La disposition des documents fournis, à titre confidentiel, à une institution fédérale aux fins de poursuite du gouvernement du Canada (2009-001)

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Délivrée aux Institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada pour :

  • la disposition des documents fournis, à titre confidentiel, à une institution fédérale aux fins de poursuite du gouvernement du Canada ou de défense de ses intérêts dans le cadre d'un règlement de conflits.
  • Conformément au paragraphe 12(1) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (Loi), le Bibliothécaire et Archiviste du Canada autorise la disposition des documents fournis, à titre confidentiel, à une institution fédérale aux fins de poursuite du gouvernement du Canada ou de défense de ses intérêts, soit par destruction, par retour à la partie initiale ou par d'autres moyens, lorsqu'une institution fédérale assujettie à la Loi décide que ces documents d'information ne sont plus nécessaires aux fins opérationnelles ou juridiques.

Annexe - Modalités de disposition des documents fournis, à titre confidentiel, à une institution fédérale aux fins de poursuite du gouvernement du Canada ou de défense de ses intérêts dans le cadre d'un règlement de conflits

A. Portée de l'Autorisation de disposer des documents

  1. Champ d'application
    L'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer des documents (APDD) 2009/001 s'applique aux documents reçus à titre confidentiel par une institution fédérale :
    1. d'une partie adverse lors d'un règlement de conflits dans le cadre duquel le tribunal responsable a ordonné que de tels documents soient détruits ou retournés à une telle partie adverse lorsqu'ils ne sont plus nécessaires pour le règlement de conflits; ou
    2. d'un tiers, y compris un gouvernement étranger ou un autre gouvernement au Canada (qu'il soit provincial, territorial, régional, municipal ou de la Première nation, y compris toute autorité publique ou agent d'un tel gouvernement) aux fins de poursuite du gouvernement du Canada ou de défense de ses intérêts dans le cadre d'un règlement de conflits.

  2. Plus précisément, l'APDD 2009/001 s'applique uniquement aux documents, reçus à titre confidentiel par une institution fédérale, ou autrement soumis au privilège de non-divulgation, dont le retour ou la destruction, lorsqu'ils ne sont plus nécessaires aux fins de poursuite du gouvernement du Canada ou de défense de ses intérêts dans le cadre d'un règlement de conflits, est exigé par :

    1. une ordonnance ou une instruction de la cour ou d'un tribunal compétent;
    2. une disposition expresse dans tout autre texte législatif ou règlement fédéral ou provincial; ou
    3. une demande écrite expresse de la partie d'origine pour que les documents soient détruits, retournés ou aliénés d'une autre façon.
  4. Exclusions
    1. L'APDD 2009/001 ne s'applique pas aux documents reçus par les institutions du gouvernement du Canada à l'appui des fonctions en matière de sécurité nationale.
    2. L'APDD 2009/001 ne s'applique pas aux documents ajoutés, en entier ou en partie, aux documents d'une institution fédérale qui sont sans rapport avec le règlement de conflits en cause.
  5. La présente autorisation de disposer des documents n'a pas de répercussions sur toute autorisation spécifique de disposer des documents (ASDD) antérieure et ne porte pas atteinte aux obligations portant sur la conservation des documents qui peuvent procéder de législations autres que la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.
  6. La présente autorisation de disposer des documents prévoit la disposition, de façon continue, des documents comme il est précisé à la Section A.1.; les documents peuvent être retournés à la partie d'origine, détruits ou disposés d'une autre façon lorsqu'ils ne sont plus nécessaires aux fins de poursuite du gouvernement du Canada ou de défense de ses intérêts dans le cadre d'un règlement de conflits.
  7. Les institutions fédérales, à titre de condition d'utilisation et d'application de la présente APDD 2009/001 et au moment d'appliquer la présente autorisation de disposer de documents, accepteront toutes les modalités de l'autorisation de disposer de documents.
  8. La présente autorisation de disposer des documents s'applique aux documents sur tous les supports, à moins d'indication contraire.

B. Obligations afférentes à l'utilisation de l'APDD 2009/001

  1. Toute institution fédérale qui cherche à appliquer les présentes modalités aux documents décrits à la Section A (Portée de l'Autorisation de disposer des documents) doit s'assurer que :
    1. une copie de l'ordonnance, une copie de la demande écrite ou une copie signée d'un engagement de non-divulgation est déposée dans les documents de l'institution fédérale;
    2. une note appropriée, indiquant que les documents fournis à titre confidentiel ont été reçus, est ajoutée aux documents de l'institution fédérale;
    3. une note appropriée, indiquant que les documents fournis à titre confidentiel, ont été révisés aux fins de poursuite du gouvernement du Canada ou de défense de ses intérêts dans le cadre d'un règlement de conflits, est ajoutée aux documents de l'institution fédérale. La note indiquera où et comment les renseignements ont été utilisés;
    4. une note appropriée, indiquant que les documents fournis à titre confidentiel ont été retournés, détruits ou disposés d'une autre façon conformément à une entente de confidentialité, une ordonnance ou une instruction, est ajoutée aux documents de l'institution fédérale.
    2. c
  2. Aucun énoncé dans la présente APDD ne doit être pris ou considéré afin d'autoriser la conservation, le transfert, la destruction ou toute autre aliénation de documents gouvernementaux en contravention à une règle ou une ordonnance de la cour ou d'un tribunal ou en contravention à une disposition expresse dans toute autre Loi (p. ex. la Loi sur le Tribunal canadien du commerce extérieur, les Règles de la Cour fédérale, la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels).
  3. Les institutions fédérales doivent communiquer les dispositions de la présente APDD à toutes les parties chargées de son application en vue d'assurer l'intégrité de son application.

C. Définitions

Arbitrage
Signifie toute forme de règlement de conflits auquel participe un tiers neutre, acceptable de part et d'autre, autre qu'un juge ou un fonctionnaire judiciaire qui préside une cour ou un tribunal, rendant une décision concernant le fond du litige, à la suite d'une audience sans formalité. Le processus comporte quatre variations principales (ce qui donne lieu à de nombreuses permutations) : obligatoire ou non-obligatoire; à l'amiable ou forcé; privé, autorisé en vertu d'une loi ou judiciable d'un tribunal; un arbitre ou un groupe d'arbitrage.
Règlement de conflits
Tous les mécanismes qui permettent de régler un conflit, soit des mécanismes allant du consensuel au judiciaire, soit allant de la négociation au litige, y compris la médiation, l'arbitrage et la résolution de différends internationaux.
Médiation
Un processus comprenant notamment un certain degré d'intervention dans le cadre d'un règlement ou d'une négociation par un tiers neutre et impartial, qui n'a pas de pouvoir décisionnel. Le tiers aide les parties du différend à conclure volontairement leur propre entente acceptable de part et d'autre, relativement aux questions faisant l'objet du litige en structurant la négociation, en entretenant les voies de communication, en exprimant clairement les intérêts de chaque partie, en déterminant les enjeux et, à l'occasion, le cas échéant, en faisant des recommandations au sujet des questions faisant l'objet du litige. Cela comprend la facilitation et la conciliation. Le processus peut être volontaire ou obligatoire, privé ou judiciaire.
Partie d'origine
La partie adverse ou le tiers qui a fourni du matériel documentaire au gouvernement du Canada.
Documents
Tels qu'ils sont définis dans l'article 2 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, sont les éléments d'information, quel qu'en soit le support; la présente définition ne vise pas les publications.