Sommaire : Évaluation du résultat stratégique : L’information gouvernementale courante est gérée afin d’assurer la responsabilisation du gouvernement, de 2013–14 à 2016–17

Aperçu du programme

Le résultat stratégique de « L’information gouvernementale courante est gérée afin d’assurer la responsabilisation du gouvernement », ci-nommé le « Programme », est composé de deux activités. La première activité est « l’Élaboration d’instruments de réglementation et d’outils en tenue de documents », tandis que la deuxième activité est la « Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux ».

Le rôle principal du Programme est d’émettre des autorisations de disposition aux organisations fédérales et de fournir des directives et de l’aide quant à l’entreposage, la préservation et au transfert des documents gouvernementaux à BAC. Le programme joue aussi un rôle dans le développement des normes, des outils et des bonnes pratiques pour la tenue de documents. Le programme offre des conseils, du soutien, des services et de la formation aux organisations fédérales afin qu’elles puissent gérer leurs informations de façon plus efficace et leur permettre de se conformer à la Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor.

Questions et Constatations de l’évaluation

• Question 1: La stratégie de mesure de rendement a-t-elle été mise en place?

  Constatation : Partiellement. Afin de satisfaire ses besoins d’information sur le rendement, le programme a collecté différentes données. Cependant, il s’agit surtout de données d’extrants. Les évaluateurs ont constaté que certaines données n’étaient pas collectées pour l’ensemble des quatre années couvertes par cette évaluation ou que certains indicateurs ont été modifiés ou abandonnés. Peu de données existent afin de mesurer les progrès effectués pour atteindre les résultats à moyen et long terme.

• Question 2: Dans quelle mesure les résultats immédiats et intermédiaires ont-ils été atteints?

  Constatation : Partiellement. Certains résultats ont été atteints. Une nouvelle approche a été mise en place en 2014-2015 afin de terminer une première étape, celle d’émettre plus rapidement les autorisations de disposition et les compléter de façon plus autonome de sorte que le besoin d’interagir avec les organisations fédérales soit minimal. Il reste toutefois une deuxième étape à compléter, celle de l’émission des rapports de validation qui concernent les documents à valeur archivistique et historique qui devront être transférés à BAC une fois leur période de rétention terminée. De plus, aucun mécanisme de suivi n’était en place permettant au programme de s’adapter aux changements significatifs qui pourraient survenir dans les organisations fédérales. Un suivi régulier de l’application des autorisations de disposition et de la validation permettrait au programme de s’assurer que ces dernières soient appliquées.

• Question 3: Est-ce que d’autres façons de faire ont été considérées afin d’améliorer l’atteinte des résultats?

  Constatation : Oui. La nouvelle approche mise en place en 2014-2015 a permis de simplifier, de mieux structurer et de cibler le processus des émissions des autorisations de disposition. L’approche permet au Programme de fournir des autorisations de disposition à toutes les organisations fédérales, indépendamment de l’état de gestion de leur information et de la tenue de leurs documents.

• Question 4: Est-ce que la constatation faite par le vérificateur général du Canada sur les autorisations de disposition a été répondue avec succès?

  Constatation : Oui. Le Programme a répondu avec succès à la constatation du vérificateur général du Canada. Un plan de trois ans a été mis en place pour soutenir l’émission des autorisations de disposition des 175 organisations fédérales soumises à la Loi sur BAC.

• Question # 4.1: A-t-elle contribué à l’amélioration du Programme?

  Constatation : Oui, en ce qui concerne l’émission des nouvelles autorisations de disposition qui est beaucoup plus rapide; de quelques mois à un an au lieu de trois à cinq ans, comme c’était le cas avant la mise en œuvre de la nouvelle approche en 2014.

Recommandations et réponse de la gestion

• 1. Le programme devrait compléter et mettre en œuvre son Profil d’information sur le rendement (PIR) et s’assurer de collecter les données liées aux indicateurs de façon continue.

  En accord. Le programme a mis ou mettra en place les mesures suivantes :

  1. Le Programme des documents gouvernementaux a élaboré son profil d’information sur le rendement (PIR).
  2. Le Programme des documents gouvernementaux a débuté la collecte des données.
  3. Le Programme des documents gouvernementaux rapportera annuellement sur ses indicateurs.
• 2. Le programme devrait mettre en place un plan d’action et un calendrier pour la validation des autorisations de disposition

  En accord. Le programme a mis en place la mesure suivante :

  1. Le Programme des documents gouvernementaux dispose d'un plan de validation et d'un calendrier répartis sur cinq ans
• 3. Le programme devrait mettre en œuvre un plan de communication auprès des organisations fédérales afin de les encourager à appliquer leurs autorisations de disposition.

  En accord. Le programme mettra en place les mesures suivantes :

  1. Le Programme des documents gouvernementaux élaborera une ébauche d’un plan de communication pour permettre une approche coordonnée avec les organisations du gouvernement du Canada.
  2. Le Programme des documents gouvernementaux mettra en œuvre le plan de communication.

Méthodes d’évaluation

Afin de réaliser cette évaluation, les documents administratifs et financiers, des statistiques de rendement et d’autres documents internes du programme ont été consultés. Des entrevues, 23 au total, ont été réalisées avec des gestionnaires et des membres du personnel de BAC impliqués dans la gestion et la livraison du programme. De plus, 14 entrevues ont aussi été réalisées avec des organisations fédérales soumises à la Loi sur BAC. Enfin, une entrevue a été réalisée avec un partenaire de BAC (le Secrétariat du Conseil du Trésor). L’utilisation de plusieurs méthodes d’évaluation et la triangulation des données ont aidé à corroborer les constatations.

Limites

1. Les données sur le rendement étant limitées pour évaluer les résultats du programme, l’équipe d’évaluation a utilisé d’autres sources d’information telles que les entrevues et la documentation interne du programme pour atténuer cette limite et mieux soutenir les analyses.
2. La période d’évaluation a débuté en 2013-2014, de sorte qu’il n’a pas été possible de faire une comparaison avec les résultats des années précédentes. Les entrevues ont permis d’atténuer cette limite en fournissant des informations rétroactives.