Rapport d'étape sur le Plan d'action sur l'AIPRP - décembre 2024

Introduction

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a poursuivi la mise en œuvre du Plan d’action sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) et obtenu d’excellents résultats. Le nouveau financement temporaire a aidé BAC à consolider les améliorations apportées à sa fonction d’AIPRP au cours des deux dernières années.

Partie 1 : Redressement de la situation

Réduire l'arriéré de demandes

Comme le mentionne la mise à jour de juin 2024, BAC considère maintenant que toute demande non traitée dans les délais prévus par la loi fait partie de son arriéré. BAC fera connaître les progrès réalisés dans le but d’éliminer cet arriéré. Au 1^er avril 2024, BAC avait traité toutes les demandes en retard concernant les dossiers d’anciens fonctionnaires fédéraux.

Quant aux demandes concernant d’autres documents ministériels qui exigent des consultations avec les ministères concernés, elles représentent moins de 23% des demandes d’accès à l’information reçues par BAC, mais elles constituent un obstacle substantiel au respect des délais prévus par la loi.

En plus de réduire l’arriéré, BAC a continué de répondre aux nouvelles demandes, traitant 87 % de celles-ci dans les délais prévus par la loi.

Diminuer l'arriéré de plaintes

BAC a résolu toutes les plaintes liées aux demandes en retard antérieures à l’exercice 2023-2024, à l’exception d’une demande soumise en 2021 qui porte sur environ un million de pages de documents. Les plaintes reçues par BAC ont changé de nature; elles portent maintenant sur les exceptions invoquées plutôt que sur les retards.

Partie 2 : Examen et améliorations internes

Renouveler nos politiques et processus

BAC renouvelle constamment ses politiques et ses processus pour mieux servir ses clients. La ministre du Patrimoine canadien a récemment approuvé et signé le nouvel instrument de délégation de BAC concernant l’AIPRP. BAC prépare actuellement la révision des procédures ainsi que des formations et une mise en œuvre élargie.

En outre, l’équipe de Gestion de la vie privée de BAC poursuit l’élaboration de procédures, d’outils, de gabarits et de modules de formation pour que la protection de la vie privée et des renseignements personnels soit mieux intégrée aux divers processus à BAC. Elle a aussi effectué la première mise à jour de BAC sur Info Source depuis 2020 et offert plusieurs activités de sensibilisation et séances de formation. Le renouvellement de l’ensemble de politiques sur la vie privée de BAC se poursuit avec la révision de plusieurs instruments de politique.

En s’appuyant sur le nouveau document d’orientation concernant la divulgation de documents historiques du Secrétariat du Conseil du Trésor, BAC revoit également son approche liée à la divulgation des documents historiques et de l’information qu’ils contiennent. Ce processus pourrait avoir un impact substantiel sur les délais de livraison des documents aux demandeurs. Par exemple, l’équipe de la Gestion des plaintes a utilisé le document d’orientation pour traiter des demandes visées par des ordonnances du Commissariat à l’information. Elle s’en sert aussi pour examiner proactivement les demandes faisant l’objet de plaintes pour les exceptions invoquées et publier davantage d’information, avant même que l’enquête soit terminée.

Investir dans les technologies de l'information

La nouvelle base de données de BAC regroupant les demandes d’accès à l’information complétées sur les documents archivistiques s’est révélée très utile et populaire depuis son lancement en juin 2024. Quelque 2 200 dossiers communiqués, représentant 7 700 fichiers, peuvent être téléchargés à partir du site Web de BAC. Ils représentent 40% des dossiers communiqués au cours des dix dernières années que BAC prévoit rendre accessibles au public d’ici avril 2025. Les clients ont déjà téléchargé plus de 7 000 dossiers de la base de données. Ce libre-service permet à l’équipe de l’AIPRP de consacrer du temps aux nouvelles demandes et à l’élimination de l’arriéré plutôt qu’au renvoi de dossiers déjà communiqués.

Comme le mentionne la mise à jour de juin 2024, BAC a récemment acquis un logiciel pour traiter ses demandes d’AIPRP et prépare activement sa configuration et son déploiement.

Assurer la stabilité et la continuité des activités

Maintenant que des équipes d’AIPRP spécialisées sont en place et gèrent efficacement l’arriéré tout en améliorant leur capacité à répondre aux nouvelles demandes dans les délais prévus par la loi, l’équipe de direction de BAC peut se concentrer sur la planification des futurs besoins opérationnels en matière d’AIPRP. Comme la majorité du recrutement requis a été effectué, l’équipe de ressources humaines spéciale de l’AIPRP axe maintenant ses efforts sur l’élaboration et la livraison de formations spécialisées en AIPRP dans un contexte archivistique.

Partie 3 – Collaboration avec les partenaires externes sur des questions plus larges touchant l'AIPRP

Collaborer avec les partenaires du gouvernement du Canada

BAC continue de collaborer avec le Secrétariat du Conseil du Trésor et d’autres institutions fédérales pour améliorer le système d’AIPRP. Cette collaboration se déroule dans le cadre du groupe de travail interministériel sur la gestion du processus des plaintes, coprésidé par BAC. Elle peut aussi prendre la forme de discussions portant sur de nouvelles approches relatives à la déclassification des documents et aux documents qui intéressent les communautés autochtones.

BAC a aussi reçu des fonds pour améliorer ses approches proactives visant à donner accès aux documents, par exemple au moyen de la déclassification. BAC continuera de coordonner ses efforts avec d’autres institutions fédérales dans le but de déclassifier les documents, ce qui éviterait de devoir consulter les ministères avant de donner accès à leurs archives.

Collaboration avec des organisations internationales

BAC et la Société australienne des archivistes ont récemment collaboré afin d’offrir une formation pour les analystes. Celle-ci présente des approches de gestion des archives tenant compte des traumatismes. Bien qu’aucune autre mesure concrète n’ait été prise au cours de la période de référence du présent rapport, BAC continue d’établir des relations avec ses homologues dans le monde.

Collaborer avec les clients et le public

BAC est constamment en relation avec ses clients réguliers pour les aider à soumettre des demandes de documents. Depuis peu, des représentants de l’AIPRP à BAC, le Ralliement national des Métis et le Bureau national de la Légion royale canadienne se préparent à gérer proactivement le volume élevé de demandes d’accès à l’information attendues liées à la célébration du 80^e anniversaire du jour de la Victoire en Europe, en mai 2025.

Pour alerter nos clients de la présence possible de contenu sensible et traumatique, des avertissements ont été joints à des documents communiqués. En outre, BAC donne des exemples de ressources en santé mentale dans ses messages. Par exemple, des clients demandant le dossier militaire d’un grand-père décédé pourraient s’attendre à trouver des renseignements d’ordre général sur son service. Ils pourraient toutefois y découvrir de l’information troublante et inattendue sur de graves blessures ou traumatismes, mettant en lumière l’impact physique et psychologique des combats. Dans un tel cas, la lettre accompagnant le dossier communiqué dirait : « Ces documents pourraient contenir des renseignements, des images ou des termes sensibles ou perturbants. N’hésitez pas à utiliser les ressources en santé mentale à votre disposition si vous en ressentez le besoin. »

Au cours de l’été 2024, BAC a consulté plusieurs intervenants ciblés afin d’élaborer la nouvelle Procédure concernant la communication de renseignements personnels pour des raisons d’intérêt public en application du sous-alinéa 8(2)(m)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette procédure pourrait servir à évaluer les renseignements personnels d’un individu ou à prendre des décisions s’appliquant à des groupes. Elle contribue également à améliorer constamment les services d’AIPRP pour nos clients.