Sommaire - Évaluation du Programme d’appui aux collectivités du patrimoine documentaire (PACPD) de 2015-2016 à juin 2017

Aperçu du programme

Le Programme d'appui aux collectivités du patrimoine documentaire a été lancé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) à la suite d'une décision du Cabinet survenue en 2015 approuvant la réaffectation de fonds de BAC pour la création du programme en mai 2015. Son objectif est de fournir du financement sous forme de contributions aux institutions locales du patrimoine documentaire afin d'accroître leur capacité à préserver, à rendre accessible et à promouvoir leurs collections auprès des Canadiens et Canadiennes.

Les activités du Programme visent l'atteinte de quatre résultats :

• une capacité accrue des institutions du patrimoine documentaire à préserver le patrimoine documentaire du Canada de façon plus durable (immédiat);
• une meilleure connaissance du patrimoine documentaire local (immédiat);
• une utilisation accrue des ressources des institutions du patrimoine documentaire local et de leurs collections (intermédiaire);
• un accès accru au patrimoine documentaire local du Canada pour les Canadiens (ultime).

Le Programme est accessible aux institutions locales du patrimoine documentaire, y compris les centres d'archives, les bibliothèques financées par des fonds privés, les sociétés d'histoire, les organisations ou les sociétés généalogiques, les associations professionnelles et les musées ayant un service d'archives.

Questions et Résultats d'évaluation

• Question 1 : Les priorités du Programme sont-elles harmonisées avec les priorités de BAC et du gouvernement du Canada?

  Résultat : Oui. Le Programme d'appui aux collectivités du patrimoine documentaire appuie le mandat et les résultats stratégiques de BAC en soutenant les collectivités du patrimoine documentaire. Le Programme fournit du financement afin de s'assurer que la mémoire continue du Canada est documentée et accessible pour les générations actuelles et futures. Le Programme appuie aussi les priorités du gouvernement en s'insérant dans le Cadre pangouvernemental du Canada.

• Question 2 : Le Programme reste-t-il pertinent et continue-t-il de répondre aux besoins changeants de la clientèle?

  Résultat : Oui. Les données recueillies démontrent que les projets financés par le Programme sont harmonisés avec les besoins des Canadiens. Entre autres, pour 73 % des institutions sondées dans l'enquête, la numérisation est un besoin très important. Les répondants internes et externes ont quant à eux souligné que les Canadiens ont besoin de savoir que les collections locales existent, et que les institutions les gèrent et en prennent soin.

• Question 3 : L'information sur le rendement est-elle suffisante et de bonne qualité?

  Résultat : Partiellement. La collecte des données pour la mesure des résultats à moyen et long terme reposent uniquement sur les rapports intérimaires et finaux des bénéficiaires. Ces rapports constituent une solide source de données pour démontrer les extrants et les résultats à court terme, mais s'avèrent inadéquats pour la mesure des résultats à moyen et long terme. Aucun mécanisme n'est mis en place pour mesurer les effets du Programme au-delà de la fin des projets.

• Question 4 : Le Programme progresse-t-il vers l'atteinte des résultats immédiats et intermédiaires attendus?

  Résultat : Partiellement. Dans l'ensemble, le Programme atteint ses résultats à court terme. Des données probantes montrent que les projets lancés lors des deux premiers cycles ont été terminés, et qu'un grand nombre des collections traitées sont disponibles en personne dans les institutions mêmes, ou sur leurs sites Internet. La mise en œuvre des projets par les bénéficiaires démontre qu'ils ont permis d'augmenter la visibilité et l'accessibilité de leurs collections auprès de la population. L'évaluation a aussi démontré que les activités réalisées ont effectivement contribué à accroître les capacités des institutions, qu'il s'agisse d'ateliers de formation, d'embauche de spécialistes en préservation numérique, de formation des employés et des bénévoles, d'utilisation de meilleures méthodes de travail ou d'autres activités. Il était trop tôt pour évaluer les progrès dans l'atteinte des résultats intermédiaires. Enfin, l'évaluation a démontré que le Programme n'a pas établi de priorités.

• Question 5 : Est-ce que le Programme a démontré de l'efficience?

  Résultat : Partiellement. L'évaluation a démontré qu'un chevauchement existe entre le Programme d'aide aux musées de Patrimoine Canada et le Programme d'appui aux collectivités du patrimoine documentaire. Quant aux frais administratifs du Programme, bien qu'ils aient augmenté de façon constante dès le début, ils sont comparables à ceux d'autres programmes fédéraux de contributions ayant des dimensions similaires. Enfin, les données montrent que le Programme finance un grand nombre d'institutions qui déclarent avoir une portée provinciale ou plus, et des institutions dont le budget de dépenses ne cesse d'augmenter depuis trois ans. Ces facteurs ont contribué à questionner la définition d'« institution locale ».

Recommandations

• 1. Le Programme devrait revoir sa portée, son modèle logique et sa stratégie de mesure du rendement, et établir des cibles annuelles de rendement pour tous ses indicateurs.

  Réponse de la direction

  Le PACPD fera une révision du modèle logique du programme et de la stratégie de mesure de rendement en lien avec le Cadre ministériel des résultats. Il établira des cibles annuelles de rendement pour tous les indicateurs de la stratégie de mesure de rendement et mettra en place des mécanismes de collecte des données pour évaluer les résultats à moyen et à long terme.

• 2. Le Programme devrait clarifier et communiquer ses priorités pour chaque cycle de financement.

  Réponse de la direction

  Le PACPD définira mieux les facteurs qui guident les décisions de financement et mettra à jour les lignes directrices sur le site Web de BAC.

• 3. Le Programme devrait examiner les chevauchements avec le Programme d'aide aux musées afin de déterminer s'il doit s'ajuster ou adopter une approche axée sur la complémentarité.

  Réponse de la direction

  Le PACPD effectuera une comparaison des modalités des deux programmes et adaptera les modalités du Programme au besoin afin d'assurer qu'il soit complémentaire au Programme d'aide aux musées.

• 4. Le Programme devrait clarifier la définition d'« institution locale » et l'inclure dans ses lignes directrices.

  Réponse de la direction

  Le PACPD élaborera une définition claire du terme « institution locale » dans le contexte du programme et mettra à jour les lignes directrices du Programme, sur le site Web de BAC.

Méthodes d'évaluation

Les méthodes qualitatives et quantitatives suivantes et la triangulation des données ont été utilisées dans le cadre de l'évaluation :

• une revue des études, des rapports et des sondages externes;
• une revue de la documentation administrative interne;
• un examen des dossiers des soumissionnaires et des bénéficiaires (demandes de financement, rapports financiers et rapports de rendement des bénéficiaires);
• des entrevues auprès de 15 employés de BAC;
• des entrevues auprès de six membres du Comité consultatif externe;
• une enquête auprès de 225 soumissionnaires et bénéficiaires du Programme, avec un taux de participation de 28 %;
• une analyse des médias sociaux et des sites Web des bénéficiaires.

Limites

1. Les informations sur le rendement n'ont pas permis de faire de liens entre le financement accordé par BAC et les résultats obtenus compte tenu que la majorité des projets reçoivent aussi du financement d'autres sources.
2. Il n'a pas été possible d'évaluer les résultats à moyen et long terme.
3. Les données financières détaillées par activités (salaires, frais de voyages, etc.) n'étaient pas disponibles. L'analyse repose sur les frais administratifs estimés par l'équipe d'audit.