Rapport financier trimestriel pour le trimestre terminé le 30 juin 2016

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) tel qu'exigé par l'article  65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Ce rapport trimestriel devrait être lu en conjonction avec le Budget principal des dépenses de 2016-2017 et le Budget supplémentaire des dépenses (A).

Ce rapport trimestriel n'a pas fait l'objet d'une vérification ou d'un examen indépendant.

1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

Bibliothèque et Archives Canada est un organisme ministériel faisant partie du portefeuille de Patrimoine canadien. Créé en 2004 par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, son mandat est de :

• préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures;
• être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
• faciliter au Canada la collaboration des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
• servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

1.2 Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser accordées par le Parlement et utilisées par BAC, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses (A) pour l'exercice  2016-2017. Il a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Lorsque le Parlement est dissout pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.

BAC utilise la méthode de comptabilité d'exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels, lesquels font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore préparés en fonction d'une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Tel qu'il est présenté dans l'état des autorisations ci-dessous, les autorisations totales disponibles au 30 juin représentent 116,9 millions de dollars en 2016-2017 et 93 millions de dollars en 2015-2016. Le tableau ci-dessous présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier :

État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)

Ce tableau présente, pour chaque autorisation (crédit/législative), le code d’autorisation, la description du crédit ou de l’autorisation, ainsi que le montant de l’autorisation (en dollars) pour les trimestres se terminant le 30 juin 2016 et le 30 juin 2015.

L'augmentation globale de 23,9 millions de dollars s'explique par une décision du gouvernement de transférer des fonds permanents de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à BAC pour le transfert d'administration et la consolidation de nos installations d'entreposage à vocation particulière et le soutien de notre stratégie d'infrastructure à long terme. Depuis 2016-2017, BAC est responsable des coûts associés à la gestion et à l'entretien de ses édifices à vocation particulière qui étaient précédemment sous la responsabilité de SPAC.

De plus, les recettes à valoir sur le crédit ont diminué de 1,2 million de dollars. Cette diminution s'explique par le fait que le protocole d'entente interministériel entre BAC et Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (visant à fournir à la Commission de vérité et réconciliation du Canada tous les documents gouvernementaux sur les pensionnats indiens sous la garde et le contrôle de BAC) n'a pas été renouvelé en 2016-2017. L'autorité sur les recettes à valoir sur le crédit avait été octroyée à BAC pour couvrir les dépenses de 2015-2016.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Tel qu'il est présenté dans l'état des dépenses ministérielles budgétaires par article courant, les cumuls des crédits utilisés représentent 23,8 millions de dollars au 30 juin 2016 et 21,3 millions de dollars au 30 juin 2015. L 'augmentation totale de 2,5 millions de dollars est principalement expliquée par :

• une augmentation de 1,3 million de dollars (1,3 million de dollars en 2016-2017 comparativement à 0,01 million de dollars en 2015-2016) des dépenses de « réparation et entretien », attribuable aux dépenses encourues à la suite d'une décision du gouvernement de transférer des fonds permanents de SPAC à BAC pour le transfert d'administration et la consolidation de nos installations d'entreposage à vocation particulière et le soutien de notre stratégie d'infrastructure à long terme. Depuis 2016-2017, BAC est responsable des coûts associés à la gestion et à l'entretien de ses édifices à vocation particulière qui étaient précédemment sous la responsabilité de SPAC;
• une augmentation de 1,2 million de dollars (1,2 million de dollars en 2016-2017 contre 0  dollar en 2015-2016) des dépenses de « paiements de transfert  » liées au Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire, dépenses encourues au cours du premier trimestre en 2016-2017, mais plus tard dans l'année en 2015-2016.

3. Risques et incertitudes

BAC a formalisé ses pratiques et élaboré un profil de risque organisationnel qui permet d'identifier les risques stratégiques et organisationnels, d'en évaluer les conséquences et les impacts potentiels, ainsi que d'inclure des mesures pour réduire ces risques. Dans son profil de risque, BAC cible quatre risques stratégiques qui peuvent avoir une incidence directe sur la réalisation de son mandat. Ces risques, la description de leur contexte, de même que les stratégies mises de l'avant pour les atténuer, sont présentés dans la section qui suit.

Principaux risques :

1. Risque que le patrimoine documentaire canadien d'intérêt national ne soit pas acquis :
   Compte tenu de la quantité sans cesse croissante d'informations créées par les nouvelles technologies ainsi que de la rapidité avec laquelle cette information peut disparaître, il y a un risque de ne pas acquérir tout le patrimoine documentaire canadien d'intérêt national. La portée du mandat de BAC est telle qu'il pourrait ne pas parvenir à identifier tout ce qui mérite d'être acquis.

2. Risque que le patrimoine documentaire ne soit pas préservé :
   BAC doit garantir l'intégrité et assurer la pérennité des ressources documentaires acquises. L'intégrité du matériel peut être compromise par différents facteurs de risques externes, comme l'altération causée par le temps et l'utilisation, ou encore l'obsolescence des technologies permettant de consulter un format désuet. La disparition de l'expertise technique et le manque d'espace offrant des conditions d'entreposage adéquates représentent quant à eux des facteurs de risque internes.

3. Risque que le patrimoine documentaire ne soit pas accessible :
   Malgré l'évolution des technologies, une grande partie de la collection de BAC se trouve sur papier ou sur d'autres supports analogiques. Le temps et les efforts requis pour traiter la collection afin de la rendre repérable puis la mettre en ligne sont tels que BAC doit prendre des mesures ciblées pour donner rapidement accès au matériel qui revêt le plus grand intérêt pour ses clients.

4. Risque que les institutions du gouvernement du Canada n'utilisent pas les instruments de réglementation et les outils en tenue de documents développés par BAC :
   La quantité d'information créée quotidiennement au sein du gouvernement constitue un défi de taille lorsqu'il s'agit de repérer les documents qui ont une valeur opérationnelle, juridique ou historique. Une gestion en amont de l'information gouvernementale est donc fondamentale et garantit la responsabilisation du gouvernement ainsi que la meilleure utilisation de l'information.

Les risques organisationnels découlent des risques stratégiques et peuvent avoir un impact sur les opérations de BAC. Les risques organisationnels sont identifiés et évalués par les cadres supérieurs et les gestionnaires de BAC. Ils font l’objet d’une révision en profondeur aux trois ans et sont validés annuellement pour en maintenir la pertinence.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Comme énoncé dans notre plan triennal 2016-2019, afin d'encadrer la prestation de nos services et d'améliorer notre profil public, nous avons établi des priorités axées sur des services de qualité, offerts par un personnel expert et professionnel, et appuyés par des partenariats en réseau :

1. Bibliothèque et Archives Canada est une institution résolument au service de ses clients, de tous ses clients : les institutions gouvernementales, les donateurs, les universitaires, les chercheurs, les archivistes, les bibliothécaires, les étudiants, les généalogistes et le grand public;
2. Bibliothèque et Archives Canada est une institution qui, grâce à la qualité de son personnel, est à l'avant-garde de l'archivistique, de la bibliothéconomie et des nouvelles technologies;
3. Bibliothèque et Archives Canada est une institution proactive et inscrite dans des réseaux nationaux et internationaux, en position d'écoute et de respect;
4. Bibliothèque et Archives Canada est une institution dotée d'un profil public affirmé, valorisant ses collections et ses services.

Approbation des cadres supérieurs

État des autorisations (non vérifié)

(en dollars)

Ce tableau indique les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2016-2017, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2017; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2016; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. On y indique également les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2015-2016, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2016; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2015; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)

(en dollars)

Ce tableau indique (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice 2016-2017, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2017; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 30 juin 2016; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. Il indique également (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice 2015-2016, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2016; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 30 juin 2015; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.