Accès à des documents gouvernementaux restreints

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) gère les archives des ministères fédéraux. L’accès à certains de ces documents est restreint par la loi. En tant que chercheur des ministères, vous pouvez voir ces documents après avoir obtenu la permission des ministères qui les ont créés. Chaque ministère concerné doit donner son approbation.

Pour trouver un document d’archives

Visitez la page Aide à la recherche pour avoir des conseils sur la façon d’utiliser nos outils de recherche. Pour voir si l’accès à un document est restreint, consultez la section sur les codes d’accès aux archives. Vous avez besoin d’aide pour trouver un document ou pour vérifier un code d’accès? Posez-nous une question.

Types d’accès

• Les chercheurs disposant d’un accès général peuvent consulter tous les documents ministériels qui correspondent à leur cote de sécurité.
• Les chercheurs disposant d’un accès spécifique peuvent consulter les documents ou les contenants qui figurent sur leur liste.

Faire une demande d’accès comme chercheur des ministères

• Demandez une carte d’usager de BAC. Si vous en avez déjà une, mettez à jour votre compte en y inscrivant vos coordonnées professionnelles.
• Assurez-vous d’avoir la cote de sécurité requise pour consulter les documents.
• Demandez au ministère qui a créé les documents d’envoyer à BAC une des deux lettres de permission suivantes :
  • Pour accéder à tous les documents d’un ministère, demandez une lettre d’autorisation d’accès général.
  • Pour accéder à certains documents ou contenants précis, demandez une lettre d’autorisation d’accès spécifique.

Examen de votre demande

BAC examinera votre demande et vous contactera s’il lui manque des renseignements. Prévoyez 20 jours ouvrables pour cet examen.

Approbation de votre demande

BAC vous enverra un courriel quand votre demande sera approuvée. Vous ne pouvez pas commander ou copier des documents tant que nous n’aurez pas reçu cette approbation. Le courriel vous expliquera la marche à suivre pour venir consulter des archives dans nos édifices.

Copier des documents

Si vous avez l’autorisation du ministère, vous pouvez copier des documents (ou en demander des copies) en vous adressant aux Services de copie de BAC.

Utiliser le contenu des documents restreints

Les documents restreints ne sont pas mis à la disposition du public. Les chercheurs doivent traiter leur contenu de la même façon qu’ils traitent tout renseignement dont l’accès est restreint par le gouvernement du Canada.

Les chercheurs doivent suivre la Politique sur la sécurité du gouvernement, c’est-à-dire protéger les renseignements conformément à leur classification de sécurité et mettre en place les contrôles de sécurité appropriés. Les documents d’archives restreints sont assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui régissent la divulgation des renseignements gérés par le gouvernement.

Pour savoir comment bien utiliser les résultats de vos recherches, contactez l’agent d’information, le bureau de sécurité ou le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels dans votre organisation.