Restrictions et codes d’accès relatifs aux documents d’archives

Tous les documents de notre collection d’archives ont un code d’accès. Découvrez les codes les plus fréquents et leur signification.

Comment trouver le code d'accès

Le code d’accès se trouve dans les notices descriptives de Recherche dans la collection.
Consultez la section Pour réserver ou commander des documents afin d’obtenir cette information.
Le code apparaît dans le champ Conditions d’accès, dans la colonne de droite.

Types de restrictions

Ouvert (code 90)

Toute personne peut consulter librement ces documents.

Ouvert sans droit de reproduction (code 95)

Les documents sont ouverts et peuvent être consultés. Cependant, à la demande du donateur, vous ne pouvez ni les photocopier ni les reproduire.

Restrictions touchant les documents gouvernementaux (code 32)

L’accès à de nombreux documents gouvernementaux est restreint simplement parce que ces derniers n'ont pas encore été examinés pour déterminer s'ils contiennent des renseignements potentiellement sensibles ou préjudiciables. Vous pouvez demander l'accès à ces documents en présentant une demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

Toutefois, comme l'exigent la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, certaines renseignements peuvent demeurer restreintes après l'examen, par exemple :

les renseignements concernant la sécurité nationale
les renseignements confidentiels provenant d'autres gouvernements
les renseignements liés à des enquêtes des forces de l'ordre
les renseignements personnels et les dossiers médicaux
les avis juridiques

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) doit donner l'accès aux documents, sauf si l'information est est visée par une exception ou une exclusion.

Restrictions touchant les archives privées (codes 18 et 10)

Des personnes ou des groupes donnent parfois leurs archives à BAC, qui établit alors les conditions d’accès. Dans la mesure du possible, l’accès est ouvert et le public peut consulter les documents.

Toutefois, les archives privées contiennent souvent des informations de nature délicate, comme des renseignements personnels ou des dossiers médicaux ou juridiques. Certaines d’entre elles comprennent des renseignements gouvernementaux sur des sujets sensibles, comme la sécurité nationale, d’autres gouvernements, les services de police ou le fonctionnement de programmes.

L’accès aux archives privées peut être fermé pour une durée déterminée afin de protéger des renseignements sensibles. Parfois, l’accès à ces documents est soumis à certaines conditions.

Restreint (code 18)

Vous pouvez consulter les documents selon la procédure établie par le donateur. Les restrictions ont une incidence sur le contenu que vous pouvez consulter ou copier.

Fermé (code 10)

Vous ne pouvez pas consulter ces documents. Parfois, un donateur indique une date précise à laquelle les restrictions seront réévaluées. Les documents ne peuvent être consultés avant cet examen.

Les restrictions varient (code 96)

Plusieurs types de conditions d’accès s’appliquent à un seul ensemble de documents. Par exemple, un fonds peut contenir des documents ouverts (code 90) et d’autres restreints (code 32). Par conséquent, les restrictions varient (code 96).

Le code d’accès 96 ne s’applique pas seulement au niveau du fonds; il peut également être associé à des séries, à des sous-séries et à des acquisitions. Il ne s’applique toutefois pas à un volume ou à un dossier.

Le code 96 signifie habituellement que des descriptions plus spécifiques existent. Dans certains cas, vous pouvez accéder à ces notices en cliquant sur Voir description(s) de niveau inférieur, dans la section Hiérarchie.

À déterminer/fermé pour fins de traitement (code 99)

Les conditions d’accès n’ont pas encore été déterminées. Habituellement, ce code est utilisé pour les documents en cours de traitement. Par exemple, l’accès aux photos est ouvert, mais les conditions d’accès pour les documents textuels restent à déterminer.

Autres facteurs à considérer

Restrictions liées à la préservation

Certains documents sont restreints pour des raisons de préservation. Ils ne peuvent pas être consultés ou copiés, car ils :

sont trop fragiles pour être manipulés ou transportés
font l’objet d’un traitement de conservation ou de restauration
sont trop volumineux pour être apportés dans une salle de recherche
sont en train d’être copiés ou relocalisés

Dans certains cas, vous pouvez consulter des documents fragiles avec l’aide de notre personnel. Nous pourrions également vous demander d’utiliser un autre support afin de protéger les originaux.

Restrictions relatives au droit d'auteur

BAC détient un mélange de documents publics et privés, publiés ou non, dont une grande partie est encore protégée par le droit d'auteur. Parfois, BAC est parfois le propriétaire du droit d'auteur, mais souvent il ne l’est pas, les droits appartenant à un auteur, un créateur ou un gouvernement.

Si vous voulez utiliser des copies à des fins autres que la recherche personnelle, BAC vous indiquera si vous avez besoin du consentement écrit du titulaire du droit d'auteur.