plan de classement et appliqué au document.
Objectif Faire connaître le contexte opérationnel dans lequel le document a été créé, saisi et géré; la structure hiérarchique employée par son créateur pour l’utiliser et le récupérer; et ses liens avec d’autres documents.
Obligation Obligatoire s’il existe pour les pièces.
Obligatoire pour les regroupements.
Source autorisée Métadonnées externes.
Commentaires Lorsque fourni pour des documents composites ou des regroupements, tous les composants ou les subordonnés héritent de la même valeur.

Exemple d’élément correspondant

Exemple Valeur
BCGI : Code de classification 9540-R5747-1-2007

Créateur

Définition Agent, c’est-à-dire personne ou groupe (unité organisationnelle ou ministérielle), principalement responsable de la production du document (création, rédaction, acquisition ou maintien).
Objectif Documenter l’origine du document décrit afin d’établir l’historique de sa garde et les raisons permettant de présumer son authenticité.
Obligation Obligatoire s’il existe pour les pièces.
Obligatoire s’il existe pour les regroupements.
Obligatoire pour les transferts.
Source autorisée Métadonnées intégrées ou externes, selon le rôle de l’agent.
Commentaires L’approbateur et l’administrateur sont d’autres agents pouvant présenter un intérêt.

Le créateur peut être distinct de l’auteur ou considéré comme son équivalent d’un point de vue conceptuel. L’auteur peut être responsable du contenu conceptuel ou de mesures administratives, comme l’entrée de données ou le classement.

Exemple d’élément correspondant

Exemple Valeur
BCGI : Rôle de l’agent [+]
BCGI : Identifiant des agents
BCGI : Nom de l’agent
BCGI : Nom de l’organisation de l’agent
BCGI : Nom de la section de l’agent
BCGI : Titre du poste de l’agent
 Author [+]
juntel75
Untel, Jean
Bibliothèque et Archives Canada
Direction générale des archives
Sous-ministre
Terme de métadonnées Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) : creator Untel, Jean [ou]
Bibliothèque et Archives Canada
Terme de métadonnées DCMI : creator Service des concessions
Terme de métadonnées DCMI : creator Bureau régional du Yukon
MS Word: Auteur Tremblay, Jean

Date et heure

Définition Période ou moment précis associé à un événement pendant le cycle de vie du ou des documents (par exemple une action comme la création, la modification ou la consultation).
Objectif Conserver la ou les dates qui reflètent le mieux l’historique du ou des documents, dont la date de création. Cette information permet de faire des recherches par période, ce qui facilite la découverte des documents.

En outre, la date et l’heure d’autres événements clés de la gestion des documents pendant leur cycle de vie, comme la chaîne de possession ou l’historique des modifications autorisées, aident à établir l’authenticité, la fiabilité et la provenance du ou des documents.
Obligation Obligatoire pour les pièces.
Obligatoire s’il existe pour les regroupements.
Source autorisée Métadonnées intégrées ou externes, selon l’événement correspondant.
Commentaires Cette exigence vise au minimum la date et l’heure de la création et de la dernière modification du ou des documents.

Selon le contexte, d’autres valeurs peuvent être obligatoires, comme la date et l’heure de l’approbation du document, ou le moment où celui-ci est jugé final, officiel, verrouillé ou fermé (par exemple un dossier de projet).

Pour bien décrire un regroupement, il est parfois nécessaire d’avoir recours à une période nommée ou à une fourchette de dates importantes (par exemple les dates du plus ancien et du plus récent document du regroupement).

Lorsque des métadonnées sur le droit d’auteur sont fournies pour le concept « Gestion des droits » au moment du transfert, les modalités de la protection peuvent être liées aux dates de publication des documents, qui doivent elles aussi être fournies à BAC en vertu de la présente exigence.

Exemple d’élément correspondant

Exemple Valeur
BCGI : Date et heure de l’événement 1979-06-13T21:09:30+1:00
BCGI : Date de la ressource 1996-01-16
Terme de métadonnées DCMI : date 1997-07-16T19:20+01:00
Terme de métadonnées DCMI : created 1977-12-05 10:45 AM
Terme de métadonnées DCMI : dateCopyrighted 2001-01-20

Autorisation de disposition

Définition Instrument que le ou la bibliothécaire et archiviste du Canada, en conformité avec la Loi sur BAC, accorde aux institutions fédérales pour les autoriser à disposer de documents à la fin de leur délai de conservation, que ce soit en autorisant leur élimination, en demandant leur transfert à BAC ou en acceptant que le gouvernement du Canada en aliène le contrôle.
Objectif Confirmer que BAC doit acquérir le contenu archivistique en question, et donner une référence à des renseignements essentiels sur le contexte de création et la provenance des documents archivistiques.
Obligation Obligatoire s’il existe pour les regroupements.
Obligatoire pour les transferts.
Source autorisée Métadonnées externes.
Commentaires Sauf mention contraire de l’archiviste responsable de BAC, la valeur minimale requise est le numéro de l’autorisation de disposition applicable. D’autres métadonnées, comme la clause de l’autorisation de disposition invoquée pour demander le transfert, sont parfois exigées.

Exemple d’élément correspondant

Exemple Valeur
BCGI : Autorisation de disposer des documents Autorisation de disposition no 2015/007 accordée à Bibliothèque et Archives Canada

Étendue

Définition Taille et/ou durée du ou des documents.
Objectif Fournir une information mesurable sur le volume des documents archivistiques acquis par BAC et l’espace d’entreposage nécessaire. Faciliter la découverte des ressources en fournissant des données mesurables essentielles à la lecture adéquate des documents.
Obligation Obligatoire pour les transferts.
Source autorisée Métadonnées intégrées (en général; peut varier selon le format de fichier).
Commentaires La valeur fournie doit comprendre :
  • une chaîne numérique quantifiant la taille ou la durée du ou des documents décrits, à l’aide d’une unité de mesure standard;
  • un élément indiquant l’unité de mesure utilisée.

Exemple d’élément correspondant

Exemple Valeur
Terme de métadonnées DCMI : extent 241 Mo
MS Word: Taille 75.5 Mo
BCGI : Étendue 241 Ko
ISO 8601 Format date et heure [Durée] PT12H30M5S

Format

Définition Méthode d’encodage standard de l’information stockée dans un fichier informatique; elle détermine comment l’ordinateur affiche, imprime, traite et sauvegarde l’information.
Objectif Déterminer les actions de préservation, de migration ou autres nécessaires à la préservation des documents et à la capacité de les lire et de les rendre accessibles à long terme.
Obligation Obligatoire pour les pièces.
Source autorisée Métadonnées intégrées (en général; peut varier selon le format de fichier).
Commentaires Les pièces peuvent comprendre plusieurs formats ou fichiers informatiques, par exemple dans le cas d’un document composite.

Exemple d’élément correspondant

Exemple Valeur
Terme de métadonnées DCMI : format application/mp4
Type MIME application/msword
Nom du format de fichier Microsoft Word pour Windows
Version du format de fichier Microsoft Word 4.0 pour Macintosh
BCGI : Format application/msword

Intégrité

Définition Qualité de ce qui demeure complet et exempt d’altérations causées par une perte, une altération ou une corruption.
Objectif Permettre à BAC de valider la stabilité du contenu et du format des documents transférés dans le temps, afin de garantir que le contenu et le format demeurent complets et exempts de modifications, y compris au niveau du bit.
Obligation Obligatoire pour les pièces au moment du transfert.
Source autorisée Métadonnées externes.
Commentaires La valeur doit être une somme de contrôle ou un hachage cryptographique, idéalement complétée par des métadonnées indiquant l’algorithme d’empreinte numérique ou le nom de la fonction de hachage, ainsi que par le nom de la personne qui a créé la somme de contrôle.

Idéalement, les métadonnées sur l’intégrité sont générées et maintenues tout au long du cycle de vie des pièces, y compris au moment du transfert à BAC. Dans le cas contraire, les métadonnées sur l’intégrité doivent être créées pour chaque pièce et fournies au moment du transfert.

Exemple d’élément correspondant

Exemple Valeur
Empreinte numérique [+]
Algorithme d’empreinte numérique [ou]
Nom de la fonction de hachage
Somme de contrôle créée par
 79054025255fb1a26e4bc422aef54eb4 [+]
md5
MD5
Unetelle, Jeanne
BCGI : Intégrité 79054025255fb1a26e4bc422aef54eb4 [somme de contrôle md5 au niveau de la pièce]

Langue

Définition Langue du contenu conceptuel d’un document.
Objectif Faciliter la découverte, l’accès et l’utilisation.
Obligation Obligatoire s’il existe pour les pièces.
Source autorisée Métadonnées externes (en général).
Commentaires Peut être répété afin de fournir plusieurs valeurs lorsque le contenu d’une pièce est bilingue ou multilingue.

Exemple d’élément correspondant

Exemple Valeur
BCGI : Langue fra
eng
Terme de métadonnées DCMI : language cre

Identifiant du document

Définition Valeur ou code unique appliqué à un document ou à un regroupementde documents dans un système ou un contexte donné.
Objectif Fournir une référence non ambiguë à un ou plusieurs documents décrits.
Obligation Obligatoire pour les pièces.
Obligatoire s’il existe pour les regroupements.
Source autorisée Métadonnées externes (en général; peuvent aussi être intégrées).
Commentaires Les valeurs sont souvent générées par un logiciel de gestion des documents. Elles comprennent une chaîne numérique ou alphanumérique conforme à un système d’identification formelle. Dans certains contextes, un chemin d’accès au fichier peut être considéré comme un identifiant.

Un regroupementde documents peut recevoir son propre identifiant, distinct de ceux attribués aux pièces qu’il contient.

Des renseignements sur le schéma d’identification ou sur le type de système ou contexte dans lequel l’identifiant est unique (autrement dit, le type d’identifiant) sont parfois requis pour que cette valeur soit distinctive. Ces métadonnées supplémentaires doivent être fournies au besoin, si elles ne sont pas obtenues ailleurs dans l’environnement technique.

Exemple d’élément correspondant

Exemple Valeur
BCGI : Identifiant de ressource TBSSCT #1068509:GC RKMIG
Terme de métadonnées DCMI : identifier SCT GCDOCS #3114357
MS SharePoint: ID de document 7J2ZS4E245AH-1849552607-19565
MS SharePoint: ID du projet 9928
GCdocs: Surnom 100338
[Chemin d’accès au fichier sur lecteur partagé] C:\home\fichiers\comité\ordres-du-jour
Identificateur unique des géographies de diffusion de Statistique Canada 2011A00033520
Subdivisions de recensement de Statistique Canada – règle d’attribution des noms lcd_000a16a_f
Services publics et Approvisionnement Canada – Norme nationale conception et dessin assistés par ordinateur A-MU-EXT-F

Gestion des droits

Définition Permissions, limites ou restrictions concernant l’accès au document ou son utilisation, par exemple, le moment auquel un document pourra, le cas échéant, être partiellement ou entièrement communiqué au public (déclassifié, ouvert, etc.) aux fins de consultation ou d’utilisation, ou officiellement publié.
Objectif Indiquer quelles restrictions concernant l’accès, l’utilisation ou la reproduction d’un document continuent de s’appliquer après le transfert à BAC (s’il y en a) et à quels endroits.
Obligation Obligatoire s’il existe pour les pièces.
Obligatoire pour les regroupements.
Source autorisée Métadonnées externes (en général).
Commentaires Plusieurs valeurs peuvent s’appliquer à un document décrit, y compris, sans s’y limiter, les métadonnées suivantes :
  • restrictions prévues dans la Loi sur l’accès à l’information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • classification ou désignation de sécurité;
  • exigences particulières liées à la manipulation des documents à cause de facteurs qui ne sont pas nécessairement liés à la sécurité nationale ou à la protection des renseignements personnels (par exemple, documents confidentiels du Cabinet, secret professionnel de l’avocat);
  • droit d’auteur, contrats de licence ou autres documents juridiques accordant des droits;
  • autres conditions relatives à l’usage;
  • publication antérieure sur le Portail du gouvernement ouvert.

Exemple d’élément correspondant

Exemple Valeur
BCGI : Communicable à Pour citoyens du Canada et des États-Unis seulement
BCGI : Sensibilité Protégé B
Non classifié
Secret
Très secret
BCGI : Marquages supplémentaires Secret professionnel de l’avocat
Document confidentiel du Cabinet
BCGI : Conditions d’utilisation Droit d’auteur appartenant à Acme Consulting Inc.
Accès restreint en vertu des contrats de licence
Terme de métadonnées DCMI : license Attribution 4.0 International (CC BY 4.0)
Terme de métadonnées DCMI : rights [+] rightsHolder © Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le ministre de l’Agriculture et de l’Agroalimentaire, 2020

Environnement technique

Définition Détails sur le matériel, le support ou le système qui sont nécessaires pour restituer correctement le document.
Objectif Fournir de l’information sur les dépendances matérielles ou logicielles (comme les exigences système pour qu’un logiciel puisse s’exécuter), les dispositifs d’origine ou d’autres caractéristiques techniques pouvant permettre à BAC de donner accès aux documents décrits et de les restituer adéquatement.
Obligation Obligatoire pour les regroupements.
Source autorisée Métadonnées externes (en général).
Commentaires Ces métadonnées devraient compléter, sans les répéter, les informations sur le format de fichier.

Exemple d’élément correspondant

Exemple Valeur
Nom du développeur du système d’exploitation
Nom du système d’exploitation
Version du système d’exploitation		 Nom du développeur : Microsoft
Nom : Windows
Version : Windows 10 Entreprise
BCGI : Moyen [le cas échéant] CD-ROM
DVD
Clé USB

Titre

Définition Nom donné à un document ou à un regroupement de documents.
Objectif Indiquer sous quel nom le document ou le regroupement de documents est officiellement connu, ou présenter une synthèse du contenu du ou des documents si aucun nom officiel n’est fourni. Fournir du texte interrogeable et préciser le contexte.
Obligation Obligatoire pour les pièces.
Obligatoire s’il existe pour les regroupements.
Source autorisée Métadonnées externes (en général) prenant la forme d’un titre propre qui, selon le format de fichier, peut être intégré au niveau de la pièce, si le nom du fichier informatique correspond au titre propre.

Les titres des regroupementsde documents au niveau du dossier peuvent découler du plan de classement, si les codes de classification ont des titres correspondants.
Commentaires Au niveau de la pièce, le nom du fichier informatique peut correspondre au titre propre du document, mais ce n’est pas toujours le cas.

Exemple d’élément correspondant

Exemple Valeur
BCGI : Titre [niveau des articles] Norme opérationnelle sur les métadonnées des documents numériques archivistiques
BCGI : Titre [niveau des dossiers] Gestion financière – Budgets – 2002/03
Terme de métadonnées DCMI : title Tenue de documents au gouvernement du Canada – Schéma des types de document, 1re édition

Annexe D : Niveaux auxquels peuvent s’appliquer les métadonnées obligatoires pour le transfert de documents numériques archivistiques

Annexe D. Niveaux auxquels peuvent s’appliquer les métadonnées obligatoires pour le transfert de documents numériques archivistiques
Annexe D – description textuelle

Il y a des pièces isolés (c’est-à-dire des documents) et des regroupements de pièces (autrement dit, des groupes de documents). Les pièces (documents) sont parfois composites, c’est-à-dire qu’elles comprennent plusieurs fichiers informatiques.

Organisation

  • Les fichiers organisationnels peuvent être regroupés dans un bloc de dossiers ou une série.
  • Un bloc de dossiers ou une série peut être organisé en plusieurs répertoires, dossiers ou contenants.
  • Un répertoire, dossier ou contenant peut être organisé en plusieurs sous-répertoires, sous-dossiers ou contenants.
  • Les sous-répertoires, sous-dossiers ou contenants sont composés de documents (ayant chacun un seul fichier informatique) et de documents composites (ayant chacun plusieurs fichiers informatiques).
  • Par contre, un bloc de dossiers ou une série n’est pas nécessairement composé de répertoires, de dossiers ou de contenants. Parfois, elle contient des documents (ayant chacun un seul fichier informatique) et des documents composites (ayant chacun plusieurs fichiers informatiques).
  • Un regroupement transféré peut comprendre des documents provenant d’un ou plusieurs blocs de dossiers ou séries.

Métadonnées obligatoires pour le transfert

  • Créateur
  • Autorisation de disposition
  • Étendue

Métadonnées obligatoires pour les regroupements

  • Code de classification
  • Gestion des droits
  • Environnement technique

Métadonnées obligatoires si elles existent au niveau des regroupements

  • Créateur
  • Date et heure
  • Autorisation de disposition
  • Identifiant du document
  • Titre

Métadonnées obligatoires pour les pièces

  • Date et heure
  • Format
  • Intégrité (au moment du transfert)
  • Identifiant du document
  • Titre

Métadonnées obligatoires si elles existent au niveau des pièces

  • Code de classification
  • Créateur
  • Langue
  • Gestion des droits

Annexe E : Sommaire des obligations relatives aux concepts de métadonnées

Concept de métadonnées Obligatoire pour les pièces Obligatoire s’il existe pour les pièces Obligatoire pour les regroupe-ments Obligatoire s’il existe pour les regroupe-ments Obligatoire pour le transfert
Code de classification Non

Oui

Oui

 Non Non
Créateur Non

Oui

 Non

Oui

Oui
Date et heure

Oui

 Non Non

Oui

 Non
Autorisation de disposition Non Non Non

Oui

Oui
Étendue Non Non Non Non

Oui
Format

Oui

 Non Non Non Non
Intégrité

Oui Au moment du transfert

 Non Non Non Non
Langue Non

Oui

 Non Non Non
Identifiant du document

Oui

 Non Non

Oui

 Non
Gestion des droits Non

Oui

Oui

 Non Non
Environnement technique Non Non

Oui

 Non Non
Titre

Oui

 Non Non

Oui

 Non

Légende

Oui

Oui

Oui

Au moment du transfert

Au moment du transfert

Au moment du transfert

Notes de bas de pages

Note de bas de page 1

Adaptation de : PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata, v. 3.0 (juin 2015), https://www.loc.gov/standards/premis/v3/premis-3-0-final.pdf, et Mansi Sheth, « Message Digests, aka Hashing functions », Veracode, 13 juin 2017, https://www.veracode.com/blog/research/message-digests-aka-hashing-functions.

Retour à la note de bas de page 1

Note de bas de page 2

Bibliothèque et Archives Canada, Cadre de politique de préservation, consulté le 7 septembre 2022, https://bibliotheque-archives.canada.ca/fra/organisation/a-notre-sujet/politiques/Pages/cadre-politique-preservation.aspx.

Retour à la note de bas de page 2

Note de bas de page 3

Adaptation de : IBM Archives, entrée « path » dans Dictionary of IBM & Computing Terminology, consulté le 9 septembre 2021, https://web.archive.org/web/20231109002610/https://www.ibm.com/ibm/history/documents/pdf/glossary.pdf.

Retour à la note de bas de page 3

Note de bas de page 4

Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, Lois du Canada, 2004, c.11, https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/l-7.7/page-1.html.

Retour à la note de bas de page 4

Note de bas de page 5

Adaptation de : ISO 16175-1:2020 Information et documentation – Processus et exigences fonctionnelles applicables aux logiciels de gestion des documents d’activité – Partie 1 : Exigences fonctionnelles et recommandations associées pour toute application de gestion de documents d’activité numériques.

Retour à la note de bas de page 5

Note de bas de page 6

Bibliothèque et Archives Canada, Procédures pour le transfert de ressources documentaires à valeur continue non publiées d’institutions du gouvernement du Canada à Bibliothèque et Archives Canada, modifiées le 31 mai 2023, https://bibliotheque-archives.canada.ca/fra/services/gouvernement-canada/information-disposition/gestion-documents-administratifs/lignes-directrices-information/Pages/procedures-transfert-non-publiees.aspx.

Retour à la note de bas de page 6

Note de bas de page 7

Oliver W. Holmes, « Archives and Records Management Resources », modifié le 15 août 2016, https://www.archives.gov/research/alic/reference/archives-resources/archival-arrangement.html.

Retour à la note de bas de page 7

Note de bas de page 8

Adaptation de : Mary S. Woodley, entrée « element » dans DCMI Glossary, modifié le 23 avril 2004, https://www.dublincore.org/specifications/dublin-core/usageguide/glossary/.

Retour à la note de bas de page 8

Note de bas de page 9

Adaptation de : Society of American Archivists, entrée « data file » dans Dictionary of Archives Terminology, consulté le 9 septembre 2021, https://dictionary.archivists.org/entry/data-file.html.

Retour à la note de bas de page 9

Note de bas de page 10

Adaptation de : PREMIS Editorial Committee, PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata, v.3.0, novembre 2015, https://www.loc.gov/standards/premis/v3/premis-3-0-final.pdf.

Retour à la note de bas de page 10

Note de bas de page 11

Adaptation de : « Cryptographic Hash Function (CHF) » dans Security Encyclopedia, 2023, https://www.hypr.com/security-encyclopedia/cryptographic-hash-function#:~:text=A%20cryptographic%20hash%20function%20(CHF)%20is%20an%20equation%20used%20to,size%20numerical%20string%20%E2%80%94%20the%20hash.

Retour à la note de bas de page 11

Note de bas de page 12

Adaptation de : Bibliothèque et Archives Canada, Procédures pour le transfert de ressources documentaires à valeur continue non publiées d’institutions du gouvernement du Canada à Bibliothèque et Archives Canada, modifiées le 31 mai 2023, https://bibliotheque-archives.canada.ca/fra/services/gouvernement-canada/information-disposition/gestion-documents-administratifs/lignes-directrices-information/Pages/procedures-transfert-non-publiees.aspx.

Retour à la note de bas de page 12

Note de bas de page 13

Adaptation de : Bibliothèque et Archives Canada, Politique de gestion de la collection, modifiée le 10 août 2022, https://bibliotheque-archives.canada.ca/fra/organisation/a-notre-sujet/politiques/Pages/politique-gestion-collection.aspx.

Retour à la note de bas de page 13

Note de bas de page 14

Adaptation de : Bibliothèque et Archives Canada, Politique pour rendre la collection repérable, modifiée le 9 août 2022, https://bibliotheque-archives.canada.ca/fra/organisation/a-notre-sujet/politiques/politique-rendre-collection-reperable/Pages/politique-rendre-collection-reperable.aspx.

Retour à la note de bas de page 14

Note de bas de page 15

Society of American Archivists, entrée « file name » dans Dictionary of Archives Terminology, consulté le 9 septembre 2021, https://dictionary.archivists.org/entry/file-name.html.

Retour à la note de bas de page 15

Note de bas de page 16

Adaptation de : Society of American Archivists, entrée « item » dans Dictionary of Archives Terminology, consulté le 9 septembre 2021, https://dictionary.archivists.org/entry/item.html.

Retour à la note de bas de page 16

Note de bas de page 17

Society of American Archivists, entrée « file plan » dans Dictionary of Archives Terminology, consulté le 9 septembre 2021, https://dictionary.archivists.org/entry/file-plan.html.

Retour à la note de bas de page 17

Note de bas de page 18

Adaptation de : Bibliothèque et Archives Canada, Norme opérationnelle sur l’utilisation des autorisations de disposition, modifiée le 16 septembre 2022, https://bibliotheque-archives.canada.ca/fra/services/gouvernement-canada/information-disposition/disposition-documents-gouvernementaux/Pages/norme-operationnelle-disposition.aspx.

Retour à la note de bas de page 18

Note de bas de page 19

ALCTS Preservation and Reformatting Section, Working Group on Defining Digital Preservation, « Definitions of Digital Preservation », 24 juin 2007, https://www.ala.org/alcts/resources/preserv/defdigpres0408.

Retour à la note de bas de page 19

Note de bas de page 20

Society of American Archivists, entrée « aggregated record » dans Dictionary of Archives Terminology, consulté le 9 septembre 2021, https://dictionary.archivists.org/entry/aggregated-record.html. Voir également : article 7.5.3, « Regroupement de documents d’activité numériques » dans ISO 16175-1:2020 Information et documentation – Processus et exigences fonctionnelles applicables aux logiciels de gestion des documents d’activité – Partie 1 : Exigences fonctionnelles et recommandations associées pour toute application de gestion de documents d’activité numériques.

Retour à la note de bas de page 20

Note de bas de page 21

ISO 23081-1 Information et documentation – Processus de gestion des documents d’activité – Métadonnées pour les documents d’activité – Partie 1 : Principes.

Retour à la note de bas de page 21

Note de bas de page 22

Adaptation de : Society of American Archivists, entrée « series » dans Dictionary of Archives Terminology, consulté le 11 janvier 2022, https://dictionary.archivists.org/entry/series.html.

Retour à la note de bas de page 22

Note de bas de page 23

Adaptation de : Digital Preservation Coalition, « Intégrité et empreintes » dans Manuel de préservation numérique, 2e édition révisée, 2015, https://www.dpconline.org/docs/digital-preservation/handbook/translations-3/2519-handbook-2021-fr/file..

Retour à la note de bas de page 23

Note de bas de page 24

Adaptation de : Society of American Archivists, entrée « transfer » dans Dictionary of Archives Terminology, consulté le 12 janvier 2022, https://dictionary.archivists.org/entry/transfer.html.

Retour à la note de bas de page 24

Note de bas de page 25

Bibliothèque et Archives Canada, Procédures pour le transfert de ressources documentaires à valeur continue non publiées d’institutions du gouvernement du Canada à Bibliothèque et Archives Canada, modifiées le 27 août 2022, https://bibliotheque-archives.canada.ca/fra/services/gouvernement-canada/information-disposition/gestion-documents-administratifs/lignes-directrices-information/Pages/procedures-transfert-non-publiees.aspx.

Retour à la note de bas de page 25

Note de bas de page 26

Un compte d’utilisateur est requis.

Retour à la note de bas de page 26

Note de bas de page 27

Un accès au réseau du GC est requis.

Retour à la note de bas de page 27