Lignes directrices sur la numérisation

Table des matières

• Introduction
• But
• Politiques et planification
• Sélection des documents
• Numérisation à l’externe
• Responsabilités
• Évaluation des risques
• Exigences relatives au format, à l’indexation et aux métadonnées
• Préparation des documents
• Assurance de la qualité
• Classification et intégration au système de gestion électronique des documents et des dossiers
• Exigences relatives à la sécurité
• Transfert des documents sources et des images numérisées
• Entreposage et préservation
• Élimination des documents sources
• Exigences relatives à la documentation
• Conclusion
• Annexe A: Spécifications techniques
• Annexe B: Terminologie
• Annexe C: Bibliographie

Introduction

Beaucoup d’institutions fédérales, notamment, privilégient ce format, qui leur permet de rendre leurs documents analogiques plus accessibles tout en économisant de l’espace d’entreposage.

Mais la numérisation à elle seule ne suffit pas. Il faut créer des versions numériques :

• qui font autorité
• qui sont admissibles aux yeux de la loi, au même titre que les originaux
• qui sont accessibles aussi longtemps que nécessaire.

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) aspire à conserver les meilleurs documents d’archives et à les rendre accessibles à long terme au grand public. Témoins de l’histoire du Canada, ces documents lui parviennent parfois sous forme numérisée.

Tout comme les documents sources, ces versions numériques servent d’éléments de preuve et de témoignages historiques. Mais malgré le recours aux meilleures technologies et aux plus hautes résolutions, elles ne présentent aucun avantage si leur caractère officiel n’est pas établi. Dans sa norme ISO 15489-1:2016, Information et documentation – Gestion des documents d’activité – Partie 1 : Concepts et principes, l’Organisation internationale de normalisation (ISO) décrit un document faisant autorité comme étant authentique, fiable, complet et exploitable.

La production de tels documents ne se base pas seulement sur des spécifications techniques, mais aussi sur la documentation et la vérifiabilité du processus de numérisation. Ce processus, loin de se limiter à la saisie d’images, comprend plusieurs étapes : planification, évaluation, préparation, numérisation, compilation de métadonnées, contrôle de la qualité, et entreposage et gestion des documents numérisés. Il doit être encadré par des politiques et des procédures, et planifié du début à la fin.

Chacune des sections suivantes porte sur un aspect précis du processus de numérisation. On y décrit les pratiques exemplaires à adopter ainsi que les exigences à prendre en compte.

But

Les présentes lignes directrices aideront les institutions du gouvernement du Canada à démontrer que leurs documents numérisés sont des versions fidèles et précises des documents originaux, obtenues par un processus établi et vérifiable qui respecte toutes les exigences relatives à la production de versions faisant autorité. Les institutions pourront ainsi garantir à leurs documents numérisés la même valeur opérationnelle et la même conformité aux exigences que les originaux.

Les présentes lignes directrices ne constituent pas une marche à suivre détaillée pour le processus de numérisation. Il s’agit plutôt d’un point de départ pour guider les institutions fédérales dans la mise en place de programmes et de projets de numérisation visant à produire des documents faisant autorité.

On y expose les pratiques exemplaires en matière de numérisation, tant pour les projets occasionnels que pour les programmes de numérisation en bonne et due forme. Dans les deux cas, mieux vaut prendre les décisions concernant tous les aspects du projet avant de commencer à numériser. Cette chronologie est essentielle pour assurer l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et l’exploitabilité des versions numériques.

Si une institution compte conserver ses documents originaux, les présentes lignes directrices ne s’appliquent pas. En effet, les versions numérisées ne seront alors que des copies d’accès; leur caractère officiel revêt donc moins d’importance, les originaux constituant les véritables versions officielles.

Politiques et planification

Toutes les institutions fédérales devraient avoir une politique interne encadrant les projets et les programmes de numérisation, et qui comprend les principes de base suivants :

• Un document numérisé doit être complet et utilisable. Il doit aussi être considéré authentique et fiable, pouvoir servir aux activités opérationnelles et résister à un examen juridique.
• Un document numérisé doit être produit suivant des politiques et des pratiques précises, documenté de façon détaillée et entreposé dans un dépôt organisationnel officiel.
• La destruction des documents sources en format analogique ne peut être autorisée que par la Bibliothécaire et Archiviste du Canada, par exemple au moyen d’une autorisation de disposition spécifique à une institution ou l’Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents 2018/013 : La destruction des documents sources après leur numérisation.

La politique devrait également indiquer le but de la numérisation, spécifier le moment approprié pour l’effectuer et définir selon quels facteurs les documents sont sélectionnés, en plus de présenter, pour chaque projet de numérisation, les critères à établir, à approuver et à documenter.

À des fins d’uniformité, les pratiques exemplaires prévoient la création d’un manuel des procédures et son application à tous les projets de numérisation. Elles prévoient aussi la rédaction d’un plan exhaustif pour chaque projet, qui comprend un aperçu du plan de numérisation, des renseignements détaillés sur les jalons, une liste des autorisations requises ainsi que la documentation de toutes les étapes.

Il importe de faire la distinction entre la politique comme telle, qui s’applique à tous les projets de numérisation, et les exigences propres à chaque projet. Par exemple, la politique devrait stipuler que chaque projet doit avoir ses propres critères d’assurance de la qualité, fondés sur les besoins opérationnels et compilés dans un manuel.

Sélection des documents

Dans leur politique, les institutions devraient préciser sur quels critères elles se basent pour choisir les documents à numériser. Les demandes des usagers et les caractéristiques des documents doivent les guider au moment de faire leurs choix.

Un document est approprié pour la numérisation si :

• il est souvent consulté
• il est essentiel à la prestation des services
• il est nécessaire au bon fonctionnement d’un flux de travail
• plusieurs usagers en ont besoin
• les usagers sont dispersés géographiquement
• les usagers en demandent l’accès immédiat
• son format original (p. ex. une grande carte) fait en sorte qu’il est difficile d’y accéder
• il est fragile (la copie numérisée permet alors de protéger l’original des dommages causés par la manipulation)

Numériser certains documents demande plus de temps, d’efforts et de dépenses. C’est le cas, par exemple, des documents très grands ou très petits; des fichiers comptant plusieurs types de documents; des archives qui demandent plus de préparation parce qu’elles sont agrafées, reliées ou roulées; ou des documents fragiles exigeant une manipulation et des soins spécialisés.

Voici des exemples de documents NON appropriés pour la numérisation :

• les documents éphémères
• les documents dont la courte période de rétention ne justifie pas les coûts de la numérisation
• les documents ayant une valeur intrinsèque ou archivistique et qui seront transférés à BAC dans leur état original (avant de les numériser, vérifiez toujours auprès de votre archiviste à BAC si vos documents ont une valeur intrinsèque)

Numérisation à l’externe

Le choix de numériser à l’interne ou à l’externe doit se baser sur plusieurs facteurs, et notamment sur la nature du projet : s’agit-il d’un projet ponctuel ou d’une exigence répétée faisant partie d’un programme?

Confier la numérisation à un fournisseur externe présente de nombreux avantages : le budget est mieux défini; les institutions n’ont pas à investir dans la technologie; elles peuvent réaliser des économies d’échelle selon le volume de documents traités par le fournisseur; et celui-ci peut avoir une expertise que les institutions ne possèdent pas.

Il faut cependant accorder une attention particulière à la sécurité des documents durant leur transport et leur numérisation. La communication constante entre l’institution fédérale et le fournisseur est fortement recommandée tout au long du processus.

Lors du choix d'un fournisseur externalisé, d'autres points à considérer incluent sans s’y limiter : la capacité du fournisseur à numériser selon les normes de numérisation ou de preuve, l'utilisation par le fournisseur de la technologie appropriée, et la capacité des fournisseurs à gérer des formats particuliers.

De plus, le fournisseur devrait adopter des mesures de contrôle de la qualité et prouver qu’il est assuré pour ses activités de numérisation.

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) offre un service d’imagerie de documents à tous les ordres de gouvernement. Consultez son site Web pour en savoir plus.

Responsabilités

Établir l’authenticité et la fiabilité des documents est une tâche plus facile lorsque les niveaux d’autorisations et de responsabilités sont bien documentés. Pour cette raison, on recommande que chaque projet de numérisation soit doté d’une structure de gouvernance.

Tout projet de numérisation exige des compétences et des expertises variées. Des responsabilités claires, une structure hiérarchique bien définie et un plan de communication détaillé feront en sorte que le projet se déroulera sans accroc et que le produit final sera authentique et fiable.

À noter : Seul BAC peut accorder l’autorisation de détruire les documents sources après leur numérisation, par une autorisation de disposition spécifique à une institution ou l’Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents 2018/013 : La destruction des documents sources après leur numérisation.

Évaluation des risques

Avant de procéder, les institutions doivent évaluer les risques inhérents à la numérisation (ou à la non-numérisation), documenter le niveau de risque qu’elles jugent acceptable et se doter d’un plan d’atténuation. Voici quelques exemples de risques potentiels :

• Risques liés à la destruction des documents sources
  • La version numérique pourrait ne pas avoir la même valeur probante que l’original. C’est pourquoi les documents numérisés doivent être complets, fidèles, fiables, accessibles et authentiques, et satisfaire aux exigences légales. En évaluant les risques à cet égard, les institutions fédérales doivent tenir compte des points suivants :
    • la possibilité de créer une version numérique qui respecte ces exigences
    • l’existence de problèmes (comme le manque de métadonnées ou l’incapacité à respecter les standards de qualité) qui pourraient nuire au processus de numérisation et empêcher les images numérisées d’être considérées comme des substituts valables aux documents originaux
    • le degré acceptable de pertes ou de modifications (à déterminer en tenant compte des exigences légales propres à chaque document).
• Malgré toutes les précautions, des documents sources ayant une valeur intrinsèque peuvent accidentellement être détruits.
• Un document peut être détruit avant d’avoir passé les contrôles d’assurance de la qualité.
• Les citoyens peuvent avoir des attentes à l’égard de certains documents; par exemple, ils peuvent souhaiter que les originaux soient conservés en raison de la valeur intrinsèque qu’ils leur donnent (alors que BAC ou l’institution ne partagent pas cet avis). Des exemples de cela peuvent inclure de vieux registres ou de vieux titres de propriété (qui ne sont plus valides).
• Risques liés aux coûts
  • Les institutions doivent comparer les coûts de la numérisation à ceux de la conservation des originaux.
  • Elles doivent aussi tenir compte des coûts associés à l’entretien des archives numériques. Le matériel et les logiciels deviennent obsolètes au fil du temps, ce qui nécessite le transfert des archives numériques vers d’autres supports.
• Risques liés à la non-numérisation
  • La non-numérisation risque d’entraîner un manque d’efficacité, puisque les documents numérisés facilitent la collaboration et l’accès, surtout à distance.
  • L’entreposage de documents analogiques à long terme entraîne des coûts élevés.
  • Au fil du temps, les documents sources fragiles se détériorent; leur numérisation permettrait d’obtenir une copie d’accès et de préserver l’original.

Exigences relatives au format, à l’indexation et aux métadonnées

Le format retenu pour la numérisation doit se fonder sur les besoins opérationnels et les exigences légales. L’annexe A présente un tableau des spécifications techniques recommandées, qui comprend les pratiques exemplaires concernant chaque format. Les documents d’intérêt archivistique doivent être numérisés dans un format accepté par BAC pour le transfert. Pour en savoir plus, consultez les lignes directrices de BAC sur les formats de fichier à utiliser dans de tels cas.

Il existe trois types de numérisation des documents papier, chacun offrant un niveau d’accès différent :

1. Image : Le document numérisé est statique. On ne peut le modifier ni faire une recherche dans son contenu.
2. Plein texte : Le document numérisé est converti en un texte lisible par machine, soit par entrée manuelle, soit au moyen d’un programme de reconnaissance optique de caractères.
3. Texte encodé ou plein texte annoté : Le document numérisé comporte les mêmes options que le plein texte, mais avec plus d’annotations pour améliorer les fonctionnalités de recherche.

Le type de numérisation choisi pour d'autres formats variera. Par exemple, pour les informations spatiales, vous pouvez utiliser des processus manuels tels que la numérisation sur tablette ou la numérisation tête haute ou un processus automatisé tel que le balayage et la vectorisation. Chaque institution devrait déterminer la meilleure façon de procéder à la numérisation en fonction du format spécifique de l'enregistrement.

L’indexation, pour sa part, permet de rendre les documents accessibles, repérables et récupérables, et de s’assurer qu’ils sont entreposés et gérés de façon adéquate tout au long de leur cycle de vie (ce qui en assure la fiabilité à long terme). Le format retenu et le type d’accès requis déterminent le degré d’indexation nécessaire ou possible

L’indexation peut se faire à différents stades du processus de numérisation : saisie ou de ressaisie de l’image, contrôle de la qualité, ou transfert dans un dépôt d’archives. Toutes les métadonnées générées et tous les contrôles effectués doivent être préservés afin qu’on puisse prouver en tout temps l’intégrité du document. Les index doivent être conservés aussi longtemps que les documents auxquels ils se rapportent.

L’indexation bibliographique porte sur le contenu du document et la gestion qui en est faite. Elle doit comporter toutes les métadonnées requises pour un document numérique. Pour en savoir plus sur les exigences fédérales à ce sujet, consultez la Norme sur les métadonnées du gouvernement du Canada et les exigences minimales en matière de métadonnées pour l’archivage numérique des ressources gouvernementales de BAC.

L’indexation biographique concerne le processus de numérisation comme tel. Elle est réalisée au même moment que la numérisation. Ce sont les institutions qui déterminent les métadonnées dont elles ont besoin.

Voici quelques exemples de métadonnées pour une indexation bibliographique :

• Durant la saisie (numérisation) et la ressaisie, au besoin :
  • Référence de l’image (nombre de pages de l’original)
  • Date et heure de la numérisation
  • Nombre de pages numérisées
  • Nom de l’appareil de numérisation et de son opérateur
  • Vérifications croisées des informations de l’image
• Pendant l’assurance de la qualité :
  • Numéro de référence du lot
  • Évaluateur pour l’assurance de la qualité
  • Date d’approbation du contrôle de la qualité
• Concernant le transfert des données :
  • Date du transfert (date à laquelle l’image est intégrée au dépôt numérique)
  • Titre attribué au transfert
  • Description de la méthode de transfert
  • Raison du transfert
  • Nom de l’entité qui reçoit le transfert.

Préparation des documents

La préparation adéquate des documents est essentielle pour produire des images numérisées de la plus haute qualité.

Le degré de préparation dépend de l’état et du format des documents à numériser. En général, une préparation de base suffit. Il peut s’agir, par exemple, de retirer les agrafes et les trombones d’un document ou de mettre les pages du bon côté.

Cependant, la préparation peut parfois demander plus de travail, par exemple lorsque les documents sont pliés, roulés ou fragiles, ou lorsque les enregistrements endommagés, ou lorsque leur grand format nécessite de l’équipement spécialisé. Dans ce dernier cas, il faut numériser séparément les documents associés et veiller à inscrire leur ordre original dans les métadonnées.

Le personnel qui prépare les documents doit mentionner à l’opérateur du scanneur les particularités et les problèmes potentiels propres à chacun afin que celui-ci ajuste son travail en conséquence.

Assurance de la qualité

L’assurance de la qualité désigne le processus consistant à vérifier que les documents numérisés satisfont aux exigences. Plus précisément, on s’assure que les opérations et les résultats du processus de numérisation respectent les normes convenues, et que les versions produites sont des substituts acceptables aux originaux.

La qualité d’une image étant subjective, il faut déterminer les critères d’acceptabilité pour chaque projet avant même d’entreprendre la numérisation. La qualité requise variera selon l’usage auquel est destiné le document numérisé (par exemple, s’agira-t-il de la version officielle du document?). Cela dit, on recommande de toujours viser la meilleure qualité possible, afin que les documents numérisés puissent être considérés comme des versions authentiques.

Pour chaque projet ou programme, il faut déterminer :

• le nombre d’erreurs acceptables dans un échantillon
• la taille de l’échantillon de documents à examiner
• la personne qui se chargera de l’évaluation.

On recommande que l’évaluation de la qualité soit faite par une personne autre que celle qui a procédé à la numérisation. Toutes les activités à cet égard doivent être notées. Il faut également certifier que chaque lot d’images numérisées a passé le contrôle de la qualité.

Le processus du contrôle de la qualité doit passer en revue, au minimum :

• la netteté de l’image
• la qualité et la précision des métadonnées
• l’intégralité de la version numérique.

Les erreurs décelées peuvent être majeures ou mineures : déformation de l’image, contraste insuffisant, caractères illisibles, taches sur l’image, etc. L’idéal est d’effectuer le contrôle de la qualité à plusieurs points du processus de numérisation : saisie ou ressaisie de l’image, indexation, contrôle de la qualité et transfert des images. On recommande aussi d’inspecter régulièrement l’équipement pour vérifier son bon fonctionnement et son calibrage adéquat.

Pour en savoir plus sur la taille des échantillons et le ratio d’erreurs acceptable, consultez le document AIIM TR34-1996, Sampling Procedures for Inspection by Attributes of Images in Electronic Image Management (EIM) and Micrographics Systems (en anglais).

Classification et intégration au système de gestion électronique des documents et des dossiers

La classification permet aux institutions d’intégrer les documents numérisés à leur système de classement et à leur système de gestion électronique des documents et des dossiers (SGEDD). Chaque document numérisé doit posséder un numéro de dossier et être accompagné de l’information relative à sa rétention et à son élimination. De plus, ces renseignements doivent correspondre à ceux du dossier analogique correspondant.

C’est le contenu, et non le format, qui détermine les caractéristiques suivantes d’un document : rétention, élimination, nature (délicate ou non) et droits d’accès. Ces caractéristiques doivent être identiques à celles du document source.

Par ailleurs, plusieurs raisons peuvent justifier la création de copies dérivées, par exemple :

• la même image préparée à des fins différentes (comme une version compressée pour la publication en ligne)
• une version modifiée de l’image (comme l’amélioration du contraste sur une photographie ou la suppression de taches sur un document textuel)

Les copies dérivées doivent clairement être identifiées comme telles au moment de leur attribuer un titre selon les conventions établies à cet égard.

Exigences relatives à la sécurité

Les institutions devraient se doter d’un plan pour assurer la sécurité de l’information et la sécurité physique des documents durant le processus de numérisation.

Les documents dont le niveau de sécurité est fixé à « Protégé B » ou plus doivent être numérisés dans un environnement prévenant l’accès non autorisé, les fuites d’information et le vol. De plus, les renseignements classés « Secret » ou « Protégé » doivent être identifiés comme tels dans les métadonnées. Enfin, les restrictions d’accès aux versions numérisées doivent être les mêmes que pour les originaux.

Si l’on prévoit la destruction des originaux, celle-ci doit se faire en fonction de leur niveau de sécurité.

Appliquez tous les instruments de politique et les procédures du gouvernement du Canada concernant la sécurité des informations électroniques.

Transfert des documents sources et des images numérisées

Que la numérisation soit faite à l’interne ou chez un fournisseur, les documents physiques doivent être déplacés. C’est pourquoi les institutions doivent établir des procédures pour le transport des originaux et des versions numériques afin de les protéger et de préserver leur authenticité.

Pour chaque transfert, il faut noter la date, le nom du coursier et la destination, et attester de la réception des documents. Cela vaut également pour le retour des originaux et des versions numériques.

Peu importe la méthode utilisée, il faut garantir l’intégrité des versions numériques durant le transfert au moyen d’un contrôle de la fixité (par exemple en générant une somme de contrôle).

Entreposage et préservation

Si les documents sont actifs, les versions numérisées doivent être entreposées dans un dépôt organisationnel qui satisfait à toutes les exigences relatives à leur gestion durant tout leur cycle de vie.

Si les documents sont inactifs, il faut s’assurer que les solutions d’entreposage (tant dans les dépôts en ligne que physiques) sont dotées de fonctions permettant de les repérer et d’y accéder; qu’elles peuvent gérer les documents à long terme, y compris leur élimination; et qu’elles peuvent protéger leur authenticité.

Même entreposés, les documents numérisés, comme tout autre type de document, peuvent faire l’objet de demandes d’accès à l’information et de requêtes dans le cadre de litiges. En choisissant une solution d’entreposage pour les documents inactifs, il faut tenir compte du temps de réponse à respecter en cas de demande d’accès.

Par ailleurs, la durée de vie de la technologie d’entreposage peut être largement inférieure à la période de rétention requise pour un document. Il faut donc gérer activement les documents archivés, qu’ils soient actifs ou inactifs :

• en assurant leur migration au fil du temps
• en prévoyant les solutions d’entreposage nécessaires
• en suivant un calendrier de migration ou de conversion qui tient compte des avancées technologiques, tant pour les documents actifs que ceux en dormance.

Les coûts associés à l’entretien et à l’accessibilité des enregistrements numériques à moyen et long terme, de même que les coûts associés à la préparation de réponses aux demandes d'AIPRP, sont souvent négligés et doivent être pris en compte dans la planification. Comme ils sont parfois plus élevés que les coûts associés à l’entreposage physique des originaux, il s’agit d’un facteur dans la décision de numériser ou non.

Élimination des documents sources

Bien que l’on conserve parfois les documents sources après leur numérisation, ceux-ci sont généralement détruits. N’oubliez pas : les institutions fédérales ne peuvent détruire les documents sources que selon les directives énoncées par BAC dans , une autorisation de disposition spécifique à une institution ou l’Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents 2018/013 : La destruction des documents sources après leur numérisation. Les documents sources ne peuvent être détruits si BAC a déclaré qu’il s’agit de documents d’intérêt archivistique devant lui être transférés dans leur format d’origine. Consultez toujours votre archiviste de BAC avant de procéder à la disposition d’un document source.

La destruction de documents sources comporte des risques, même s’ils ne sont pas d’intérêt archivistique. C’est pourquoi les institutions doivent évaluer et documenter tous les risques. En outre, l’absence de politiques ou de procédures encadrant la destruction des documents sources peut laisser croire que l’institution a détruit des documents de mauvaise foi.

Des raisons légales peuvent justifier la conservation d’un document source, et ce, même si sa version numérisée peut servir aux activités normales. Les institutions fédérales devraient toujours demander un avis juridique avant de détruire un document source.

Les documents sources faisant l’objet d’une ordonnance de préservation relative à un litige (y compris les documents destinés à être détruits) ne doivent jamais être détruits tant que l’ordonnance de préservation est en vigueur.

Avant de détruire un document source, il faut allouer assez de temps pour s’assurer que le contrôle de la qualité et l’indexation de la version numérisée sont terminés, et que la version numérisée a bien été transférée dans son entièreté, soit dans le SGEDD, soit dans un dépôt sécurisé.

Comme toujours, l’idéal consiste à documenter toutes les activités relatives à l’élimination.

Si une institution conserve un document source, les mesures de rétention et d’élimination doivent être les mêmes que pour la version numérique. Cela vaut aussi pour la gestion de l’accessibilité et la préservation à long terme.

Exigences relatives à la documentation

Une documentation adéquate est la clé d’une bonne défense. Si l’authenticité d’un document numérisé est contestée, on peut plus facilement la prouver grâce à l’existence d’une politique et de procédures institutionnelles (et à la preuve qu’elles ont bien été suivies).

La majorité des lignes directrices en matière de numérisation recommandent la création d’un manuel de projet pour chaque projet de numérisation, compilant toute l’information nécessaire au même endroit.

Alors que la politique et les procédures d’une institution définissent les critères à considérer au moment de statuer sur diverses exigences (métadonnées, contrôle de la qualité, format), le manuel de projet, pour sa part, sert à documenter les choix précis pour le projet en cours.

Plus précisément, le manuel de projet doit documenter les points suivants :

• les motifs retenus pour choisir les documents
• l’évaluation des risques et les mesures d’atténuation (y compris en ce qui concerne la destruction des documents sources)
• les évaluations juridiques
• les mesures d’évaluation et de gestion relatives à la sécurité et à la confidentialité
• les autorisations internes
• les exigences du projet en matière de préparation, de métadonnées, de format, de spécifications techniques, de tolérance des erreurs, d’échantillonnage et de normes de contrôle de la qualité
• toute amélioration apportée (à noter qu’il ne faut jamais modifier l’image maîtresse; des améliorations peuvent être apportées aux copies dérivées à des fins de consultation seulement)
• un registre des contrôles et des activités durant le processus de numérisation, comprenant un suivi du travail accompli ainsi que le nom des techniciens qui l’ont fait (les entrées doivent contenir assez d’information pour prouver l’authenticité des documents numérisés)
• les rapports de contrôle de la qualité concernant les images, les métadonnées et l’équipement
• toute information concernant la destruction de documents sources
• pour les documents numérisés à l’externe, toute la correspondance avec le fournisseur (contrats, ententes, rapports d’étape, volumes et dépenses mensuelles, factures, rapports d’erreur, etc.)
• un registre de la chaîne de possession pour le transfert des documents sources et de leurs versions numériques.

Conclusion

Les présentes lignes directrices ont pour but de donner une vue d’ensemble approfondie des pratiques exemplaires à adopter dans les activités de numérisation. Pour produire des documents faisant autorité, il ne suffit pas d’appliquer des spécifications techniques; le processus de numérisation doit aussi être documenté et vérifiable, aussi longtemps que nécessaire pour des raisons opérationnelles, juridiques et réglementaires.

BAC encourage les institutions à consulter les sources mentionnées dans l’annexe C ci-après pour en savoir plus sur la numérisation. Pour obtenir des précisions sur la valeur des documents, y compris la valeur archivistique veuillez communiquer avec votre archiviste de BAC.

Annexe B: Terminologie

Assurance de la qualité: Partie de la gestion de la qualité visant à démontrer la conformité aux exigences et à donner confiance en la qualité du résultat. Source : Organisation internationale de normalisation. ISO 9000:2015 Systèmes de management de la qualité – Principes essentiels et vocabulaire (2015).

Authenticité: Caractère d’un document dont la nature, l’auteur et l’origine, de même que le moment de la création ou de l’envoi, peuvent être retracés et confirmés. Source : Organisation internationale de normalisation. ISO 15489-1:2016 Information et documentation – Gestion des documents d’activité – Partie 1 : Concepts et principes (2016).

Copie d’accès: Fichier qui comporte la quantité minimale d’information requise pour répondre aux exigences de base en matière de consultation du contenu d’un document. Source : Bibliothèque et Archives Canada. Direction générale des opérations numériques et de la préservation, Normes opérationnelles de numérisation.

Document éphémère: Document sans valeur opérationnelle. Peut inclure les copies ou les exemplaires de documents uniquement conservés dans le dépôt d’une institution gouvernementale, mais ne comprend pas les documents requis pour surveiller, soutenir ou documenter l’exécution des programmes, mener à bien les opérations, prendre des décisions, ou fournir des preuves afin de rendre des comptes et de faire rapport sur les activités du gouvernement. Source : Bibliothèque et Archives Canada. Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents 2018/013 : La destruction des documents sources après leur numérisation.

Document source : Document pour lequel une version numérique a été créée. Source : Bibliothèque et Archives Canada. Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents 2018/013 : La destruction des documents sources après leur numérisation.

Exploitabilité : Caractère d’un document pouvant être localisé, récupéré, présenté et interprété dans un délai raisonnable selon les parties concernées. Source : Organisation internationale de normalisation (2016). ISO 15489-1:2016 Information et documentation – Gestion des documents d’activité – Partie 1 : Concepts et principes (2016).

Fiabilité : Caractère d’un document dont le contenu peut être considéré comme la représentation complète et exacte des opérations, des activités ou des faits qu’il atteste, et sur lequel on peut s’appuyer lors d’opérations, d’activités ou de faits subséquents. Source : Organisation internationale de normalisation (2016). ISO 15489-1:2016 Information et documentation – Gestion des documents d’activité – Partie 1 : Concepts et principes (2016).

Format : Disposition de l’information. Source : Bibliothèque et Archives Canada. Direction générale des opérations numériques et de la préservation, Normes opérationnelles de numérisation.

Format de fichier : Structure ou modèle précis qui organise et définit les données. Certains formats ne contiennent qu’un flux de données non compressées; d’autres peuvent contenir des codecs pour encoder et compresser les données; et d’autres encore peuvent prendre en charge plusieurs flux de médias. Source : Bibliothèque et Archives Canada. Direction générale des opérations numériques et de la préservation, Normes opérationnelles de numérisation.

Intégrité : Caractère d’un document complet et inaltéré. Source : Organisation internationale de normalisation (2016). ISO 15489-1:2016 Information et documentation – Gestion des documents d’activité – Partie 1 : Concepts et principes (2016).

Numérisation : Procédé permettant la conversion de documents analogiques en format numérique. Il englobe les mesures suivantes : la sélection; l’évaluation; l’établissement des priorités; la gestion et le suivi du projet; la préparation des documents originaux pour la numérisation; la création, la collecte et la gestion de métadonnées; la numérisation comme telle; la gestion de la qualité; l’intégration des ressources numériques à des systèmes de diffusion et à un dépôt; et le suivi et l’évaluation des pratiques de numérisation. Source : Bibliothèque et Archives Canada. Direction générale des opérations numériques et de la préservation, Normes opérationnelles de numérisation.

Projet de numérisation : Numérisation d’un ensemble de documents analogiques afin d’en faciliter l’accès et la réutilisation.
Note 1 : Dans un projet de numérisation, c’est le document d’activité analogique qui a été utilisé, et non sa version numérisée. Dans les opérations de gestion courantes, le document analogique qui a servi à effectuer l’activité (ou qui en est la preuve) demeure la version officielle.
Note 2 : Avant d’envisager toute élimination, les documents sources analogiques doivent être évalués afin de déterminer si des raisons justifient leur conservation. Une fois les documents numérisés, leur gestion et leur conservation sont guidées par la plupart des considérations qui s’appliquent en ce domaine aux documents numériques natifs (c’est-à-dire créés sous forme électronique).
Source : Organisation internationale de normalisation. ISO/TR 13028:2010 Information et documentation – Mise en œuvre des lignes directrices pour la numérisation des enregistrements (2010).

Renseignements bibliographiques : Données concernant le contenu et le contexte d’un document. Elles sont créées par l’organisme (et possiblement obtenues à partir du document source) et servent à la récupération d’une image. Source : CAN/CGSB-72.11-93 Microfilm and Electronic Images as Documentary Evidence.

Renseignements biographiques : Données sur la saisie de l’image, comme la date et l’heure de la numérisation, le type d’appareil utilisé, le nom de l’opérateur, ainsi que l’emplacement et le détail des modifications, le cas échéant. Source : CAN/CGSB-72.11-93 Microfilm and Electronic Images as Documentary Evidence.

Valeur intrinsèque : Utilité ou importance d’un document en raison de ses qualités physiques ou matérielles, inhérentes au format original et généralement indépendantes de son contenu, qui font partie intégrante de sa nature et qui seraient perdues lors de la reproduction. La valeur intrinsèque est souvent associée à la rareté ou à l’ancienneté du support de même qu’à ses qualités artistiques ou esthétiques. Source : Bibliothèque et Archives Canada. Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents 2018/013 : La destruction des documents sources après leur numérisation.

Annex C: Bibliography

Alberta. Digitization Process Standard (2015)..

AIIM TR34-1996 Sampling Procedures for Inspection by Attributes of Images in Electronic Image Management (EIM) and Micrographics Systems.

ANSI/AIIM TR15-1997, Planning Considerations Addressing Preparation of Documents for Image Capture.

Archives du Manitoba. Digitizing Records (2018).

Archives provinciales du Nouveau-Brunswick. Norme de numérisation (2019).

Bibliothèque et Archives Canada. Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents 2018/013 : La destruction des documents sources après leur numérisation.

Bibliothèque et Archives Canada. Direction générale des opérations numériques et de la préservation. Normes opérationnelles de numérisation. Gouvernement des Territoires du Nord-Ouest, Bureau du dirigeant principal de l’information. Guideline – Digitization (2018).

Office des normes générales du Canada. CAN/CGSB-72.34-2017 Norme nationale du Canada. Enregistrements électroniques utilisés à titre de preuves documentaires. Gratuite sur le site Web de l’Office des normes générales du Canada

Organisation internationale de normalisation. ISO/TR 13028:2010 Information et documentation – Mise en œuvre des lignes directrices pour la numérisation des enregistrements (2010).

Organisation internationale de normalisation. ISO 13008:2012 Information et documentation – Processus de conversion et migration des documents d’activité numériques (2012).

Organisation internationale de normalisation. ISO 15489-1:2016 Information et documentation – Gestion des documents d’activité – Partie 1 : Concepts et principes (2016).

Terre-Neuve-et-Labrador, Bureau du dirigeant principal de l’information. Guideline – Record Imaging Services (2015).