Politique de gestion de la collection

1. Date d'entrée en vigueur

La présente politique a été approuvée par le Conseil de direction. Elle entre en vigueur le 28 juillet 2014.

2. Application

La présente politique s’applique aux activités de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) qui sont menées dans tous les secteurs opérationnels liés à la gestion du patrimoine documentaire dont BAC a la responsabilité ou la propriété.

La présente politique soutient le Cadre de politique d’intendance; elle doit être appliquée conjointement avec les directives, les lignes directrices, les outils et les cadres et instruments de politique connexes de BAC.

La présente politique remplace :

• l’Outil d’orientation en matière de préservation de Bibliothèque et Archives Canada (2010);
• la Politique de préservation numérique de Bibliothèque et Archives Canada (2008);
• la Politique de préservation des Archives nationales du Canada (2001);
• la Politique de préservation de la Bibliothèque nationale du Canada (1989).

3. Définitions

Consulter l’annexe A.

4. Contexte

La loi constituant BAC lui donne le mandat de préserver le patrimoine documentaire pour tous les Canadiens. La fonction de préservation est répartie dans l’ensemble des secteurs opérationnels de l’institution. La Politique de gestion de la collection appuie la préservation de la collection de BAC.

La collection de BAC forme une importante collection de documents sur une vaste gamme de supports, tant analogiques que numériques. Comme le mentionne le Cadre de politique d’intendance, elle comprend tout le patrimoine documentaire qui a été placé sous la responsabilité de BAC en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. BAC est chargé de la gérer efficacement et de prendre des mesures appropriées pour en assurer l’intégrité et l’authenticité au fil du temps, que la collection se trouve en sa possession dans ses locaux, ou ailleurs. 

La Politique de gestion de la collection englobe les exigences en matière de préservation de toute la collection. Elle comprend la préservation de la collection analogique et numérique et la nécessité de gérer efficacement les métadonnées connexes.

BAC gère sa collection dans le contexte d’une plus vaste collection nationale et collabore avec les institutions de mémoire et d’autres milieux intéressés pour assurer la préservation de la collection.

5. Objectif

Sous le régime de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, BAC a le mandat de préserver le patrimoine documentaire du Canada. La Politique de gestion de la collection soutient le Cadre de politique d’intendance (juillet 2013) en établissant des exigences précises quant à la manière dont BAC gèrera la collection au moyen d’une approche cohérente et intégré de BAC.

La présente politique et les instruments de politique connexes assurent : la clarté et l’acceptation de la direction de politique et des principes de la gestion de la collection; une bonne compréhension des rôles et des responsabilités en matière de gestion de la collection par les employés de BAC; la gestion et l’évaluation adéquates de la collection.

6. Énoncé de politique

BAC assure la saine intendance de sa collection analogique et numérique et des métadonnées connexes en mettant en œuvre les trois principes énoncés dans le Cadre de politique d’intendance : la fiabilité, la durabilité et la collaboration.

Le principe de fiabilité signifie que BAC :

• prend les mesures appropriées pour préserver et prouver l’authenticité et l’intégrité de sa collection;
• maintien des liens contextuels au sein des fonds et des collections;
• est considéré comme un dépôt du patrimoine documentaire fiable.

Le principe de durabilité signifie que BAC :

• adopte les pratiques de gestion des risques pour assurer l’accès sécuritaire à long terme à sa collection et aux métadonnées connexes;
• prend une gamme de mesures de préservation allant des plus générales aux plus particulières, et des mesures préventives à celles qui sont plus invasives;
• prend en compte les besoins et les répercussions à court et à long terme en ce qui a trait à l’intendance lors de la prise de décision;
• évalue au besoin la valeur continue de la collection en fonction de son contenu et de ses propriétés matérielles.

Le principe de collaboration signifie que BAC :

• gère la collection en tant que partie d’une plus vaste collection nationale du patrimoine documentaire;
• prend les mesures nécessaires pour veiller à ce que la garde soit maintenue pour la collection qui n’est pas en sa possession.

7. Exigences de la politique

En tant que dépôt du patrimoine documentaire fiable, BAC effectue les tâches suivantes :

7.1 Planification de la préservation

• Adopter une méthode de gestion proactive, dont notamment rester au fait des tendances techniques et à collaborer avec des créateurs et des milieux intéressés.
• Surveiller ses infrastructures et sa collection pour assurer une sécurité et une préservation efficace.
• Planifier les activités de préservation et les rapports sur l’intendance continue de la collection.
• Élaborer et maintenir des plans d’infrastructures à long terme destinés à préserver la collection.
• Maintenir un programme d’intervention et de rétablissement de la collection.

7.2 Normes et documentation

• Veiller à ce que la gestion de la collection et des métadonnées connexes soit guidée par les normes et les pratiques exemplaires.
• Recevoir ou enregistrer les métadonnées administratives, structurelles et descriptives qui sont nécessaires pour assurer l’accès et la préservation à long terme, et les rendre accessibles au besoin.
• Documenter les processus de gestion de la collection essentiels.
• Maintenir un inventaire de la collection.

7.3 Infrastructures et expertise

• Obtenir les infrastructures et le matériel appropriés pour préserver la collection.
• Acquérir ou conserver l’accès au savoir et à l’expertise nécessaires pour gérer efficacement la collection.

7.4 Activités de préservation

• Préserver la collection dans des lieux d’entreposage adéquats utilisés efficacement.
• Assurer l’application de soins préventifs.
• Veiller à ce que des traitements de conservation-restauration soient effectués au besoin.
• Assurer la mise en œuvre de mesures de préservation comme la migration des formats et des supports qui risquent de devenir désuets afin d’assurer l’accès à long terme à la collection.
• Protéger la collection en produisant des copies maîtresses et des copies de distribution aux fins de préservation et d’accès.
• Gérer les métadonnées administratives et structurelles ainsi que les métadonnées descriptives qui assurent l’intégrité référentielle.
• Disposer de toute collection redondante, inutilisable, non durable ou inappropriée en conformité avec les politiques et les pratiques exemplaires, après avoir obtenu les autorisations nécessaires.

7.5 Collaboration

• Gérer le patrimoine publié imprimé ayant une importance nationale en tant que dernier exemplaire de documents canadiens au Canada.
• Faciliter le transfert de la collection désélectionnée ou aliénée à d’autres institutions intéressées, si cette mesure sert les intérêts des Canadiens.
• Tenir compte des exigences en matière d’intendance dans le contexte de toute entente officielle ou informelle concernant la collection.

8. Rôles et responsabilités

Le bibliothécaire et archiviste du Canada approuve la présente politique; est responsable de la gestion de la collection de BAC en général; prend les décisions finales au sujet de la gestion de la collection.

Le chef de l’exploitation supervise la gestion de l’ensemble de la collection et des métadonnées connexes.

Le directeur général de la Préservation de la collection et celui de la Direction générale de l’innovation et du dirigeant principal de l’information partagent la responsabilité de la gestion de la collection de BAC et des métadonnées connexes. Ensemble, ils sont responsables de la Politique de gestion de la collection.

Le directeur général de la Préservation de la collection est responsable de la gestion de la collection analogique. Cela comprend la planification de la préservation, les normes, la documentation, la gestion de l’inventaire et de l’expertise, l’entreposage, les soins préventifs, les traitements de conservation-restauration, la migration, la numérisation, la disposition et la garde de la collection analogique en général. Il gère également certains anciens supports numériques. De plus, il collabore avec le directeur général de l’Innovation et dirigeant principal de l’information pour préserver la collection numérique qui a été transférée et numérisée.

Le directeur général de l’Innovation et dirigeant principal de l’information (DGIDPI) gère la collection numérique, à l’exception de quelques anciens supports. Cela comprend la planification de la préservation, les normes, la documentation, la gestion de l’inventaire et de l’expertise, l’entreposage, les soins préventifs, la migration, la disposition et la garde de la collection numérique en général. Il collabore avec le directeur général de la Préservation de la collection pour préserver la collection numérique qui a été transférée et numérisée.

Le directeur général de l’Innovation et dirigeant principal de l’information veille à ce que BAC possède l’infrastructure technologique nécessaire pour gérer efficacement sa collection. Il assure la liaison avec Services partagés Canada afin d’obtenir l’infrastructure nécessaire pour la collection numérique.

Le cadre supérieur responsable de la gestion de l’information assure la gestion efficace des métadonnées et des ressources documentaires à valeur opérationnelle qui sont liées à la gestion de la collection.

Le directeur général de la Planification stratégique et de la Gestion des infrastructures supervise la planification et la gestion des biens immobiliers de BAC qui servent à entreposer la collection analogique.

Le directeur général de l’Évaluation et des Acquisitions est responsable de la réévaluation de la collection analogique et numérique. Il s’assure que les mesures de préservation initiales jugées nécessaires par les directeurs généraux responsables de la gestion de la collection sont prises et que les métadonnées administratives et structurelles sont acquises ou enregistrées dans le cadre du processus d’acquisition.

Le gestionnaire des Services de sécurité ministériels est chargé d’aider les directeurs généraux de la Préservation de la collection et de la DGIDPI à administrer la sécurité de la collection de BAC.

Les directeurs généraux, les directeurs, les gestionnaires et les superviseurs de BAC doivent, dans leur domaine de responsabilité, utiliser les pouvoirs qui leur sont délégués pour assurer le respect de la Politique de gestion de la collection.

Tous les employés sont responsables de la collection dont ils ont la garde.

9. Suivi, évaluation et revue

Le directeur général de la Préservation de la collection et le directeur général de l’Innovation et dirigeant principal de l’information font le suivi et l’analyse de la mise en œuvre de la Politique de gestion de la collection pour évaluer la progression et l’efficacité, l’atteinte des objectifs, les résultats et les améliorations possibles.

Le directeur général de la Recherche stratégique et des Politiques, en collaboration avec les responsables, reverra la Politique de gestion de la collection dans trois ans ou selon les besoins.

10. Conséquences

Des conséquences peuvent découler de la non-conformité à la Politique de gestion de la collection et aux directives, lignes directrices et outils connexes, notamment des mesures correctrices prises par le bibliothécaire et archiviste du Canada, le Conseil de direction ou le chef de l’exploitation. Ces mesures engloberont toute action jugée appropriée et acceptable dans les circonstances.

11. Demandes de renseignements

Toutes les questions concernant la présente politique doivent être adressées au :
Directeur, Division des politiques
Bibliothèque et Archives Canada
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec)  K1A 0N4
bac.politiques-policy.lac@canada.ca  

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Annexe A : Définitions

Aliénation [Alienation]
Retrait de ressources documentaires placées sous la garde et la responsabilité du gouvernement du Canada. (Directive sur les autorisations de disposition)

Authenticité [Authenticity]
Qualité liée à l’originalité et au fait de ne pas être contrefait et d’être exempt d’altération. Elle est généralement inférée à partir de preuves internes et externes. (Cadre de politique d’évaluation et d’acquisition)

Collection [Collection]
Groupe de documents souvent classé systématiquement. Par exemple, la Collection de BAC comprend toutes les collections de BAC; la Collection de livres rares de BAC comprend tous les livres rares qui se trouvent dans la collection de BAC.

Collection [Holdings]
Patrimoine documentaire sous la responsabilité de BAC en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et du Règlement sur le dépôt légal de publications, et toute copie maîtresse produite à partir de celle-ci.

Copie de distribution [Distribution copy]
Copie d’une ressource documentaire produite par ou pour BAC répondant aux besoins des clients. Elle ne remplace pas le document original aux fins de préservation à long terme.

Copie maîtresse [Master copy]
Copie d’une ressource documentaire conservant les caractéristiques et l’information essentielles d’une ressource documentaire originale. L’institution s’engage à la gérer à long terme. Cette copie sert à produire une série de copies destinées à des usages précis.

Dernier exemplaire [Last copy]
Exemplaire d’une publication analogique ou numérique qu’au moins une institution membre d’un réseau de dépôts s’est engagée à conserver à perpétuité.

Garde [Care]
Obligation contractuelle ou prescrite par la loi de protéger le patrimoine documentaire. (Cadre de politique d’intendance)

Infrastructure [Infrastructure]
Structures et installations matérielles de base nécessaires au fonctionnement d’une entreprise. Parmi les exemples liés à la collection de BAC, mentionnons les édifices, les rayons, les serveurs, les numériseurs, etc.

Intégrité [Integrity]
Qualité qui consiste à être entier, sans aucune altération causée par la perte, la falsification ou la dégradation. (Cadre de politique d’évaluation et d’acquisition)

Intégrité référentielle [Referential integrity]
Propriété des données qui, pour être présente, exige que chaque valeur inscrite dans une colonne d’une table soit aussi une valeur dans une autre colonne d’une autre table. Dans le contexte de la gestion de la collection, il s’agit du lien entre des bases de données pertinentes, comme celles qui servent à la description ou à la responsabilité physique de la collection.

Matériel [Supplies]
Équipement dont les employés ont besoin pour exécuter une tâche ou un projet précis. Dans le domaine de la gestion de la collection, les boîtes, les gants, les rubans adhésifs, etc., en sont des exemples.

Métadonnées [Metadata]
Information utilisée pour contextualiser, gérer et préserver le patrimoine documentaire et pour offrir un accès à celui-ci. (Politique visant à rendre les collections repérables)

Métadonnées administratives [Administrative metadata]
Information facilitant la gestion et le traitement de la collection à court et long terme, ce qui comprend :

• les données techniques sur la création et le contrôle de la qualité;
• la gestion des droits, le contrôle de l’accès et les besoins relatifs à l’utilisation;
• l’information sur les mesures de préservation, par exemple l’information ou les données sur les copies et le traitement.

Métadonnées descriptives [Descriptive metadata]
Information qui définit le contenu intellectuel, les droits d’accès et les attributs physiques du patrimoine documentaire, afin de faciliter le repérage. (Politique visant à rendre les collections repérables)

Métadonnées structurelles [Structural metadata]
Information décrivant la structure interne de la collection et les liens entre ses différentes parties. Elle permet de naviguer dans la collection et de bien présenter celle-ci.

Patrimoine publié ayant une importance nationale [Nationally significant published heritage]
Publications en série et monographies qui sont produites par des Canadiens ou à propos du Canada, peu importe où elles sont publiées et dans quelle langue. Cela comprend également les documents qui reflètent le contexte, soutiennent ou facilitent le discours public sur le Canada.

Préservation [Preservation]
Mesures prises afin de retarder la détérioration de la collection ou de prévenir des dommages à celle-ci et de s’assurer que l’accès, l’utilisation et la signification des éléments sont maintenus au fil du temps, tout comme la capacité des éléments à perpétuer des concepts. (Cadre de politique d’intendance)

Soin préventif [Preventive care]
Toute mesure non perturbatrice prise sans aucune intervention matérielle ou traitement chimique afin de réduire les dommages à la collection. Ils comprennent l’élaboration et la mise en oeuvre de politiques et de pratiques de préservation appropriées à l’égard de la collection. (Lignes directrices sur les traitements de conservation-restauration)

Traitements de conservation-restauration [Conservation treatment]
Interventions matérielles ou chimiques qui modifient la collection de façon à préserver ou à améliorer son état (par exemple sa stabilité matérielle et son aspect) ainsi que d’autres éléments connexes (par exemple son accessibilité). Ils peuvent être effectués à titre de mesure préventive ou lorsqu’un fonds a subi des dommages. (Lignes directrices sur les traitements de conservation-restauration)

Valeur continue [Enduring value]
Qualité de posséder une utilité archivistique ou historique, ou une importance pour la société canadienne. (Cadre de politique d’évaluation et d’acquisition)