Rapport d'étape sur le Plan d'action sur l'AIPRP - décembre 2023

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) poursuit la mise en œuvre de son plan d'action sur l'AIPRP 2022-2028. La nouvelle Direction générale de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de BAC est une direction générale en soi avec toutes les ressources et les responsabilités qui y sont associées. Elle compte 187 employés, dont 35 % d'analystes directement chargés de répondre aux nombreuses demandes d'AIPRP reçues et de réduire l'arriéré des demandes. BAC a également pourvu des postes dans l'ensemble de l'institution pour assurer la continuité des fonctions liées au traitement des demandes d'AIPRP, notamment en engageant du personnel supplémentaire pour déplacer les documents entre les installations ainsi que des spécialistes en numérisation.

Au cours des prochains mois, BAC œuvrera à relever plusieurs défis en poursuivant notamment ses efforts pour améliorer sa capacité à recruter et à retenir du personnel dans le contexte hautement concurrentiel de l'AIPRP au sein du gouvernement du Canada. Après une révision en profondeur du plan de formation des nouveaux employés pour l'adapter aux réalités spécifiques de l'AIPRP à BAC, la nouvelle équipe de formation élabore présentement un programme de perfectionnement touchant 130 membres du personnel afin d'assurer la relève et la continuité des opérations. L'organisation vise aussi à accélérer la mise en place de technologies logicielles et d'accès au réseau pour faciliter le travail de ses équipes.

Partie 1 : Redressement de la situation

Réduire l'arriéré

Les efforts de la direction générale de l'AIPRP de BAC ont grandement porté leurs fruits en ce qui concerne la réduction de l'arriéré des demandes. En effet, l'objectif était de réduire l'arriéré de 40 % d'ici le 31 mars 2024 par rapport aux données présentées dans le rapport de 2022 du Commissariat à l'information. L'équipe a surpassé l'objectif puisque l'arriéré a déjà été réduit de 52 %. Le tableau suivant indique la progression du traitement de l'arriéré selon la nature des demandes reçues.

Aux 14 387 demandes d'accès à l'information de l'arriéré au 31 août 2021 s'ajoutent 1 961 demandes de renseignements personnels. De ces 16 348 demandes d'AIPRP dans l'arriéré, 9 381 demandes ont été traitées au 30 novembre 2023, ce qui représente une réduction de l'arriéré de 57 % et la communication de 1 276 551 pages.

En ce qui concerne son arriéré global actuel, BAC comptait, au 30 novembre 2023, 10 554 demandes en retard et progresse vers l'atteinte de son objectif de réduction de l'arriéré de 40 % pour l'exercice financier en cours.

Grâce à des investissements importants en matériel et en ressources humaines, la capacité de notre équipe de numérisation a plus que doublé en un an, lui permettant maintenant de numériser près de 215 000 pages de documents par mois. La révision de nos flux de travail et de nos politiques a également eu un impact positif sur le traitement des 13 000 nouvelles demandes annuelles reçues depuis le début de la mise en œuvre de notre plan d'action. Tout en continuant de réduire considérablement l'arriéré, l'équipe d'AIPRP parvient maintenant à répondre dans les délais prescrits à 73 % des nouvelles demandes. Plus l'arriéré des demandes diminuera, plus des membres du personnel pourront être réaffectés au traitement des demandes entrantes et travailler sur les approches proactives visant à mieux répondre à la demande croissante.

Réduire l'arriéré des plaintes

Depuis la publication de la dernière mise à jour en juin 2023, BAC a effectué plusieurs changements d'approches qui ont eu un impact positif sur le traitement des plaintes et des nouvelles demandes. L'équipe qui traite les plaintes au sein même de la Direction générale de l'AIPRP a mis en œuvre des procédures innovantes afin de s'attaquer à l'arriéré des plaintes reçues tout en répondant aux ordonnances du Commissariat à l'information. Notre équipe collabore également de façon continue avec les enquêteurs du Commissariat afin de développer des mécanismes de réponse efficaces aux ordonnances et d'anticiper les demandes qui seront prioritaires. Grâce à des efforts soutenus, l'arriéré des plaintes a été réduit de 28 %. Plus de 172 500 pages ont été revues dans le cadre des différentes plaintes et nous estimons que le reste des plaintes représente plus de 4 millions de pages de documents. Toujours en quête de processus innovants, l'équipe de gestion des plaintes et l'équipe d'examen en bloc travailleront ensemble pour évaluer les demandes ayant fait l'objet de plaintes, afin de trouver des moyens d'accélérer le processus de révision, lorsqu'approprié.

Partie 2 : Examen et améliorations internes

Renouveler nos politiques et procédures

Le renouvellement de nos politiques et procédures a touché l'ensemble de nos équipes et nous a permis de respecter les délais de traitement légaux pour 73 % des nouvelles demandes reçues. Le temps d'attente a été réduit de 80 % pour les demandes d'accès aux documents d'archives portant sur des sujets militaires et sur le renseignement. Ces améliorations majeures sont le résultat de plusieurs initiatives phares :

• La création d'une équipe de recherche archivistique interne chargée de trouver toute information du domaine public faisant l'objet d'une demande d'accès. Cette mesure évite de devoir consulter d'autres ministères et permet à BAC d'exercer activement le pouvoir de discrétion que lui confère la Loi sur l'accès à l'information. Grâce au travail de cette équipe, le délai de traitement d'une demande d'accès à des dossiers militaires et à des documents du renseignement est passé d'environ 200 jours à moins de 50 jours.
• Le rétablissement d'une équipe de révision en bloc en juillet 2023 permettant d'ouvrir proactivement l'accès à plus d'un million de pages de documents, éliminant ainsi le besoin de faire une demande d'AIPRP pour y accéder.
• La création d'une équipe de déclassification interne à BAC chargée de revoir proactivement certains documents et fonds d'archives dans le but de suggérer et justifier leur déclassification aux organisations et ministères fédéraux qui les ont créés. Depuis la mise en place de cette équipe, plus de 1000 pages ont été déclassifiées.
• La réorganisation des équipes traitant les demandes d'accès des vétérans des Forces armées canadiennes à Gatineau et à Winnipeg pour améliorer les flux de travail, consacrer du temps aux tâches spécifiques (p. ex. pardons judiciaires) et limiter les déplacements de documents pour répondre plus efficacement aux demandes des clients.

Investir dans les technologies de l'information

BAC a continué d'investir dans la mise en œuvre de nouvelles technologies de l'information afin, notamment, de soutenir la réponse aux nombreuses demandes d'AIPRP reçues. Nous œuvrons actuellement à remplacer notre principal logiciel de traitement des demandes pour garantir l'accès aux outils les plus efficaces et les plus récents pour notre équipe. Nous avons également ajouté plusieurs postes de travail sécurisés pour augmenter notre capacité de traitement des demandes d'accès à des documents classifiés Secret ou Très secret et limiter leurs déplacements nécessaires entre nos différentes installations. L'augmentation de la capacité de numérisation de nos installations de Winnipeg a également permis d'éliminer le déplacement de documents vers la région de la capitale nationale. Bientôt, les demandes d'accès à l'information divulguées seront mises à la disposition du public sur le site Web de BAC, ce qui évitera le dépôt d'une nouvelle demande à l'équipe de l'AIPRP. Ces mesures contribueront à mettre plus efficacement les archives de BAC à la disposition du public.

Assurer la stabilité et la continuité des opérations

Afin d'assurer la stabilité et la continuité des opérations de l'AIPRP de BAC, nous mettons à jour notre plan de continuité basé sur nos expériences liées à la pandémie de COVID-19 et à la grève de certains groupes d'employés de la fonction publique fédérale en avril 2023.

Partie 3 : Collaboration avec des partenaires externes sur des questions plus larges touchant l'AIPRP

Collaborer avec les partenaires du gouvernement du Canada

L'équipe de l'AIPRP de BAC participe activement à plusieurs comités à l'échelle du gouvernement du Canada afin de faire avancer sa cause et d'améliorer le système d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels. Ces divers comités regroupent des représentants de nombreux ministères et traitent de sujets variés tels que la déclassification, l'accès à l'information, la modernisation de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les litiges et recours collectifs impliquant le gouvernement fédéral et bien plus. L'équipe de L'AIPRP de BAC est également activement impliquée dans la mise en œuvre du Plan d'action de la Loi sur la Déclaration des Nations Unies sur les droits des peuples autochtones afin de soutenir la souveraineté des données autochtones. L'accès à l'information et la protection des renseignements personnels dans un contexte archivistique, ainsi que le rôle majeur et l'expertise de BAC, sont de mieux en mieux compris et valorisés par l'ensemble de la communauté de l'AIPRP du gouvernement du Canada.

Collaboration avec des organisations internationales

L'équipe de l'AIPRP a participé à des discussions et à des recherches sur les clauses de temporisation avec ses homologues de la Nouvelle-Zélande et ceux de la Colombie-Britannique et de Terre-Neuve-et-Labrador. Nous avons également effectué des recherches de pratiques communes dans la communauté du Groupe des cinq (Five eyes). Notre équipe de déclassification collabore activement avec divers ministères qui transfèrent des documents à BAC, ainsi qu'avec l'OTAN, pour assurer une cohésion au niveau de la déclassification de documents liés au renseignement.

Collaboration avec les clients et le public

Afin d'assurer une étroite collaboration avec nos clients et le public, plusieurs outils ont été développés avec nos collègues des communications. Une campagne sur les médias sociaux, des billets de blogue et des articles sur le site Web ont été créés pour faire connaitre la réalité du travail en matière d'AIPRP à BAC. Nous avons également amélioré notre formulaire de demandes d'AIPRP en ligne afin de mieux refléter les besoins des clients de BAC. Nous collaborons avec divers groupes communautaires tels que les filiales de la Légion royale canadienne, les musées militaires et les centres de généalogie afin de les outiller pour répondre adéquatement aux visiteurs, qui s'y présentent parfois pour accéder à des informations personnelles liées à leur service militaire. Nous travaillons aussi à la publication d'un guide explicatif pour mieux comprendre les dossiers militaires. Des membres de notre équipe ont également offert trois présentations lors du récent congrès du Canadian Foreign Intelligence History Project afin d'échanger avec de nombreux chercheurs qui accèdent régulièrement aux dossiers militaires dont BAC a la garde. L'équipe de l'AIPRP de BAC est également très active auprès des communautés autochtones du Canada. Nous avons notamment participé aux Ateliers nationaux de recherche sur les revendications et à l'Indigenous History and Heritage Gathering, et entretenons régulièrement des échanges avec le Centre national pour la vérité et la réconciliation. Finalement, nous tenons souvent des rencontres avec des clients qui présentent un grand volume de demandes afin de mieux saisir leurs besoins et d'établir l'ordre de traitement des dossiers en conséquence (y compris les dossiers qui font l'objet d'une plainte ou qui sont liés à des ordonnances du commissaire à l'information).