Liste de vérification du projet de numérisation
Cette liste de vérification est un outil conçu pour les petites et moyennes organisations. Vous pouvez l'utiliser pour planifier votre projet interne de numérisation ou vous assurer que vous avez fourni au PCPD tous les renseignements requis pour l'évaluation de votre demande.
Si votre projet comporte un volet numérisation, veuillez vous assurer que les renseignements suivants sont inclus dans votre formulaire de demande et votre formulaire de l'échéancier du projet (les champs les plus pertinents sont indiqués ci-dessous) :
Description de la collection
Précisez les formats (p. ex. journaux, cartes, cassettes VHS, négatifs) et les quantités (p. ex. nombre de photos, heures d'audio) des articles qui constituent la collection à numériser. Décrivez la condition physique du matériel et indiquez tout traitement de conservation à effectuer avant la numérisation.
Formulaire de demande, onglet Planification : Résumé des activités; Formulaire de l'échéancier du projet : Risques
Équipement
Si vous faites une partie du travail de numérisation à l'interne, indiquez l'équipement et les logiciels dont vous avez besoin pour votre projet de numérisation et expliquez comment vous y accéderez (p. ex. possédez déjà, achat, location, emprunt). Des exemples d'équipement sont des numériseurs à plat, des ordinateurs, des câbles de connexion, des dispositifs de stockage, des dispositifs de lecture compatibles (p. ex. lecteurs de cassettes, caméscope) et des logiciels vidéo (p. ex. Windows Movie Maker, iMovie).
Formulaire de demande, onglet Planification : Planification et gestion de projet, et Résumé des activités; Formulaire de l'échéancier du projet : Risques
Expertise
Si vous faites une partie du travail de numérisation à l'interne, indiquez si les personnes effectuant la numérisation possèdent déjà une expérience ou une formation pour ce type de travail. Si ce n'est pas le cas, comment vont-elles acquérir ces connaissances pendant le projet pour effectuer le travail (p. ex. guide en ligne, séance de formation offerte par une autre organisation)?
*Remarque : Si votre projet de numérisation comporte des fournisseurs de services externes, vous devez soumettre une copie du devis de votre fournisseur de services qui donne les détails de la portée des travaux et une estimation de leurs coûts.
Formulaire de demande, onglet Planification : Planification et gestion de projet, et Capacité de l'organisation à réaliser le projet; Formulaire de l'échéancier du projet : Ressources humaines requises, et Risques
Installations
Décrivez l'endroit où aura lieu la numérisation. Votre organisation possède-t-elle un espace désigné sur place pour le projet qui peut accueillir le personnel et l'équipement requis? Cet espace est-il situé là où le matériel d'archives peut être transporté en toute sécurité?
*Remarque : Si votre projet de numérisation comporte des fournisseurs de services externes, vous devez soumettre une copie du devis de votre fournisseur de services qui donne les détails de la portée des travaux et une estimation de leurs coûts.
Formulaire de demande, onglet Planification : Planification et gestion de projet, et Capacité de l'organisation à réaliser le projet; Formulaire de l'échéancier du projet : Risques
Spécifications
Indiquez les formats des fichiers (p. ex. TIFF, WAV) et les normes (p. ex. résolution d'image, profondeur des bits, fréquence d'échantillonnage) que vous utiliserez pour votre collection numérisée.
Formulaire de demande, onglet Planification : Innovation, pratiques exemplaires et amélioration continue, et Résumé des activités; Formulaire de l'échéancier du projet : Extrants, et Stratégie d'évaluation
Stockage et gestion
Décrivez votre stratégie pour la gestion et la préservation à long terme de vos fichiers numériques (p. ex. emplacement de stockage des fichiers, formats des fichiers de préservation, stratégie de copie et de sauvegarde, documentation sur les métadonnées). Indiquez également l'impact de la numérisation sur votre procédure d'accès et votre plan de préservation à long terme des documents originaux.
Formulaire de demande, onglet Planification : Planification et gestion de projet, et Innovation, pratiques exemplaires et amélioration continue