Renseignements pour les universités

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) invite toutes les universités canadiennes offrant des programmes d’études supérieures à se joindre au programme de Thèses Canada. Communiquez avec nous pour en savoir davantage.

Participation

Pour participer au programme Thèses Canada, votre université doit signer une entente avec BAC dans laquelle elle s’engage :

• à obtenir la permission des étudiants pour que BAC puisse acquérir leur travail et le rendre librement accessible sur le Web
• à informer les étudiants qu’ils doivent respecter le droit des tiers à la protection de leurs renseignements personnels et obtenir des titulaires des droits d’auteur l’autorisation d’utiliser leur contenu

Normalement, les universités mentionnent ces exigences dans la licence qu’elles font signer aux étudiants. Elles doivent conserver ces licences selon leurs protocoles internes de gestion des documents. Elles ne doivent pas transmettre ces licences à BAC.

Si votre université dispose d’un dépôt institutionnel à libre accès, BAC peut y recueillir directement des thèses et des mémoires à l’aide de l’Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting. Le calendrier de ces collectes est établi en collaboration avec les universités.

Si votre université n’a pas de dépôt institutionnel, elle peut soumettre les thèses et les mémoires à BAC à l’aide d’un formulaire Web. Communiquez avec Thèses Canada pour savoir comment ouvrir une session.

BAC n’accepte que les formats numériques.

Suppression ou remplacement d’une thèse et modification de métadonnées

Communiquez avec Thèses Canada si vous désirez :

• supprimer ou remplacer une thèse ou un mémoire de la collection
• modifier des métadonnées

Thèses Canada accepte uniquement les demandes autorisées par les universités. Les étudiants qui souhaitent apporter une modification aux bases de données ou à la collection de BAC doivent communiquer avec leur université, et non avec BAC. Cependant, BAC supprimera l’année de naissance de la notice du catalogue si un étudiant lui en fait la demande directement.

Soumettre des thèses plus anciennes

Les universités peuvent présenter des versions numérisées d’anciens mémoires et thèses à Thèses Canada, pour autant que les étudiants auteurs répondent à l’un des critères suivants :

• avoir signé une licence auprès de l’université permettant à BAC de reproduire et de partager leur travail, comme le mentionne l’entente entre l’université et BAC
• avoir déjà signé une licence non exclusive avec BAC

Formats des fichiers

BAC accepte la plupart des formats de fichier courants et peut très bien recevoir plusieurs fichiers par thèse (comme des images et des vidéos supplémentaires). Consultez les lignes directrices sur les formats de fichier à utiliser pour transférer des ressources documentaires préparées par BAC afin d’obtenir des renseignements sur les formats de fichier susceptibles de demeurer accessibles au fil du temps. Elles dressent la liste des meilleurs formats pour divers types de contenu.

Renseignements personnels ou à diffusion restreinte

Assurez-vous que les thèses, les mémoires et les métadonnées ne contiennent pas de renseignements personnels (numéro d’étudiant, date de naissance, adresse domiciliaire, numéro de téléphone, signature originale, etc.).

Ne soumettez pas à Thèses Canada les thèses ou mémoires dont la diffusion est restreinte ou qui sont visées par un embargo.

Exigences du Programme de cueillette

BAC utilise la version 2.0 de l’Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) pour recueillir les métadonnées relatives aux thèses dans les dépôts des universités. Les dépôts doivent prendre en charge ce protocole.

Pour savoir comment mettre en place un dépôt de données OAI, visitez les sites suivants :

• OAI-PMH specification (en anglais seulement)
• Guidelines for Repository Implementers (en anglais seulement)

Communiquez avec Thèses Canada si vous souhaitez planifier un essai de cueillette pour votre dépôt.

Ensembles de documents

BAC préfère recueillir un seul ensemble de documents par université. Regroupez tous les mémoires et les thèses qui proviennent de vos programmes d’études supérieures et qui ne sont pas visés par un embargo. Vous pouvez les séparer en sous-ensembles hiérarchiques, si vous le souhaitez.

N’incluez pas les thèses et les mémoires à diffusion restreinte dans cet ensemble.

L’ensemble de documents destiné à BAC doit inclure uniquement les thèses provenant de programmes d’études supérieures. BAC n’accepte pas les thèses de premier cycle.

Schéma de métadonnées

BAC exige des métadonnées en format ETD-MS, la norme adoptée par la Networked Digital Library of Theses and Dissertations. Ce format est fondé sur le Dublin Core, auquel on a ajouté plusieurs champs propres aux thèses et aux mémoires. BAC accepte les versions 1.0 et 1.1 du format ETD-MS.

ETD-MS standards (en anglais seulement)

Liens directs vers les fichiers en texte intégral

Le programme de cueillette de BAC utilise un lien dans le champ d’identification ETD-MS pour trouver et télécharger les fichiers. Nous pouvons télécharger plusieurs fichiers par thèse. Les URL d’identification doivent mener directement aux fichiers (et non à une page de renvoi du dépôt). Les espaces et les caractères spéciaux dans les URL doivent être encodés correctement. Si le lien redirige vers une autre page, l’URL de la destination doit lui aussi être encodé correctement, sans espaces. Les URL doivent se terminer par l’extension de fichier (.pdf, .mp3, etc.).

Métadonnées descriptives ETD-MS

BAC n’applique pas entièrement la norme ETD-MS. Certains champs qui sont habituellement obligatoires ne le sont pas pour l’institution, et vice-versa.

Champs obligatoires :

• titre
• auteur
• éditeur
• date
• langue
• identificateur
• nom du diplôme

Champs recommandés :

• résumé
• sujet
• nom de l’institution ayant décerné le diplôme

Le tableau suivant montre comment BAC utilise chaque métadonnée et donne des conseils sur la mise en forme du contenu. Nous améliorons les métadonnées avant de les téléverser dans la base de données de Thèses Canada et dans Aurora, le catalogue de bibliothèque de BAC.