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Accès à l’information et protection des renseignements personnels
Nous appliquerons la
Loi sur l’accès à l’information et la
Loi sur la protection des renseignements personnels de manière à garantir le meilleur accès possible aux archives tout en protégeant les renseignements personnels et sensibles. Nous continuerons aussi à améliorer et à simplifier le processus de demande d’accès à l’information dans un souci de transparence, de réduction du temps d’attente et d’allègement du fardeau administratif pour nos clients. | Mise à jour d’octobre 2020 : La Section de l’AIPRP responsable du traitement des demandes relatives aux externats indiens fédéraux (unité des documents archivistiques et opérationnels; DAO) a affecté 75 p. 100 de ses ressources au traitement des demandes officielles de documents présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels aux fins du recours collectif concernant les externats indiens fédéraux. L’unité des DAO a également déterminé des demandes de recherche prioritaires sur des revendications territoriales aux termes de l’alinéa 8(2)k) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, l’unité des DAO a fourni une interprétation de la Loi sur la protection des renseignements personnels afin de permettre aux communautés d’accéder aux documents caviardés relatifs au recours collectif concernant les externats indiens fédéraux. Cette cause fera jurisprudence et orientera probablement les futures interactions avec les groupes de défense des droits communautaires. En date du 30 octobre 2020, l’unité des DAO avait reçu 1 034 demandes officielles de documents relatifs aux externats indiens fédéraux, dont 790 sont toujours actives. En date du 5 novembre 2020, l’unité des DAO comptait 30 demandes actives en vertu de l’alinéa 8(2)k) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Avril à décembre 2019
BAC continue de traiter les demandes de documents sensibles autorisées par la
Loi sur l’accès à l’information et la
Loi sur la protection des renseignements personnels. BAC répond aux demandes le plus rapidement possible compte tenu de la quantité de travail à effectuer et du nombre limité d’employés.
BAC étudie aussi les paramètres d’accès entourant l’alinéa 8(2)k) de la Loi sur la protection des renseignements personnels afin d’améliorer l’efficience du processus en réduisant le fardeau administratif pour les chercheurs.
Depuis avril 2019, BAC a reçu 41 demandes de renseignements concernant les revendications autochtones, dont 33 ont été traitées. Le traitement des huit demandes restantes est amorcé.
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Information sur les pensionnats autochtones
En collaboration avec le Centre national pour la vérité et réconciliation (CNVR), nous rendrons disponible toute l’information sur les pensionnats autochtones contenue dans les collections de BAC, tout en veillant à protéger les renseignements personnels. Nous tâcherons aussi de rendre l’information concernant ces pensionnats plus facile à consulter et à repérer. | Mise à jour d’octobre 2020 : BAC a continué de partager des documents numériques liés aux pensionnats indiens avec d’autres institutions culturelles et de mémoire, tout en continuant de protéger les renseignements personnels et sensibles. Les investissements soutenus de BAC en vue d’améliorer la convivialité des outils accessibles au public (p. ex. Recherche dans la collection) permettent de faciliter l’accès à la collection dans son ensemble, particulièrement pour les chercheurs non professionnels.
Avril à décembre 2019
Depuis 2016, BAC et le CNVR ont numérisé et mis à disposition les documents de la Commission de vérité et réconciliation du Canada, en veillant à ce que chaque organisation conserve et rende accessible son patrimoine. De plus, BAC a partagé les documents et les index numériques associés avec le CNVR et le
Residential School History and Dialogue Centre (RSHDC) de l’Université de la Colombie-Britannique. Ces documents comprennent la base de données de la Commission royale sur les peuples autochtones contenant des milliers de pages de transcriptions d’audiences publiques, de rapports de recherche et de mémoires.
BAC a également numérisé et partagé les enregistrements audiovisuels des séances de la Commission avec le CNVR et le RSHDC.
BAC continuera à partager les documents numériques concernant les pensionnats autochtones avec ces organismes et d’autres institutions culturelles et de mémoire, tout en continuant à protéger les renseignements personnels et sensibles.
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Terminologie
Nous reverrons la terminologie employée pour décrire les collections de BAC relatives aux Premières Nations, aux Inuits et à la Nation métisse afin de faciliter l’accès aux documents dans une perspective de respect et de sensibilité aux réalités culturelles autochtones. | Mise à jour d’octobre 2020 : En avril 2020, BAC a publié sur son site Web une version publique de ses procédures sur la rédaction de titres de documents d’archives afin qu’ils soient adaptés aux réalités culturelles autochtones, intitulées Rédaction de titres de documents d’archives concernant les Autochtones. En janvier 2020, BAC a publié une Mise en garde – terminologie historique sur son site Web dans laquelle il traite de la terminologie utilisée dans ses documents et ses outils de recherche. Le grand public peut accéder à cette mise en garde à partir des résultats de recherche de l’outil Recherche dans la collection. Pour ce qui est des descriptions des livres autochtones, BAC a dressé une liste d’éventuelles modifications au répertoire de vedettes-matière canadiennes, et a mis à jour certains termes qu’il a ensuite publiés dans sa bibliothèque. Nous continuons à déterminer des modifications possibles et à les télécharger en collaboration avec des bibliothécaires autochtones et des experts en la matière.
Avril à décembre 2019
Descriptions de livres autochtones : BAC a dressé une liste de modifications et d’ajouts potentiels au répertoire de vedettes-matière canadiennes. BAC poursuit ses consultations auprès des bibliothécaires autochtones et des spécialistes du domaine.
Descriptions de documents d’archives autochtones : BAC a rédigé et diffusé un guide intitulé
Procédures sur la rédaction de titres de documents d’archives adaptés aux réalités culturelles autochtones, pour gérer les termes offensants trouvés dans les descriptions de sa collection. BAC travaille également à la rédaction d’un message informant les utilisateurs de son outil de recherche dans la collection qu’un langage désuet ou offensant a été utilisé dans certaines descriptions.
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Accès à des preuves documentaires
Nous continuerons de faciliter l’accès équitable à des preuves documentaires nécessaires dans le cadre de procédures judiciaires (comme les revendications territoriales) ou quasi judiciaires (comme les commissions et les enquêtes). | Mise à jour d’octobre 2020 : Le 13 mars 2020, BAC a fermé ses salles publiques partout au Canada en réponse à la COVID-19. Cependant, il a continué d’aider les chercheurs à trouver des documents en utilisant divers moyens de communication (Web, téléphone, courriels et vidéoconférences). À Ottawa, le personnel de référence a répondu à 569 questions écrites relatives aux Autochtones (14 p. 100 de la totalité des demandes écrites), dont 37 portaient sur les pensionnats indiens. En outre, 51 des rendez-vous visant à obtenir des références concernaient du contenu autochtone (24 p. 100 de la totalité des rendez-vous avec des archivistes). Les employés de nos bureaux de Vancouver et de Winnipeg ont répondu à 1 136 questions liées aux Autochtones (90 p. 100 de toutes les demandes), accueilli 116 visiteurs désirant consulter des documents et reproduit 15 239 pages. La Division des services de référence continue de répondre aux demandes de renseignements des clients en lien avec le recours collectif concernant les externats indiens fédéraux. Pendant les mois de janvier et de février, les employés ont répondu à 739 demandes de renseignements écrites et à 995 appels téléphoniques. En mars, la centralisation du traitement des demandes au sein de la Section de l’AIPRP et la pandémie de la COVID-19 ont entraîné une diminution du nombre de demandes. En effet, de mars à septembre, les services de référence ont répondu à 118 demandes de renseignements écrites et à 474 appels téléphoniques. De plus, les services de référence ont créé des pages Web destiné à aider les clients, notamment Comment trouver des documents sur les externats indiens fédéraux et Comment présenter une demande officielle d’accès aux documents sur les externats indiens fédéraux. Un outil visant à faciliter la recherche d’éléments de preuve a également été mis au point. L’extraction et la compilation de milliers de documents sur les externats indiens fédéraux permettent au personnel de BAC de se reporter directement à l’outil pour répondre aux demandes de renseignements personnels, plutôt que d’avoir à effectuer des recherches pour chaque client. Cet outil est maintenant utilisé par tous les archivistes qui appuient la Section de l’AIPRP dans le traitement des demandes de renseignements personnels liées aux externats indiens fédéraux.
Avril à décembre 2019
BAC continue d’aider les chercheurs à trouver des documents grâce à ses divers modes de communication : Web, téléphone, courriel, Skype et en personne; à Ottawa, Vancouver, Winnipeg et Halifax. Depuis le 1er avril 2019, des spécialistes de la région de la capitale nationale ont répondu à 402 questions écrites à propos des Autochtones, soit environ 14 % de toutes les demandes reçues par écrit. À peu près 20 % des rendez-vous avec des archivistes concernent le patrimoine documentaire autochtone.
Depuis le 1er avril 2019, les employés des bureaux de BAC à Vancouver et à Winnipeg ont répondu à 555 questions relatives aux Autochtones (90 % de toutes les questions reçues), accueilli 181 visiteurs désirant consulter des documents, et reproduit 29 700 pages.
Depuis mai 2019, BAC a aidé des chercheurs à trouver les documents numériques dont ils avaient besoin pour le Recours collectif concernant les externats indiens fédéraux, et entrepris de créer une page d’information expliquant comment repérer ces documents. BAC envisage de rédiger des procédures sur divers modes de collaboration interne et externe.
Trois autres InfoPages seront bientôt créées pour diffuser de l’information concernant les documents des Affaires indiennes, la collection d’ouvrages de référence sur les Autochtones et la collection de publications sur la généalogie autochtone.
BAC met régulièrement à jour la page Web sur la généalogie autochtone. Un blogue traitant de l’émancipation des Premières Nations a été publié en avril 2019.
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Services de références et lieux de service
Nous établirons un plan et modifierons nos services de référence et nos lieux de service afin de mieux répondre aux besoins exprimés individuellement et collectivement par les Premières Nations, les Inuits et la Nation métisse. Pour ce faire, nous consulterons le Cercle consultatif autochtone et les chercheurs autochtones de BAC. | Mise à jour d’octobre 2020 : Depuis 2018-2019, tous les employés des services de référence suivent une formation obligatoire afin d’améliorer leur connaissance des cultures et de l’histoire autochtones. En raison de la fermeture des salles publiques de BAC, nous avons transformé nos visites guidées et nos ateliers en activités virtuelles. Nous avons créé des vidéos, des webinaires et des outils afin de présenter divers aspects de la recherche à BAC, y compris une vidéo sur la façon de trouver des documents liés aux Autochtones dans la collection de BAC. Le personnel de BAC à Vancouver a collaboré avec la Bibliothèque publique de Vancouver, l’organisme Aboriginal Life in Vancouver Enhancement, et d’autres groupes communautaires pour offrir un atelier hebdomadaire sur la généalogie autochtone intitulé Connection to Kith and Kin. Même si les séances en personne sont pour le moment interrompues, BAC prépare actuellement une version en ligne qui sera lancée en novembre 2020. Cet atelier a été reconverti en webinaire dans le cadre de la série de conférences RBCM@home du Musée royal de la Colombie-Britannique, et il sera également offert à la Bibliothèque publique d’Ottawa.
Avril à décembre 2019
BAC demeure à l’écoute des personnes et des communautés dans le but d’améliorer ses services.
Certaines des équipes de conseillers à la référence de BAC répondent aux questions concernant les Autochtones. Elles apportent des réponses en consultant des clients, des partenaires, et d’autres employés de BAC.
Les employés des services de référence sont de plus en plus sensibilisés et renseignés par rapport à ces questions. Ils ont assisté aux conférences suivantes en 2019 :
- Conversation avec un chercheur spécialisé dans les revendications autochtones (23 avril)
- Rencontre avec des collègues autochtones à BAC (24 mai)
- Les certificats de Métis (28 mai)
- La recherche sur l’histoire familiale des Métis (17 juin)
- Le vocabulaire autochtone et l’interaction avec les clients (2 juillet)
Le personnel de BAC a également accueilli des collègues de Parcs Canada pour discuter de l’accès aux documents relatifs aux pensionnats à des fins de commémoration (12 juillet).
Le personnel de BAC à Vancouver collabore avec la Bibliothèque publique de Vancouver, l’organisme Aboriginal Life in Vancouver Enhancement, et d’autres groupes communautaires pour concevoir un programme sur la généalogie autochtone. Le programme intégrera des éléments de pratiques culturelles autochtones et aidera les personnes à la recherche de leurs ancêtres.
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Consultation d’archives et de résultats de recherche
Nous ferons connaître aux communautés et aux organismes des Premières Nations, des Inuits et de la Nation métisse les documents d’archives qui pourraient leur être utiles et les résultats de nos recherches. Nous évaluerons de plus l’opportunité de confier à des Autochtones la gestion des conditions d’accès à certaines collections liées à des peuples ou à des communautés en particulier, ou encore à des archives créées grâce au savoir autochtone. | Mise à jour d’octobre 2020 : BAC continue de discuter d’options pour confier à des Autochtones la gestion des conditions d’accès à certains documents de la collection de BAC et pour autoriser la consultation de ces documents au cas par cas.
Avril à décembre 2019
Les communautés et les organisations des Premières Nations, des Inuits et de la Nation métisse pourront consulter les archives et les résultats de recherche de BAC. En outre, nous examinerons la gestion de l’accès, dirigée par les Autochtones, à certaines collections de BAC qui touchent des peuples ou des communautés spécifiques, ainsi qu’à des documents créés à partir du savoir autochtone.
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Mise en valeur des collections numérisées
Dans le cadre de son initiative Nous sommes là : Voici nos histoires, BAC numérisera les collections portant sur les cultures et les langues autochtones, créera des instruments de recherche conviviaux et téléversera du contenu en ligne afin de mettre ces documents en valeur et d’en faciliter l’accès. | Mise à jour d’octobre 2020 : En date d’octobre 2020, l’initiative Nous sommes là : Voici nos histoires avait numérisé 586 512 images, documents et cartes de la collection de BAC comprenant : - des cartes de lots riverains des Métis, y compris les zones métropolitaines, les provinces des Prairies et les paroisses du Manitoba
- des registres de certificats, des grands livres et des cessions de terres des Métis tirés des documents du ministère de l’Intérieur
- la collection de photos de R. F. Waugh, y compris six albums montrant des membres des Anishinaabe, des Wiikwemkoong, des Obishikokaang (Première Nation du lac Seul), des communautés haudenosaunee, ainsi que des Nunatsiavummiuts et des Innus du Labrador
- diverses publications linguistiques et grammaticales provenant entre autres des Ojibwés, des Cris, des Micmacs et des Pieds-Noirs
- le fonds Alex Jerry Saley, qui comprend principalement des photos d’établissements, d’employés, de familles et d’activités menées le long du réseau d’alerte avancé, vers 1956
Pour rendre ces collections plus faciles à trouver, nous continuons de créer des codes thématiques dans le système pour tous les documents autochtones nouvellement numérisés, ce qui permettra de trouver efficacement les documents au moyen de notre interface publique à l’avenir.
Avril à décembre 2019
En décembre 2019, le programme Nous sommes là : Voici nos histoires avait numérisé quelque 504 586 images, documents et cartes de la collection de BAC, notamment :
- des certificats de Métis et des documents connexes du ministère de l’Intérieur
- des photos de la Commission royale sur les peuples autochtones dans les années 1990
- des photos de l’ancien ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien
- des cartes, dont celle intitulée « Indian Land Sales Maps » montrant les terres de réserve au Canada, et des cartes des terrains longeant la rivière Métis à l'Ouest du Canada
Les documents numérisés sont plus faciles à trouver grâce à des descriptions archivistiques actualisées, incluant des métadonnées plus précises et plus pertinentes au point de vue culturel.
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Développement de compétences en matière d’archivistique et de bibliothéconomie
BAC épaulera les communautés des Premières Nations, des Inuits et de la Nation métisse dans le développement de compétences individuelles et de capacité institutionnelle en matière d’archivistique et de bibliothéconomie. Il offrira en outre un service d’entreposage aux communautés qui ne possèdent pas encore de tels espaces, sans toutefois acquérir la propriété de ces documents. Nous collaborerons avec les peuples autochtones pour que les archives non gouvernementales provenant de leurs communautés soient conservées comme ils l’entendent, que ce soit à BAC ou dans leurs propres localités. | Mise à jour d’octobre 2020 : BAC collabore actuellement avec six personnes et organisations afin d’établir une capacité de stockage numérique faisant partie des services de numérisation de l’initiative Écoutez pour entendre nos voix.
Avril à décembre 2019
Le travail a débuté en décembre 2019. BAC met à jour sa stratégie de stockage des collections analogiques pour y inclure des espaces dédiés dans son portefeuille pour le matériel autochtone en dépôt à BAC. Afin de suivre les principes d’autodétermination et de codéveloppement, de nouvelles consultations et discussions avec les communautés autochtones seront nécessaires pour évaluer certains éléments, dont les suivants :
- types d’espace de stockage requis
- niveau d’utilisation prévu par les communautés autochtones
- détermination et élimination des obstacles à la confiance dans le programme de dépôt
- corédaction avec les communautés autochtones d’un modèle d’accord de transfert, définissant clairement des termes comme « soin », « garde » et « propriété », les mécanismes d’accès, etc.
| Amorcé
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Gestion des documents de nature délicate
BAC donnera priorité aux préférences des Premières Nations, des Inuits et de la Nation métisse dans sa gestion des documents de nature délicate créés par les différentes communautés autochtones ou portant sur ces dernières. | Mise à jour d’octobre 2020 : BAC continue de travailler de concert avec les membres de l’Inuit Tapiriit Kanatami pour établir des protocoles d’accès qui tiennent compte de leurs préférences et exigences en ce qui touche la propriété et le contrôle des documents identifiés comme ayant de la valeur pour les Inuits.
Avril à décembre 2019
BAC collabore avec l’Inuit Tapiriit Kanatami pour gérer les documents qui, selon cet organisme, ont de la valeur pour les Inuits, cela afin de maximiser l’accès, la propriété et le contrôle de ces documents par les Inuits. BAC suivra aussi la Stratégie nationale inuite sur la recherche, ainsi que le plan connexe de mise en œuvre.
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