La destruction des documents sources après leur numérisation (2018/013)

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Consultez les lignes directrices pour garantir que la version numérisée d'un document sera un substitut acceptable au document source d'origine tant pour des fins d’utilisation opérationnelle que pour rendre des comptes.

Préambule

En vertu de l’article 12 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (la Loi), le Bibliothécaire et archiviste du Canada autorise l’élimination des documents sources, y compris leur destruction, suite à leur numérisation par les institutions gouvernementales, conformément aux modalités ci‑dessous.

A. Portée de l’autorisation de disposition

A.1 La présente autorisation de disposition (AD) s’applique à tous les documents sous la responsabilité d’une institution gouvernementale assujettie à la Loi.

Dans la présente autorisation,

  • la « responsabilité » désigne le pouvoir de prendre des décisions concernant des documents;
  • « document source » désigne un document pour lequel une version numérique a été créée ;
  • « valeur intrinsèque » désigne l’utilité ou l'importance d’un document pour ses qualités physiques ou matérielles, inhérentes au format original et généralement indépendantes de son contenu, qui font partie intégrante de sa nature et qui seraient perdues lors de la reproduction. La valeur intrinsèque est souvent associée à la rareté ou l’ancienneté du support de même qu’à ses qualités artistiques ou esthétiques.  

A.2   La présente autorisation  exclut:

  • tout document source auquel une autorisation de disposition des documents ou une autorisation de disposition validée reconnait une valeur archivistique dans son format original spécifiquement.
  • les documents sources créés avant 1946.
  • les documents sources possédant une valeur intrinsèque, incluant
    • les proclamations, chartes, accords intergouvernementaux et traités originaux;
    • les documents portant un sceau officiel;
    • les documents cartographiques ou architecturaux ou les dessins d’ingénieurs;
    • le matériel photographique, entre autres, les diapositives et les négatifs;
    • les œuvres d’art originales.
  • les documents sources devant être conservés dans leur format original en vertu d’une loi, d’un règlement ou d’une politique gouvernementale.

B. Obligations de l’institution relatives à l’utilisation de l’autorisation de disposition

B.1 Comme condition d’utilisation de cette autorisation de disposition, les institutions gouvernementales doivent se conformer aux exigences énoncées à la section 6.4.2.2 de l’Office des normes générales du Canada CAN/CGSB-72.34-2017 Enregistrements électroniques utilisés à titre de preuves documentaires.

B.2      Les institutions doivent également se conformer aux politiques de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et aux instruments connexes applicables (p. ex., la Norme opérationnelle sur l’utilisation des autorisations de disposition), qui sont appelés à être modifiés, et qui peuvent être consultés sur le Portail de disposition et de tenue de documents de BAC (mot de passe requis Footnote1) ou son successeur.  En particulier, les institutions doivent informer BAC de toute modification apportée aux pratiques en tenue de documents ou au format des documents identifiée comme étant archivistiques puisque cela pourrait avoir une incidence sur la sélection desdits documents. 

C. Répercussions sur les autorisations de disposition existantes

C.1 Par la présente, les autorisations de disposition 96/023 (documents afférents à des systèmes d'imagerie électronique) et 2015/011 (Destruction des documents sources après leur numérisation) sont révoquées.

C.2. Cette AD n’a aucune incidence sur les autres autorisations de disposition émises aux institutions du GC.  Par conséquent, les institutions doivent continuer d’utiliser les modalités de l’AD appropriée pour identifier les documents archivistiques à transférer à BAC .

D. Conséquences de la non-conformité

D.1 En cas de non-conformité, BAC peut faire un suivi ou présenter des demandes informelles, ou donner des directives officielles sur les mesures correctives à prendre.

En cas de non-conformité, BAC peut prendre toute mesure prévue par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada que le Bibliothécaire et archiviste considère appropriée et acceptable selon le contexte, y compris la révision, la suspension ou la révocation de la présente autorisation de disposition au sein d’une institution gouvernementale.

D.2 Si le Bibliothécaire et archiviste estime que des documents archivistiques sont à risque d’être détruits ou gravement endommagés, il peut en exiger le transfert au moment et de la manière qui lui conviennent.

E. Autorisation de disposition

E.1  Les institutions gouvernementale peuvent éliminer les documents sources qui ont été numérisés conformément aux exigences énoncées à la section B ci-dessus, à l’exception de celle décrites à la section A.2, sans en informer Bibliothèque et Archives Canada.

E.2. La présente AD n’a pas pour effet d’autoriser la conservation, le transfert, la destruction ou autre forme de disposition de tout document fédéral en violation d’un règlement ou d’une ordonnance d’un tribunal, ou d’une disposition expresse d’une autre loi, ni n’est réputée l’autoriser (p. ex., Loi sur le Tribunal canadien du commerce extérieur, Règles des Cours fédérales, Loi sur l’accès à l’information, Loi sur la protection des renseignements personnels).

E.3 La disposition de documents en application du préambule, et de section E.1, constitue l’engagement implicite de l’institution gouvernementale à respecter toutes les modalités de la présente autorisation.

E.4 La présente autorisation de disposition entre en vigueur au moment de sa signature par le chef de l’exploitation de Bibliothèque et Archives Canada.

Signé 2018-05-01

Normand Charbonneau Chef de l’exploitation, Bibliothèque et Archives Canada