Rapport d'étape sur le Plan d'action sur l'AIPRP - juin 2023

BAC a continué de renforcer sa fonction d’AIPRP et d’améliorer sa capacité à répondre aux demandes. L'équipe de l'AIPRP s'est élargie pour former une nouvelle Direction générale. Du personnel a été recruté dans toute l'institution pour soutenir toutes les étapes nécessaires à la réponse aux demandes d'AIPRP. La nouvelle Direction générale de l'AIPRP assure la formation des nouvelles recrues et du personnel en place, examine les flux de travail et met en œuvre de nouvelles politiques et procédures pour améliorer l'efficacité. Des efforts ont été déployés pour réduire l'arriéré, tout en s'efforçant de reprendre le rythme des demandes entrantes. De nouveaux outils en ligne ont récemment été mis en place pour améliorer l'expérience des utilisateurs. Tous ces efforts ont pour but de mettre plus rapidement les dossiers entre les mains des clients. BAC publiera la prochaine mise à jour sur ses progrès liés au plan d’action en décembre 2023.

Partie 1 – Redressement de la situation

Réduction de l’arriéré des demandes

La Direction générale de l’AIPRP compte maintenant plus de 180 employés, comparativement à 40 il y a 18 mois. En outre, environ 120 employés supplémentaires ont été embauchés ou redéployés dans l’ensemble de l’institution pour que tous les services appuyant les réponses aux demandes d’AIPRP disposent de ressources suffisantes pour gérer l’accroissement de la demande et les nouvelles méthodes de travail. Ces renforts et la formation continue augmenteront la capacité de la Direction générale de l’AIPRP et de BAC à réduire l’arriéré au cours de la prochaine année et d’être en mesure de répondre au volume de nouvelles demandes.

Les gestionnaires de chaque équipe évaluent des aspects précis de l’arriéré de l’AIPRP et cherchent des solutions. Des stratégies ont été adoptées pour éliminer les obstacles que posent les flux de travail sans compromettre les réponses aux nouvelles demandes d’AIPRP. Les demandes de dossiers personnels d'anciens membres des Forces armées canadiennes constituent la majeure partie de l'arriéré de l'AIPRP. Des efforts spécifiques sont donc en cours pour réduire cet arriéré et, à terme, l'éliminer.

Dans la région de la capitale nationale, l’équipe des Dossiers du personnel s’attaque à l’arriéré de demandes pour les dossiers sur les vétérans canadiens de la Deuxième Guerre mondiale ou de la guerre de Corée. Alors que 2 employés seulement travaillaient sur ce dossier il y a à peine un an, on en compte 27 aujourd’hui. Un flux de travail stratégique a été instauré pour que les nouveaux analystes puissent profiter des commentaires constructifs des employés expérimentés. Cet encadrement a aidé les nouveaux employés à mieux remplir leurs rôles respectifs au cours de la dernière année. La nouvelle structure, efficace et bien définie, accélérera le traitement des demandes et préviendra les retards liés à l’analyse des documents.

L’équipe des Dossiers du personnel à Winnipeg a éliminé l’arriéré des demandes auxquelles il était impossible de répondre et a pris des mesures pour éviter qu’un tel arriéré se forme à l’avenir. De plus, une équipe se consacre maintenant à l’arriéré de demandes informelles de renseignements personnels. L’équipe des Initiatives à Winnipeg participe au travail de numérisation sur place afin de simplifier le processus de réponse aux nouvelles demandes. Elle a cerné et éliminé des facteurs de blocage dans chacun des flux de travail pour améliorer l’efficacité. Elle s’emploie aussi à augmenter le niveau d’expertise à l’aide d’un plan de perfectionnement précis à l’intention des nouveaux analystes.

Réduction de l’arriéré des plaintes

L’équipe des Plaintes a été créée en septembre 2022. Elle a simplifié le processus administratif pour la réception des enquêtes sur les plaintes et les suites à y donner. Le fardeau est ainsi réduit pour les analystes des autres équipes. Nous avons amélioré notre capacité à fournir rapidement de l’information claire sur les enquêtes, ainsi qu'à fournir les réponses par correspondance aux rapports initiaux et finaux, ou aux ordres reçus du Bureau de la Commissaire à l'information (CI).

Un nouveau manuel décrit les procédures de réponse aux plaintes. Dans le cadre de son travail acharné pour réduire l’arriéré, BAC négocie plus souvent des dates de divulgation avec le Commissariat à l’information du Canada.

Depuis le dernier rapport, le nombre de plaintes actives à BAC a diminué de 12,5 %.

Partie 2 – Examen et améliorations internes

Amélioration des processus de travail

La Direction générale de l’AIPRP dispose maintenant d’une équipe dédiée à l’analyse et à la surveillance de ses procédures. Cette équipe a répertorié toutes les procédures sur l’AIPRP; elle les évalue pour s’assurer qu’elles sont à jour et pour cerner d’éventuelles lacunes. Elle veut aussi assurer l’uniformité et l’efficacité dans l'ensemble de la Direction générale de l'AIPRP en ce qui concerne la mise en œuvre des procédures et leur utilisation à des fins de formation. Les résultats sont positifs : le dédoublement du travail a diminué et les demandes sont traitées plus efficacement.

En voici un exemple : BAC a donné suite aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor en matière de vérification de l'identité en élaborant et en mettant en œuvre une nouvelle procédure. Pour les analystes et l’équipe du Triage et de l’Enregistrement, une diminution du travail et une clarification des exigences en découlent. BAC a également procédé à la refonte de ses gabarits de lettres types, supprimant la moitié d’entre eux et facilitant leur mise à jour pour que les analystes passent moins de temps à modifier des documents. Les nouveaux gabarits correspondent davantage aux normes fédérales et simplifient les communications avec les clients. Ils constituent également un outil essentiel que l'équipe de l'AIPRP utilise pour communiquer avec ses milliers de demandeurs de manière cohérente et efficace sur son approche du travail, ses normes de service et tout problème potentiel dont les demandeurs devraient être conscients et qui pourrait avoir une incidence sur leurs dossiers de réponse.

De nouvelles politiques et procédures ont été mises en œuvre dans l’ensemble de la Direction générale. Ainsi, l’équipe des Dossiers du personnel à Winnipeg a repensé ses postes clés et élaboré un mécanisme pour prioriser les demandes soumises en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les équipes dans la région de la capitale nationale ont été rassemblées dans le même édifice à Gatineau pour améliorer l’efficacité, éviter les retards causés par le transport des documents archivistiques de format papier et pour rapprocher les équipes de la salle de courrier. Une analyse des flux de travail et des procédures a mené à une meilleure division du travail entre Winnipeg et la région de la capitale nationale. Grâce à la simplification des flux de travail fondée sur l’emplacement des documents qui est en cours, les coûts diminueront, et des réponses plus cohérentes seront données aux demandes de dossiers du personnel soumises par d'anciens membres des Forces armées canadiennes et par d’anciens fonctionnaires fédéraux.

Une méthode uniforme a été appliquée pour fermer les demandes incomplètes (abandonnées) lorsque les demandeurs n’avaient pas fourni l’information supplémentaire requise. La fermeture de nombreuses demandes auxquelles il était impossible de répondre a diminué l’arriéré.

BAC a aussi commencé à consulter des institutions de d’autres pays pour connaître les pratiques exemplaires et suivre les normes relatives aux consultations.

Harmonisation de nos approches avec d'autres approches comparables

En plus des nombreuses discussions avec ses homologues du GC et au sein de la communauté de l'AIPRP, BAC a élaboré un plan de discussion avec des intervenants nationaux et provinciaux. Des discussions avec d'autres archives nationales comparables ont également été entamées afin de clarifier notre alignement avec les normes internationales en matière d'accès aux documents d'archives. BAC étudie également la possibilité de divulguer l'information en fonction du temps et a récemment consulté la Belgique au sujet de la déclassification. Des recherches sur les pratiques exemplaires concernant les clauses de temporisation, ou les exemptions limitées dans le temps, ainsi qu'une comparaison analytique sur la gestion de portefeuille, sont en cours afin de clarifier l'approche future de BAC à cet égard.

Modification de l’approche concernant les demandes de consultation

BAC a mis en place une nouvelle procédure dans l’espoir d’envoyer moins de pages aux autres ministères aux fins de consultation. Elle comprend la production de rapports de recherche visant à expliquer le contexte et à fournir des détails sur des documents semblables pouvant être consultés dans d’autres administrations ou des sources publiées sur des sujets historiques pertinents pour les documents examinés. Ces rapports aident les analystes à prendre des décisions éclairées avant d’initier des consultations avec d’autres ministères, ainsi que des analyses et des décisions sur la divulgation ou la non-divulgation d'informations sur la base des conseils reçus. Ce nouveau processus est en vigueur depuis février 2023 et a eu des résultats très positifs, en réduisant le volume des consultations, en particulier pour les demandes de documents liés aux activités militaires et de renseignement.

Depuis février 2023, BAC a eu recours à ce processus pour analyser les documents liés à 66 demandes, dont 25 sont maintenant fermées (environ 12 000 pages). Par le passé, BAC aurait consulté des ministères pour les 12 000 pages. Cette fois, 11 000 pages furent divulguées et seulement 1 000 ont été envoyées aux fins de consultation (une diminution de près de 92 %). Sans ce processus, des dossiers de ce type auraient exigé une prolongation moyenne de 225 jours, parfois plus à cause des retards survenus dans d’autres ministères. BAC a fermé la majorité des 25 dossiers dans un délai de 45 jours.

Amélioration de l’infrastructure sécurisée

Pour accroître sa capacité de traitement numérique de documents secrets, BAC a ajouté 12 postes de travail depuis la mise à jour de décembre 2022, pour un total de 42 postes. Deux autres espaces de travail ont été approuvés pour les documents très secrets (TS). En décembre 2022, BAC est également passé à une infrastructure de réseau classifiée TS permettant des communications sécurisées avec d'autres ministères du gouvernement du Canada. Les employés de BAC sont en train d’intégrer ce nouveau système qui augmentera davantage notre capacité à gérer et à traiter le matériel numérique classifié TS.

Nouvelles technologies et systèmes

Le premier avril 2023, BAC s’est joint à AIPRP en ligne, le portail pangouvernemental de l’administration fédérale pour les demandes d’AIPRP. C’est très avantageux pour les demandeurs, qui peuvent maintenant consulter un tableau de bord réunissant toutes leurs demandes au même endroit, une fonction qui n'était pas disponible avec l'ancien système de formulaires en ligne de BAC. De plus, BAC a publié des pages Web simplifiées, munies d’un assistant intelligent en AIPRP. Cet outil novateur, propre à BAC, accompagne les demandeurs pas à pas, les guide vers la meilleure option pour chacune de leurs demandes et explique simplement ce qui doit être inclus dans une demande d’AIPRP à BAC afin d’accélérer l’enregistrement et le traitement.

BAC crée actuellement une base de données interne de documents communiqués. Des métadonnées associées à chaque dossier permettront aux analystes d’interroger la base de données pour éviter le dédoublement des efforts et traiter plus efficacement les demandes d’AIPRP. Des analystes et des étudiants alimentent la base de données à l’aide d’un logiciel de reconnaissance optique de caractères.

Au cours des derniers mois, nous avons consacré beaucoup d’effort à nos activités de recherche et développement. L’objectif est de créer des robots pour simplifier le processus et automatiser les tâches répétitives. Nous pourrons ainsi accroître notre productivité et notre efficacité tout en réduisant le dédoublement du travail.

BAC améliore son répertoire de renseignements sur le personnel militaire et civil du gouvernement du Canada. Cette base de données sert à gérer les collections de dossiers du personnel et à demander ou commander des dossiers afin de traiter et répondre aux demandes d’AIPRP. Toutes ces améliorations ont une incidence sur environ 50 % des demandes d'AIPRP de BAC.

BAC utilise actuellement le logiciel Power BI dans le but de créer des tableaux de bord internes qui donneront instantanément accès à des données nettes et exploitables. Ces tableaux de bord aideront à transformer des données brutes en information facile à analyser pour améliorer nos processus décisionnels.

Résilience du service de l’AIPRP

BAC a établi une nouvelle procédure pour garantir la continuité des activités, malgré des capacités réduites, pendant la récente grève de la fonction publique. La Direction générale de l’AIPRP a continué de traiter des demandes de renseignements personnels pour répondre à des besoins urgents du point de vue de la santé ou à des litiges en cours.

BAC met à jour son plan de continuité des activités afin que les services essentiels au public soient maintenus dans toute la mesure du possible en cas de circonstances exceptionnelles. Notre équipe à Winnipeg recueille des données et fait l’essai de plusieurs options novatrices afin d’élaborer un flux de travail numérique qui serait opérationnel d’ici avril 2024. Plusieurs équipes de la Direction générale de l’AIPRP explorent diverses options pour créer des flux de travail numériques qui optimiseront l’efficacité et géreront les interdépendances. Le défi de BAC en matière de continuité des activités sera toujours de trouver la capacité de localiser, de transporter et de numériser les documents analogiques (papier) qui sont demandés en vertu de l'AIPRP, c’est-à-dire toutes les tâches qui doivent être effectuées avant que le traitement d'une demande d'AIPRP ne puisse même débuter.

Soutien aux nouveaux secteurs d’activités de l’AIPRP

La signature de la quatrième entente supplémentaire, le 4 janvier 2023, a marqué le lancement du projet sur les documents historiques liés à la purge LGBT à BAC. La Direction générale de l’AIPRP a créé une équipe spéciale pour ce projet. Au cours des deux prochaines années, celle-ci facilitera l’accès aux documents du gouvernement du Canada liés à la purge, qui a duré 40 ans au sein de la fonction publique du Canada et des Forces armées canadiennes. L’équipe du projet supervisera l’appui offert à une société privée qui effectuera des recherches dans les collections conservées à BAC. De plus, elle coordonnera une analyse d’AIPRP qui pourrait porter sur un maximum de 15 000 pages de documents pertinents.

Plan d’investissement

LAC élabore un plan d'investissement, d'ici l'automne 2023, afin d’offrir des services efficaces et de qualité aux Canadiens, et de respecter ses obligations sous le régime de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Partie 3 – Collaboration avec les partenaires externes sur des questions plus larges touchant l’AIPRP

Engagement avec les partenaires du gouvernement du Canada

BAC est un contributeur clé à de nombreuses initiatives et événements initiés par les communautés et en lien avec l'AIPRP et la gestion de l'information à l'échelle du GC, ainsi qu’aux initiatives dirigées par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

Nous participons au groupe de travail des coordonnateurs de l'AIPRP et au groupe de travail sur la modernisation de l'AIPRP dirigé par la collectivité. Nous participons également au Comité exécutif de l'AIPRP dirigé par le SCT et au Comité de l'AIPRP des sous-ministres adjoints. Nous avons contribué à un certain nombre de groupes de travail dirigés par le SCT, tels que le groupe de travail sur les consultations et le groupe de travail sur la déclassification, lequel est dirigé par le ministère de la Sécurité publique. Nous sommes également impliqués dans le groupe de travail sur les recours collectifs.

BAC déploie des efforts particuliers pour établir d'étroites relations de travail avec les principaux ministères avec lesquels nous partageons d'importants volumes de travail afin de discuter de questions telles que les réponses aux litiges en cours, les accords de règlement des recours collectifs, les demandes de consultation et leur ordre de priorité, ainsi que les réponses aux plaintes et ordonnances reçues par le CI. Ces ministères sont les suivants (liste non exhaustive) : Justice Canada (MJ), ministère de la Défense nationale (MDN), Relations avec les Autochtones de la Couronne et Affaires du Nord Canada et Services aux Autochtones Canada (CIRNAC-ISC), Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), Affaires mondiales Canada (AMC), pour n'en citer que quelques-uns.

Présentation au Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des données et de l'éthique de la Chambre des communes (ETHI)

Le 25 avril 2023, BAC a présenté sa situation de l’AIPRP devant le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique de la Chambre des communes. L’objectif était d’orienter les recommandations du Comité sur les améliorations à apporter au système et aux lois sur l’AIPRP. Le rapport du Comité, publié le 20 juin 2023, met en lumière les défis de BAC en matière d'AIPRP et formule des recommandations en vue d'améliorer la législation et le système d'AIPRP.

Expertise interne

BAC analyse la délégation des pouvoirs à l’interne en matière d’AIPRP, afin de répartir les charges de travail de la manière la plus efficiente et efficace possible, tout en tenant compte du savoir et des formations nécessaires à l’exercice approprié de ces pouvoirs.

Déclassification

L’équipe de la Déclassification continue de contribuer au Groupe de travail interministériel sur la déclassification et assure un suivi régulier avec Sécurité publique Canada sur le projet pilote des documents du Comité mixte du renseignement en lien avec les discussions générales et la planification. Elle a récemment rencontré la chef des archives classifiées au ministère belge de la Défense pour aborder les sujets de la déclassification, de la communication publique des documents et des répercussions sur le travail quotidien.

BAC continue également d’échanger avec Sécurité publique Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor dans le but d’appuyer les efforts de déclassification au sein du gouvernement du Canada.

Collaboration avec des organisations internationales

BAC a amorcé des consultations sur la scène internationale pour mieux connaître les pratiques exemplaires et la manière dont les archives gouvernementales d’autres pays gèrent des situations similaires. Des discussions préliminaires avec les Archives de Nouvelle-Zélande ont mis la table pour des échanges de connaissances sur des enjeux communs.

Au début de l’année 2023, des membres de la direction de BAC ont rendu visite à la National Archives and Records Administration, à Washington D.C., pour en apprendre davantage sur le programme de déclassification et l’application des lois sur l’accès à l’information aux États-Unis.

Prestation de services de haute qualité

L'intégration au service AIPRP en ligne, les améliorations apportées au site Web de BAC et l'utilisation d'un assistant en ligne sont des outils qui améliorent grandement l'expérience de l'utilisateur et représentent un grand pas en avant en termes de prestation de services pour l'AIPRP à BAC.

Depuis le lancement des pages Web et son arrivée sur AIPRP en ligne, BAC tient compte des commentaires reçus à l’aide des sondages et de l’outil de rétroaction. Nous continuerons de surveiller les commentaires des utilisateurs et d’apporter les changements nécessaires pour rehausser leur expérience.

Consultations des principaux groupes de clients

BAC a rencontré régulièrement des clients ayant un grand volume de demandes ainsi que des groupes clés de chercheurs/demandeurs tels que les directeurs nationaux des réclamations (National Claims Research Directors) afin de discuter du traitement de leurs demandes, de tout dossier en état de plainte et des améliorations à apporter au processus d’AIPRP de BAC. Nous avons recueilli leurs commentaires et modifié des processus et des services en conséquence. Nous sommes ainsi en mesure de mieux prioriser le travail pour réduire le nombre de plaintes, mieux appliquer les exceptions et connaître les améliorations possibles.

Amélioration de la prestation de services numériques

Pour donner accès aux documents, BAC privilégie les versions numériques. Toutefois, les clients ont toujours l’option de demander l’envoi d’exemplaires papier. À la suite de notre arrivée sur AIPRP en ligne, nous prévoyons voir une augmentation du nombre de demandes soumises en ligne, et que plus de livraison de dossiers de réponse se fera électroniquement (par AIPRP en ligne ou au moyen d’un transfert de fichiers sécurisé si la taille du dossier dépasse la limite permise). Ce système permet également d’effectuer un suivi numérique. Bien que les clients aient encore accès à des formulaires papier et à des documents physiques, BAC encourage la prestation de services numériques et met en place des processus afin de travailler et de fournir plus de services de manière numérique.