Bibliothèque et Archives Canada : Rapport financier trimestriel pour le trimestre terminé le 31 décembre 2018

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC), tel que l'exige l'article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Ce rapport trimestriel devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses de 2018-2019 et le Budget supplémentaire des dépenses (A).

Ce rapport trimestriel n'a pas fait l'objet d'une vérification ou d'un examen indépendant.

1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

En vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le mandat de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) consiste à :

• préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures;
• être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
• faciliter, au Canada, la collaboration des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
• servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

La ministre du Patrimoine canadien est responsable de Bibliothèque et Archives Canada.

En 2018-2019, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) maintiendra le cap sur les quatre engagements de son Plan triennal 2016-2019 et mettra en place les orientations de son prochain plan triennal pour la période 2019-2022. Les quatre engagements actuels sont :

1. être une institution résolument au service de tous ses clients : les institutions gouvernementales, les donateurs, les universitaires, les chercheurs, les archivistes, les bibliothécaires, les étudiants, les généalogistes, les éditeurs, et le grand public;
2. être une institution qui, grâce à son personnel qualifié, demeure à l'avant-garde de l'archivistique, de la bibliothéconomie et des nouvelles technologies;
3. être une institution proactive et inscrite dans des réseaux nationaux et internationaux, en position d'écoute et de respect;
4. être est une institution dotée d'un profil public affirmé, valorisant ses collections et ses services.

1.2 Méthode de présentation du rapport

Le présent rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser accordées par le Parlement et utilisées par BAC, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses (A) pour l'exercice 2018-2019. Le présent rapport a également été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Lorsque le Parlement est dissous pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.

BAC utilise la méthode de comptabilité d'exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur les rendements ministériels. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d'une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Tel qu'il est indiqué dans l'état des autorisations ci-dessous, les autorisations totales disponibles au 31 décembre sont de 128,8 millions de dollars en 2018-2019 et de millions 130,8 de dollars en 2017-2018. Le tableau ci-dessous présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier :

• Tableau 1 sommaire

  Ce tableau présente, pour chaque autorisation (de crédit/législative), la description du crédit ou de l'autorisation, ainsi que le montant de l'autorisation (en dollars) pour les trimestres qui se sont terminés le 31 décembre 2018 et le 31 décembre 2017.

La diminution nette de 2,0 millions de dollars s'explique principalement de la façon suivante :

• une diminution de 3,8 millions de dollars liée aux rajustements salariaux suite à la ratification des conventions collectives payées en 2017-2018;
• une diminution de 3,7 millions de dollars liée à la mise en œuvre du Plan à long terme de gestion immobilière;
• une diminution de 0,6 million de dollars liée aux dossiers privés du très honorable Stephen Harper;
• une augmentation de 0,6 million de dollars liée aux contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés;
• une augmentation de 1,2 million de dollars liée à un nouveau partenariat entre BAC et la Bibliothèque publique d'Ottawa;
• une augmentation de 4,3 millions de dollars liée à l'initiative de préservation des langues et des cultures autochtones.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Tel qu'il est présenté dans l'état des dépenses ministérielles budgétaires par article courant, les cumuls des crédits utilisés représentent 84,8 millions de dollars au 31 décembre 2018 et 90,0 millions de dollars au 31 décembre 2017. La diminution totale de 5,2 millions de dollars s'explique de la façon suivante :

• une diminution de 1,9 million de dollars (62,6 millions de dollars en 2018-2019 comparativement à 64,5 millions de dollars en 2017-2018) des dépenses liées au personnel, attribuable aux paiements rétroactifs des exercices antérieurs payés en 2017-2018, suite à la ratification des conventions collectives;
• une diminution nette de 3,3 millions de dollars des dépenses ministérielles, attribuable aux paiements liés à la gestion et à l'entretien des édifices à vocation particulière, détaillée ci-dessous :
  • une diminution de 2,8 millions de dollars (0,4 million de dollars en 2018-2019 comparativement à 3,2 millions de dollars en 2017-2018) des dépenses liées aux services de réparation et d'entretien;
  • une augmentation de 1,7 million de dollars (1,7 million de dollars en 2018-2019 comparativement à 0 million de dollars en 2017-2018) des dépenses liées à l'acquisition de terrains, de bâtiments et d'ouvrages;
  • une diminution de 2,2 millions de dollars (5,9 millions de dollars en 2018-2019 comparativement à 8,1 millions de dollars en 2017-2018) des dépenses de la catégorie « autres subventions et paiements »;
• Ces variances s'expliquent par le fait que la majorité des dépenses effectuées en 2017-2018 ont eu lieu au cours des trois premiers trimestres, comparativement à celles de 2018-2019 qui seront encourues au cours du dernier trimestre.

3. Risques et incertitudes

BAC a élaboré un profil de risque organisationnel pour la période 2018-2021. Ce profil décrit les risques et les impacts stratégiques organisationnels qui ont été identifiés, ainsi que les moyens mis en place pour les atténuer. Un examen annuel de chaque mesure d'atténuation permet de suivre l'évolution de ces risques. La section qui suit présente ces risques et leur contexte.

1. BAC risque de ne pas être en mesure de s'adapter assez rapidement à l'évolution de la technologie, ce qui pourrait nuire à sa capacité de répondre aux besoins de ses usagers.
   • À l'heure où les usagers du Web s'attendent à trouver rapidement et facilement ce qu'ils recherchent, leurs besoins évoluent au rythme des avancées technologiques. BAC doit prendre des mesures pour offrir la meilleure expérience client qui soit. Le risque réside principalement dans l'impact des changements technologiques, encore inconnus, et dans la capacité de BAC de s'y adapter rapidement.
2. Les processus numériques de BAC risquent de ne pas être pleinement intégrés de façon harmonieuse, ce qui pourrait nuire à son efficience.
   • En plus de devoir s'adapter aux changements technologiques, BAC doit s'assurer que les systèmes et les solutions technologiques mis en place pour acquérir, préserver, gérer et rendre accessible le contenu numérique sont suffisamment intégrés et compatibles entre eux. L'harmonisation des systèmes requiert une vision globale et intégrée de l'ensemble des processus numériques, ainsi qu'une saine planification qui tient compte des particularités de chaque opération.

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet Phénix (le projet pangouvernemental de modernisation des services et des systèmes de paye), BAC maintient ses processus visant à régler les demandes de service en suspens le plus rapidement possible. Afin de réduire au minimum les incidences sur les employés, l'équipe multidisciplinaire responsable du dossier Phénix à BAC – composée de spécialistes de la rémunération, des finances, des systèmes de ressources humaines et de la dotation – élabore des solutions provisoires pour remédier aux problèmes du système. De nouvelles ressources ont été embauchées pour assumer la charge de travail supplémentaire et régler les problèmes en suspens.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Il n'y a pas eu de changements significatifs en ce qui concerne le personnel, les activités et les programmes de l'organisme au cours du troisième trimestre terminé le 31 décembre 2018.

Approbation des cadres supérieurs

Original signé par :

• Tableau 2 sommaire

  Ce tableau indique les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2018-2019, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2019; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2018; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. On y indique également les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2017-2018, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2017; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

• Tableau 3 sommaire

  Ce tableau indique (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice 2018-2019, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2019; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 31 décembre 2018; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.