Demande de prêt pour exposition

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) accepte de prêter, à court ou à long terme, certains articles de sa collection : œuvres d'art, photographies, documents, livres, plans, cartes, dessins, films, microformes et enregistrements sonores.

Sur cette page

À propos de ce service

Les institutions doivent envoyer leur demande de prêt bien avant le début de leur exposition. Les délais de traitement habituels (des exceptions sont parfois possibles) sont les suivants :

  • 1 à 5 articles : 6 mois
  • 6 à 20 articles : 12 mois
  • 21 à 40 articles : 18 mois

Prêt d'articles autochtones

BAC donne la priorité aux prêts qui favorisent la réconciliation avec les peuples autochtones (Premières Nations, Inuit et Nation Métisse). Les prêts d'articles qui ont été créés par des communautés autochtones ou qui les concernent répondent à notre Plan d'action pour le patrimoine autochtone.

BAC fait tout son possible pour prêter aux communautés autochtones les articles qui les concernent.

Avant d'approuver un prêt, BAC demande aux institutions emprunteuses de consulter les communautés autochtones concernées par les articles (exemple : traités).

Admissibilité et exigences

Admissibilité

BAC accorde des prêts aux organismes, aux institutions et aux communautés qui sont en mesure de respecter les normes et exigences de BAC.

BAC s'efforce de rendre accessible sa collection, pourvu que les conditions suivantes soient respectées :

  • BAC reçoit la demande par écrit au moins six mois avant l'exposition (pour examiner la demande, évaluer les articles et préparer le prêt s'il est approuvé)
  • Le prêt ne contrevient pas aux obligations juridiques de BAC (exemples : ententes avec les donateurs, législation ou directives)
  • Le contexte de l'exposition respecte les valeurs et normes d'éthique du gouvernement du Canada
  • L'exposition est principalement conçue à des fins éducatives
  • Un expert de la conservation de BAC a évalué les articles et approuvé le prêt

BAC se réserve le droit de refuser des demandes ou de mettre fin à un prêt si ces conditions ne sont pas respectées.

Exigences

Pour en savoir plus sur les coûts, les exigences environnementales et les autres conditions, consultez la Directive sur les prêts de la collection de BAC.

Coûts

Les institutions emprunteuses doivent acquitter les frais suivants, convenus à l'avance

  • les services d'un expéditeur d'œuvres d'art préapprouvé par BAC pouvant travailler durant les heures d'ouverture normales
  • l'expédition en provenance et à destination du Centre de préservation à Gatineau (Québec)
    • exemples : service prioritaire, escorte de sécurité, service de messagerie, assurance, courtage en douane et autres dépenses nécessaires
  • l'acquisition ou la modification de caisses ou de cadres (au besoin)
  • la fabrication de supports pour le transport ou l'affichage (au besoin)
  • le traitement spécialisé pour la conservation
    • BAC s'occupe de l'évaluation de base, des traitements mineurs et de la préparation standard des articles

Les institutions peuvent bénéficier d'une exonération ou d'une réduction des frais si :

  • les articles sont empruntés par une communauté autochtone
  • l'exposition permet aux communautés d'avoir accès à des articles qu'elles ont créés ou qui les concernent
  • BAC a déjà conclu une entente de collaboration avec l'institution

Assurances

Pour que les articles puissent être expédiés, les institutions emprunteuses doivent :

  • les assurer à la valeur fixée par BAC
  • fournir à BAC une copie du certificat d'assurance comprenant :
    • le type de garantie (une assurance garantie totale est nécessaire, y compris pendant le transport)
    • le nom de l'institution emprunteuse
    • le titre et les dates de l'exposition
    • les noms de tous les lieux d'exposition, avec les dates
    • le nom de BAC
    • la valeur totale du prêt

Surveillance de l’environnement

Les institutions emprunteuses doivent :

  • fournir à BAC un rapport général sur les installations qui décrit les conditions dans lesquelles les articles prêtés seront entreposés et exposés (écrire à pretsetexpositions-loansandexhibitions@bac-lac.gc.ca pour obtenir un gabarit au besoin)
  • maintenir en tout temps les conditions environnementales énoncées dans l'entente de prêt
  • assurer la surveillance des articles, selon le calendrier établi dans l'entente de prêt

BAC se réserve le droit :

  • d'inspecter l'état des articles à tout moment
  • de mettre fin au prêt si les conditions environnementales ne correspondent pas aux conditions convenues ou si l'intégrité des articles est compromise

Soumission d’une demande

Renseignements à inclure

Les institutions emprunteuses doivent fournir les renseignements suivants :

  • Renseignements sur l'exposition
    • Titre
    • Description
    • Noms de tous les lieux d'exposition, avec les dates
    • Coordonnées d'une personne-ressource (nom, titre, courriel et numéro de téléphone)
    • Renseignements relatifs au catalogue de l'exposition (le cas échéant)
  • Renseignements relatifs aux articles
    • Titre
    • Artiste ou auteur
    • Date
    • Support
    • Numéro de référence
  • Environnement de l'exposition
    • Plans d'étage du bâtiment indiquant l'emplacement de la salle d'exposition, de l'espace d'entreposage et du quai de chargement
    • Méthode d'affichage envisagée (articles encadrés et accrochés au mur, présentation en vitrine) et structure de montage
    • Calendrier prévu (entre l'expédition des articles par BAC et le retour dans les installations de BAC)
    • Exigences relatives à la numérisation (le cas échéant), y compris le format et la résolution
    • Rapport général sur les installations
    • Analyses de l'environnement pour la même période de l'année précédente (exemple : de mai à juillet 2020 pour un article qui sera exposé de mai à juillet 2021)

Comment envoyer votre demande

Demande par courriel

Envoyez la demande comprenant toute l’information requise à pretsetexpositions-loansandexhibitions@bac-lac.gc.ca dans un des formats de fichier suivants :

  • Word (.doc or .docx)
  • Excel (.xls or .xlsx)
  • Open Office (.odt)
  • Plain Text (.txt)
  • Rich Text Format (.rtf)

Les fichiers PDF ne sont pas acceptés.

Demande par la poste

Send the completed request information to:

Directrice, Expositions et contenu en ligne
Bibliothèque et Archives Canada
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec) K1A 0N4

Après la demande

BAC accusera réception de la demande par courriel dans les semaines suivant sa réception.

Entente de prêt

Une fois le prêt approuvé, BAC enverra une entente par courriel à l'institution emprunteuse. Une copie signée devra être retournée par courriel à l'agent responsable du prêt pour que les articles puissent être prêtés.

Annulation

Si l'institution décide d'annuler le prêt, BAC peut exiger des frais pour le travail de préparation et de conservation effectué avant l'annulation.

Contactez nous

Vous pouvez nous contacter par courriel, téléphone, ATS, télécopieur ou courrier.

Courriel
pretsetexpositions-loansandexhibitions@bac-lac.gc.ca
Téléphone
819-934-5793
Téléphone
(sans-frais)
1-866-578-7777
ATS
613-992-6969
ATS (sans-frais)
1-866-299-1699
Télécopieur
613-995-6274
Adresse

Expositions et contenu en ligne
Bibliothèque et Archives Canada
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec) K1A 0N4