Autorisation de disposition de documents éphémères (2016/001)

Veuillez consulter le Guide d’application générique pour en savoir plus.

Autorisation

En vertu de l’article 12 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (la Loi), le bibliothécaire et archiviste du Canada autorise les institutions gouvernementales à disposer de leurs documents éphémères, y compris en les éliminant, selon les modalités ci-dessous.

A. Portée de l’autorisation de disposition (AD)

A.1      La présente AD s’applique à tous les documents éphémères dont les institutions gouvernementales assujetties à la Loi sont responsables. Les définitions suivantes complètent celles de la Loi qui sont utilisées pour interpréter la présente AD.

• La « responsabilité » fait référence au pouvoir de prendre des décisions concernant les documents.

A.2      Les documents éphémères ne sont pas des documents à valeur opérationnelle. Ils peuvent inclure des copies ou des exemplaires de documents conservés dans le dépôt d’une institution gouvernementale, mais ne comprennent pas les documents requis pour surveiller, soutenir ou documenter l’exécution des programmes, mener à bien les opérations, prendre des décisions, ou fournir des preuves à l’appui de la reddition de comptes et du rapport sur les activités du gouvernemente.

B. Répercussions sur les autorisations de disposition existantes

B.1      Par la présente, les autorisations de disposition 90/000 (documents éphémères) et 2010/003 (disposition des ressources documentaires éphémères des institutions gouvernementales) sont révoquées.

C. Autorisation de disposition

C.1      Les institutions fédérales peuvent détruire les documents éphémères sans en informer BAC.

C.2      La présente AD n’a pas pour effet d’autoriser la conservation, le transfert, la destruction ou autre forme de disposition de ressources documentaires du gouvernement en violation d’un règlement ou d’une ordonnance d’un tribunal, ou d’une disposition expresse d’une autre loi, ni n’est réputée l’autoriser (p. ex., Loi sur le Tribunal canadien du commerce extérieur, Règles des Cours fédérales, Loi sur l’accès à l’information, Loi sur la protection des renseignements personnels).

C.3      Afin d’assurer l’intégrité de son application, les institutions fédérales feront connaître les dispositions de cette AD à toutes les personnes responsables de son application.

C.4      Les institutions gouvernementales qui disposent de leurs documents éphémères en vertu de la présente AD s’engagent à en respecter toutes les modalités.

C.5      La présente AD entre en vigueur au moment de sa signature par le chef de l’exploitation de Bibliothèque et Archives Canada.

Signé 2016-03-03

Normand Charbonneau
Chef de l’exploitation, Bibliothèque et Archives Canada