Rapport d'étape sur le Plan d'action sur l'AIPRP - décembre 2022

BAC a renforcé de manière proactive sa fonction d’AIPRP et amélioré sa capacité à répondre aux demandes en élargissant son équipe de gestion et en recrutant de nouveaux employés dans l'ensemble de l'institution pour soutenir la réponse aux demandes de l'AIPRP. Cela se poursuivra en 2023, notamment grâce à la formation intensive des nouveaux employés, ce qui permettra à BAC de réduire l’arriéré des demandes et le nombre de plaintes en matière d’AIPRP dans les années à venir. BAC rendra compte de ses progrès par rapport aux engagements pris dans ce plan d'action, par une combinaison de mesures qualitatives et quantitatives. Les mesures quantitatives commenceront après l'exercice 2022-23 pour démontrer les progrès réalisés.

Partie 1 - Redressement de la situation

Réduction de l’arriéré des demandes

Des indicateurs feront état des progrès quant à la réduction de l’arriéré des demandes d’AIPRP pour lesquelles les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information n’ont pas été respectés.

Réduction de l’arriéré des plaintes

Des indicateurs feront état des progrès quant à la réduction de l’arriéré des plaintes grâce à la création d’une nouvelle équipe de traitement des plaintes, au recrutement de personnel supplémentaire et à la mise en œuvre de nouvelles procédures.

Partie 2 - Examen et améliorations internes

Clarification concernant les demandes de consultation

Selon le rapport du Commissariat à l’information du Canada, BAC a consulté d’autres institutions du gouvernement du Canada pour 429 des 1 639 demandes traitées entre avril 2020 et août 2021 (soit pour 26 % des demandes traitées au total).

Au cours des trois derniers exercices (de 2019-2020 à 2021-2022), BAC a traité 4 338 demandes d’accès, dont 1 001 liées à des dossiers archivistiques du gouvernement du Canada. Sur ces 1 001 demandes, 121 ont nécessité une consultation (soit 12,1 %).

BAC a déjà commencé à diminuer le nombre total de ses demandes de consultation. Pour l’exercice 2021-2022, 6,8 % des demandes d’accès à l’information liées à des dossiers archivistiques ont nécessité une consultation.

Amélioration des processus de travail

L'objectif de BAC est de transformer son approche globale de l'AIPRP et d'optimiser les procédures afin que les demandes soient traitées de manière plus durable et efficace. Une équipe chargée de réviser systématiquement les instruments de politique et de procédure en matière d'AIPRP est en place depuis juin 2022.

Capacité de service de l’AIPRP

Au fur et à mesure que ses processus internes deviennent plus efficaces, BAC communiquera bi-annuellement au public les progrès réalisés dans la cadre de ses engagements établis dans ce plan d’action. De plus, BAC publiera régulièrement des mises à jour sur son site Web. Les clients auront également la possibilité d’obtenir des informations sur les délais de traitement de leurs demandes grâce à la mise en place du nouveau système de gestion des demandes de l’AIPRP à l’horizon 2024.

Uniformisation de nos méthodes avec d’autres méthodes comparables

BAC mettra en place un plan de révision de ses politiques, procédures et flux de travail, étalé sur deux ans, pour les rendre plus efficaces et les harmoniser avec les autres pratiques nationales, et provinciales.

Nombre de consultations auprès des autres ministères du gouvernement du Canada

BAC repense actuellement sa stratégie de consultation auprès des autres institutions fédérales dans le but de l’encadrer et de la définir davantage pour réduire le nombre de pages et/ou la complexité des demandes nécessitant une consultation.

En septembre 2022, BAC a mis en place une équipe de recherche archivistique responsable de l’évaluation initiale d’une demande d’AIPRP afin de mieux adapter son approche relative aux consultations.

Amélioration de l’infrastructure sécurisée

BAC a amélioré son infrastructure sécurisée afin de rendre plus efficace le traitement des demandes qui nécessitent l’accès à des documents secrets, très secrets ou de nature sensible.

Nouvelles technologies

BAC s’engage à tester de nouvelles technologies et à les mettre en œuvre pour simplifier le traitement des demandes d’AIPRP, y compris les nouvelles capacités du système de gestion de cas ainsi que les différentes approches en place au sein du gouvernement du Canada. L’AIPRP tirera parti des leçons apprises de différents secteurs de BAC qui ont testé des fonctionnalités issues de l’intelligence artificielle (IA) et la reconnaissance optique de caractères (ROC) sur des documents d’archives.

Processus de gestion des dossiers

BAC améliorera le processus de gestion des dossiers d’AIPRP grâce à une utilisation optimale de toutes les données liées à l’AIPRP provenant de diverses sources, notamment par l’élaboration de nouvelles bases de données recensant les dossiers déjà disponibles. Une nouvelle équipe de gestion des rapports est déjà en place et responsable d’optimiser la surveillance, la veille stratégique, l’analyse et les rapports.

Résilience du service de l’AIPRP

BAC développera et mettra en œuvre une nouvelle procédure pour assurer la continuité des services en matière d’AIPRP lors de circonstances exceptionnelles affectant le cours normal des activités, en tenant compte de divers facteurs tels que les considérations urgentes liées à la santé et les obligations légales.

Soutien aux nouveaux secteurs d’activités de l’AIPRP

BAC est en train de mettre sur pied de nouvelles équipes afin d’appuyer les nouveaux secteurs d’activités de l’AIPRP créés pour améliorer le service et la capacité en matière d’AIPRP.

Plan d’investissement

BAC développera un plan d’investissement pour l’AIPRP, d’ici 2024, afin de s’assurer de répondre à ses obligations légales conformément à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, tout en offrant des services efficaces et de haute qualité aux Canadiens.

Partie 3 - Collaboration avec les partenaires externes sur des questions plus larges touchant l’AIPRP

Processus de collaboration

BAC participe activement aux réunions, groupes de travail, événements et activités de la communauté de l’AIPRP, dans le but d’échanger sur les meilleures pratiques et d’apprendre des autres.

Expertise interne

BAC développera son expertise interne, instaurera de nouvelles procédures de triage et un arbre décisionnel, mettra à jour son instrument de délégation et redéfinira les étapes de consultation afin de réduire le nombre de pages qui font l’objet d’une consultation auprès d’autres institutions du gouvernement du Canada.

Déclassification

BAC fournira de l’information sur la façon dont il compte contribuer au groupe de travail interministériel sur la déclassification et collabore avec le Secrétariat du Conseil du Trésor à la création d’une stratégie pangouvernementale de déclassification. En septembre 2022, l’équipe de l’AIPRP a mis en place une équipe dédiée aux suivis en matière de déclassification.

Collaboration avec des organisations internationales

BAC indiquera comment l’institution s’inspire des meilleures pratiques à l’international pour améliorer ses processus et ses politiques d’AIPRP.

Prestation de services de haute qualité

BAC mettra en place des outils afin de mieux cerner la satisfaction et les besoins de sa clientèle.

Consultations des principaux groupes de clients

BAC élabore actuellement un plan de consultation afin de recueillir des commentaires sur certains changements proposés à sa nouvelle approche en matière d’AIPRP. BAC communiquera les changements apportés aux services de l’AIPRP au fur et à mesure de leur mise en œuvre.

Amélioration de la prestation de services numériques

BAC améliorera sa prestation de services en format numérique en augmentant le nombre de documents transmis électroniquement à ses clients. Étant donné que la nature de la collection est presque entièrement analogique, cela nécessite de nouvelles procédures importantes dans l'ensemble de l'organisation.

Conformément à la recommandation 10 du Commissariat à l’information, nous produirons deux fois par an des rapports d’étape sur le plan d’action.