Politique pour rendre la collection repérable
1. Date d'entrée en vigueur
La présente politique a été approuvée par le Conseil de direction de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et elle entre en vigueur le 9 décembre 2013.
2. Application
La Politique pour rendre la collection repérable s’applique à toutes les activités de repérage de BAC, dans tous les secteurs. La politique concorde avec le Cadre de politique d’accès et elle doit être appliquée en conjonction avec les directives, lignes directrices et outils connexes.
3. Définitions
Consulter l’annexe A du Cadre de politique d’accès qui présente la plupart des définitions. Pour consulter des définitions supplémentaires, consulter l’annexe A de la présente politique.
4. Contexte
L’environnement numérique est de plus en plus complexe pour les établissements voués au patrimoine documentaire. La popularité croissante des divers logiciels de recherche, des plates-formes des réseaux sociaux, des données ouvertes interreliées et des technologies Web sémantiques a transformé la méthode adoptée par les Canadiens pour rechercher, découvrir et utiliser l’information.
Les Canadiens souhaitent que l’information soit facile à repérer sur Internet au moyen d’un éventail de services et de plates-formes. Pour composer avec ces nouvelles attentes, les bibliothèques et les archives envisagent de nouvelles méthodes pour offrir l’information sur le contenu culturel et historique au-delà des ressources de repérage analogiques actuelles. Les établissements voués au patrimoine documentaire s’efforcent de faire connaître l’information sur leur collection à l’aide de techniques numériques, d’adapter leurs approches de prestation de services et de rendre leur contenu repérable sur Internet. Les établissements voués au patrimoine documentaire font appel non seulement à leurs propres sites web, mais également à des services web populaires et à d’autres d’outils afin de répondre à l’attente des Canadiens qu’une plus grande importance soit accordée aux nouvelles plates-formes des médias et aux applications mobiles qui favorisent l’échange et les contributions des utilisateurs.
Les métadonnées descriptives sont un volet essentiel du travail destiné à rendre l’information repérable. Par le passé, les métadonnées qui facilitaient le repérage du patrimoine documentaire étaient généralement créées par des spécialistes des bibliothèques et des archives à partir de l’information produite par les créateurs avant le transfert de celle-ci. Aujourd’hui, en revanche, on remarque de nombreuses autres sources éventuelles de métadonnées descriptives, notamment les utilisateurs, les éditeurs et les systèmes d’information qui génèrent automatiquement des métadonnées tels que l’indexation de texte intégral, l’étiquetage automatique et l’auto-classification. En raison de ce contexte, les établissements voués au patrimoine optent pour de nouvelles méthodes servant à tirer avantage des métadonnées créées par d’autres personnes ou générées par une nouvelle technologie, afin d’améliorer l’efficacité ou le travail de repérage.
BAC respecte les lois, les règlements et les politiques en vigueur du gouvernement du Canada, notamment la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (Loi sur la BAC), la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur les langues officielles et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour la liste des lois, règlements et politiques connexes, se reporter à l’annexe B.
5. Objectif
En vertu de la Loi sur la BAC, la mission et les attributions de BAC consistent notamment à faciliter l’accès au patrimoine documentaire du pays et à faire connaître ce patrimoine. À cet égard, un principe qui relève du Cadre de politique d’accès stipule que BAC rend toute sa collection repérable par voie numérique. La politique appuie le cadre en :
- s’assurant que les activités de repérage liées à la collection de BAC sont réalisées, documentées, évaluées et gérées, et concordent adéquatement avec le mandat de BAC en vertu de la Loi sur la BAC;
- assignant des rôles et des responsabilités clairs concernant les activités visant à permettre le repérage de la collection de BAC;
- définissant les exigences des secteurs fonctionnels pour élaborer des normes de repérage et des normes sur les métadonnées descriptives, afin de faciliter le repérage;
- garantissant l’offre d’une infrastructure adéquate qui facilite le repérage.
6. Énoncé de politique
La collection du patrimoine documentaire est repérable si l’information sur son existence, sa description, le lieu et la disponibilité peut être consultée. BAC veille à ce que le patrimoine documentaire de sa collection soit repérable à l’aide des mesures ci-dessous :
- créer des métadonnées descriptives afin d’assurer un repérage optimal;
- tirer avantage de ces métadonnées, ainsi que de celles créées par les utilisateurs et les éditeurs et fournies par les donateurs;
- optimiser le repérage afin que les utilisateurs puissent repérer les ressources du patrimoine documentaire par voie numérique, depuis n’importe quel endroit et en tout temps.
7. Exigences de la politique
BAC offre une méthode organisationnelle intégrée pour le repérage, y compris des métadonnées descriptives, en imposant les exigences ci-après :
7.1 Normes
Normes de repérage
BAC permet le repérage de ses collections, nouvelles et existantes, en fonction des procédures établies et des pratiques exemplaires reconnues.
Normes sur les métadonnées descriptives
BAC favorise l’interopérabilité en :
- s’assurant que toutes les collections reçues sont décrites conformément à un ensemble de métadonnées minimal, normalisé et de base;
- respectant les normes nationales et internationales sur les métadonnées descriptives de bibliothèque et d’archive;
- permettant le repérage des métadonnées de BAC et le lien entre celles-ci par d’autres systèmes et plates-formes, notamment en utilisant un langage clair et des mots-clés reconnaissables.
7.2 Leadership
BAC fait office de chef de file dans l’élaboration de normes nationales et internationales sur les métadonnées descriptives.
7.3 Collaboration
BAC collabore avec les créateurs, les éditeurs, les donateurs, les ministères, les utilisateurs, etc., afin de rendre sa collection repérable par voie numérique. Ainsi, en raison de cette collaboration, BAC communique ses exigences sur la réception de métadonnées aux éditeurs, aux donateurs et aux ministères. En outre, BAC facilite le repérage de collections d’autres établissements voués au patrimoine documentaire.
7.4 Infrastructure
BAC établit et entretient une infrastructure qui garantit un repérage efficient et efficace.
8. Rôles et responsabilités
Les responsabilités sont décrites à la section 7 du Cadre de politique d’accès. Plus particulièrement, le directeur général qui surveille l’accès au contenu est responsable de la mise en œuvre concertée de la politique. La responsabilité du repérage incombe à tous les membres de BAC. La politique s’ajoute aux mandats uniques du directeur général responsable des communications, du directeur général responsable de l’innovation et du directeur général responsable des acquisitions.
9. Suivi, évaluation et revue
Le directeur responsable de la vérification et de l’évaluation internes peut évaluer ou vérifier la présente politique afin de déterminer sa progression, son efficacité et l’atteinte des objectifs visés.
La présente politique fera l’objet d’une revue tous les trois ans. L’examen et le suivi de la politique incombent au directeur général responsable des politiques. L’examen et le suivi se feront avec l’aide des secteurs fonctionnels de BAC qui sont responsables des activités de repérage.
10. Conséquences
Les conséquences du non-respect de la Politique pour rendre la collection repérable peuvent comprendre des mesures correctives demandées par le bibliothécaire et l’archiviste du Canada, le Conseil de direction ou le gestionnaire du niveau sous-ministre adjoint responsable des activités de repérage. Ces mesures engloberont toute action jugée appropriée et acceptable dans les circonstances.
11. Demandes de renseignements
Toutes les questions concernant la présente politique doivent être adressées au :
Directeur, Politiques et Avis stratégiques
Bibliothèque et Archives Canada
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec) K1A 0N4
bac.politiques-policy.lac@canada.ca
Annexe A : Définitions
Repérage [Discovery]
L’action d’établir l’existence d’une ressource d’information, ainsi que de de la distinguer d’autres ressources d’information et/ou de la contextualiser par rapport à d’autres ressources d’information.
Métadonnées [Metadata]
Information utilisée pour contextualiser, gérer, préserver et donner accès au patrimoine documentaire.
Métadonnées descriptives [Descriptive metadata]
Information qui définit le contenu intellectuel, les droits d’accès et les attributs physiques du patrimoine documentaire afin de faciliter le repérage.
Annexe B : Documents connexes
Lois
Règlements
Politiques de BAC
Politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor