Directive sur la langue officielle de description

Table des matières

Date d’entrée en vigueur
Champ d’application
Définitions
Contexte
Objet
Exigences
Rôles et responsabilités
Contrôle, évaluation et examen
Conséquences
Renseignements
Annexe A : Définitions
Annexe B : Documents connexes

1. Date d’entrée en vigueur

Cette Directive a été approuvée par le Conseil de direction de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), et elle entre en vigueur le 23 mai 2017.

2. Champ d’application

À compter de la date d’entrée en vigueur, la Directive s’applique à toutes les activités de BAC qui nécessitent la création ou la modification de métadonnées descriptives de sa collection auxquelles les clients ont accès à partir de son site Web public. Elle s’applique aux métadonnées descriptives du patrimoine documentaire publié et non publié qui compose la collection de BAC.

La Directive s’applique aussi aux services de BAC qui supposent la création de métadonnées par les catalographes de BAC pour les publications créées au Canada, mais qui ne font pas nécessairement partie de la collection de BAC. Il s’agit de l’information relative aux publications et des notices bibliographiques créées par BAC et fournies aux éditeurs ou aux bibliothèques canadiennes et étrangères qui font collection de publications canadiennes.

Elle ne s’applique pas au contenu interne que produit BAC et qui est géré à partir du site Web www.canada.ca.

Il convient d’appliquer la Directive en parallèle avec la Politique de Bibliothèque et Archives Canada concernant les vedettes-matières, la Politique en matière de catalogage bilingue et la Politique sur la langue de description des documents d’archives. Se reporter à ces instruments de politique pour obtenir des instructions détaillées sur la description de la collection de BAC et les publications canadiennes cataloguées mais non acquises par BAC (p. ex. le catalogage avant publication) et les ressources archivistiques, selon les normes et les pratiques documentaires et archivistiques admises à l’échelle nationale et à l’étranger.

3. Définitions

Voir également l’Annexe A.

Métadonnées descriptives simples [Basic descriptive metadata]: Les métadonnées descriptives simples sont des données qui rendent compte des caractéristiques principales d’une ressource documentaire et qui servent à définir son contenu intellectuel, ses droits d’accès ou ses caractéristiques physiques et qui facilitent sa découvrabilité. Elles peuvent faire partie intégrante des métadonnées établies à la création initiale de la ressource documentaire ou être extraites directement de celle-ci. Les métadonnées descriptives simples comprennent aussi l’information créée à la transcription du contenu, soit par le personnel de BAC, à la conversion par reconnaissance optique ou lors d’activités menées par un tiers. Les métadonnées descriptives simples peuvent être créées ou modifiées aussi bien avant qu’après le transfert à BAC. Les métadonnées descriptives simples permettent aux clients d’explorer la collection de BAC et les renseignements bibliographiques, par exemple à l’aide du nom, du titre, des repères, du document et/ou de l’article.
Métadonnées descriptives enrichies [Enhanced descriptive metadata]: Les métadonnées descriptives enrichies décrivent le contexte général du contenu intellectuel, du sujet ou des relations des ressources appartenant au patrimoine documentaire. Elles peuvent être créées par BAC, fournies par le créateur ou le donateur ou produites par un tiers. Les métadonnées descriptives enrichies permettent aux clients d’explorer la collection de BAC selon une perspective plus large, par exemple à l’aide de la description de la série ou du fonds, des champs biographiques et administratifs, ou au moyen de l’accès au sujet (vedettes-matière et numéros de classification).
Service [Service]: Une activité est considérée comme un service lorsque les quatre éléments suivants sont présents : 1. client; 2. produit; 3. processus; et 4. autorisation.

Dans le contexte de la Directive, une description enrichie est considérée comme un service fourni par BAC dans le sens où les employés de BAC doivent produire cette description par l’analyse de l’information contextuelle pertinente selon les normes professionnelles établies afin d’aider les clients à trouver les ressources.

En revanche, le moissonnage ou la simple manipulation de métadonnées descriptives de base ne constitue pas un service; il s’agit simplement d’un processus partiel. La collecte ou la simple manipulation d’éléments de métadonnées n’entraîne pas la transformation des métadonnées en un nouveau produit.

4. Contexte

BAC a le mandat d’acquérir, de préserver et de faire connaître le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures. De plus en plus, les clients de BAC utilisent le Web pour effectuer des recherches dans nos collections, les explorer et y avoir accès. Pour faciliter l’accès au maximum, les utilisateurs ont besoin d’avoir accès à des outils de découvrabilité en ligne précis et efficaces, comme des catalogues, des guides thématiques et des expositions virtuelles. Dans la création, l’adaptation ou la présentation de ces types d’outils, BAC doit respecter toutes les exigences applicables découlant des dispositions législatives et des politiques, suivre les normes et pratiques professionnelles établies à l’échelle nationale et à l’étranger dans le domaine de l’archivistique et de la bibliothéconomie et tenir compte des aspects liés aux ressources humaines et financières. La Directive sur la langue officielle de description, qui relève du Cadre de politique d’accès (2016) et de la Politique pour rendre la collection repérable (2013) de BAC, décrit les exigences particulières qui touchent la création et la gestion des métadonnées descriptives dans les deux langues officielles du Canada.

En tant qu’institution du gouvernement fédéral, BAC est assujetti à la Loi sur les langues officielles, à la Politique sur les langues officielles et à la Politique sur les communications et l'image de marque. En particulier, on peut lire à la partie IV de la Loi sur les langues officielles qu’il « incombe aux institutions fédérales de veiller à ce que le public puisse communiquer avec leur siège ou leur administration centrale, et en recevoir les services, dans l’une ou l’autre des langues officielles. Cette obligation vaut également pour leurs bureaux – auxquels sont assimilés, pour l’application de la présente partie, tous autres lieux où ces institutions offrent des services – situés soit dans la région de la capitale nationale, soit là où, au Canada comme à l’étranger, l’emploi de cette langue fait l’objet d’une demande importante ». De plus, il est stipulé à la partie VII de la Loi que le « gouvernement fédéral s’engage à favoriser l’épanouissement des minorités francophones et anglophones du Canada et à appuyer leur développement, ainsi qu’à promouvoir la pleine reconnaissance et l’usage du français et de l’anglais dans la société canadienne ».

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada charge les ministères d’élaborer leurs propres politiques et outils à l’appui de la mise en œuvre et du respect des politiques en matière de langues officielles. L’utilisation commune de la plateforme Canada.ca pour le contenu ministériel actif facilite l’application normalisée des politiques et des dispositions législatives pertinentes aux sites Web du gouvernement fédéral. Étant donné que BAC est dispensé de l’obligation de transférer le patrimoine documentaire, les métadonnées et les services connexes vers la plateforme Canada.ca, la Directive définit comment BAC s’acquittera de ses obligations en matière de langues officielles dans le cadre de ses activités de description.

Qui plus est, BAC doit appliquer les normes et pratiques professionnelles documentaires et archivistiques admises à l’échelle nationale et à l’étranger. En tant que protecteur du patrimoine documentaire créé par d’autres, BAC doit veiller à ce que les publications et les documents d’archives faisant partie de sa collection conservent leur format d’origine et leur authenticité. En outre, BAC doit protéger les renseignements descriptifs relatifs aux ouvrages de sa collection en en préservant l’exactitude, la fiabilité, le caractère rigoureux et l’authenticité. L’équilibre entre, d’une part, l’amélioration de la découvrabilité grâce à la traduction des métadonnées descriptives et, d’autre part, le respect de la source d’origine varie selon le type de document et le contexte de la création. Le droit d’auteur, par exemple, limite la traduction des titres de publications, alors que la traduction de métadonnées descriptives pour des documents non publiés peut donner lieu à une interprétation abusive. Tout comme les politiques et les dispositions législatives, l’expertise professionnelle des employés de la bibliothèque et des archives est essentielle pour que la gestion des métadonnées descriptives à BAC tienne compte des normes et des pratiques exemplaires applicables.

L’approche stratégique de BAC à l’égard de la traduction et de la gestion des métadonnées descriptives dépend des ressources humaines et financières. La description efficace du patrimoine documentaire est une activité complexe qui exige une formation professionnelle; de façon similaire, la traduction et la révision justes de descriptions de métadonnées bien rédigées nécessitent les compétences appropriées. Pour s’acquitter de son mandat général, BAC doit constamment procéder à l’exercice fondamental de concilier les réalités fiscales et les attentes des intervenants, qui souhaitent voir croître la quantité de ressources découvrables. Pour une liste des documents connexes, veuillez-vous référer à l’Annexe B.

5. Objet

La Directive vise à établir comment BAC s’acquitte de son engagement à rendre sa collection découvrable et conforme à la Loi sur les langues officielles, à la Politique sur les langues officielles et à la Politique sur les communications et l'image de marque, dans les limites de son rôle de dépositaire du patrimoine documentaire et des ressources qui lui sont allouées. En outre, la Directive décrit l’approche adoptée par BAC pour permettre de découvrir des ressources de sa collection d’une manière qui respecte l’exactitude et l’authenticité des publications et des documents d’archives originaux.

6. Exigences

BAC établit une distinction entre les métadonnées descriptives simples et les métadonnées descriptives enrichies, ces dernières étant un service que BAC fournit au public.

6.1 Métadonnées descriptives simples

BAC recueille et/ou traite les métadonnées descriptives dans la langue dans laquelle la ressource documentaire a été créée.

6.1.1 Descriptions pour les ressources publiées

En ce qui concerne les publications unilingues, BAC crée une notice catalographique pour chaque document en français ou en anglais. Les éléments des métadonnées descriptives (soit le titre du document, les noms de l’auteur et de l’éditeur ainsi que le contenu) sont transcrits dans la langue de la publication, de manière à produire une description fidèle et exacte de la publication. Pour les publications en langue autochtone ou étrangère, le catalogage est réalisé en anglais, conformément à la Politique en matière de catalogage bilingue de BAC et à la norme RDA (Ressources, description et accès).

Toutes les publications bilingues et multilingues qui comportent des portions importantes de texte en anglais et en français sont cataloguées deux fois, soit en anglais et en français.

6.1.2 Descriptions pour les ressources non publiées

En ce qui concerne les ressources documentaires non publiées, BAC remplit les champs des métadonnées descriptives pour les sous-séries et les niveaux inférieurs en anglais ou en français, selon la langue de création. Les métadonnées descriptives pour les sous-séries et les niveaux inférieurs sont des métadonnées simples et, conformément aux normes et aux pratiques archivistiques admises, elles sont habituellement rédigées dans la langue de la création. En ce qui concerne les documents en langue étrangère sur support audiovisuel, les éléments sont décrits dans la langue de la documentation afférente plutôt que dans la langue de création.

Les métadonnées descriptives applicables aux sous-séries et aux niveaux inférieurs comprennent une description du niveau de l’acquisition et des listes ou des outils de recherche permettant de savoir où se trouvent les documents, les volumes ou les articles répertoriés. Ces outils de recherche sont offerts en anglais ou en français, selon la langue des documents répertoriés.

En ce qui concerne les documents d’archives qui comportent des portions importantes de texte en anglais et en français (proportions déterminées par le jugement professionnel du descripteur), les métadonnées descriptives simples sont normalement produites dans les deux langues officielles. D’autres types de renseignements facilitant la consultation (vedettes-matière et vedettes comportant des noms de personnes ou d’organismes, par exemple) peuvent être fournis dans les deux langues officielles, dans la mesure où il existe des équivalents officiels ou reconnus.

6.2 Métadonnées descriptives enrichies

La création de métadonnées descriptives enrichies est un service fourni par BAC, qui rend compte du travail de recherche et d’analyse requis pour mettre les ressources documentaires en contexte sur le plan historique et culturel. Les métadonnées créées grâce à ce service facilitent la découvrabilité des ressources qui font partie du patrimoine documentaire. À titre de service, les métadonnées descriptives enrichies sont fournies dans les deux langues officielles, conformément aux exigences de la Loi sur les langues officielles.

BAC fournit des renseignements contextuels et historiques très éclairants sur le contenu, le sujet, les caractéristiques physiques ou les relations du patrimoine documentaire dans les deux langues officielles, notamment en organisant des expositions bilingues en ligne, en créant des outils de recherche et/ou en élaborant des guides thématiques.

6.2.1 Descriptions pour les ressources publiées

Pour les publications unilingues, BAC facilite la découvrabilité en fournissant des vedettes-matière dans les deux langues officielles sur les notices catalographiques complètes ou de base. Des descriptions de noms de personnes ou d’organismes peuvent être fournies dans les deux langues officielles, dans la mesure où il existe des équivalents officiels ou reconnus. BAC utilise aussi le système de classification de la Library of Congress et la classification décimale de Dewey, décrivant ainsi les sujets des ouvrages de façon neutre sur le plan linguistique.

6.2.2 Descriptions pour les ressources non publiées

BAC crée et gère des descriptions archivistiques bilingues pour les séries et les niveaux supérieurs, et crée des guides et des outils de recherche bilingues en ligne.

En ce qui concerne les descriptions des niveaux inférieurs aux séries, d’autres types de renseignements facilitant la consultation (vedettes-matière et vedettes comportant des noms de personnes ou d’organismes, par exemple) peuvent être fournis dans les deux langues officielles, dans la mesure où il existe des équivalents officiels ou reconnus.

6.3 Infrastructure des descriptions

BAC offre une interface en ligne dans les deux langues officielles pour découvrir des ressources publiées ou non. Cette interface effectue une recherche de métadonnées dans les systèmes descriptifs de BAC. Cet outil utilise notamment une base de données archivistiques qui contient des descriptions équivalentes en anglais et en français. Pour les publications, BAC fournit l’infrastructure permettant d’attribuer des vedettes-matière dans les deux langues officielles ainsi que des noms de personnes ou d’organismes en français et en anglais.

7. Rôles et responsabilités

La responsabilité de la découvrabilité incombe à tous les membres de BAC. Plus précisément :

7.1 Le Sous-ministre adjoint et Chef de l’exploitation est responsable de la mise en œuvre de la Directive, bénéficiant du soutien des Directeurs généraux, Direction générale des services publics, Direction générale de la préservation, Direction générale des documents gouvernementaux, Direction générale du patrimoine publié et Direction générale des archives privées, qui partagent tous la responsabilité de veiller à ce que leurs employés acquièrent, intègrent, créent, modifient ou gèrent les métadonnées descriptives simples ou enrichies conformément à la Directive. Cela englobe la coordination de la traduction des métadonnées descriptives enrichies.

7.2 Le Directeur général, Communications, a la responsabilité de veiller à ce que ses employés travaillent de concert avec le secteur des opérations afin de fournir des services de traductions et d’édition suivant les normes et échéanciers qui établis. Le contenu utilisé pour des fins de communications est fourni dans les deux langues officielles, tel que requis par les lois et politiques du gouvernement du Canada.

7.3 Le Directeur général, Innovation, et dirigeant principal de l’information a la coresponsabilité, avec le secteur des opérations, de la structure des données et la responsabilité de maintenir une application qui répond aux exigences de la Loi sur les langues officielles, c’est-à-dire offrir des descriptions archivistiques équivalentes en anglais et en français et permettre l’attribution des vedettes-matière dans les deux langues officielles.

7.4 Les gestionnaires et les employés créent, modifient et gèrent des descriptions de ressources publiées ou non conformément aux dispositions de la Directive et des outils du Cadre de politique d’accès.

8. Contrôle, évaluation et examen

Le Sous-ministre adjoint et Chef de l’exploitation, surveille et analyse la mise en œuvre de la Directive, afin d’évaluer les progrès réalisés, l’efficacité des mesures prises, l’atteinte des objectifs et résultats escomptés ainsi que les améliorations possibles.

Le Directeur, Recherche stratégique et politique, révisera la Directive dans cinq ans ou au besoin.

9. Conséquences

Pour appuyer la mise en œuvre de la présente directive, les gestionnaires doivent veiller à ce que des mesures correctives soient appliquées en cas de non-conformité avec les dispositions de celle-ci. Les mesures correctives peuvent comprendre de la formation, des modifications aux procédures et aux systèmes ainsi que toute autre mesure jugée pertinente.

Le défaut de conformité peut entraîner des suivis officieux ou susciter de nouvelles orientations officielles concernant les mesures correctives.

10. Renseignements

Veuillez adresser toute question au sujet de la directive à :

Directeur, Recherche stratégique et politique
Bibliothèque et Archives Canada
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec) J8T 0A7
Courriel : bac.politiques-policy.lac@canada.ca

Appendix A : Définitions

Voir aussi la section 3. Définitions et l’annexe A du Cadre de politique d’accès.

Métadonnées [Metadata]: Renseignements utilisés pour contextualiser, gérer et préserver les documents patrimoniaux et en fournir l’accès. (Politique pour rendre la collection repérable)
Métadonnées descriptives [Descriptive metadata]: Renseignements qui définissent le contenu intellectuel, les droits d’accès et les caractéristiques physiques du patrimoine documentaire, afin d’en faciliter la découvrabilité.
Moissonnage [Harvesting]: Toutes activités de reproduction, capture, transcription ou transmission des métadonnées des ressources d’information numériques ou analogiques dans le but de les rendre découvrables.
Outils de recherche [Finding Aids]: Outils qui facilitent l’accès et la récupération de matériel d’archive. Il s’agit d’inventaires descriptifs comme des listes de dossiers, des listes de volumes et des listes de boîtes, en plus de listes de conversion, de fichiers d’index, de manuels de classification des dossiers, de guides, de registres d’accès, des listes des rayons et de bases de données automatisées. Les outils de recherche peuvent être créés par le ministère d’origine ou par le personnel de la BAC.
Ressources non publiées [Unpublished Holdings]: S’entend de tout document du patrimoine documentaire sous la responsabilité de BAC qui n’a pas été officiellement publié en ligne ou par l’intermédiaire d’une maison d’édition en vue d’une distribution de masse avant l’acquisition. Il peut s’agir de correspondance, de notes, de représentations graphiques, d’enregistrements audio ou vidéo, quelles que soient leur forme ou leurs caractéristiques.
Ressources publiées [Published Holdings]: Document de la bibliothèque de tout genre, de toute nature et de toute description résultant de la publication et de la diffusion aux fins de distribution ou de vente au public. Les publications comprennent notamment les livres, les cartes, les périodiques, les documents, les documents de travail ou de discussion, les enregistrements audio ou vidéo, les publications en ligne/en réseau (tant statiques que dynamiques), et les disques compacts. Les publications peuvent être sur n’importe quel support sur lequel l’information est rédigée, consignée, conservée ou reproduite.

Annexe B : Documents connexes