Sommaire - Évaluation de la composante analogique du Programme de préservation de 2013-2014 à 2017-2018

Aperçu de la composante

BAC gère une vaste collection de documents dans une grande variété de formats analogiques. Afin d’assurer la préservation et l’accessibilité à long terme de la collection analogique, plusieurs actions sont réalisées dans le cadre de deux activités principales : la gestion physique de la collection ainsi que la préservation et la conservation de la collection.

La gestion physique de la collection comprend la circulation, le contrôle physique et la gestion des espaces dans plusieurs édifices à vocation particulière. Par exemple, à l’édifice du 395, rue Wellington à Ottawa sont conservées les copies pour la consultation et à l’édifice situé à Renfrew (Ontario), est conservé, entre autres, le dépôt politique. Enfin, les dossiers du personnel militaire et ceux des employés de la fonction publique du Canada sont conservés à l’édifice situé à Winnipeg. Quant à elle, la préservation et la conservation de la collection consiste à conserver et à traiter les livres, les cartes, les manuscrits, les imprimés, les dessins, les peintures et les photographies qui font partie de la collection de BAC. Les gestionnaires de la préservation et de la conservation sont responsables de fournir un environnement sécurisé pour la collection tout en favorisant un accès sécuritaire à celle-ci.

Questions d'évaluation et résultats

• Question 1 : Est-ce que les activités ont été mises en place comme prévu?

  Résultat : Partiellement. La gestion identifie des priorités et met en place un plan opérationnel pour chacune des années financières sur ses activités de soins de la collection, de conservation et de services aux collections. La gestion rapporte ensuite les résultats dans ses rapports trimestriels. Les données sur les années passées montrent que les plans et les priorités ont été ou sont en voie d’être réalisés. Cependant, l’enquête auprès des employés et des gestionnaires, a démontré que les priorités et les plans de travail ne leur sont pas bien communiqués de sorte que ceux-ci ne sont pas tous au courant des priorités sur lesquelles ils devraient porter leur attention.

• Question 2 : Est-ce que les extrants ont été réalisés comme prévu?

  Résultat : Atteint. La gestion de l’espace et la circulation de la collection fonctionnent bien et les procédures sont bien suivies. L’ensemble des témoignages recueillis souligne que la qualité du service est excellente. Les employés sont très professionnels et manipulent avec soin les items de la collection. Les visites effectuées dans les entrepôts ont permis de constater que ces derniers sont bien tenus, qu’ils sont propres et que les items sont placés dans des boîtes en bon état ou sur les étagères.

• Question 3a) : Est-ce que le patrimoine documentaire est entreposé dans un environnement approprié?

  Résultat : Atteint. La gestion de la composante analogique a mis en place et applique ses normes et ses procédures. L’enquête interne montre que les normes et les procédures sont moyennement ou très bien connues et qu’une bonne partie des répondants les appliquent en tout temps.

• Question 3b) : Est-ce que le patrimoine documentaire est préservé de façon à assurer son intégrité, son authenticité et son accessibilité?

  Résultat : Partiellement. Les répondants aux entrevues sont d'accord pour dire que l'organisation fait ce qu'il faut pour assurer l'intégrité, l'authenticité et l'accessibilité de la collection de BAC à court terme. Les visites effectuées dans ces édifices ont mis en évidence qu'en général, la collection est entreposée dans des conditions appropriées. Les documents internes examinés et les entrevues ont mis en évidence que si, d'une part, la gestion peut démontrer ses réalisations annuelles, il est plus difficile, d'autre part, de démontrer les activités de préservation réalisées sur plusieurs années.

• Question 4 : Dans quelle mesure la collection de BAC est préservée à moyen et à long terme?

  Résultat : Partiellement. L'évaluation montre que les suivis sur l'état de la collection n'étaient pas toujours réguliers et que les données n'étaient pas disponibles au moment de l'évaluation. L'équipe d'évaluation a relevé des exemples d'actions mises en œuvre de façon ponctuelle. Par contre, aucune action corrective n'est planifiée et documentée pour ce qui est de la collection en général.

• Question 5 : Est-ce que la gestion des priorités et des risques est efficace?

  Résultat : Partiellement. Plusieurs professionnels de BAC ont à interagir dans les décisions de préservation et de conservation de la collection analogique. Il y aurait avantage à harmoniser les interactions entre eux. De plus, certains risques opérationnels ont été identifiés et devraient être partagées entre les gestionnaires et les employés de la composante.

• Question 6 : Est-ce que les ressources ont été utilisées de la meilleure manière possible?

  Résultat : Partiellement. Au cours des entrevues, les répondants ont mentionné que le taux de roulement du personnel est important tout comme les besoins de formation. Plusieurs postes sont comblés de façon intérimaire et beaucoup sont des postes d’entrée, de sorte que les employés bougent rapidement vers d’autres postes.

  Il a aussi été mentionné pendant les entrevues que la gestion du matériel représente un défi. Le besoin en fournitures spécialisées est important et les coûts pour les boîtes, les enveloppes, les dossiers sans acide augmentent. Il peut arriver qu'il manque du matériel et des fournitures lorsqu'il n'y a plus de budget.

Mesure à prendre en considération

L'identification et la gestion des risques devraient être davantage connues et partagées entre les gestionnaires et les employés de la composante.

Recommandations

Méthodes d'évaluation

Afin de réaliser cette évaluation, les documents administratifs et financiers, des statistiques de rendement et d'autres documents internes de la composante ont été consultés. Des entrevues, 22 au total, ont été réalisées avec des gestionnaires et des employés de la composante analogique et d'autres gestionnaires impliqués dans la gestion et la livraison de la composante tels que des intervenants internes des acquisitions, des archives privées, de la documentation publiée et des services publics. Trois édifices de BAC, soient l'édifice situé à Renfrew (Ontario) ; l'édifice du 395, rue Wellington à Ottawa et l'édifice pour l'entreposage des collections à haute densité situé à Gatineau ont été visités afin de mieux comprendre les conditions selon lesquelles les items de la collection de BAC sont entreposés. Enfin, une enquête interne a été administrée auprès des gestionnaires et des employés de la composante analogue en janvier 2019. L'utilisation des méthodes multiples de collecte et la triangulation des données ont aidé à corroborer les constatations. Cette méthodologie respecte la Politique sur les résultats du Conseil du Trésor (2016).

Limites

1. Les données sur le rendement étant limitées pour évaluer les résultats de la composante analogue, l'équipe d'évaluation a utilisé d'autres sources de données telles que les entrevues, l'enquête interne et la documentation pour atténuer cette limite et mieux soutenir les analyses.