Acquérir une meilleure compréhension de la recherche d'archives. Apprendre l'organisation, les types, la structure et les descriptions des documents.
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Organisation des documents
Les archives ne sont pas regroupées par sujets, mais en fonction de la personne ou de l'organisation qui les a créées ou recueillies. Ces ensembles s'appellent fonds ou collections; les archives y sont classées selon une hiérarchie.
Documents gouvernementaux et privés
Les archives gouvernementales émanent de ministères, tandis que les archives privées proviennent de personnes ou d'organisations comme des artistes, des personnalités politiques, des entreprises ou des organismes sans but lucratif.
Hiérarchie
La hiérarchie des archives est l'organisation structurée des documents, du général au spécifique. Elle permet de préserver les documents dans leur contexte d'origine et de faciliter l'accès. Les principaux niveaux de la hiérarchie sont les suivants :
- Fonds ou collection : Un groupe de documents qui partagent la même source
- Sous-fonds : Groupe de documents généralement liés à une activité ou à une fonction particulière. Les sous-fonds se trouvent dans les collections volumineuses.
- Série : Groupe de documents semblables, souvent classés par fonction ou par sujet.
- Sous-série : Sous-division d'une série utilisée pour classer des documents selon des critères précis.
- Dossier : Groupe de documents connexes à l'intérieur d'une série ou d'une sous-série.
- Pièce : Document individuel dans un dossier.
La structure hiérarchique aide à préserver la provenance et le classement d'origine des documents, ce qui est essentiel pour comprendre leur contexte et leur signification.
Exemple visuel de l'organisation hiérarchique des documents d'archives
Exemple visuel de l'organisation hiérarchique des documents d'archives - Version texte
Les principaux niveaux de la hiérarchie sont les suivants :
- Fonds ou collection : Un groupe de documents qui partagent la même source
- Sous-fonds : Groupe de documents généralement liés à une activité ou à une fonction particulière. Les sous-fonds se trouvent dans les collections volumineuses.
- Série : Groupe de documents semblables, souvent classés par fonction ou par sujet.
- Sous-série : Sous-division d'une série utilisée pour classer des documents selon des critères précis.
- Dossier : Groupe de documents connexes à l'intérieur d'une série ou d'une sous-série.
- Pièce : Document individuel dans un dossier.
Comprendre les notices descriptives
Les notices descriptives dans Recherche dans la collection ont été rédigées par des archivistes.
Les résultats de recherche sont fondés sur ces descriptions, qui fournissent des renseignements pour que les notices soient plus faciles à trouver.
Notice descriptive – brève
- Niveau hiérarchique : Échelon de la hiérarchie où se situe une notice.
- Référence : Détails complets ou partiels pour commander et trouver une notice.
- Numéro d'identification : Numéro unique permettant de chercher une notice dans une base de données.
- Contexte de cette notice : L'endroit où s'insère une notice dans sa hiérarchie.
- Trouvé dans : Partie de la base de données où se trouve une notice.
- Genre de documents : Le support, par exemple un document textuel ou photographique.
Notice descriptive – détaillée
- Voir description(s) de niveau inférieur : Affiche les notices qui se trouvent sous la notice descriptive actuelle dans la hiérarchie. Cette information est donnée dans un champ appelé « Fonds comprend », « Série comprend » ou un nom semblable. Elle n'est fournie que dans les descriptions d'archives qui ont des notices d'un niveau inférieur décrites dans la base de données.
- Étendue : La quantité de documents dans une notice, pour aider à évaluer le travail d'analyse nécessaire.
- Acquisition : Liste des notices temporairement interreliées (acquisitions) qui ne font pas encore partie de la collection permanente. Vous pouvez cliquer pour voir les descriptions.
- Portée et contenu : Le contenu d'un groupe de documents, généralement au niveau de la série ou de la sous-série.
- Instrument de recherche : Outil essentiel pour savoir quels documents se trouvent dans une description d'archives et trouver des notices qui ne sont pas décrites au niveau du titre dans la base de données.
Instruments de recherche
Les groupes de documents volumineuses sont généralement accompagnés d'un document appelé instrument de recherche. Les instruments de recherche sont des outils de recherche qui peuvent aider à trouver des documents qui ne sont pas facilement disponibles au niveau du titre dans nos bases de données. Ce document décrit le contenu de la collection et donne des détails sur certaines pièces, comme le lieu d'entreposage ou la date de création. Vous pouvez l'utiliser pour dresser la liste des pièces qui vous intéressent.
Certains instruments de recherche n'existent qu'en version papier et doivent être consultés sur place. Les instruments peuvent prendre la forme de fichiers PDF ou mener à une nouvelle page de résultats de recherche dans la base de données. Ils ne couvrent pas toujours l'ensemble des collections, surtout quand celles-ci sont très volumineuses.
Certaines collections, plus petites, n'ont pas d'instruments de recherche.
Astuces
- Les documents publiés ne sont pas conservés dans les archives, mais dans les bibliothèques. Consultez Aurora pour les trouver.
- Environ 5 % des archives de BAC sont accessibles en ligne. Si le document que vous trouvez a été numérisé, vous verrez l'image dans les résultats de recherche.