Politique pour rendre la collection disponible

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1. Date d'entrée en vigueur

Cette politique a été approuvée par l’administrateur général et bibliothécaire et archiviste du Canada le 2 avril 2013. Les amendements ont été approuvés par le Conseil de direction le 9 juin 2014 et sa mise en œuvre se fera graduellement d’ici le 1er avril 2017.

2. Application

La Politique pour rendre la collection disponible s’applique aux activités de BAC visant la réduction des restrictions entravant l’accès à sa collection.

Cette politique ne s’applique pas aux activités relatives à la gestion de l’utilisation du patrimoine documentaire, dont le droit d’auteur. Veuillez consulter la politique de BAC concernant le droit d’auteur (prévue en 2015).

Des exceptions peuvent s’appliquer à cette politique dans certains cas très limités. BAC décrira les exceptions et leur applicabilité dans la Directive pour rendre le patrimoine documentaire du gouvernement du Canada disponible. Aux fins de précision, ces exceptions comprennent :

  • certains renseignements du gouvernement fédéral couverts par des exemptions en vertu de la Loi sur l’accès à l’information;
  • le secret professionnel de l’avocat;
  • d’autres situations exceptionnelles déterminées par BAC, incluant les circonstances mentionnées ci-dessous.

La présente politique s’harmonise avec le Cadre de politique d’accès et le Cadre de politique d’intendance. Elle doit être appliquée en conjonction avec les directives, lignes directrices et outils connexes.

Bien que la politique entre en vigueur le 9 juin 2014, son application sera mise en œuvre graduellement d’ici 2017, en collaboration avec les intervenants.

3. Définitions

Consulter l’annexe A du Cadre de politique d’accès qui présente la plupart des définitions. Pour consulter des définitions supplémentaires, consulter l’annexe A de la présente politique.

4. Contexte

BAC œuvre dans le respect des lois, règlements et politiques du gouvernement du Canada et des siens, incluant, mais sans toutefois s’y limiter, la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, et le Règlement sur la protection des renseignements personnels connexe.

Le gouvernement du Canada a fait du gouvernement ouvert une priorité. Le Plan d’action du Canada pour un gouvernement ouvert a pour objectif d’établir une directive visant à « faire en sorte que l’approche "par défaut" concernant l’accessibilité des données et de l’information gouvernementales aux Canadiens soit celle qui consiste à offrir de l’information. » À cette fin, le Conseil du Trésor a souligné plusieurs initiatives, dont celle de l’« [o]uverture des documents du gouvernement du Canada » :

[Cet engagement permettra d’améliorer] l’accès aux documents fédéraux archivés qui sont conservés par Bibliothèque et Archives Canada en éliminant, dans la mesure du possible, les restrictions visant cette information, ce qui facilitera l’accès aux documents historiques conservés par le gouvernement du Canada. De plus, […] nous adopterons une nouvelle politique obligatoire qui mettra en place des pratiques uniformes de classification des documents dans l'ensemble du gouvernement fédéral afin d'ainsi réduire le nombre de documents classifiés à l'avenir. (Plan d’action du Canada pour un gouvernement ouvert)

Le mandat de BAC, qui consiste à faire connaître le patrimoine documentaire aux Canadiens en donnant l’accès aux ressources documentaires dans sa collection et en assurant l’accès à sa collection future, s’inscrit dans l’approche du gouvernement.

Le Cadre de politique d’accès de BAC représente une évolution marquée de l’approche précédente de l’institution relative à son mandat d’accès. En rendant sa collection actuelle et future repérable, disponible et accessible, BAC s’efforce de faciliter l’accès à la totalité de sa collection. Comme il est énoncé dans le Cadre, « Dans certaines circonstances, le contexte juridique et politique dans lequel BAC évolue retardera temporairement l’accès aux collections de patrimoine documentaire détenu par BAC ou limitera les options à cet égard. BAC est déterminé à optimiser l’accès à ses ressources documentaires et à surmonter les obstacles dans la mesure du possible.» Il en résulte un engagement politique clair de la part de BAC de rendre disponible l’ensemble de sa collection le plus rapidement possible.

BAC collabore et coopère avec ses intervenants et partenaires dans les processus d’évaluation, d’acquisition, de préservation et d’accès aux ressources documentaires ayant une valeur continue pour le Canada. Cela comprend travailler avec les créateurs et les donateurs pour trouver des façons de maximiser la disponibilité de la collection.

5. Objectif

Cette politique a pour but de maximiser la part de la collection, tant actuelle que future, dont l’accès n’est pas entravé par des restrictions légales ou politiques. Elle assure que les activités ainsi que les rôles et responsabilités qui les soutiennent sont bien comprises et acceptées par tous les employés, et qu’elles sont gérées et évaluées efficacement.

6. Énoncé de politique

BAC utilise une approche guidée par les politiques afin d’orienter de manière responsable et cohérente les activités relevant de son mandat. Pour mettre en œuvre le principe de disponibilité tel qu’énoncé dans le Cadre de politique d’accès, BAC applique des pratiques fondées sur l’analyse du risque en ce qui a trait aux restrictions à l’accès découlant de considérations juridiques et politiques.

Cette politique guide les activités de BAC visant à rendre la collection disponible, de manière à assurer la reddition de compte, la transparence et la cohérence de ces activités au sein du gouvernement du Canada et envers les Canadiens, par les moyens suivants :

  • les méthodes éprouvées guidées par cette politique et le Cadre de politique d’accès;
  • la communication efficace des principes et des objectifs de la politique de disponibilité au personnel de BAC et aux intervenants externes;
  • la documentation cohérente de toutes les activités visant la disponibilité de la collection.

Cela comprend :

  • les activités éclairées par l’analyse du risque, qui encouragent les créateurs de ressources documentaires à transférer à BAC le patrimoine documentaire qui est déjà, ou sera bientôt, exempt de restrictions;
  • les activités éclairées par l’analyse du risque, conçues pour atténuer et, dans la mesure du possible, lever les restrictions d’accès qui s’appliquent actuellement à la collection existante.

7. Exigences de la politique

7.1 Levée des restrictions

7.1.1 Ressources documentaires qui n’ont pas encore été acquises par BAC

  • Les ressources documentaires non publiées à valeur continue seront, par défaut, disponibles dès leur transfert. Quand le défaut n’est pas possible compte tenu de restrictions législatives ou politiques, les ressources documentaires seront rendues disponibles aussitôt que possible suite à une analyse basée sur une connaissance du risque, tel que décrit dans la Directive pour rendre le patrimoine documentaire du gouvernement du Canada disponible.
  • Les documents publiés seront rendus disponibles immédiatement après leur transfert.
  • BAC acceptera les transferts de ressources documentaires gouvernementales classifiées « très secret », ou  ceux qui sont considérés très sensibles, sous des conditions spécifiques, tel que décrit dans la Directive pour rendre le patrimoine documentaire du gouvernement du Canada disponible. Les ministères créateurs doivent marquer et, quand cela est possible, déclassifier ou déclasser les ressources documentaires avant le transfert.

7.1.2 Patrimoine documentaire faisant déjà partie de la collection de BAC

  • Le patrimoine documentaire non publié sera rendu disponible dès que possible après l’application d’un processus d’examen tenant compte du risque et fondé sur des critères éprouvés.
  • Le patrimoine documentaire publié est disponible.

7.1.3 Déclassification des ressources documentaires gouvernementales

  • BAC déclassifiera ou déclassera des ressources documentaires conformément à la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor.

7.2 Collaboration avec les créateurs

BAC soutient le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans l’élaboration et la mise en œuvre d’initiatives de politique et de programmes visant à rendre l’information gouvernementale ouverte et disponible aux Canadiens.

BAC encourage les institutions du gouvernement du Canada à gérer les renseignements sensibles en tant que ressources documentaires à valeur opérationnelle jusqu’à ce qu’ils puissent être rendus disponibles. Cela devrait être fait au moyen de la mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents du Secrétariat du Conseil du Trésor et de l’application des outils sur la tenue de documents de BAC.

BAC encourage les créateurs privés à éviter d’imposer des restrictions sur l’accès au moment du transfert et collabore avec les donateurs en vue d’éliminer ces contraintes aussi rapidement que possible.

7.3 Respect de la vie privée

La protection des renseignements personnels sera respectée, tant dans les fonds publics que privés. BAC continuera de remplir ses obligations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en :

  • demandant aux ministères du gouvernement de signaler la présence de renseignements personnels dans les ressources documentaires transférés à BAC;
  • examinant toutes les ressources documentaires signalées comme étant assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels avant de les rendre disponibles;
  • appliquant sa discrétion en vertu de l’article 8(3) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du Règlement, conformément aux énoncés cités dans l’annexe B;
  • appliquant une approche fondée sur l’analyse du risque à la collection existante et à venir en fonction de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du Règlement.

7.4 Cohérence de l'approche

BAC veillera à ce que l’information des fonds gouvernementaux rendue disponible le soit également dans les fonds privés où elle figure, et inversement.

BAC collabore avec ses intervenants à la conception d’une approche uniforme éclairée par l’analyse du risque relativement à la disponibilité de la collection.

BAC fera en sorte d’établir la disponibilité de sa collection d’une manière aussi cohérente que possible pour tous les types de ressources documentaires.

8. Rôles et responsabilités

Les responsabilités sont décrites à la section 7 du Cadre de politique d’accès.

9. Suivi, évaluation et revue

Les services de vérification et d’évaluation internes pourront, dans le cadre de leur planification basée sur l’analyse du risque, évaluer ou vérifier la présente politique.

Cette politique fera l’objet d’une revue tous les trois ans. Le suivi et la revue de cette politique relèvent des attributions du directeur responsable des politiques.

10. Conséquences

Les conséquences du non-respect de la Politique pour rendre la collection disponible et des lignes directrices et outils connexes peuvent comprendre des mesures correctives demandées par le bibliothécaire et archiviste du Canada, le Conseil de direction ou le sous-ministre adjoint responsable des acquisitions. Ces mesures engloberont toute action jugée appropriée et acceptable dans les circonstances.

11. Demandes de renseignements

Toutes les questions concernant la présente politique doivent être adressées au :
Directeur, Politiques
Bibliothèque et Archives Canada
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec)  K1A 0N4
bac.politiques-policy.lac@canada.ca  

Annexe A : Définitions

Ressources documentaires à valeur opérationnelle [Information resources of business value]
Documents, publiés ou non, quel qu'en soit le support ou la forme, créés ou acquis parce qu'ils facilitent la prise de décisions, l'exécution des programmes, la prestation des services et les activités continues, et appuient les exigences ministérielles relatives aux rapports, au rendement et à la responsabilisation.

Approches éclairées par l’analyse du risque [Risk-informed]
Les approches éclairées par l’analyse du risque tiennent compte des risques potentiels associés à une approche institutionnelle particulière relative à une activité donnée.

Annexe B : Documents connexes