La tenue de documents et la gouvernance, septembre 2023
ISSN 1916-5714
Dans ce numéro
Section 1 — Actualités générales
Australie
Le conseil australien de la technologie fera la promotion de l’identité numérique (en anglais)
Le conseil australien de la technologie a créé un groupe de travail pour promouvoir la réforme de l’identité numérique et les initiatives à ce sujet. La présidente-directrice générale du conseil, Kate Pounder, estime qu’il s’agit là d’aspects essentiels pour le gouvernement et que ces initiatives pourraient constituer la base des futurs services en ligne. Des experts de plusieurs disciplines donneront des conseils aux gouvernements pour favoriser ces initiatives.
Union européenne et États-Unis
Commission européenne et États-Unis : un cadre pour la protection des données (en anglais)
La Commission européenne et les États-Unis ont conclu une entente pour faciliter le transfert des données personnelles de l’Espace économique européen vers les États-Unis. Les organisations américaines pourront ainsi traiter des données personnelles de l’Union européenne, sous réserve d’un ensemble d’obligations sur la protection des données. L’entente survient après des années de négociations ardues. Elle constitue une étape importante dans l’établissement de mesures de protection des données personnelles transférées.
Inde
Loi sur la protection des données personnelles numériques, 2023 : cinq articles à lire (en anglais)
La Loi sur la protection des données personnelles numériques, 2023 est entrée en vigueur le 11 août, lorsque la présidente indienne a donné l’approbation tant attendue. Des liens vers cinq articles sont fournis : en quoi la Loi consiste; les dangers que présente la Loi; comment la Loi affaiblit la Loi sur le droit à l’information; les leçons essentielles apprises; et comment la Loi a vu le jour.
Israël
La Bibliothèque nationale ajoute 400 cartes rares à ses collections cartographiques (en anglais)
Après les avoir préservés pendant des dizaines d’années, Howard Golden a donné 466 cartes rares et 120 livres enrichis de gravures, d’illustrations et de cartes à Israël. Les cartes datent de 1475 à 1800. La Bibliothèque nationale les a cataloguées et numérisées afin d’en faciliter la préservation et l’accès aux fins de recherche. Le public peut télécharger les cartes en ligne
Kenya
Numériser les documents des agriculteurs pour augmenter la production (en anglais)
Un appel a récemment été lancé pour que tous les agriculteurs du pays s’inscrivent à un système de gestion intégrée de l’information agricole au Kenya. La centralisation des données agricoles devrait faciliter la planification de la production alimentaire au pays. Cette mesure aiderait aussi à connaître le potentiel de chaque région et à attribuer des ressources à des projets prometteurs et productifs.
Népal
Préserver les chants et les mélodies pour la postérité (en anglais)
Les archives musicales du Népal s’emploient à préserver l’histoire, la culture, les traditions et les récits grâce à la musique. Le patrimoine musical népalais se perd graduellement, au rythme de la détérioration de technologies désuètes comme les cassettes. Le projet des archives musicales est essentiel puisqu’il permettra d’archiver toute l’information disponible sur la musique népalaise, comme des enregistrements vidéo et sonores, des livres, des revues, des articles et des documents de recherche.
Royaume-Uni
Quelle est la source des progrès dans le domaine de la gouvernance de l’information, et pourquoi est-ce important? (en anglais)
Un congrès tenu en juillet 2023 à Londres a permis à des experts d’aborder plusieurs enjeux importants en gestion de l’information, comme l’investigation informatique, l’intelligence artificielle (IA), les réponses législatives et réglementaires aux nouvelles technologies de gestion de l’information, les logiciels d’analyse des documents, la gouvernance de l’information et la protection des données. Parmi les principaux points à retenir, les participants ont souligné la profonde évolution des exigences au fil du temps pour que les organisations puissent améliorer la gouvernance de l’information et leurs pratiques de gestion des documents.
Google Cloud lance Chronicle CyberShield pour aider les organismes gouvernementaux à affronter les menaces (en anglais)
Google Cloud a annoncé le lancement de Chronicle CyberShield, une solution qui aide les gouvernements à détecter les cybermenaces potentielles, à intégrer le renseignement sur les menaces et à répondre à ces dernières. Le nombre de cyberattaques a augmenté de 95 % au cours du deuxième semestre de 2022. Les organismes gouvernementaux doivent donc moderniser leurs systèmes de défense actuels.
États-Unis
La NARA publiera la liste des cas où elle a utilisé l’intelligence artificielle (en anglais)
La National Archives and Records Administration (NARA), l’organisme fédéral responsable de la gestion des documents gouvernementaux, prévoit publier sur AI.gov la liste des cas où elle a utilisé l’intelligence artificielle. La NARA en a fait l’annonce après avoir affirmé antérieurement que ses cas d’utilisation n’étaient pas accessibles au public. L’inventaire améliorera considérablement la transparence gouvernementale concernant l’emploi de l’intelligence artificielle.
Section 2 — Événements
Avis
Voici les renseignements les plus récents disponibles au moment de la publication.
Assemblées annuelles et congrès
Scène nationale
Octobre 2023
Conférence AccelerateGOV et Sommet numérique
Le 3 octobre à Ottawa (Ontario), Canada
Novembre 2023
Conférence annuelle FWD50 (hybride)
Du 6 au 8 novembre à Ottawa (Ontario), Canada
Forum Tech Horizons pour les dirigeants (en anglais)
Le 8 novembre à Toronto (Ontario), Canada
Scène internationale
Septembre 2023
Données pour le peuple : le gouvernement numérique et la science ouverte pour résoudre de grands défis (en anglais)
Le 14 septembre à Acton, Territoire de la Capitale australienne, Australie
Réunion annuelle de l’ISO 2023 (hybride; en anglais)
Du 18 au 22 septembre à Brisbane (Queensland), Australie
Octobre 2023
Congrès 2023 du Conseil international des archives (en anglais)
Du 9 au 13 octobre à Abu Dhabi, Émirats arabes unis
Décembre 2023
3e atelier international sur la gestion de l’information (WSIM 2023) (en anglais)
Du 1er au 3 décembre à Londres, Royaume-Uni
Conférence Gartner sur les infrastructures de la TI, les opérations et les stratégies infonuagiques (en anglais)
Du 5 au 7 décembre à Las Vegas (Nevada), États-Unis
Section 3 — Tendances et produits d'aujourd'hui
Tenue de documents : faits nouveaux, projets et initiatives futures
Australie
Transformer les documents papier : le rôle des technologies de reconnaissance optique de caractères dans le domaine de l’éducation (en anglais)
La reconnaissance optique de caractères utilise l’apprentissage automatique et des algorithmes avancés pour reconnaître et extraire du texte provenant d’images ou de documents numérisés. Le logiciel lit le papier, analyse son contenu et transforme celui-ci en texte interrogeable, généralement en format PDF. Les documents papier peuvent ainsi être intégrés dans un système de gestion de documents. Le secteur de l’éducation en particulier, reconnu pour son abondance de documents papier, doit s’adapter à l’époque numérique.
Bangladesh
Un nouveau centre de la qualité pour assurer l’inclusion sur les plateformes numériques (en anglais)
Le ministère des Technologies de l’information et des communications et celui des Affaires étrangères préparent le lancement d’un centre pour faire la promotion de l’accès et de la participation équitables sur les plateformes numériques, peu importe la situation économique du participant. Des représentants de plusieurs pays ont assisté à la première rencontre. Le centre veut surtout aider les plus démunis, particulièrement touchés par le fossé numérique.
Ukraine
Des archives électroniques remplacent les tonnes de papier pour accélérer les recherches (en anglais)
Le ministère de la Transformation numérique a annoncé un projet pilote pour faciliter l’accès aux archives ukrainiennes. L’archivage de documents électroniques créera les conditions propices au stockage permanent et à l’exploitation des archives ukrainiennes.
États-Unis
La gouvernance de l’accès aux données : son importance et sa mise en œuvre (en anglais)
La gouvernance de l’accès aux données fait référence aux processus et aux structures qui gèrent l’accès à l’information numérique d’une organisation, limitant l’accès aux données elles-mêmes et le nombre de personnes autorisées à les consulter. Les organisations peuvent limiter l’accès à leurs données sensibles en appliquant quatre principes : l’intégrité, la transparence, la responsabilité et la cohérence.
La différence entre la gouvernance de l’accès aux données et la gestion de l’information est l’accès. La gestion des données consiste à organiser et entretenir les jeux de données, tandis que la gouvernance de l’accès aux données restreint le nombre de personnes autorisées à les consulter. La gouvernance protège les organisations contre les cyberattaques, préserve leur réputation, évite les fuites et améliore la conformité en matière de données.
Des groupes autochtones numériseront 20 000 pages d’archives sur les commissions scolaires indiennes dirigées par les quakers (en anglais)
Les documents sur les pensionnats dirigés par les quakers n’ont guère été étudiés au cours des décennies, car l’accès à ces archives isolées et dispersées est difficile. La coalition nationale des Autochtones pour la guérison liée aux pensionnats numérisera ces documents et les intégrera à une base de données publique à l’intention des chercheurs. Ce projet aidera à mieux comprendre les conditions de vie dans les pensionnats et à compiler des statistiques.
Monde
L’accélération de l’intelligence artificielle générative exige un stockage adéquat (en anglais)
Pour propager l’IA générative au sein des organisations, il faut d’abord optimiser le stockage des données. Comme l’IA repose sur le stockage de grandes quantités de données, les organisations doivent bien organiser la gouvernance de leurs données. Il faut aussi que les plateformes de stockage se conforment aux réalités des données non structurées. La complexité de l’accès à de telles données et l’efficacité par rapport au coût font partie des défis du stockage.
Gestion de la réputation en ligne : préparer le succès de l’image numérique (en anglais)
À l’ère numérique, où l’information se répand instantanément partout dans le monde, la gestion de la réputation en ligne devient essentielle. Toute une industrie spécialisée est apparue pour offrir des services dans ce domaine. Elle aide les entreprises, les particuliers et d’autres entités à préserver leur image en ligne afin d’influencer positivement les perceptions.
Qu’est-ce que la mise en données et quelle est la différence avec la numérisation? (en anglais)
La numérisation est la transformation de documents physiques en format numérique, alors que la mise en données consiste à quantifier de l’information qualitative. La mise en données est importante, car elle permet aux organisations d’optimiser leurs services en fonction du comportement des utilisateurs. Plus de données sont désormais recueillies en raison de l’utilisation accrue des services en ligne. Des technologies comme les chaînes de blocs peuvent aider à gérer les préoccupations liées à la protection des renseignements personnels qui en découlent.
Les défis du stockage dans un monde où de grandes quantités de données ne sont pas structurées : foire aux questions (en anglais)
BetaNews a réalisé une entrevue avec Tim Sherbak, gestionnaire des produits d’entreprise et du marketing des solutions chez Quantum, pour discuter de l’évolution des besoins en stockage des données au cours de la dernière décennie. L’entrevue explique comment les organisations peuvent gérer l’accélération des avancées techniques axées sur les données, dont la réalité virtuelle, l’IA et l’apprentissage automatique.
Produits et outils de partout dans le monde
Australie
Systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers (en anglais)
Vous devez choisir un logiciel pour gérer vos documents en ligne? La compréhension des besoins liés à vos documents en ligne vous aidera à choisir le bon logiciel : un système de gestion électronique des documents et des dossiers (SGEDD), ou gestion du contenu d’entreprise. Un SGEDD peut gérer de l’information créée en format numérique comme des documents en traitement de texte, des images, des jeux de données ou des feuilles de calcul électroniques, ainsi que des documents numérisés et papier.
Cambodge
Le ministère de l’Environnement lance une bibliothèque électronique pour diffuser l’information sur l’environnement et les ressources (en anglais)
Le ministère de l’Environnement a lancé une bibliothèque électronique sur l’environnement, les ressources naturelles et les aires protégées à l’intention des étudiants, du grand public, du secteur privé et des chercheurs. Selon le Ministère, cette bibliothèque électronique n’est pas une simple bibliothèque; c’est un outil qui fera de la société et du peuple cambodgiens une société internationale, pleine de compétences créatives.
Le Ministère invite tous les partenaires et institutions à verser des données sur une vaste gamme de supports (images, messages sonores, vidéos, etc.) afin que la bibliothèque diffuse le savoir pour le bien commun. Ce dépôt réunira toute l’information sur l’environnement et les ressources naturelles au Cambodge.
Allemagne
Politique de préservation : KonDATA (en anglais)
KonDATA est le dépôt de données de recherche institutionnelles géré par l’Université de Konstanz. Il vise à préserver à long terme les données publiées. Le document décrit l’approche à adopter pour assurer l’accès à long terme à ce contenu. Il porte notamment sur l’ampleur du projet, ses objectifs, le public cible, les exigences archivistiques et la communauté concernée.
Islande
Le « buffet des données » de Reykjavik est ouvert (en anglais)
Reykjavik a lancé son « buffet des données », un dépôt centralisé de données ouvertes. Le site donne accès à des données municipales afin de simplifier les recherches pour le personnel, les résidents, les entreprises et les chercheurs. Grâce à cette plateforme, les utilisateurs ont accès à diverses bases de données et peuvent obtenir des données dans le portail de la municipalité de Reykjavik aux fins de recherche, d’innovation, d’avis participatif ou de divertissement.
Inde et Papouasie–Nouvelle-Guinée
L’Inde et la Papouasie–Nouvelle-Guinée signent un protocole d’entente sur le partage d’INDIA STACK (en anglais)
Le ministère indien de l’Électronique et des Technologies de l’information et le ministère papou des Technologies de l’information et des communications ont conclu un protocole d’entente sur le partage d’INDIA STACK, une collection d’interfaces de programmation ouvertes et de biens publics numériques visant à faciliter les services d’identification, de données et de paiements à grande échelle.
Ce protocole découle d’une collaboration dans plusieurs domaines des technologies de l’information. Il vise à aider des pays qui ont des idées communes à collaborer pour instaurer une infrastructure publique numérique, améliorer le niveau de vie et rendre la gouvernance de l’information plus efficace et transparente. INDIA STACK est offert à tout pays désireux de s’adapter à l’ère de la transformation par la numérisation.
États-Unis
Accéder aux documents électroniques (dossiers) avec RIDE (en anglais)
Le système Remediation Information Data Exchange, ou RIDE, est un système de gestion électronique des documents. Le ministère de l’Environnement, des Grands Lacs et de l’Énergie entreprend la numérisation de tous ses documents pour que le public y ait accès à l’aide de RIDE. Un des avantages de ce système est que tout le monde y a accès (aucun compte n’est requis).
La Bibliothèque de Royal Oak lance son application (en anglais)
La Bibliothèque de Royal Oak est le premier membre de son réseau de bibliothèques à lancer une application pour les titulaires de carte. Ce réseau est la plus grande coopérative de bibliothèques de l’État du Michigan. Il relie ses membres en leur offrant divers services et ressources. L’application comprend dix fonctionnalités pour offrir des services de bibliothèque et donner accès à un compte. Elle simplifie les services offerts et donne un exemple de ce que peuvent faire les bibliothèques modernes dans un monde numérique axé sur les applications.
Le savoir, c’est le pouvoir : une nouvelle application aide les adolescents américains à lire des livres bannis des écoles (en anglais)
Aux États-Unis, le débat fait rage sur les sujets qui devraient être enseignés dans les écoles. Une censure est appliquée dans de nombreuses régions, notamment dans les bibliothèques scolaires. Pour la combattre, la bibliothèque publique numérique donne librement accès, partout au pays, aux livres dont l’accès est restreint dans les écoles ou les bibliothèques.
Études et enquêtes
Australie
Rapport : L’IA n’est pas une technologie comme les autres (en anglais)
Rédigé par Rachel Greaves; publié par Government News
L’intelligence artificielle est de plus en plus utilisée partout dans le monde, et l’Australie tente encore d’évaluer son potentiel pour une refonte des sociétés et des systèmes. Le gouvernement fédéral du pays a recueilli des commentaires sur l’utilisation responsable de l’IA afin de répondre aux préoccupations sociétales. Le rapport décrit le difficile équilibre à atteindre entre les questions éthiques et la conformité. Il montre aussi comment l’IA pourrait révolutionner les sociétés du monde entier, tout en soulignant que le pays doit instaurer des mesures de protection contre les risques éventuels en matière de sécurité.
Royaume-Uni
Rapport : Rapport du comité sur la COVID-19 – Au-delà du numérique : préparer un monde hybride (en anglais)
Rédigé par Edward Scott; publié par le Parlement du Royaume-Uni
L’article résume les conclusions du comité et la réponse donnée par le gouvernement au rapport publié en 2021. Celui-ci donnait suite à une enquête réalisée en 2020 et 2021 concernant les répercussions de la pandémie et la part grandissante de la vie en ligne au sein de la population. Le comité a formulé plusieurs recommandations, dont celles de suivre un modèle hybride pour la stratégie numérique du gouvernement et de revoir l’infrastructure numérique gouvernementale tous les deux ans. Un débat est prévu à la Chambre des lords pour discuter des conclusions du rapport.
États-Unis
Étude : Quelle est la place de l’IA dans la communauté universitaire? Une experte examine les avantages et les possibles pièges à éviter (en anglais)
Rédigée par Emma Bartlett; publiée par l’Université Bryant
Allison Papini, une penseuse influente sur la question de l’IA dans le monde universitaire, se pose une question épineuse : comment les auteurs doivent-ils citer l’IA dans leur article? Certains chercheurs citent ChatGPT comme coauteur, alors que des revues en interdisent l’utilisation. La croissance de l’intelligence artificielle a incité des étudiants et des facultés à débattre de sa place dans l’éducation supérieure, que ce soit d’un point de vue du savoir ou de l’éthique.
Section 4 — Lectures et enregistrements suggérés
Articles, livres blancs, présentations, rapports, vidéos et balados
Canada
Blogue : Même dans une démocratie comme le Canada, les journalistes sont souvent confrontés à des tentatives pour dissimuler l’information au public (en anglais)
Rédigé par Brodie Fenlon; publié par CBC News
Selon de nombreux experts, les systèmes d’accès à l’information au Canada souffrent de graves lacunes. Les journalistes canadiens sont souvent confrontés à des tentatives d’empêcher la publication de l’information. Les réponses du gouvernement aux questions des médias sont souvent brèves et vagues, ponctuées de slogans creux. La CBC a récemment pris connaissance de trois procès qui ont été menés et conclus sans que le public ne soit mis au courant du moindre détail. Un fait rarissime au Canada, qui s’enorgueillit de ses audiences publiques.
Article : Les communautés autochtones et la recherche de vérité. Rencontre avec Anne Panasuk
Rédigé par Marie-Louise Paquette; publié par Convergence, le blogue de l’Association des archivistes du Québec
Anne Panasuk nous sensibilise sur les réalités du déverrouillage des archives, sur la loi 79, sur l’impact et les conséquences que cela peut engendrer, mais surtout sur la façon de concilier et d’aider avec respect les communautés autochtones dans leur recherche de vérité.
Royaume-Uni
Rapport : COVID-19 et droit à l’information : réflexions et leçons apprises présentées par le Commissariat à l’information (en anglais)
Publié par le Commissariat à l’information du Royaume-Uni
Le rapport s’adresse aux parlementaires, aux décideurs politiques et aux intervenants qui offrent des services. Il est axé sur des thèmes et des enjeux clés liés au droit d’accès à l’information qui ont été soulevés dans le cadre de la pandémie.
États-Unis
Article : Pratiques exemplaires en gouvernance de l’information juridique pour surmonter les défis relatifs aux données (en anglais)
Rédigé par Messaging Architects; publié par PRWeb
L’article décrit les défis que doivent surmonter les cabinets d’avocats qui gèrent de volumineuses données sur leurs clients. Messaging Architects, une entreprise spécialisée dans la gouvernance de l’information, décrit des pratiques exemplaires pour atténuer les risques : cartographier les données pour mieux visualiser celles qui sont essentielles; mettre à jour les politiques de conservation; effectuer des vérifications régulières pour protéger les données; etc.
Webinaire : Principaux points à retenir du webinaire de la NARA sur la numérisation des documents permanents (en anglais)
Publié par National Archives dans Records Express, le blogue du gestionnaire principal des documents au sein du gouvernement américain
La National Archives and Records Administration (NARA) a réalisé un webinaire le 7 juin 2023 sur la numérisation des documents permanents, donnant de l’information précieuse sur ses pratiques exemplaires et ses lignes directrices. Le blogue résume les principaux points à retenir, qui portent sur la préparation de la numérisation; la numérisation et l’imagerie; les métadonnées et la documentation; le contrôle de la qualité; l’entreposage et la préservation; la validation et la disposition; et la collaboration et les normes.
Monde
Article : Gardiens de l’histoire gouvernementale : un guide pour les professionnels de la gestion du savoir et de l’information (en anglais)
Publié par Civil Service World
Que font les professionnels de la gestion du savoir et de l’information? Ils remplissent plusieurs fonctions : bibliothécaires, gestionnaires de documents, architectes de l’information, agents du droit d’accès à l’information, etc. Ils doivent conserver et gérer l’information d’une foule de manières pour assurer la transparence et la responsabilité des ministères et des organismes gouvernementaux devant le Parlement et le public.
Article : Découvrir la meilleure bibliothèque en ligne : cinq raisons pour lesquelles la Z Library est la meilleure de toutes (en anglais)
Rédigé par Mark Allinson; publié par Robotics & Automation News
L’auteur donne cinq raisons qui font de la Z Library la meilleure bibliothèque en ligne à ses yeux : la vaste collection de ressources; l’interface conviviale et les fonctionnalités de recherche; l’accessibilité et la commodité; le rapport coût-efficacité et la gratuité de l’accès; et l’esprit communautaire généré par la participation des utilisateurs.
Livres
Suggestions de lectures
Patel, Archana, Narayan C. Debnath et Bharat Bhushan (directeurs de publication), Semantic Web Technologies: Research and Applications, 2022.
Le livre dresse une feuille de route sur les technologies du Web sémantique et décrit leurs rôles dans une gamme de domaines, dont l’infonuagique, l’Internet des objets, les données massives et les réseaux de capteurs. Il se penche aussi sur plusieurs aspects de l’avenir de ces technologies, comme les formats d’échange de données, les langages d’interrogation, les ontologies, les données liées et les notations.
Colegrove, Tod, Selecting and Implementing Technologies in Libraries: A Primer, 2022.
Pour garder leur pertinence, les bibliothèques d’aujourd’hui doivent offrir de nouveaux services adaptés aux technologies de pointe. Comment distinguer ceux qui sont utiles et ceux à éviter? Le livre présente des exemples clairs d’une approche pratique et collaborative pour assurer la cohérence et augmenter les chances de réussite. Des questions posées à la fin de chaque chapitre aident les lecteurs à s’interroger sur les concepts présentés.
Forsko, Samantha, Practical Approaches to Collections Care, 2023.
Les professionnels du patrimoine culturel sont souvent intimidés par le terme « pratiques exemplaires », mais ils n’ont rien à craindre avec ce livre, qui propose une démarche de préservation en plusieurs étapes englobant divers programmes de soins des collections. L’auteure présente des approches réalistes, efficientes et durables sur de nombreux sujets, dont l’hébergement des collections, la planification de l’espace, la gestion de l’environnement, l’entretien des installations et la préparation aux situations d’urgence.
Cullingford, Alison, The Special Collections Handbook (troisième édition), 2022.
Cet ouvrage de référence exhaustif présente les principes, les aptitudes et les connaissances essentiels pour gérer les collections spéciales dans n’importe quel contexte, abordant tous les aspects de ce travail. La troisième édition revue et augmentée tient compte des nombreuses nouveautés dans le domaine. Elle témoigne ainsi de la croissance et du dynamisme de ce secteur, ainsi que de la complexité de l’environnement dans lequel nous évoluons.
Accart, Jean-Philippe, Regards croisés sur les métiers des sciences de l’information, 2022.
Cet ouvrage porte sa réflexion sur les évolutions à l’œuvre aujourd’hui dans les métiers des bibliothèques, des archives, de la documentation et des musées. À une époque où la référence à la mémoire, au patrimoine et au livre est supplantée par celle ayant trait au numérique, à la technologie et aux réseaux sociaux, il devient urgent de réfléchir à la finalité de ces services. À travers de nombreux exemples et témoignages, cet essai montre comment ces services s’enrichissent les uns les autres et se complètent.