Mise à jour de juin 2024

Depuis le dernier rapport d’étape, publié en décembre 2023, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a redoublé d’efforts pour mettre en œuvre son plan d’action sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP). Les résultats se font sentir dans l’ensemble de l’institution, et tout particulièrement à la Direction générale de l’AIPRP. BAC a accueilli très favorablement la récente annonce d’un financement temporaire, qui l’aidera à continuer d’améliorer sa fonction d’AIPRP. Les fonds permettront également de consolider les changements récemment apportés et de faciliter l’accès de la population canadienne à notre mémoire collective.

Partie 1 – Redressement de la situation

Réduire l’arriéré de demandes

La Direction générale de l’AIPRP de BAC continue de réduire l’arriéré signalé dans son plan d’action. Au 31 mars 2024, l’équipe avait surpassé son objectif initial (une réduction de 40 %) et fermé 63 % des demandes. Depuis le 1^er avril 2024, BAC considère que toute demande non traitée dans les délais prévus par la loi fait partie de son arriéré. L’institution produira un rapport sur les progrès réalisés dans le but de les éliminer. À la fin de 2023-2024, 2 300 demandes officielles en retard ont été reportées. BAC a déjà répondu à 306 demandes en avril et mai 2024.

En plus de réduire l’arriéré, BAC a continué de répondre aux nouvelles demandes, réglant 61 % de celles-ci dans les délais prévus par la loi.

Si le nombre de nouvelles demandes a légèrement baissé, la quantité de pages à examiner a substantiellement augmenté, ce qui explique pourquoi la charge de travail globale est restée la même.

Puisque nous avons amélioré notre capacité à répondre aux demandes d’AIPRP, le nombre de demandes reportées d’un exercice à l’autre a substantiellement diminué.

Diminuer l’arriéré de plaintes

Au cours des derniers mois, l’équipe de Gestion des plaintes à la Direction générale de l’AIPRP a démontré que ses flux de travail et ses procédures permettent de suivre le rythme des demandes d’accès à l’information provenant du Commissariat à l’information. Elle a traité 123 000 pages de documents et réduit de 46 % l’arriéré de plaintes signalé dans le plan d’action, ce qui surpasse largement son objectif de 12,5 %. L’équipe a aussi consacré beaucoup de temps à la préparation de documents à l’intention de la Cour fédérale, une tâche considérable.

Partie 2 – Examen et améliorations internes

Renouveler nos politiques et processus

En 2023-2024, tout en poursuivant le travail de renouvellement des politiques et des processus, BAC a réussi à fermer 61 % des demandes dans les délais prescrits par la loi. Après avoir examiné près de 4 000 000 de pages, l’équipe de l’Examen en bloc en a proactivement ouvert 3 220 200 à la consultation. Il ne sera donc pas nécessaire de soumettre une demande d’accès à l’information pour consulter ces documents conservés dans les collections de BAC.

Après une analyse d’archives, l’équipe de Déclassification a proactivement déclassifié 18 165 pages et recommandé leur déclassification aux ministères et organismes fédéraux qui les avaient créées. Ainsi, il faudra moins d’efforts pour gérer ces documents et les rendre accessibles.

Investir dans les technologies de l’information

BAC a récemment acquis un logiciel pour traiter ses demandes d’AIPRP. Le nouvel outil rendra nos processus plus efficients et accélérera la communication des documents à nos clients. L’équipe des Systèmes d’AIPRP de BAC a débuté la configuration du logiciel et la formation de ses membres.

Comme le mentionne le rapport de décembre 2023, BAC élargit constamment son réseau sécurisé afin d’améliorer sa capacité à traiter des documents secrets et très secrets.

Le public a maintenant accès, sur le site de BAC, à des archives qui ont déjà été transmises à la suite de demandes d’accès à l’information. D’ici la fin de 2024-2025, il sera possible de télécharger les documents communiqués de plus de 4 000 demandes d’accès à l’information complétées au cours des 10 dernières années. Ce sont plus de 2,5 millions de pages, examinées et caviardées, qui pourront être consultées sans soumettre une demande d’AIPRP.

Assurer la stabilité et la continuité des activités

La Direction générale de l’AIPRP de BAC appuie les efforts de réponse du gouvernement du Canada (GC) dans le cadre de divers litiges. Elle a récemment fermé les dernières demandes liées au recours collectif pour inconduite sexuelle dans les Forces armées (Heyder et Beattie) et se prépare pour les prochains litiges collectifs.

Le recrutement et le maintien en poste du personnel demeurent difficiles sur le marché du travail actuel de l’AIPRP. Au cours des dernières années, nous avons embauché de nombreux étudiants, pendant l’été et pendant l’année scolaire. Six ont depuis obtenu leur diplôme et travaillent maintenant à temps plein pour la Direction générale.

Partie 3 – Collaboration avec les partenaires externes sur des questions plus larges touchant l’AIPRP

Collaborer avec les partenaires du gouvernement du Canada

BAC continue d’assumer son rôle de chef de file au sein de plusieurs comités pangouvernementaux dans le domaine de l’AIPRP.

BAC a joué un rôle clé dans l'élaboration de l'orientation politique du SCT sur la Document d’orientation sur la divulgation de documents historiques en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, qui a été lancée récemment. La recherche d'une plus grande cohérence au sein du gouvernement du Canada en ce qui concerne le traitement des demandes de documents datant de plus de 20 ans peut permettre de réaliser des économies et de réduire le fardeau des consultations

BAC continue également de contribuer aux efforts continus du GC sur un certain nombre de sujets, y compris, mais sans s'y limiter, les efforts de déclassification du GC, les améliorations apportées aux lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, ainsi que le groupe de travail sur la souveraineté des données autochtones.

Collaborer avec des organisations internationales

Des représentants de BAC ont récemment participé à la réunion annuelle en personne de l’OTAN, pour étudier la possibilité que les membres adoptent des politiques de déclassification uniformes. Une rencontre a aussi été organisée avec la National Archives and Records Administration des États-Unis, dans le but d’échanger des connaissances et des pratiques exemplaires et de discuter des défis qui accompagnent le transfert des archives gouvernementales et leur mise à la disponibilité du public.

Collaborer avec les clients et le public

Des représentants de l’AIPRP à BAC continuent d’établir des relations constructives avec leurs clients et la communauté. Ils ont récemment visité la Société historique de Saint-Boniface, les Archives du Manitoba et le Centre national pour la vérité et la réconciliation. Notre équipe a participé au Rassemblement sur l’histoire et le patrimoine autochtones, a rencontré le Ralliement national des Métis et a fait un exposé devant les directeurs nationaux de la recherche sur les revendications pour améliorer les relations avec les clients autochtones, dont les Métis.

Des membres de l’équipe ont participé à la conférence de l’International Association of Privacy Professionals, en plus d’organiser une conférence sur l’histoire queer de la Première Guerre mondiale à laquelle ont assisté plus de 160 membres du personnel de BAC et représentants du ministère de la Défense nationale, du Bureau du Conseil privé et du Secrétariat du Conseil du Trésor. Un petit projet de commémoration a été lancé en collaboration avec une filiale de la Légion royale canadienne à Winnipeg afin d’aider les membres à obtenir des services pour souligner le 80e anniversaire du jour J. Il a aidé à renforcer les liens avec des filiales de la Légion dans l’ensemble du pays.