Bibliothèque et Archives Canada : Rapport financier trimestriel pour le trimestre terminé le 30 septembre 2019

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC), tel que l'exige l'article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Ce rapport trimestriel devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses pour l'exercice 2019-2020.

Ce rapport trimestriel n'a pas fait l'objet d'une vérification ou d'un examen indépendant.

1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

En vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le mandat de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) consiste à :

• préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures;
• être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
• faciliter, au Canada, la collaboration des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
• servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

Le ministre du Patrimoine canadien est responsable de Bibliothèque et Archives Canada.

En 2019-2020, BAC débute la mise en œuvre de son nouveau plan triennal 2019-2022, élaboré à la lumière de consultations auprès de citoyens, de ses employés et de ses partenaires.

Ses priorités stratégiques pour la période 2019-2022 sont les suivantes :

• Nous améliorerons l'accès à notre collection et augmenterons les occasions pour le public d'alimenter les fonds de BAC ;
• Nous nous assurerons de la croissance de la collection et mettrons en œuvre des mesures visant à la préserver pour les prochaines générations ;
• Nous rechercherons les solutions collectives qui optimiseront l'influence et la cohésion de la communauté nationale et internationale du patrimoine documentaire.

1.2 Méthode de présentation du rapport

Le présent rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser accordées par le Parlement et utilisées par BAC, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses pour l'exercice 2019-2020. Le présent rapport a également été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Lorsque le Parlement est dissous pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.

BAC utilise la méthode de comptabilité d'exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur les rendements ministériels. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d'une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Tel qu'il est indiqué dans l'état des autorisations ci-dessous, les autorisations totales disponibles au 30 septembre sont de 166,7 millions de dollars en 2019-2020 et de 127,2 millions de dollars en 2018-2019. Le tableau suivant présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier :

• Version texte : Tableau 1 sommaire

  Ce tableau présente, pour chaque autorisation (de crédit/législative), la description du crédit ou de l'autorisation, ainsi que le montant de l'autorisation (en dollars) pour les trimestres qui se sont terminés le 30 septembre 2019 et le 30 septembre 2018.

L'augmentation nette de 39,5 millions de dollars s'explique principalement de la façon suivante :

• une augmentation de 34,2 millions de dollars liée principalement au paiement à l'achèvement substantiel pour le projet de construction d'un nouvel édifice conçu pour la préservation des documents d'archives analogiques à Gatineau; toutefois, suivant l'évolution du projet, ce paiement est dorénavant planifié au cours de l'exercice 2022-2023;
• une augmentation de 5,6 millions de dollars liée à un nouveau partenariat entre Bibliothèque et Archives Canada et la Bibliothèque publique d'Ottawa;
• une diminution de 0,5 million de dollars liée au dividende budgétaire du budget fédéral 2018 ainsi qu'à la contribution volontaire pour la transformation de la gestion financière.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Tel qu'il est présenté dans l'état des dépenses ministérielles budgétaires par article courant, les cumuls des crédits utilisés représentent 63,2 millions de dollars au 30 septembre 2019 et 56,6 millions de dollars au 30 septembre 2018. L'augmentation nette de 6,6 millions de dollars s'explique principalement de la façon suivante :

• une augmentation de 3,5 millions de dollars (44,4 millions de dollars en 2019-2020 comparativement à 40,9 millions de dollars en 2018-2019) des dépenses liées au personnel, attribuable à l'embauche de personnel pour appuyer la poursuite d'initiatives, telles que la préservation des langues et des cultures autochtones, l'appui à la réponse du gouvernement du Canada au Règlement du recours collectif portant sur la Purge LGBT (personnes lesbiennes, gaies, bisexuelles et transgenres), le traitement des archives privées du très honorable Stephen Harper, ainsi que pour la préparation des collections en lien avec le projet de construction d'un nouvel édifice conçu pour la préservation des documents d'archives analogiques à Gatineau;
• une augmentation de 2,0 millions de dollars (5,9 millions de dollars en 2019-2020 comparativement à 3,9 millions de dollars en 2018-2019) des dépenses liées aux services professionnels et spéciaux, attribuable au projet de construction d'un nouvel édifice conçu pour la préservation des documents d'archives analogiques à Gatineau;
• une augmentation nette de 1,4 million de dollars, détaillée ci-dessous, des dépenses ministérielles liées à l'acquisition d'équipements conçus pour la préservation du patrimoine documentaire :
  • une augmentation de 0,9 million de dollars (1,2 million de dollars en 2019-2020 comparativement à 0,3 million de dollars en 2018-2019) des dépenses liées à l'acquisition de matériel et d'outillage;
  • une augmentation de 0,5 million de dollars (2,7 millions de dollars en 2019-2020 comparativement à 2,2 millions de dollars en 2018-2019) des dépenses liées à la location;
• une diminution nette de 0,5 million de dollars des dépenses ministérielles, détaillée ci-dessous, attribuable aux paiements liés à la gestion et à l'entretien des édifices à vocation particulière :
  • une diminution de 1,8 million de dollars (4,4 millions de dollars en 2019-2020 comparativement à 6,2 millions de dollars en 2018-2019) des dépenses liées à la catégorie « autres subventions et paiements »;
  • une augmentation de 1,3 million de dollars (1,4 million de dollars en 2019-2020 comparativement à 0,1 million de dollars en 2018-2019) des dépenses liées à l'acquisition de terrains, de bâtiments et d'ouvrages.

3. Risques et incertitudes

BAC a élaboré un profil de risque organisationnel pour la période 2018-2021. Ce profil décrit les risques et les impacts stratégiques organisationnels qui ont été identifiés, ainsi que les moyens mis en place pour les atténuer. Un examen annuel de chaque mesure d'atténuation permet de suivre l'évolution de ces risques. La section qui suit présente ces risques et leur contexte.

1. BAC risque de ne pas être en mesure de s'adapter assez rapidement à l'évolution de la technologie, ce qui pourrait nuire à sa capacité de répondre aux besoins de ses usagers.
   • À l'heure où les usagers du Web s'attendent à trouver rapidement et facilement ce qu'ils recherchent, leurs besoins évoluent au rythme des avancées technologiques. BAC doit prendre des mesures pour offrir la meilleure expérience client qui soit. Le risque réside principalement dans l'impact des changements technologiques, encore inconnus, et dans la capacité de BAC de s'y adapter rapidement.
2. Les processus numériques de BAC risquent de ne pas être pleinement intégrés de façon harmonieuse, ce qui pourrait nuire à son efficience.
   • En plus de devoir s'adapter aux changements technologiques, BAC doit s'assurer que les systèmes et les solutions technologiques mis en place pour acquérir, préserver, gérer et rendre accessible le contenu numérique sont suffisamment intégrés et compatibles entre eux. L'harmonisation des systèmes requiert une vision globale et intégrée de l'ensemble des processus numériques, ainsi qu'une saine planification qui tient compte des particularités de chaque opération.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Le 2 août 2019, le dirigeant principal de l'information de Bibliothèque et Archives Canada, Surinder Komal, a quitté l'organisation.

Madame Leslie Weir a été nommée bibliothécaire et archiviste du Canada; elle est entrée en fonction le 30 août 2019 suite à la fin du mandat de Monsieur Guy Berthiaume.

Il n'y a pas eu d'autres changements significatifs en ce qui concerne les activités et les programmes de l'organisation au cours du deuxième trimestre terminé le 30 septembre 2019.

Approbation des cadres supérieurs