Bibliothèque et Archives Canada – Rapport financier trimestriel

Pour le trimestre terminé le 30 septembre 2017

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques,et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Ce rapport trimestriel devrait être lu en conjonction avec le Budget principal des dépenses de 2017-2018 et le Budget supplémentaire des dépenses (A).

Ce rapport trimestriel n’a pas fait l’objet d’une vérification ou d’un examen indépendant.

1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

Bibliothèque et Archives Canada est un organisme faisant partie du portefeuille de Patrimoine canadien. Créé en 2004 par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, son mandat est de:

• préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures;
• être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l’épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
• faciliter, au Canada, la collaboration des divers milieux intéressés à l’acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
• servir de mémoire permanente de l’administration fédérale et de ses institutions.

1.2 Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser accordées par le Parlement et utilisées par BAC, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses (A) pour l’exercice 2017-2018. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Lorsque le Parlement est dissous pour la tenue d’une élection générale, l’article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l’exercice au cours duquel il a été établi.

BAC utilise la méthode de comptabilité d’exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur les rendements ministériels. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Tel qu’il est indiqué dans l’état des autorisations ci-dessous, les autorisations totales disponibles au 30 septembre 2017 sont de 122,2 millions de dollars en 2017-2018 et de 121,6 millions de dollars en 2016-2017. Le tableau ci-dessous présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier:

Tableau 1 : ventilation détaillée des autorisations par exercice financier

État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)

Ce tableau présente, pour chaque autorisation (de crédit/législative), la description du crédit ou de l’autorisation, ainsi que le montant de l’autorisation (en dollars) pour les trimestres qui se sont terminés le 30 septembre 2017 et le 30 septembre 2016.

L’augmentation globale de 0,6 million de dollars s’explique de la façon suivante:

• une augmentation de 2,2 millions de dollars du report du budget de fonctionnement et du report du budget de capital;
• une augmentation de 0,1 million de dollars à la suite du réalignement du budget du programme d’infrastructure;
• une diminution de 1,1 million de dollars à la suite du réalignement du budget, afin de refléter le plan de dépense anticipé;
• une diminution de 0,6 million de dollars pour tenir compte des réductions annoncées dans le budget fédéral de 2016 concernant les services professionnels, les déplacements et la publicité.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Tel qu’il est présenté dans l’état des dépenses ministérielles budgétaires par article courant, les cumuls des crédits utilisés représentent 61,5 millions de dollars au 30 septembre 2017 et 52,1 millions de dollars au 30 septembre 2016. L’augmentation totale de 9,4 millions de dollars s’explique principalement par :

• une augmentation de 6,5 millions de dollars (43,4 millions de dollars en 2017-2018 comparativement à 36,9 millions de dollars en 2016-2017) des dépenses de « personnel », attribuable aux paiements rétroactifs des exercices antérieurs et de l'exercice en cours à la suite de la signature des conventions collectives échues ; et
• une augmentation de 1,5 millions de dollars (7,9 millions de dollars en 2017-2018 comparativement à 6,4 millions de dollars en 2016-2017) des dépenses de « autres subventions et paiements », attribuable principalement aux paiements liés à la gestion et à l'entretien des édifices à vocation particulière. Une réallocation sous l’article courant approprié sera effectuée dans la période subséquente afin de refléter la nature adéquate des dépenses.

3. Risques et incertitudes

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a élaboré un profil de risque organisationnel pour la période 2015-2018 qui identifie les risques stratégiques et organisationnels. Il évalue les conséquences et les impacts potentiels et identifie les moyens à mettre en place pour les atténuer. De plus, un examen biannuel de chaque mesure d'atténuation permet de suivre l'évolution de ces risques. La section qui suit offre une description des risques stratégiques et de leur contexte.

Principaux risques :

1. Risque que le patrimoine documentaire canadien d’intérêt national ne soit pas acquis :
   Compte tenu de la quantité sans cesse croissante d'information créée grâce aux nouvelles technologies, ainsi que de la rapidité avec laquelle ces informations peuvent disparaître, BAC risque de ne pas acquérir tout le patrimoine documentaire canadien d'intérêt national.
2. Risque que le patrimoine documentaire ne soit pas préservé pour les générations actuelles et futures:
   BAC doit garantir l'intégrité et la pérennité des ressources documentaires qu'il a acquises. Leur intégrité peut être compromise par différents facteurs de risques externes, comme l'altération causée par le temps et l'utilisation, ou encore l'obsolescence des technologies permettant de consulter certains formats. La disparition de l'expertise technique et le manque d'espace d'entreposage adéquat représentent des facteurs de risque internes.
3. Risque que le patrimoine documentaire ne soit pas accessible :
   Malgré l'évolution des technologies et le désir des Canadiens d'accéder aux contenus en ligne, une grande partie de la collection de BAC se trouve sur papier ou d'autres supports analogiques. Le temps et les efforts requis pour traiter la collection afin de la rendre repérable puis la mettre en ligne sont tels que BAC doit prendre des mesures ciblées pour numériser le contenu et le rendre disponible.
4. Risque que les institutions du gouvernement du Canada n’utilisent pas les instruments de réglementation et les outils en tenue de documents élaborés par BAC :
   La quantité de données créée quotidiennement au sein du gouvernement constitue un défi de taille lorsqu'il s'agit de repérer les documents qui ont une valeur opérationnelle, juridique ou historique. Seule une gestion en amont de l'information gouvernementale est fondamentale et garantit la responsabilisation du gouvernement ainsi qu'une saine gestion de l'information.

Des ministères et des particuliers de tous les organismes du gouvernement ont été touchés par la mise en œuvre du projet pangouvernemental de modernisation des services et des systèmes de paye (Phénix). BAC s’inquiète principalement du volume important de travail manuel supplémentaire devenu nécessaire depuis le lancement de ce nouveau système. Afin de réduire au minimum les incidences sur les employés, l’équipe intégrée de Phénix de BAC, qui inclut des spécialistes de la rémunération, des finances, des systèmes de ressources humaines et de la dotation, a élaboré et appliqué des solutions provisoires pour résoudre les problèmes du système. BAC a mis en œuvre des processus qui visent à régler les demandes de service en suspens le plus rapidement possible. De nouvelles ressources ont été embauchées depuis la mise en œuvre de Phénix pour assumer la charge de travail supplémentaire et régler les problèmes en suspens.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Afin d'encadrer la prestation de ses services et d'améliorer son profil public, BAC a établi dans son Plan Triennal 2016-2019 quatre priorités axées sur des services de qualité, offerts par un personnel expert et professionnel, et appuyés par des partenariats en réseau:

1. BAC est une institution résolument au service de ses clients, de tous ses clients : les institutions gouvernementales, les donateurs, les universitaires, les chercheurs, les archivistes, les bibliothécaires, les étudiants, les généalogistes et le grand public;
2. BAC est une institution qui, grâce à la qualité de son personnel, est à l’avant-garde de l’archivistique, de la bibliothéconomie et des nouvelles technologies;
3. BAC est une institution proactive et inscrite dans des réseaux nationaux et internationaux, en position d’écoute et de respect;
4. BAC est une institution dotée d’un profil public affirmé, valorisant ses collections et ses services.

Approbation des cadres supérieurs

Tableau 2 : État des autorisations (non vérifié)

(en dollars)

Ce tableau indique les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice2017-2018, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31mars 2018; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2017; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. On y indique également les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2016-2017, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31mars 2017; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2016; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

* N'inclut que les autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

Tableau 3 : Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)

(en dollars)

Ce tableau indique (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice2017-2018, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 30 septembre 2017; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

Il indique également (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice 2016-2017, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2017; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 30 septembre 2016; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.