La tenue de documents et la gouvernance, janvier 2025

Internet Archive Canada, avec la collaboration de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), a lancé un projet de numérisation visant à préserver et rendre accessibles jusqu’à 100 000 publications libres de droit d’auteur datant du 13^e siècle à 1920. Cette initiative, dont le centre d’opérations se trouve à Gatineau (Québec), exige l’installation de matériel de numérisation spécialisé et vise à améliorer l’accès au patrimoine documentaire du Canada pour les chercheurs et le public. Les deux organisations réalisent ainsi leur mission d’agrandir les collections numériques et d’assurer la préservation culturelle.

Le Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire de BAC finance des projets visant à préserver, faire connaître et rendre accessibles les collections des organisations du patrimoine documentaire. Les bibliothèques, les archives, les musées et les autres organisations admissibles ont jusqu’au 23 janvier 2024 pour soumettre une demande. Le Programme a pour principal objectif de préserver le patrimoine culturel au Canada.

Dans le cadre de son programme de dépôt légal, BAC recueille des livres électroniques dans le but de préserver la littérature numérique canadienne. Depuis 2007, les éditeurs canadiens ont soumis plus de 60 000 livres électroniques. Des changements ont récemment été effectués, dont l’adoption d’un flux de travail automatisé fondé sur la norme ONIX. Le nouveau processus simplifie la soumission des livres électroniques, assure leur entreposage sécuritaire et les rend accessibles dans le catalogue numérique de BAC. Il favorise ainsi la préservation du patrimoine culturel canadien en format numérique.

Ariane Gauthier, archiviste de référence à BAC, décrit son parcours en archivistique et ses responsabilités quotidiennes, qui comprennent l’aide aux chercheurs et la préservation de documents historiques. Elle présente aussi les défis particuliers que posent les archives gouvernementales, comme la multiplicité des systèmes de catalogage, et souligne l’importance des nouvelles considérations éthiques en archivistique. Ariane Gauthier élabore en ce moment un guide de recherche pour mieux faire connaître les camps d’internement en temps de guerre au Canada.

La recherche dans les bases de données est devenue essentielle pour les clients de BAC puisqu’elle donne directement accès aux documents sources. En 2023, l’équipe de l’Accès numérique à BAC s’est associée à Transkribus, une coopérative spécialisée dans la reconnaissance de l’écriture manuscrite, pour déterminer comment l’intelligence artificielle (IA) pourrait accélérer l’accès en ligne.

Le projet pilote visait à extraire des données dans les instruments de recherche en format papier afin d’alimenter des bases de données. Transkribus a aidé BAC à créer des métadonnées indexables pour les registres de décrets et l’index de journaux canadiens. Le projet a permis à BAC de se familiariser avec l’implémentation de l’IA dans ses systèmes et de mieux comprendre comment des partenaires comme Transkribus peuvent aider la population canadienne.

Dans le cadre de son initiative Écoutez pour entendre nos voix, BAC a accordé 912 963 $ à 14 organisations des Premières Nations, inuit et de la Nation métisse. Les fonds aideront à numériser et à préserver des documents propres aux cultures et aux langues autochtones, en plus d’améliorer les capacités de préservation des bénéficiaires. Ceux-ci ont été choisis par un comité d’évaluation indépendant composé de professionnels du patrimoine autochtone. Des renseignements détaillés sur les projets sont offerts sur la page Web de l’initiative. BAC estime que les organismes du patrimoine jouent un rôle essentiel dans la préservation de la mémoire culturelle diversifiée du Canada.

Il faut que les bibliothèques reflètent les besoins de la société, qu’elles soient ancrées dans leur communauté et qu’elles offrent sans jugement des documents reflétant différents points de vue et opinions, eux-mêmes échos du moment de l’histoire auxquels ils appartiennent. Toutefois, au Québec et ailleurs, certaines situations de censure, de restrictions ou de jugements peuvent faire craindre pour l’avenir et la mission fondamentale de nos établissements culturels. C’est pourquoi l’Association des bibliothèques publiques du Québec et Bibliothèque et Archives nationales du Québec ont préparé et proposé une motion visant à reconnaître le rôle primordial de nos bibliothèques.

L’IA peut faciliter la création d’outils numériques d’apprentissage linguistique pour contribuer à la revitalisation des langues autochtones. Il y a cependant des difficultés : de nombreuses langues autochtones disposent de données limitées et ont des structures linguistiques bien particulières. La collaboration avec les communautés autochtones est donc essentielle pour définir l’usage de la langue et conserver la souveraineté des données. Des militants comme Michael Running Wolf et Robbie Jimerson estiment que cette souveraineté est nécessaire pour que les communautés gardent le contrôle de leurs propres langues et cultures. Leur travail consiste à créer des outils d’IA sur des langues particulières en tenant compte des exigences de la communauté concernée. Des projets technologiques dirigés par les Autochtones sont donc plus nécessaires que jamais.

L’Union des chefs indiens de la Colombie-Britannique presse le gouvernement canadien de modifier les lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels pour améliorer l’accès aux documents historiques des Premières Nations. Ces ressources sont essentielles pour les revendications territoriales, la recherche sur les pensionnats autochtones et la justice en général. Les dirigeants de l’Union soulignent que les promesses gouvernementales antérieures n’ont débouché sur aucune modification législative substantielle. Même si des plans récemment adoptés fournissent aux Autochtones certaines des données nécessaires, l’Union demande des engagements contraignants assortis de résultats mesurables.

Les règlements chinois sur la gestion de la sécurité des données dans les réseaux entreront en vigueur le 1^er janvier 2025, après une période d’évaluation de trois ans. Ils sont moins contraignants que la mouture initiale, mais les entreprises, tout particulièrement les grandes sociétés de technologie actives en Chine, devront adapter leurs pratiques en matière de données en raison de la surveillance réglementaire accrue dans la sphère numérique. L’article aborde neuf éléments clés des nouveaux règlements.

Le projet d’archivage électronique de la Commission européenne souligne qu’il est urgent de créer des archives durables. Il en est à la version 2.0 et a reçu du financement pour deux années supplémentaires. Le projet vise à élaborer des formats libres et des processus de gestion des métadonnées afin que les technologies désuètes ne soient plus nécessaires pour consulter les données anciennes. Le chercheur Gregor Završnik explique que la restauration des données anciennes pose plusieurs défis : la lecture des supports d’entreposage; l’accès à divers formats de fichier; la compréhension du contexte qui est perdu lorsque des données sont extraites, par exemple de tableaux Excel.

Après avoir discuté avec de grandes entreprises technologiques, 16 organismes de réglementation de divers pays ont publié une déclaration assortie de recommandations pour se protéger contre l’extraction non autorisée de données et garantir le respect des lois sur la protection des données lorsque des données sont échangées. La déclaration reprend des éléments de déclarations antérieures, tient compte de nouveaux facteurs et démontre l’intérêt constant des organismes de réglementation pour les pratiques d’extraction de données dans le monde.

Le gouvernement de la Nouvelle-Zélande modifie la loi sur les documents publics afin d’améliorer la tenue de documents, surtout pour les victimes d’abus dans les établissements de santé. Les changements suivent les recommandations d’une commission royale d’enquête sur ces abus. Ils donnent à l’archiviste en chef le pouvoir de multiplier les vérifications, d’appliquer des plans d’action et d’améliorer l’exactitude des documents. La nouvelle loi facilite l’accès pour les survivants et améliore la gestion globale des documents gouvernementaux.

Les archives nationales d’Ouganda font face à un défi considérable : les microfilms qui contiennent des documents historiques essentiels se détériorent au point d’être largement inutilisables. Les efforts de préservation sont entravés par un financement insuffisant, l’absence de formation du personnel et le peu d’importance accordée aux archives. Des responsables soulignent la nécessité de former le personnel et de numériser les documents pour mieux les gérer et les protéger. Ce problème a été abordé au cours d’une conférence récente; il montre qu’il est urgent de moderniser les systèmes archivistiques du pays pour assurer l’accès à l’avenir.

Les archives nationales des États-Unis ont accueilli des dirigeants des bibliothèques et des archives nationales du Canada, de l’Australie et de la Nouvelle-Zélande à Washington D.C. en septembre 2024. Les rencontres ont porté sur des enjeux d’intérêt commun, dont la gestion des documents numériques, l’engagement du public, les normes d’IA et la protection de la vie privée. Les discussions ont été suivies de la signature d’une entente-cadre pour favoriser la collaboration et l’échange de savoir entre les archives nationales des pays signataires.

Pour établir le Cadre de réconciliation, le groupe de travail sur la réponse au rapport de la Commission de vérité et réconciliation a rencontré des archivistes des Premières Nations, inuit et de la Nation métisse qui travaillent dans des archives autochtones. Bon nombre d’entre eux ont demandé un guide pratique pour constituer et gérer efficacement leurs archives. Après plusieurs versions, le groupe de travail sur les affaires autochtones a constaté que le ton adopté dans le guide ne convenait pas. En effet, il est essentiel de tenir compte du point de vue des Autochtones pour leur offrir une orientation utile. Le groupe a donc demandé au Centre de ressources éducationnelles des Premières Nations du Manitoba de l’aider à adapter le guide aux besoins et aux perspectives des Autochtones.

Ce guide complet vise à protéger les archives. Il aborde notamment la planification en cas de catastrophes; l’atténuation de l’impact; la protection des documents vitaux; les efforts de récupération; la création d’une équipe de réponse aux catastrophes; les financements; les évaluations des dommages; les plans de sauvetage et de réhabilitation. Des formulaires pour soutenir la gestion des catastrophes peuvent être téléchargés.

Les supports numériques anciens posent des défis aux institutions de mémoire. Par exemple, un lecteur désuet est nécessaire pour lire les disquettes de 5,25 pouces. Des outils comme KryoFlux aident à lire certains supports, mais ils ont des limites et coûtent trop cher pour les petites institutions. Le tutoriel et l’atelier aident à gérer les formats complexes et à créer un poste de travail pour récupérer le contenu des disquettes à l’aide d’outils comme les éditeurs hexadécimaux. Des conseils pratiques pour gérer efficacement les supports anciens sont fournis.

Six documents de politique élaborés cette année proposent des mesures pour une future loi sur le savoir numérique. L’objectif est que les établissements du savoir (bibliothèques, archives, universités, etc.) puissent offrir des services en ligne ou en personne équivalents. Ces documents dégagent les défis numériques auxquels ces institutions sont confrontées et proposent des solutions pour les futurs législateurs, suggérant une approche globale pour exploiter tout le potentiel du monde numérique.

Pour gérer un dépôt en libre accès, il faut répondre aux besoins des usagers et suivre l’évolution des exigences techniques. L’article montre comment diverses plateformes soutiennent AgEcon Search (AES), un dépôt d’envergure internationale, depuis 25 ans. L’interopérabilité des systèmes et la prise en charge de plusieurs types d’objets, comme des données, sont des facteurs essentiels. L’article évalue aussi des schémas de métadonnées comme Dublin Core et MARC 21 du point de vue de l’administration et des utilisateurs, concluant qu’une révision des approches sur les métadonnées rendrait les systèmes plus robustes et durables. Enfin, les gestionnaires d’AES décrivent des défis techniques et opérationnels.

Camille Callison et Stacy Allison-Cassin (Ph. D.) dirigent un projet de « plateforme pour une terminologie respectueuse » financé par la Fondation Mellon et doté d’un budget de 1,4 million de dollars américains. Cette ressource multilingue intégrera les noms et le savoir autochtones pour s’attaquer à la terminologie désuète et offensante dans les systèmes d’information et les bibliothèques. Le projet respecte le principe de la souveraineté des données autochtones et fait la promotion d’une terminologie exacte et respectueuse dans divers secteurs.

Le site archéologique de Koh Ker a été inscrit sur la liste du patrimoine mondial de l’UNESCO en septembre 2023. Depuis, l’Autorité nationale pour Preah Vihear/Koh Ker s’attaque à une tâche urgente : protéger les ressources documentaires dispersées dans des institutions cambodgiennes comme les archives nationales ou le musée national. Des décennies de recherche sur des sites archéologiques ont engendré la création de nombreux documents comme des cartes, des photos et des rapports. Leur préservation et leur accessibilité sont essentielles à la gestion efficace du site.

L’entreprise PARCO a lancé un projet de numérisation des registres des terres pour transformer des dossiers papier en dépôt numérique. Un système de gestion des terres propulsé par Microsoft Power Platform et SharePoint Online accélérera la récupération des dossiers et les flux de travail numériques pour un traitement plus efficace. Il s’inscrit dans une transformation numérique globale visant à moderniser et améliorer l’accessibilité et la gestion des registres des terres.

L’initiative vise à protéger des manuscrits, des inscriptions sur feuilles de palmier et des documents historiques pour appliquer un projet de loi de 2023 sur les documents publics du Kerala. Le public a été consulté, et des évaluations semblables auront lieu à Kozhikode et à Trivandrum. Des projets de numérisation ont déjà été menés, mais les experts insistent sur l’urgence d’agir et de mener des enquêtes approfondies pour éviter d’autres pertes de documents historiques.

Le ministère des Affaires étrangères et de la Coopération internationale a lancé Italea, un projet touristique aidant les personnes d’ascendance italienne à retrouver leurs racines. Italea propose une plateforme Web (Italea.com) en quatre langues. Les utilisateurs peuvent étudier leur histoire familiale et organiser des voyages personnalisés en Italie. Le gestionnaire du projet, Giovanni Maria De Vita, décrit celui-ci comme un guide qui accompagne les voyageurs à chaque étape de leur redécouverte.

Utilisant la guerre en Ukraine comme étude de cas, LivArch examine comment la transformation numérique et les pratiques de préservation en cas d’urgence façonnent les archives et, par conséquent, les connaissances historiques du futur. Le projet étudie les répercussions des efforts de documentation sur les histoires qui peuvent être écrites et s’interroge sur la relation fluide entre les historiens et les archives.

Cet article montre l’importance des données pour la prise de décisions et explique la distinction entre les données qualitatives et quantitatives. Il décrit des méthodes de collecte de données comme les recensements, les sondages, la collecte de données administratives et la production participative. Il aborde aussi la question de l’organisation des données (structurées ou non structurées) et propose des pistes pour améliorer les services gouvernementaux. Comprendre la complexité des données permet de prendre des décisions fondées sur les données probantes et d’obtenir de meilleurs résultats sans compromettre la protection des renseignements personnels.

Les Archives nationales d’Australie doivent relever plusieurs défis liés à la technologie, la cybersécurité, la capacité de l’effectif et la gestion de l’information. Elles lancent une modernisation de leurs pratiques dans le but de protéger et promouvoir le contenu australien et de garantir l’accès public aux documents du Commonwealth. Ce processus comprend une évaluation lancée à l’initiative des Archives nationales elles-mêmes, appuyée par la Commission de la fonction publique australienne et dirigée par des évaluateurs externes expérimentés. Il vise à guider l’évolution de l’organisation et à renforcer son rôle parmi les institutions nationales préservant des collections.

Plusieurs défis se posent pour les gestionnaires de l’information, dont la masse de données dispersées et les demandes de renseignements internes, juridiques et publiques à la hausse. Les systèmes anciens coûtent cher, et les exigences accrues liées à la sécurité et à la protection de la vie privée soulèvent de nombreuses inconnues quant à l’usage des données. La gestion de l’information est devenue une responsabilité partagée, essentielle pour atténuer les risques et répondre aux besoins en matière de réglementation. L’IA offre une solution puisqu’elle améliore la gouvernance et simplifie les processus, mais il faut mettre l’accent sur la fiabilité, la transparence et l’équité pour protéger efficacement tous les intervenants.

Les objectifs du groupe de travail consistent à améliorer l’archivage des documents audiovisuels numériques, voire numérisés, à identifier les métadonnées (descriptives, de gestion et techniques) spécifiques à l’audiovisuel que l’on pourrait incorporer au standard, et à combler les lacunes de PRONOM, un référentiel de format de fichiers.

Le rapport de recherche d’OCLC analyse des stratégies pour que les usagers des bibliothèques trouvent plus facilement les publications scientifiques en libre accès. Il analyse les efforts déployés par les bibliothèques et les comportements des usagers dans sept établissements des Pays-Bas afin d’aider les bibliothèques universitaires du monde entier à augmenter la visibilité des publications en libre accès. Ses constatations visent à combler l’écart entre l’offre et la découverte de ces publications. Les bibliothèques sont invitées à adapter leurs stratégies en fonction des contextes locaux et des besoins des usagers.

Les outils automatisés comme l’IA générative, l’automatisation des processus robotiques et l’analyse prédictive captivent de plus en plus l’imagination collective avec leur potentiel transformateur. La population canadienne s’attend à ce que les services gouvernementaux améliorés par l’IA soient faciles à utiliser et personnalisés, mais elle s’inquiète des risques pour la protection de la vie privée et la sécurité. Pour répondre aux attentes de la population, le gouvernement du Canada doit présenter les avantages de l’IA tout en atténuant les risques pour assurer une utilisation responsable.

Alison Hitchens, bibliothécaire adjointe à l’Université de Waterloo, a réuni des chercheurs, des bibliothécaires et des professionnels des technologies de l’information pour discuter de stratégies sur la gestion des données de recherche. Dans une entrevue, elle souligne l’importance de l’interdisciplinarité et ses avantages pour une gestion collaborative des données.

Trever Owens (Ph. D.) s’appuie sur une vingtaine d’années d’expérience dans les domaines de l’histoire numérique et de la mémoire culturelle pour étudier comment les bibliothèques et les archives peuvent mettre l’accent sur les liens interpersonnels et le sentiment d’appartenance plutôt que sur les collections. À l’aide d’exemples tirés de son livre After Disruption: A Future for Cultural Memory et de sa vie professionnelle à la Bibliothèque du Congrès et à l’Institut américain de physique, il montre comment la recherche-action dans les collections spéciales peut favoriser l’équité, la justice et la durabilité des communautés.

Ce livre, dont la première édition remonte à 1980, étudie le rôle du droit d’auteur dans la réglementation des flux culturels et de la circulation de l’information, sous l’angle des politiques, du droit international et de l’impact des technologies sur le droit d’auteur. Il aborde l’évolution du droit d’auteur, son influence sur les nouvelles technologies et ses répercussions complexes sur la scène internationale, notamment entre les pays industrialisés et ceux en voie de développement. Les auteurs s’intéressent également aux défis et aux possibilités liés au droit d’auteur dans une société avancée sur le plan technologique.

Fruit de la contribution de chercheurs de haut niveau dans les domaines du droit et de la technologie, ce livre analyse les risques pour la vie privée posés par les technologies axées sur les données. Il évalue l’efficacité des lois européennes actuelles sur la protection des données sous divers angles : la publicité ciblée, l’IA, la chaîne de blocs, la reconnaissance faciale, la communication machine-machine, la détection des émotions et les robots de soins personnels. Cherchant l’équilibre entre l’innovation et la protection de la vie privée, il constitue une ressource précieuse pour les chercheurs, les responsables des politiques et les praticiens du droit, de la technologie et de la protection des données de l’Union européenne.

Au service de la gouvernance des données à risque, le modèle Arcateg™ propose une approche originale. D’une part, il prend en compte tout le périmètre des actifs informationnels de l’entreprise dont la mauvaise gestion comporte un risque; d’autre part, il définit des règles de gestion (qualité, sécurité, pérennité, accès, destruction) dès la production des données et pour toute la durée du risque.

Ce livre analyse les effets positifs du patrimoine sur le bien-être individuel et collectif. À cette fin, il évalue l’impact de l’engagement patrimonial sur les indicateurs de bien-être. Il met en correspondance les initiatives sur le patrimoine et les politiques visant à créer des sociétés saines et heureuses, en soulignant l’importance du patrimoine culturel pour le bien commun.

Il y a mille raisons de faire de la généalogie. Ce guide indique comment retracer son histoire familiale le plus loin possible dans le temps, à l’aide d’archives ou sur Internet. Il propose des idées, des témoignages de passionnés et des pistes inattendues pour montrer combien la généalogie est vivante et l’entraide fonctionne. L’aventure généalogique rassemble toutes les générations; elle peut se pratiquer seul ou à plusieurs, avec ou sans budget. Ce guide pratique ouvre les portes de l’histoire familiale qui dort dans des archives souvent accessibles en ligne.

Ce rapport formule des recommandations pour la création d’une stratégie nationale sur les identifiants pérennes en Irlande. Ces identifiants sont essentiels à la recherche numérique moderne puisqu’ils identifient des entités comme des chercheurs, des jeux de données et des publications, permettant d’échanger l’information de manière structurée entre les systèmes de recherche. Le rapport fournit également une feuille de route pour la mise en œuvre de la stratégie. Il vise à améliorer la transparence et la collaboration dans le domaine de la recherche.

La Bibliothèque britannique est une des plus grandes bibliothèques nationales du monde. Sa collection comprend plus de 170 millions de documents, dont la Grande Charte (ou Magna Carta) et le premier recueil d’œuvres de Shakespeare. Les bibliothécaires et archivistes en milieu de carrière sont invités à se joindre à la cinquième édition du Programme international des chefs de file dans les bibliothèques, qui aura lieu en juillet 2025. Ce programme intensif d’une semaine comprend des ateliers, des allocutions et des visites guidées offertes par des cadres des principaux services de la Bibliothèque. Un petit groupe de professionnels des bibliothèques venus de plusieurs pays auront l’occasion de rencontrer des experts et d’apprendre à gérer les problèmes quotidiens dans les bibliothèques modernes.

L’appel de candidatures est ouvert d’ici au jeudi 6 février 2025. Le site de la Bibliothèque britannique donne plus de détails et permet de télécharger le dépliant du Programme. Il est également possible de soumettre sa candidature sur le site.

Le bureau international de la Bibliothèque britannique peut répondre à toute demande de renseignements : international@bl.uk.