La conformité et l’application des règlements

Table des matières

• Définition de l'activité
• Rapport avec les autres OGE
• Processus opérationnels
• Délais de conservation
• Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés
1. Promouvoir la conformité
2. Surveiller et évaluer la conformité
3. Intervenir en cas de non-conformité

Comment utiliser cet outil :

• Le présent outil est conçu à l’intention des spécialistes de la gestion de l’information chargés de répertorier les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et les délais de conservation dans les secteurs d’activités pertinents.

• Les RDVO et les délais de conservation figurant dans ce document ne sont que des recommandations qui doivent être adaptées à chaque contexte institutionnel avant d’être utilisées. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant de mettre en œuvre les recommandations.

• Cet outil générique d’évaluation ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l’autorisation de disposer de ressources documentaires. Les outils générique d’évaluation (OGE) ne constituent pas des autorisations de disposer de documents (ADD) et ne remplacent pas les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).

Validation : Les recommandations concernant les RDVO ont été validées par des représentants de la communauté de pratique sur la conformité et l’application des règlements de la Communauté des régulateurs fédéraux, y compris des employés de la Commission canadienne de sûreté nucléaire, de l’Agence canadienne d’inspection des aliments, de Santé Canada, de l’Agence de la santé publique du Canada et de Ressources humaines et Développement des compétences Canada.

Définition de l'activité

La conformité et l’application des règlements forment une activité opérationnelle courante menée par les institutions du gouvernement du Canada (GC) dans le cadre du processus réglementaire général. Cette activité comprend des mesures pour favoriser et imposer le respect d’un cadre réglementaire ^Footnote1.

La conformité et l’application des règlements ne comprennent pas l’établissement de règles. Celles-ci peuvent être des lois, des règlements ^Footnote2 ou des outils volontaires. Elles comprennent les documents qui établissent les exigences et ceux qui donnent des conseils quant aux exigences. Le présent OGE porte sur l’application de tous les types d’instruments faisant partie du cadre réglementaire.

Un examen de nombreuses institutions exécutant cette activité a révélé que celles-ci n’utilisent pas toujours les termes « réglementation », « application » ou « conformité » dans leurs architectures des activités de programme (AAP). La plupart des activités de programme décrivent les résultats attendus plutôt que les activités menées par le gouvernement pour les atteindre. Les responsabilités réglementaires sont énoncées au niveau tant des activités que des sous-activités de programme. Dans le présent document, « conformité et application des règlements » désigne une activité comprenant l’autorisation ou l’approbation d’activités à l’intérieur du cadre réglementaire, ainsi que des activités destinées à garantir la conformité au moyen de vérifications et à imposer le respect des règlements en les appliquant. Vous trouverez ci-dessous la définition des termes utilisés dans le présent OGE.

Réglementation: selon le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), il s’agit de « l’intervention gouvernementale au moyen d’un ensemble de règles qui définissent les activités permises et prohibées des personnes, des entreprises ou des ministères et organismes de l’État ^Footnote3 ».

Conformité: état de conformité aux exigences réglementaires, y compris, sans s'y limiter, aux dispositions législatives, règlements, règles, normes et ordres ^Footnote4.

Application: mesures qui peuvent être prises pour inciter, encourager ou contraindre à respecter les exigences réglementaires ^Footnote5. Afin de conserver un point de vue global, dans le présent OGE, la sous-activité « application » désigne une « intervention en cas de non-conformité ».

Autorisation: toute mesure prise pour accorder une licence, une attestation, un permis, une accréditation ou toute autre autorisation permettant à une partie réglementée d’exécuter une activité appropriée ou d’approuver la vente ou l’utilisation d’un produit, d’un processus ou d’un service. Le retrait et la modification d’une autorisation constituent des formes d’autorisation. L’activité et les processus administratifs connexes permettant d’accorder des autorisations sont décrits dans l’OGE Autorisation.

L’activité de conformité et d’application des règlements est obligatoire dans certaines institutions fédérales, mais pas dans l’ensemble du GC. Malgré l’absence de contraintes, l’activité de conformité et d’application des règlements est menée de manière prévisible, peu importe le cadre réglementaire appliqué. Les recommandations formulées dans le présent OGE sont fondées sur les textes législatifs, les politiques et les lignes directrices de nombreuses institutions du GC qui exécutent cette activité.

Le présent OGE ne s’attarde pas aux autres activités qui appuient la réglementation du GC, comme la recherche scientifique et stratégique, l’élaboration de politiques ou la création de lois et de règlements.

La conformité et l’application des règlements peuvent comprendre des activités de règlement extrajudiciaire des différends (RED), dont la médiation, la conciliation et la négociation. Le RED est une mesure de règlement des différends qui exclut tout processus d’arbitrage officiel. En raison de la nature non structurée et confidentielle du RED, aucune ressource documentaire à valeur opérationnelle est créée.

Rapport avec les autres OGE

Il arrive souvent que les processus opérationnels se chevauchent. Lorsqu’une RDVO a été repérée dans le cadre d’une sous-activité au moyen d’un autre OGE, une note figure au tableau des RDVO et des recommandations aux délais de conservation (présenté ci-dessous) afin de diriger l’utilisateur vers l’outil approprié.

L’activité de conformité et d’application des règlements est liée à un grand nombre d’activités et de processus administratifs pangouvernementaux courants. Le présent OGE devrait donc être appliqué conjointement à d’autres OGE.

Services juridiques: La question de la création des lois et des règlements est traitée par l’OGE Services juridiques.

Gestion et surveillance: L’OGE Gestion et surveillance porte sur l’élaboration de toutes les politiques, normes, lignes directrices et documents semblables qui établissent des exigences ou donnent des conseils en matière de conformité et d’application des règlements.

Services de communication: Bon nombre de processus et de ressources documentaires créés dans le cadre de la sous-activité faisant la promotion de la conformité sont assujettis à la Politique de communication du gouvernement du Canada. L’OGE Services de communication examine ces processus.

Gestion des ressources humaines: Tous les processus et sous-activités concernant la formation et l’accréditation des agents de conformité et d’autres employés responsables de l’administration de la conformité et de l’application des règlements sont traités dans l’OGE Gestion des ressources humaines. Quant aux activités de formation externes réalisées dans le contexte de la conformité et de l’application des règlements, elles sont abordées dans l’OGE Conformité et application des règlements.

Autorisation: Des licences peuvent être attribuées et la certification peut avoir lieu dans un cadre réglementaire, mais les processus administratifs ne sont pas les mêmes que ceux visant à appliquer les règlements. La certification et l’attribution des licences  consistent  à accorder des autorisations en vertu du cadre réglementaire, tandis que les activités de conformité et d’application des règlements consistent à évaluer et à encourager le respect des règles établies par ce cadre. La révocation d’une licence ou d’une certification peut faire partie des processus administratifs de la sous-activité intervention en cas de non-conformité, mais tous les processus administratifs et ressources documentaires liés à la certification  ou à la délivrance de licences sont examinés dans l’OGE Autorisation.

Enquêtes: Compte tenu de la complexité du lien entre la réglementation et les enquêtes, les institutions qui établissent la réglementation devraient utiliser conjointement les OGE Enquêtes et Conformité et application des règlements. Autrement dit, le processus d’enquête fait souvent partie de l’activité de réglementation. L’application des règlements comprend, par exemple, les inspections visant à vérifier la conformité, les enquêtes sur les infractions et diverses interventions en cas de non-conformité. Dans le présent OGE, la différence entre les inspections et les enquêtes est la suivante : les inspections se déroulent couramment dans le but de vérifier et d’assurer la conformité avec les textes législatifs, tandis que les enquêtes sur la non-conformité aux règlements visent à déterminer la responsabilité pénale ^Footnote6. L’OGE Conformité et application des règlements porte sur les activités réglementaires, telles que la promotion, l’inspection et les mesures pour imposer la conformité, ainsi que sur les interventions en cas de non-conformité comme les amendes et les sanctions. Consultez l’OGE Enquêtes pour en savoir plus sur les interventions en cas de non-conformité qui exigent une enquête.

Arbitrage: L’arbitrage peut avoir lieu à la fin de l’activité de conformité et d’application des règlements. Il s’agit d’une des nombreuses mesures d’intervention en cas de non-conformité qui s’applique seulement s’il n’y a plus d’autres options. L’arbitrage peut également avoir lieu à la suite d’un processus de recours. Si la partie réglementée n’est pas d’accord avec l’option d’application des règlements, elle peut interjeter appel. Les processus administratifs et les RDVO relatifs à l’arbitrage sont étudiés dans l’OGE Arbitrage.

Activités scientifiques et technologies: Certains processus administratifs liés à la conformité et à l’application des règlements pourraient comprendre un volet de recherche. Toutes les activités de recherche appuyant la conformité et l’application des règlements sont traitées dans l’OGE Conformité et application des règlements et non dans l’OGE Activités scientifiques et technologies.

Processus opérationnels

Le Directive du Cabinet sur la rationalisation de la réglementation (2007) et les cadres et documents connexes (qui sont fournis par le secteur Affaires réglementaires du SCT) ne prescrivent ni ne définissent les sous-activités ou les processus administratifs de la conformité à l’application des règlements. Ils sont axés sur des processus de réglementation qui n’entrent pas dans le sujet traité par le présent OGE, comme le choix d’un instrument approprié et la création de règlements. Malgré l’absence de prescription, l’activité de conformité et d’application des règlements se déroule de manière prévisible, peu importe la réglementation ou le domaine réglementé. L’activité de conformité et d’application des règlements comprend trois sous-activités : faire la promotion de la conformité; surveiller et évaluer la conformité; intervenir en cas de non-conformité. Ces sous-activités forment un tout homogène comprenant un éventail de méthodes, dont la sévérité s’accroît graduellement afin de garantir la conformité avec le cadre réglementaire. Les éléments de la conformité et de l’application des règlements ne sont pas décrits de la même manière par toutes les institutions, mais ils sont généralement harmonisés avec les trois sous-activités présentées dans cet OGE ^Footnote7. La vaste gamme de régimes réglementaires fait en sorte que de nombreux processus administratifs sont possibles. Les institutions doivent choisir les sous-activités et les processus administratifs qui sont liés à leurs responsabilités réglementaires.

L’activité de conformité et d’application des règlements comprend trois sous-activités visant à assurer la conformité et un certain nombre de processus administratifs connexes.

1. Promouvoir la conformité:

Parfois appelée « sensibilisation », cette sous-activité comprend les processus destinés à encourager et à promouvoir la conformité et à faire de la sensibilisation dans ce domaine ^Footnote8, ce qui comprend la préparation de ressources documentaires publiées ou non, la participation à des conférences et à des activités, et les relations avec les médias. Tous ces processus sont abordés dans la Politique de communication du gouvernement du Canada. En outre, la promotion de la conformité consiste parfois à offrir des conseils sur la conformité, à donner de la  formation et à tenir des ateliers. Pour connaître tous les processus relatifs à la conformité dont il est question dans la Politique de communication du gouvernement du Canada, veuillez consulter l’OGE Services de communication. Les autres processus administratifs dans ce domaine sont traités dans le présent document.

2. Surveiller et évaluer la conformité:

Parfois appelée « vérification », cette sous-activité comprend une vaste gamme de processus permettant aux institutions de veiller à ce que les règlements soient respectés et de découvrir les cas de non-conformité, que ce soit au moyen de la surveillance, d’inspections ou de rapports produits par les organes réglementés eux-mêmes. Elle peut aussi comprendre des activités comme les vérifications de sécurité, les échantillonnages, les analyses, les tests, les réponses aux demandes de renseignements et aux plaintes, et les interventions en cas d’incident particulier.

3. Intervenir en cas de non-conformité:

Cette sous-activité s’appelle parfois « application ». Lorsqu’un cas de non-conformité est découvert, les mesures appropriées sont prises pour assurer la conformité. Les interventions varient grandement en fonction de la gravité des cas. Parmi les options d’application, mentionnons les sanctions administratives pécuniaires (SAP), la modification ou la révocation d’une autorisation, la saisie, l’emprisonnement ou le rappel. Des processus de règlement extrajudiciaire des différends, dont la médiation et les consultations, font parfois partie d’une intervention en cas de non-conformité. Il arrive également qu’une enquête ou un arbitrage soit effectué dans le contexte d’une intervention en cas de non-conformité. Ces processus sont examinés dans les OGE Enquêtes et Arbitrage. Enfin, une intervention en cas de non-conformité peut entraîner des procédures judiciaires au niveau provincial ou fédéral.

Délais de conservation

Les recommandations concernant les spécifications relatives à la conservation dans les outils génériques d’évaluation sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d'une revue de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.

Étant donné la nature variée et complexe du cadre réglementaire, il n’est pas toujours possible de formuler des recommandations globales. Pour ce qui est des processus administratifs plus généraux (comme la sensibilisation et la promotion), des périodes de conservation ont été recommandées. Pour ce qui est des processus administratifs pour lesquels les risques dépendent davantage du contexte (comme les inspections et les vérifications de sécurité), chaque institution doit établir ses propres périodes de conservation, selon les exigences opérationnelles.

Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés

1. Promouvoir la conformité

2. Surveiller et évaluer la conformité

3. Intervenir en cas de non-conformité