Autorisation de disposer de documents ministériels
Aux termes des articles 12 et 13 de la
Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le bibliothécaire et archiviste du Canada consent à la disposition, plus précisément (a) à la
destruction ou (b) au
transfert à Bibliothèque et Archives Canada (BAC), des documents ministériels qui, selon le bibliothécaire et archiviste du Canada, présentent un intérêt historique (documents historiques), selon les modalités ci-dessous.
A. Portée de l'autorisation de disposition
A.1 La présente autorisation de disposer s'applique à tous les documents ministériels. Dans la présente autorisation, le terme « responsabilité » désigne le pouvoir de prendre des décisions concernant des documents. Cette autorisation de disposer ne s'applique pas aux documents fédéraux, en vertu de l'article 2 de la
Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.
B. Obligations des institutions au chapitre de l'utilisation de l'autorisation de disposition
Obligations liées aux documents historiques
B.1 Le cabinet du ministre communique avec BAC pour obtenir une évaluation de ses documents.
B.2 Le cabinet du ministre doit protéger les documents historiques identifiés jusqu'à leur transfert à BAC. Une liste d'activités pouvant donner lieu à des documents ministériels se trouve à
l'annexe A.
B.3 Le cabinet du ministre doit transférer sous la garde et la responsabilité de BAC tous les documents historiques dont le délai de conservation est échu, selon les modalités établies à la section C.
Obligation d'informer
B.4 Le cabinet du ministre doit fournir à BAC l'information qu'elle demande pour pouvoir surveiller la garde et le transfert des documents historiques identifiés.
C. Exigences en matière de transfert
C.1 Le cabinet du ministre prépare et transfère à BAC les documents historiques, dans leur forme d'origine, conformément aux politiques de BAC et aux instruments connexes applicables.
C.2 Le cabinet du ministre doit fournir des métadonnées à jour sur les exigences relatives à la protection de la vie privée et à la sécurité de l'information au moment du transfert à BAC des documents historiques.
D. Conséquences de la non-conformité
D.1 Les conséquences de la non-conformité peuvent inclure des demandes d'accès à l'information de la part du bibliothécaire et archiviste du Canada.
E. Autorisation de disposition
E.1 Le cabinet du ministre peut détruire tous les documents ne présentant aucun intérêt historique, après évaluation par BAC, sans autre intervention de BAC.
E.2 Les types de documents suivants ne sont pas considérés comme présentant un intérêt historique et, par conséquent, le cabinet du ministre peut les détruire ou les éliminer sans autre intervention de BAC :
- les livres et publications disponibles dans les bibliothèques (sans annotations);
- les documents relatifs à la gestion interne du cabinet du ministre, par exemple :
- les documents des ressources humaines du personnel exempt et les documents financiers;
- les documents éphémères;
- les documents en double identiques.
E.3 La disposition des documents par chaque cabinet de ministre faisant l'objet de cette autorisation de disposition, en application des dispositions A.1, B.3, E.1 et E.2, constitue l'engagement du cabinet en question à respecter toutes les conditions de la présente autorisation.
E.4 La présente autorisation de disposition entre en vigueur au moment de sa signature par le bibliothécaire et archiviste du Canada adjoint.
Signé le : 14/12/2020
Normand Charbonneau
Bibliothécaire et archiviste du Canada adjoint
Annexe A : Activités pouvant donner lieu à des documents ministériels présentant une valeur historique
- Offrir des conseils sur le budget et le discours du Trône.
- Préparer un projet de loi en vue de son dépôt ou de sa révision à la Chambre des communes.
- Appliquer une loi dont le ministre est responsable.
- laborer des initiatives de politiques de portefeuille.
- Planifier et préparer le budget au sein du ministère.
- Négocier, rédiger et mettre en œuvre des ententes et des contrats.
- Octroyer des subventions.
- Cultiver les relations avec le Cabinet.
- Rencontrer le personnel et les adjoints parlementaires.
- Faire des déclarations et répondre à des questions au Parlement ou préparer des communiqués.
- Organiser un itinéraire et des événements.
- Entretenir des relations avec les parties prenantes.
- Correspondre avec le public et les parties prenantes.
- Répondre au lobbying auprès des ministres par les intervenants et la population.
- Consulter les collectivités.
La présente autorisation de disposition doit être utilisée conjointement avec les
Lignes directrices sur
la gestion des documents dans un cabinet de ministre.