Sommaire - Évaluation du Programme d’accès au patrimoine documentaire, de 2011-2012 à 2015-2016

Questions et les résultats d’évaluation

• Question 1 : Le Programme reste-t-il pertinent et continue-t-il de répondre aux besoins changeants de la clientèle?

  Résultat : Oui. Le programme demeure pertinent et demeure l’un des piliers fondamentaux du mandat de BAC. Le Programme d’accès continue à améliorer ses services en vue de satisfaire ses clients et de répondre à leurs besoins qui continuent d’évoluer. Notamment, il travaille à ce que les Canadiens de l’extérieur de la région de la capitale nationale aient un meilleur accès aux services.

• Question 2 : Les priorités du programme sont-elles liées aux priorités de BAC et du gouvernement du Canada?

  Résultat : Oui. Le programme est clairement aligné avec les priorités de BAC. Il contribue également aux priorités du gouvernement du Canada, et tout particulièrement à deux priorités, soit : « Un gouvernement ouvert et transparent » et « La diversité fait la force du Canada. ».

• Question 3 : Les rôles et responsabilités du Programme d’accès sont-ils bien définis et bien compris?

  Résultat : Partiellement. Certaines activités concernant l’accès sont sous la responsabilité administrative de différentes directions. La Direction générale des services au public ne contrôle que 54% des ressources salariales dédiées à la livraison du Programme d’accès. Toutes les directions générales impliquées ont leurs propres priorités, ce qui se traduit par un défi de gouvernance.

• Question 4 : La stratégie de mesure de rendement a-t-elle été mise en place?

  Résultat : Partiellement. Bien que le programme recueille différentes données, surtout pour les indicateurs d’extrants, le manque de données constantes pour les cinq dernières années limite l’analyse sur le rendement de certaines activités du programme et leur progrès vers l’atteinte des résultats. De plus, la collecte de données pour certains indicateurs a été abandonnée.

• Question 5 : Le Programme progresse-t-il vers l’atteinte des résultats attendus?

  Résultat : Partiellement. L’évaluation permet de constater que certains résultats ont été atteints, mais faute de données, il est difficile de porter un jugement sur l’ensemble des résultats attendus. Cependant, l’évaluation démontre que des progrès ont été réalisés dans plusieurs activités, soit :

  • la description;
  • l’indexation;
  • l’examen en bloc;
  • les Services de référence et les services offerts en vertu de la Loi sur l’accès à l’information; et
  • la numérisation et la reprographie.

  Par contre, des efforts devront être poursuivis afin d’améliorer le programme en ce qui concerne :

  • les instruments de recherche;
  • le site Internet de BAC.

Recommandations et la réponse de la direction

• 1. Une meilleure coordination des activités et une priorisation des tâches entre les directions générales devraient se faire afin de clarifier la gouvernance du Programme d’accès et le rôle du personnel impliqué, peu importe la forme que prendra le programme dans le futur.

  Réponse de la direction

  1) Le Secteur des Opérations a réorganisé la structure de la direction générale et a clairement identifié les fonctions de la Direction générale des services au public et la relation de la direction générale avec les autres directions générales du secteur.

  2) La Direction générale des services au public a élaboré une nouvelle Stratégie pour les services au public.

  3) La Direction générale des services au public a rédigé un Plan d’action de cinq ans (2017-2022) sur l’accès afin de guider les priorités, d’établir les responsabilités et de coordonner les initiatives sur l’accès.

• 2. Les gestionnaires du programme devraient entreprendre une révision des indicateurs d’extrants et de résultats afin de s’assurer que ces derniers soient mesurés de façon continue, que les données soient utiles à la prise de décisions et que la collecte de données soit possible et pratique afin de mesurer les progrès et les résultats du Programme.

  Réponse de la direction

  1) La Direction générale des services au public a rédigé un Profil d’information sur le rendement et un modèle logique pour le Programme des services au public. Ils incluent un nouvel ensemble d’indicateurs sur les extrants et les résultats et donneront des informations pour le Plan ministériel, le Rapport ministériel sur le rendement et les autres instruments d’évaluation et d’imputabilité.

  2) La Direction générale des services au public créera et mettra en place des outils internes afin de centraliser la collecte des données pour les indicateurs et les opérations clées ainsi que pour les rapports du Programme des services au public.

  3) La Direction générale des Communications a rédigé un Profil d’information sur le rendement et un modèle logique pour le Programme de la Valorisation du patrimoine documentaire et soutien aux collectivités. Ils incluent un nouvel ensemble d’indicateurs sur les extrants et les résultats et donneront des informations pour le Plan ministériel, le Rapport ministériel sur le rendement et les autres instruments d’évaluation et d’imputabilité.

  4) La Direction générale des Communications créera et mettra en place des outils internes afin de centraliser la collecte des données pour les indicateurs et les opérations clées ainsi que pour les rapports pour le Programme de la Valorisation du patrimoine documentaire et soutien aux collectivités.

• 3. Des efforts devraient être consacrés à compléter la numérisation des instruments de recherche.

  Réponse de la direction

  1) La Direction générale de la préservation et des opérations numériques et la Direction générale des services au public définiront les exigences en terme de numérisation des outils d’aide.

  2) La Direction générale de la préservation et des opérations numériques et la Direction générale des services au public débuteront le processus pour sécuriser le financement.

• 4. Afin de faciliter l’accès à la collection sur son site Internet, BAC devrait améliorer les outils de recherche que l’on y trouve ainsi que la navigation.

  Réponse de la direction

  1) La Direction générale des services au public, le Directeur général exécutif et le Dirigeant principal de l’information et la Direction générale des Communications élaboreront un outil de recherche Web intégré afin d’uniformiser l’accès à toutes les bases de données de BAC sur l’Internet.

  2) La Direction générale des Communications, la Direction générale des services au public et le Directeur général exécutif et le Dirigeant principal de l’information amélioreront l’infrastructure et la navigation du site Internet de BAC.

Brève description du programme

Le Programme d’accès au patrimoine documentaire vise à faire connaître les ressources documentaires canadiennes et à les rendre facilement disponibles pour les Canadiens. Le programme est composé de deux champs d’activités principaux. Le premier champ d’activité est constitué de l’organisation de la collection qui comprend la description et la mise en contexte du patrimoine documentaire. Ce processus regroupe les activités par lesquelles la mémoire continue est décrite, organisée, structurée, répertoriée, numérisée et inter reliée afin d'en faciliter l'accès et de répondre aux besoins et aux attentes des clients. Le deuxième champs d’activité est constitué des services de référence, d’information, des services de consultation, de reprographie et de recherche desservant une gamme diversifiée de clients. Les services peuvent être obtenus par de multiples voies, y compris en personne, par téléphone, par courrier, par courriel et par Internet.

Méthodes d’évaluation

Afin de réaliser cette évaluation, un examen des documents administratifs et financiers, des statistiques de rendement et d’autres documents internes du programme a été mené. Des entrevues ont été réalisées avec des gestionnaires et des employés impliqués dans la gestion et la livraison du programme. Les résultats d’un examen interne sur les méthodes d’accès et ceux d’un sondage externe sur l’opinion publique ont également été utilisés.  Enfin, trois études de cas ont été menées afin d’évaluer certains aspects du Programme d’accès.

Limites

1. Les données sur le rendement étaient limitées pour évaluer les résultats du programme. Pour atténuer cette limite, l’équipe d’évaluation a utilisé d’autres sources de données telles que les entrevues, les documents administratifs et les résultats des vérifications antérieures.

2. Aucune analyse coûts-bénéfices n’a été effectuée, les données financières détaillées par activité n’étant pas disponibles. Pour atténuer cette limite, l’équipe d’évaluation a utilisé les résultats de l’examen des méthodes d’accès effectué à l’interne en 2016, qui visait notamment à déterminer les coûts liés aux différentes méthodes d’accès à la collection de BAC.

3. L’évaluation n’a pas porté sur les activités suivantes, bien qu’il y ait quelques références aux médias sociaux puisque certains participants ont abordé ce sujet lors des entrevues :

• Activités de visibilité (Facebook, Twitter, Flickr, YouTube, blogue, émissions de baladodiffusion)
• Club de lecture TD
• Musée du Portrait
• Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire