La tenue de documents et la gouvernance, janvier 2023
ISSN 1916-5714
Dans ce numéro
Section 1 — Actualités générales
Canada
Bibliothèque et Archives Canada
Vision 2030 : un plan stratégique à l’horizon 2030
Le plan stratégique Vision 2030 s’articule autour du thème « Découvrir. Comprendre. Rassembler. » Il fixe les objectifs de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) jusqu’en 2030 et prévoit des mesures pour les atteindre. Il établit aussi un cadre qui aidera l’institution à mieux acquérir, traiter, préserver et rendre accessible le patrimoine documentaire du pays.
Voir aussi : BAC inaugure son nouvel Édifice d’entreposage et de préservation
Gouvernement fédéral – Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Mise à jour de la plateforme de demande en ligne d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels
La nouvelle mouture simplifie, accélère et facilite le processus de demande d’information pour les Canadiens. Elle permet de soumettre des demandes d’accès à l’information et aux renseignements personnels à 227 institutions. De plus, les utilisateurs à l’étranger pourront soumettre des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Australie
Entrée en vigueur de la loi de 2022 sur la disponibilité des données et la transparence (en anglais)
La loi établit un schéma de données grâce auquel les organismes du Commonwealth peuvent transmettre leurs données publiques à des utilisateurs certifiés. Le schéma vise à accroître la disponibilité et l’utilisation des données du gouvernement australien. La loi fixe également le rôle du commissaire aux données nationales, qui est responsable du schéma de données.
Brésil
Le gouvernement inclut les jeunes entreprises technologiques orientées vers le secteur public dans sa stratégie numérique (en anglais)
L’objectif était d’établir un cadre en 2022 afin d’aider les fonctionnaires qui travaillent à la transformation numérique à interagir avec les jeunes entreprises technologiques orientées vers le secteur public. Selon le gouvernement, ces entreprises joueront un rôle essentiel pour permettre à ces améliorations de voir le jour.
Estonie
Le projet d’intelligence artificielle GovStack contribue aux efforts de numérisation de plusieurs pays et offrira les services d’un adjoint administratif virtuel (en anglais)
Le gouvernement développe et rend accessibles sur AI GovStack. des technologies basées sur l’intelligence artificielle afin d’offrir des services numériques. Le projet prévoit la création de Bürokratt, un assistant virtuel. Bürokratt devait être déployé dans dix ministères à la fin de 2022.
France
Archives nationales : stratégie 2021-2025
La stratégie se décline en quatre axes : les citoyens au cœur de nos politiques; des archives ouvertes sur la cité; des documents et données plus accessibles à tous; et une mémoire collective pour les générations futures.
Irlande
Gouvernement électronique 2030 : lancement d’une stratégie du numérique et des technologies de l’information et des communications pour la fonction publique irlandaise (en anglais)
La stratégie repose sur plusieurs principes de conception : numérique par défaut et nuage d’abord; approche pangouvernementale; nouvelles méthodes de travail; protection des renseignements personnels et sécurité dès la conception. L’objectif est que les services numériques du gouvernement soient plus accessibles et fiables, et de bonne qualité. En outre, les données personnelles doivent être réutilisées en toute transparence et sécurité.
Voir aussi : La fonction publique recrutera plus de 100 apprentis dans le domaine des technologies de l’information et des communications (en anglais)
Jamaïque
Le ministère des Archives et des Documents préserve le patrimoine documentaire (en anglais)
Le Ministère reste déterminé à préserver le patrimoine documentaire du pays. Il recueille les archives concernant la Jamaïque afin de préserver les sources primaires présentant un intérêt culturel. Il veille également à gérer, utiliser et préserver efficacement l’information officielle et les archives à toutes les étapes de leur cycle de vie.
Japon
Des lois exigeant l’utilisation de disquettes seront modifiées (en anglais)
Le gouvernement s’est engagé à modifier des lois exigeant que les données soumises au gouvernement fédéral soient envoyées sur disquettes ou CD-ROM. Un examen des lois régissant ce processus a été lancé.
Pays-Bas
Les ministères peuvent maintenant utiliser des services infonuagiques publics (en anglais)
Pour des motifs de protection des renseignements personnels et de sécurité, seuls les nuages privés étaient jusqu’alors autorisés au sein du gouvernement.
Nigeria
Formation en numérisation et technologies de l’information pour 500 000 fonctionnaires (en anglais)
Cette formation permettra d’améliorer les services offerts et d’atteindre l’objectif pour 2030 : une fonction publique sans papier, entièrement en mode numérique.
Voir aussi : Le gouvernement annonce un projet pour former les fonctionnaires au numérique; Le gouvernement adopte la technologie de chaîne de blocs pour plus d’efficacité (en anglais)
Arabie Saoudite
Lancement d’un programme pour une approche gouvernementale intégrée (en anglais)
Le programme propose des services numériques intégrés dans la fonction publique afin d’accroître l’utilisation d’une infrastructure et d’applications communes. Les organismes gouvernementaux s’échangeront plus de données pour réaliser leur intégration. La transformation durable du gouvernement numérique s’en trouvera facilitée et accélérée.
Singapour
Lancement d’un site pour la soumission de documents patrimoniaux en format numérique (en anglais)
Le Conseil national des bibliothèques lancera un nouveau site Web permettant de soumettre des images et des vidéos numériques portant sur Singapour. Grâce à la plateforme en ligne Documenter Singapour ensemble, le public pourra transcrire, traduire et translittérer des documents patrimoniaux afin d’améliorer l’accès aux collections du Conseil national.
Tunisie
Le projet de restauration des archives audiovisuelles visant à conserver la mémoire collective se poursuit
La Tunisie a lancé un grand projet national de restauration, de numérisation et de conservation des archives audiovisuelles. En juin 2022, environ 4 500 bobines sur près de 32 000 avaient été restaurées. Cette collection servira notamment aux chercheurs, aux académiciens, aux artistes et aux étudiants en audiovisuel.
États-Unis
Gouvernement fédéral
La Bibliothèque du Congrès choisit un développeur pour créer une plateforme numérique devant gérer l’ensemble de sa vaste collection (en anglais)
Un contrat a été attribué pour le déploiement d’un logiciel ouvert devant révolutionner la gestion et la mise en accessibilité de la gigantesque collection analogique et numérique de la Bibliothèque. À terme, la nouvelle plateforme permettra aux usagers d’effectuer des recherches exhaustives dans l’ensemble de la collection.
Une approche en matière de gestion des courriels s’appliquera à d’autres types de documents (en anglais)
La National Archives and Records Administration (NARA) établit des orientations pour aider les organismes à mieux gérer leur quantité croissante de documents électroniques. L’approche de gestion des courriels intitulée Capstone s’appliquera aussi à d’autres types de communication numérique, comme les messages texte, les clavardages et les messageries instantanées.
Section 2 — Événements
Avis
Veuillez prendre note que certains congrès peuvent être tenus en ligne, reportés ou annulés. Voici les renseignements les plus récents disponibles au moment de la publication.
Assemblées annuelles et congrès
Scène nationale
Avril 2023
Congrès 2023 des bibliothèques de Colombie-Britannique (en anglais)
Du 12 au 14 avril à Richmond (Colombie-Britannique), Canada
Mai 2023
Congrès 2023 des bibliothèques de la Saskatchewan (en anglais)
Du 3 au 5 mai à Saskatoon (Saskatchewan), Canada
Congrès 2023 de l’Association des archives de l’Ontario (virtuel; en anglais)
Du 10 au 12 mai
Congrès d’information à la culture informationnelle WILU 2023 (en anglais)
Du 16 au 19 mai à Montréal (Québec), Canada
Congrès 2023 de l’Association des archivistes du Québec
Du 17 au 19 mai à Québec (Québec), Canada
Association internationale des professionnels de la vie privée : Symposium 2023 au Canada (en anglais)
Les 25 et 26 mai (formations les 23 et 24 mai; ateliers le 24 mai), Toronto (Ontario), Canada
Juin 2023
Congrès 2023 de l’Association canadienne des bibliothécaires en enseignement supérieur
Les 1er et 2 juin à Toronto (Ontario), Canada
Juin-juillet 2023
Congrès 2023 de l’Association canadienne des archivistes (en anglais)
Du 28 juin au 1er juillet à Charlottetown (Île-du-Prince-Édouard), Canada
Scène internationale
Mars 2023
Congrès 2023 des bibliothèques de recherche du Royaume-Uni (virtuel; en anglais)
Du 22 au 24 mars
Mai 2023
Congrès annuel de la Société de gestion de l’information et des documents (en anglais)
Du 14 au 16 mai à Manchester, Angleterre
Association australienne des bibliothèques et de l’information : Information en ligne 2023 (virtuel; en anglais)
Les 17 et 18 mai
Juin 2023
68e congrès de l’Association des bibliothécaires de France
Du 8 au 10 juin à Dunkerque, France
18e congrès des dépôts ouverts (Open Repositories 2023) (en anglais)
Du 12 au 15 juin à Stellenbosch, Afrique du Sud
Congrès annuel et exposition 2023 de l’Association des bibliothèques américaines (ALA) (en anglais)
Du 22 au 27 juin à Chicago (Illinois), États-Unis
Juillet 2023
Congrès 2023 de la Ligue des bibliothèques européennes de recherche (LIBER) (en anglais)
Du 5 au 7 juillet à Budapest, Hongrie
Congrès 2023 de l’Association nationale des archives gouvernementales et des administrateurs de documents (NAGARA) (en anglais)
Du 18 au 21 juillet à Cincinnati (Ohio), États-Unis
Congrès annuel conjoint du Conseil des archivistes d’État et de la Société des archivistes américains (hybride; en anglais)
Du 22 au 29 juillet à Washington D.C., États-Unis
10e congrès international annuel sur la bibliothéconomie et les sciences de l’information (en anglais)
Du 24 au 27 juillet à Athènes, Grèce
Section 3 — Tendances et produits d’aujourd’hui
Tenue de documents : faits nouveaux, projets et initiatives futures
Canada
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada – Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du projet infonuagique Microsoft Office 365
Le Commissariat va moderniser la technologie qu’il utilise présentement pour ses opérations. Des fonctionnalités surpassant les capacités de ses outils actuels lui permettront de gérer l’information plus efficacement afin de soutenir la prestation de ses programmes et de ses services.
Belgique
Projet DIGHIMAPS (Cartes et archives numériques : activation des collections cartographiques dans un monde numérique)
Grâce à une vectorisation et à un géoréférencement minutieux des cartes, ainsi qu’à une reconnaissance (semi-)automatique de leur contenu, les cartes pourront être associées à d’autres types de contenu numérique. Le projet entend examiner le potentiel des collections cartographiques numériques en tant qu’élément clé d’un nouvel ensemble numérique.
Voir aussi : Cartes du projet CARTESISUS
Finlande
Projet lié au Code international normalisé des noms (ISNI) (en anglais)
La Bibliothèque nationale de Finlande coordonne un projet lié à l’ISNI. De février 2022 à la fin de l’année 2023, une vaste gamme de noms normalisés auront été acquis pour désigner les titulaires de droit représentés par des organismes de gestion du droit d’auteur.
France
Projet Socface : l’intelligence artificielle appliquée aux archives
Le projet Socface consiste à mettre au point des technologies pour traiter de vastes séries de documents historiques. Il exploite la reconnaissance automatique d’écriture manuscrite pour analyser les listes nominatives des 20 recensements réalisés entre 1836 et 1936. Les informations disponibles dans ces listes seront diffusées en accès libre pour que quiconque puisse parcourir des centaines de millions d’enregistrements.
Nouvelle-Zélande
Archives nationales – De l’atome au pixel : numériser les archives de très grand format (en anglais)
Les Archives de Nouvelle-Zélande conservent plus de sept millions de documents. Certains d’entre eux sont de « très grand format », c’est-à-dire qu’ils sont plus grands que le papier A0. Une équipe de numérisation a découvert plus de 2 000 articles répondant à ce critère. Ceux qui avaient besoin d’un traitement pour stabiliser des dommages ont été recensés, et plus de 300 ont été numérisés. (Comprend une vidéo)
Somaliland
Projet pour améliorer la capacité du gouvernement en ligne (en anglais)
Le projet vise principalement à augmenter la capacité du gouvernement en ligne du Somaliland par trois moyens : établir une plateforme d’échange de données entre organismes gouvernementaux; renforcer les capacités et les institutions; et mieux gérer le réseau du gouvernement. Un centre national sera constitué pour développer les capacités relatives aux technologies de l’information et des communications.
Sri Lanka
Archives nationales – Première phase du projet de numérisation des collections (en anglais)
Les Archives nationales du Sri Lanka mènent un grand projet de numérisation : 10 pétaoctets de contenu numérique et numérisé seront archivés d’ici 2027. À la fin de la première phase, 500 téraoctets de documents numérisés, de fichiers audio et vidéo, etc. seront entreposés. Une procédure numérique fiable et un « magasin numérique » destiné à préserver la collection des Archives nationales seront établis.
Royaume-Uni
Bibliothèque britannique – projet de centralisation de la présence numérique (en anglais)
Le projet vise à créer une plateforme numérique unique améliorant l’accès aux collections, aux expositions et aux activités en ligne des bibliothèques du Royaume-Uni. Cette plateforme aidera les bibliothèques à diffuser du contenu et des ressources partout dans le monde, favorisera une circulation bidirectionnelle avec les sites Web des bibliothèques locales et donnera une visibilité nationale à des collections et événements locaux. Les usagers et les intervenants du milieu pourront essayer la version bêta à partir du début de 2023.
Voir aussi : février 2022; Mai 2022; Octobre 2022 (en anglais)
Archives nationales – Service d’accès aux projets gouvernementaux (documents nés en format numérique) (en anglais)
Les centres d’archives au Royaume-Uni doivent relever un défi qui peut aussi être considéré comme une occasion : créer un service d’accès aux documents créés en format numérique. Pour le moment, les équipes gouvernementales ne disposent d’aucun moyen adéquat pour consulter ces documents après leur transfert aux Archives nationales. Le projet vise à trouver une solution durable, sécurisée et efficace à ce problème.
États-Unis
Bibliothèque du Congrès – Ressources numériques éphémères : projet pour découvrir les adresses URL périmées dans les archives Web (en anglais)
Ce projet avait pour but de découvrir le contenu des archives Web de la Bibliothèque du Congrès qui n’était plus accessible. Repérer et faire connaître le statut des adresses URL dans une collection aide à démontrer la valeur des archives Web et le caractère éphémère de l’Internet en général.
Produits et outils de partout dans le monde
Canada
Bibliothèque et Archives nationales du Québec – Guide sur la gestion de l’information des cabinets de ministres (PDF) mai 2022
Les documents qui circulent dans un cabinet ministériel doivent être gérés et organisés afin d’en permettre le repérage et l’utilisation efficiente. Ce guide vise à sensibiliser les ministres et leur personnel à l’importance d’une saine gestion de l’information au sein de leur cabinet ainsi qu’à les informer de leurs responsabilités en la matière.
Australie
Archives nationales – Élaborer une stratégie de gestion de l’information pour une organisation (en anglais)
Plusieurs sujets sont abordés : la nature d’une stratégie de gestion de l’information; éléments à inclure; interdépendance avec d’autres stratégies; modèle de stratégie de gestion de l’information; parties d’une telle stratégie.
Dépôt des documents de l’État d’Australie-Occidentale – Guide en gestion des documents : travail à distance (en anglais)
Les employés de l’État et des administrations locales travaillent à distance, que ce soit sur une base occasionnelle ou pendant de longues périodes. Leurs responsabilités en matière de gestion des documents ne changent pas, qu’ils soient à la maison, dans un bureau, dans un milieu de travail mobile ou dans un lieu public. Le guide comprend une liste de vérification sur la gestion de l’information et des documents pour les personnes qui travaillent à distance, ainsi que des astuces en gestion des documents à l’intention de tous les employés.
Europe
Le système d’intelligence artificielle Recommendation System (en anglais)
Ce système étudie comment les utilisateurs d’Europeana ont navigué sur le site pour leur recommander des objets issus du patrimoine culturel. Quand l’internaute ouvre la page d’un article ou d’une galerie, des articles recommandés lui sont présentés au bas de la page pour l’inciter à consulter d’autres ressources sur le site.
France
Avec Doxtreem, Numen met la gestion électronique des documents à portée de tous
Doxtreem est une plateforme ouverte et interopérable permettant de classer des documents, de les indexer et de mettre en place des espaces métiers (ressources humaines, gestion des contrats, factures, etc.) intégrant des plans de classement et des flux de travail prédéfinis. Cela permet aux organisations de réduire les coûts de démarrage et d’accélérer le déploiement de la gestion électronique des documents.
Voir aussi : With Doxtreem, Numen puts EDM within everyone’s reach (traduction anglaise de l’article principal)
Koweït
Application Sahel (en anglais)
S’inscrivant dans la vision gouvernementale pour 2035 fondée sur le thème « un nouveau Koweït », l’application réunit une vaste gamme de services gouvernementaux numérisés. Elle vise à moderniser les transactions par lesquelles des services gouvernementaux sont offerts en ligne à divers ministères.
Écosse
Plan de gestion des documents du gouvernement écossais (en anglais)
Le plan de gestion des documents se divise en 15 éléments. Il comprend une politique et des calendriers de conservation ainsi que des plans de numérisation. Des documents de référence connexes sont fournis.
Afrique du Sud
Gestionnaire d’information dans le nuage KYOCERA (en anglais)
Nous sommes en pleine transition vers un milieu de travail à distance ou hybride. KYOCERA est une solution conviviale, facile à adopter, qui aide à numériser les documents opérationnels analogiques et à assouplir les méthodes de travail. Les organisations peuvent ainsi gérer des documents électroniques plutôt que papier, ce qui permet au personnel travaillant à distance de consulter les documents en tout temps et en tout lieu.
Royaume-Uni
Coalition pour la préservation numérique – Accès computationnel : guide d’introduction pour les professionnels de la préservation numérique (en anglais)
La notion d’accès computationnel, souvent associée à celles de forage des données, d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique, est traitée de plus en plus fréquemment dans le milieu de la préservation numérique. Ce guide donne un aperçu de cette notion pour faciliter l’application des techniques d’accès computationnel.
États-Unis
Commission de la bibliothèque et des archives de l’État du Texas – Guides de référence d’une page (en anglais)
La bibliothèque d’aide en gestion des documents propose des guides d’une page répondant à des questions fréquentes sur des sujets importants : la disposition; les courriels; la numérisation; la conformité des gouvernements locaux; et les messages sur les médias sociaux.
Monde
ISO/TS 18759 : 2022 – Gestion des documents – Système de stockage fiable – Exigences fonctionnelles et techniques (en anglais)
Cette norme établit les exigences fonctionnelles d’un système d’entreposage fiable, peu importe la technologie employée. L’objectif est que l’information électronique soit entreposée et gérée en toute sécurité tout au long de son cycle de vie.
Études et enquêtes
Canada
Rapport 2022 sur les stratégies institutionnelles en gestion des données de recherche (en anglais)
Rédigé par Lucia Costanzo (Université de Guelph) et Alexandra Cooper (Université Queen’s), respectivement coordonnatrice et présidente du groupe d’experts sur la recherche et l’intelligence associé à l’équipe de gestion des données de recherche (GDR) de l’Alliance de recherche numérique du Canada. Publié le 14 juillet 2022 par l’Alliance de recherche numérique du Canada.
L’enquête, lancée en mars 2022 par des professionnels responsables de diverses étapes du cycle de vie de la GDR, avec la collaboration de l’équipe de GDR de l’Alliance, a permis de recevoir les réponses de 92 établissements d’enseignement postsecondaire et instituts de recherche.
Le rapport donne un aperçu du processus d’élaboration d’une stratégie institutionnelle au Canada. Les données de l’enquête laissent croire que des ressources supplémentaires sont nécessaires pour aider les institutions canadiennes à élaborer des stratégies de GDR.
Australie et Nouvelle-Zélande
Rapport d’enquête 2022 sur l’état des lieux au sein de l’industrie (PDF; en anglais)
Enquête réalisée en mai 2022 par RecordPoint, en partenariat avec l’alliance des praticiens en gestion des documents et de l’information.
L’enquête présente un « bilan de santé » de l’industrie dressé à partir des réponses des membres de l’alliance et des organisations qui profitent de leurs services. Elle permet d’établir un point de référence annuel.
L’enquête portait surtout sur la maturité des programmes de gestion de l’information au sein des organisations membres de l’alliance; les projets de transition vers le nuage; l’incidence de la pandémie; et les approches pour gérer des quantités croissantes de données. Le rapport fournit de nombreux renseignements stratégiques et opérationnels essentiels. Il comprend des recommandations sur les pratiques de gestion des documents et de l’information, en plus de proposer des axes d’amélioration.
France
Secteur public : quelles perspectives pour automatiser les processus et optimiser les développements d’applications?
Enquête réalisée par Appian en collaboration avec Markess by exægis; publiée en septembre 2022.
Des échanges ont eu lieu avec 50 décideurs de la fonction publique française de mars à mai 2022.
L’automatisation des processus est reconnue comme un objectif « hautement prioritaire » pour 2025 par 80 % des répondants. Bien que les systèmes de gestion numérique soient souvent utilisés pour stocker les documents publics, le manque d’interconnexion et d’automatisation constitue souvent un obstacle majeur à une mise en œuvre efficace. L’enquête Appian (PDF) présente les approches, les solutions et les compétences en matière d’automatisation de processus et de développement rapide d’applications.
Section 4— Lectures et enregistrements suggérés
Articles, livres blancs, présentations, rapports, vidéos et balados
Canada
Statistique Canada : Cas d’utilisation sur la gestion des métadonnées
Rédigé par Ekramul Hoque, scientifique principal de données. Mis à jour le 21 juin 2022.
Les métadonnées fournissent des renseignements sur d’autres données. Elles sont essentielles à la gouvernance des données, car elles imposent des règles de gestion en matière de collecte et de contrôle. L’accès à des métadonnées sous-jacentes permet de générer des aperçus plus rapides. L’article se divise en plusieurs sections, dont : Pourquoi une organisation a-t-elle besoin d’un système de gestion des métadonnées?; Cas d’utilisation des métadonnées; et Une solution de gestion des métadonnées.
Australie
Article : La dispersion du contenu nuit-elle à votre gestion de l’information? Comment reconnaître les signaux d’alarme (en anglais)
Rédigé par Objective Corporation. Publié dans Government News, 29 août 2022.
Lorsqu’une organisation s’accroît, elle gagne en complexité et génère une quantité croissante d’information à gérer. Il devient de plus en plus difficile de choisir le contenu à conserver, et presque impossible d’appliquer des politiques de conservation appropriées. Cet article décrit les signes avant-coureurs d’une dispersion de l’information.
France
Prédire l’état matériel des documents : Dalgocol, un programme de recherche en intelligence artificielle à la Bibliothèque nationale de France
Entretien avec Philippe Vallas, adjoint au directeur du département de la conservation, Bibliothèque nationale de France. Publié dans le Bulletin des bibliothèques de France, 2022-1.
Philippe Vallas revient sur les opportunités ouvertes par Dalgocol (fouille de Données et ALGOrithmes de prédiction de l’état des COLlections). L’objectif est de tester la possibilité d’utiliser des méthodes d’intelligence artificielle sur les données informatiques produites par la Bibliothèque nationale de France dans le cadre de ses activités de conservation. Environ deux millions de documents ont été testés.
Ghana
Article : Importance de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour une organisation (en anglais)
Rédigé par Emmanuel K. Gadasu, agent de protection des données à l’institut des professionnels des technologies de l’information et des communications au Ghana, et conseiller en protection des données chez Information Governance Solutions. Publié dans Modern Ghana, 29 avril 2022.
Les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée servent à mesurer la conformité, à cerner et minimiser les risques et à faire preuve de responsabilité. Cet outil relève systématiquement les risques qu’un projet fait peser sur la vie privée et les données personnelles, et évalue les moyens d’atténuer ces risques. L’article reproduit un diagramme créé par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada pour déterminer si une évaluation est nécessaire.
Afrique du Sud
Article : Analyse de fichiers, chiffrement et gestion de données non structurées (en anglais)
Rédigé par Tiana Cline pour Meniko Records Management Services; publié dans ITWeb, 15 mars 2022.
Dans le domaine de l’analyse des fichiers, du chiffrement et de la gestion des données non structurées, il est essentiel de connaître le volume, le contenu et l’emplacement de telles données. Les fichiers doivent être chiffrés en fonction des données qu’ils contiennent et non de la plateforme, de manière à assurer la protection des renseignements personnels en toutes circonstances, que les données soient inactives ou en mouvement, dans le nuage ou sur place, ou centrées sur des solutions.
Royaume-Uni
Article : Plus d’espace pour la collection de la Bibliothèque britannique (en anglais)
Rédigé par Tom Airey, BBC News, 12 mars 2022.
Le principal entrepôt de la Bibliothèque britannique, situé à Boston Spa, dans le West Yorkshire, est une petite merveille. Il contient environ 485 kilomètres d’étagères dans lesquelles circulent des robots. Mais la collection ne cesse de s’accroître, et il devient urgent de trouver de l’espace pour entreposer les millions de titres qu’elle contient. La British Broadcasting Corporation (BBC) a eu le rare privilège d’entrer dans les chambres fortes et de prendre connaissance des plans visant à préserver les documents imprimés du pays.
États-Unis
Article : Recensement de documents 101 (en anglais)
Rédigé par Lisa Morris, maître commis municipale à Brooksville (Floride), publié dans ARMA Magazine, 11 avril 2022.
Dans le domaine de l’administration des documents, un recensement est une liste détaillée créée au niveau de la série ou du système plutôt que du document ou du dossier. L’emplacement et d’autres données essentielles sont fournis. Pour assurer la réussite d’un programme de gestion des documents, un organisme doit dresser un inventaire et choisir un calendrier de conservation existant (ou en créer un nouveau) pour tous les documents recensés. Les sujets abordés comprennent : la création d’un plan de recensement; où et comment conserver ses documents; calculer les dates de disposition; et créer un plan de classement organisationnel.
Monde
Article : Un brillant avenir pour les bibliothèques dans le nuage (en anglais)
Rédigé par Siân Harris, gestionnaire des publications et de l’engagement au réseau international pour l’avancement des sciences et des politiques; publié dans le numéro d’été 2022 de Research Information.
Les services de bibliothèque dans le nuage suscitent l’enthousiasme partout dans le monde, mais leur niveau d’adoption varie d’une région à l’autre. L’article se penche sur le rôle actuel de ces services, leurs avantages, leurs limites et les défis qui restent à résoudre. Les organisations présentées comprennent l’Université de Lancaster, SAGE Publishing (Talis and Lean Library) et Zepheira, qui fait partie d’EBSCO Information Services.
Livres
Suggestions de lectures
Gomes, Daniel, Elena Demidova, Jane Winters et Thomas Risse (directeurs de publication), The Past Web: Exploring Web Archives, 2021.
Ce livre en six parties fournit des renseignements pratiques sur les archives du Web, présente des exemples inspirants d’archivistes du Web, relève de nouveaux défis et donne les résultats de récentes recherches sur les méthodes d’exploration des archives Web.
Kipps, Kayla et Allison Kaiser Jones, Collection Management in the Cloud: A Guide for Using Cloud Computing Technologies in Libraries, 2022.
Plus le travail à distance se répand, plus les outils d’infonuagique sont essentiels pour que le personnel puisse communiquer. Le livre montre à quel point ces outils dynamiques et accessibles favorisent la collaboration dans un milieu de travail où la technologie évolue. Des défis liés à l’adoption de solutions dans le nuage sont étudiés.
Miller, Steven Jack, Metadata for Digital Collections, deuxième édition, 2022.
Depuis la première édition, les étudiants et professionnels en bibliothéconomie et sciences de l’information comptent sur ce manuel pour obtenir des instructions claires sur des pratiques de conception et de création de métadonnées bien concrètes. Cet ouvrage faisant autorité a entièrement été mis à jour. Il est devenu encore plus facile à lire pour acquérir des connaissances et des compétences, que ce soit en classe ou en milieu de travail. De nombreux exemples pratiques clarifient des enjeux et des problèmes concrets courants.
Vialle, Coline et Vanina Gasly, La gestion des archives : Maîtriser les documents et les données, 2022.
La gestion des documents et des données d’une collectivité est un enjeu pour la maîtrise de l’information. Cet ouvrage donne un aperçu des grandes missions à mener pour gérer les documents et données d’une collectivité. Il permet de positionner la gestion des informations « papier » et numériques dans une démarche projet et de disposer de pistes de réflexion et d’outils pour créer, collecter, conserver, transmettre, communiquer et valoriser ces informations.
Wheeler, Christina et Johnny Lopez, Mastering Microsoft Teams: Creating a Hub for Successful Teamwork in Office 365, 2022.
Ce livre explique comment communiquer efficacement avec Office 365 de Microsoft. Tous les sujets nécessaires sont couverts pour comprendre comment collaborer avec la suite Office. L’architecture et la structure des logiciels sont d’abord présentées. Les lecteurs apprennent ensuite, de manière simple et efficace, comment il est possible d’améliorer leur expérience de collaboration.