Glossaire des termes utilisés dans les bibliothèques et les archives

Ce glossaire présente quelques termes souvent utilisés dans les bibliothèques et les archives. Vous les verrez dans notre contenu Web, nos instruments de recherche et nos guides de recherche. Leurs définitions s'appliquent à la plupart des situations.

Acquisition: Ensemble de documents d'archives transférés à Bibliothèque et Archives Canada, mais qui n'a pas encore été ajouté à sa collection permanente.
Aurora: Nom du catalogue de bibliothèque de Bibliothèque et Archives Canada. Dans Aurora, on peut faire des recherches et commander des documents publiés : livres, magazines, partitions de musique, ainsi que les formats moins connus comme les horaires de trains.
Boîte: Récipient contenant des documents d'archives acquis par Bibliothèque et Archives Canada, mais qui ne sont pas encore intégrés à sa collection permanente. Voir aussi : volume.
Code d'accès: Code indiquant si un document d'archives est ouvert ou fermé. N'importe qui peut consulter un document ouvert. Pour consulter un document fermé, il faut faire une demande d'accès à l'information. Pour plus de détails, voir : restrictions relatives aux documents.
Collection: Ensemble de documents provenant de plusieurs sources et portant sur un thème commun. La collection constitue le premier niveau de description archivistique. Elle correspond au fonds dans la hiérarchie archivistique; cependant, un fonds provient d'une source unique.
Dépôt d'archives: Collections de Bibliothèque et Archives Canada entreposées sur des étages fermés et non accessibles au public, au 395, rue Wellington (Ottawa) ou ailleurs. Il faut commander ces documents à l’avance pour pouvoir les consulter.
Document éphémère: Document utilisé brièvement, comme des affiches de manifestations, des talons de billets, des menus et des horaires de trains.
Documents: Archives contenant des informations et ayant divers formats, tels que des documents textuels, des photographies, des cartes, des vidéos et des enregistrements sonores.
Document textuel: Document sur papier, écrit à la main ou dactylographié. Ce genre de document peut inclure des éléments non textuels (comme des cartes et des photographies), qu’on trouve généralement dans les rapports.
Dossier: Ensemble de documents reliés au sein d’une série ou sous-série. Un dossier peut contenir un ou plusieurs éléments, selon sa description. Il s’agit souvent du premier niveau de description que le chercheur verra avant d’accéder à un document physique comme tel. Voir aussi : pièce.
Ensemble de documents (RG): Ensemble de documents d’archives d’un ministère ou d’un organisme gouvernemental et de ses prédécesseurs. On le désigne par l’abréviation RG, pour Record Group. Certains ensembles portent à la fois un numéro RG et un numéro R (comme RG24 et R112, qui renvoient tous deux au ministère de la Défense nationale). Les ensembles récents portent seulement un numéro R.
Ensemble de manuscrits (MG): Les ensembles de manuscrits (MG) sont des documents qui proviennent de sources d'archives privées telles qu'un individu, une agence, une organisation, etc. Comme les ensembles de documents (RG), les MG peuvent également avoir une classification R, comme R16093 pour le fonds Stephen Harper.
Fonds: Ensemble de documents d’archives ayant la même origine (personne, organisation, ministère ou organisme). Il s’agit du dernier niveau de la hiérarchie archivistique, et du plus général. Il comprend des descriptions plus détaillées se rapportant aux niveaux inférieurs. Les fonds très volumineux peuvent être divisés en groupes plus petits, appelés sous-fonds.
Instrument de recherche: Outil servant à trouver des renseignements de référence plus précis. Les instruments de recherche peuvent avoir différents formats (papier, PDF, listes électroniques).
Microfiche: Type de microforme imprimé sur un rectangle de film mesurant 10 x 15 cm (4 x 6 pouces). Les pages d’un document y sont reproduites en rangées. Ce type de microforme est souvent utilisé pour de grands documents (cartes, longs documents comme des thèses de doctorat).
Microfilm: Type de microforme imprimé sur une bande de film, où les pages d’un document sont reproduites l’une après l’autre. C’est le type de microforme le plus courant.
Microforme: Copie miniature d’un document original, généralement sur film photographique. Il faut un appareil spécial pour la consulter.
Ordre original: Ordre des documents d’archives établi par le créateur. Dans la mesure du possible, les documents d’archives doivent être conservés dans leur ordre original. Cela donne aux chercheurs des indices sur la création des documents et l’usage qui en était fait.
Publication en série: Publication qui sort à intervalles réguliers, comme un magazine ou un journal. Le calendrier de publication — quotidien, mensuel, trimestriel ou annuel — est établi par l’éditeur.
Pièce: Généralement, élément qui se trouve à la base de la hiérarchie archivistique. Il s’agit du document physique à proprement parler. Les pièces peuvent être de nature très diverse : cartes et documents cartographiques, objets (comme des médailles ou des épinglettes), plans architecturaux ou techniques, documents audiovisuels, documents textuels (comme des lettres ou des rapports), photographies, œuvres d’art (comme des peintures), supports multiples.
Provenance: Renseignements sur l’origine des documents d’archives, par exemple la façon dont ils ont été créés et sont parvenus jusqu’aux archives, et qui en a été responsable au fil du temps.
Recherche dans la collection: Nom de l’outil de recherche dans la base de données de Bibliothèque et Archives Canada. Cet outil offre des descriptions de fonds, de sous-fonds, de séries, de sous-séries et d’acquisitions. Il peut aussi fournir des descriptions de dossiers individuels. La plupart des descriptions pointent vers un instrument de recherche et disent s’il est offert en format papier ou électronique. L’outil Recherche dans la collection englobe aussi des collections précises, comme la Gazette du Canada (de 1841 à 1997) et les dossiers du personnel de la Première Guerre mondiale.
Série: Généralement, niveau de la hiérarchie archivistique qui vient après le fonds, le sous-fonds ou la collection. La série porte sur un sujet particulier à l’intérieur d’un fonds ou d’un sous-fonds (par exemple, la correspondance entre des administrations publiques ou des personnes au cours d’une période donnée). Une série peut être divisée en ensembles plus petits : les sous-séries, qui peuvent elles-mêmes être divisées en sous-sous-séries.
Sous-fonds, séries et sous-séries: Subdivisions d’un fonds d’archives qui permettent d’organiser les documents pour faciliter la consultation et l’accès. Elles regroupent des documents reliés les uns aux autres, ou qui concernent une fonction ou une activité en particulier.
Volume: Contenant physique regroupant des documents d’archives qui font partie de la collection permanente conservée par Bibliothèque et Archives Canada. Voir : boîte.