La tenue de documents et la gouvernance, mai 2023

La première série d’exigences prévues par la Loi (PDF) est entrée en vigueur en septembre 2022. La Loi modernise le cadre applicable à la protection des renseignements personnels de diverses lois. Elle permet également aux citoyens de mieux contrôler leurs données personnelles et confère de nouveaux pouvoirs à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Le gouvernement a annoncé qu’il travaillait sur un projet de développement de la gouvernance électronique pour passer à une administration numérique moderne et transparente, afin de garantir un service efficace aux citoyens et aux opérateurs économiques. En outre, un portail gouvernemental pour accéder aux services publics sera créé, et une loi sur la numérisation est en cours d’élaboration.

Un comité national, qui collaborera avec des organismes et des entités du secteur public argentin, élaborera des politiques publiques et des solutions technologiques fondées sur la technologie des chaînes de blocs.

La stratégie en matière de données (PDF) s’articule autour de quatre objectifs stratégiques qui font des données un outil organisationnel fondamental : optimiser la valeur des données; assurer leur fiabilité et leur protection; permettre leur utilisation; et renforcer les capacités en matière de données.
Voir aussi : Les Archives nationales publient la politique d’acquisition et le cadre stratégique 2021-2024 concernant les collections de documents personnels (en anglais)

Le gouvernement a annoncé que ses efforts de modernisation et de numérisation du secteur public progressaient de façon considérable. Des millions de documents ont déjà été numérisés, y compris des documents de la fonction publique, et plusieurs mesures produisent des résultats concrets.
Voir aussi : Le service des archives a numérisé plus de 50 000 pages de documents historiques (en anglais)

L’État s’est doté d’une législation en matière de déclassification obligatoire des documents. Il s’agissait d’assurer une gestion plus efficiente des archives classifiées et d’en initier ou d’en accélérer la déclassification, réduisant par la même occasion les coûts d’infrastructure.

Depuis le 30 avril 2022, le mécanisme de signature numérique doit être utilisé dans les organismes de l’administration centrale de l’État, à la Banque centrale de Cuba, dans toutes les institutions nationales et dans les instances locales du Pouvoir populaire. La gestion de l’administration publique sera ainsi plus efficace dans le cadre du gouvernement numérique.

Le gouvernement a annoncé que la construction de la nouvelle Bibliothèque nationale commencerait en 2022 et devrait s’achever début 2023.
Voir aussi : Début des travaux de construction de la Bibliothèque nationale du Salvador (en anglais)

Le nouvel édifice a une superficie de 45 000 mètres carrés. La collection de la Bibliothèque nationale d’Israël comprend plus de cinq millions de volumes rares, de manuscrits, d’incunables, de livres et de documents imprimés divers.

Le dépôt conservera le patrimoine imprimé et manuscrit des Pays-Bas de façon sécuritaire et durable, dans une installation d’entreposage à long terme sécurisée au bilan énergétique neutre. Celle-ci sera presque entièrement automatisée. Un robot gérera la collection et permettra de conserver les millions de livres, journaux et magazines dans des environnements où le taux d’oxygène est peu élevé.

Dans le cadre de ce plan d’action, l’Écosse s’engage à publier en ligne beaucoup plus de données du secteur public, conformément au principe de gouvernement ouvert. L’accent est mis sur l’ouverture, la transparence et la participation citoyenne. La population est invitée à participer aux décisions visant à rendre les données ouvertes et accessibles dans les principaux secteurs de l’activité gouvernementale et à comprendre le fonctionnement des finances publiques.

Le bureau national de l’intelligence artificielle (IA) de Singapour exploitera l’expertise de Google Cloud pour créer des applications basées sur l’IA et former les fonctionnaires dans ce domaine. Des formations spécialisées et des programmes de certification seront offerts à ces derniers pour développer leur expertise en matière d’IA et d’apprentissage automatique.

Le président Yoon Suk-yeol a réclamé la création d’une plateforme numérique gouvernementale reliant les données des secteurs privé et public afin d’améliorer les services publics. Un comité présidentiel devra élaborer une stratégie globale concernant cette plateforme et évaluer les politiques et les projets regroupés sous différentes catégories, comme l’IA, les infrastructures et les services.

Le programme de données d’Abu Dhabi s’intéresse à tous les aspects de la gestion des données, dont le renforcement des capacités et des compétences en matière de données, l’activation et l’établissement de bases de données dans tous les secteurs gouvernementaux, le déploiement des outils requis pour les données réglementaires et l’élaboration des tableaux de bord des directions sectorielles qui seront utilisés par le gouvernement d’Abu Dhabi.

Les anciennes règles sur la conservation ne visaient explicitement que les courriels, mais les nouvelles s’appliquent à tous les messages électroniques pertinents. Les organismes fédéraux sont maintenant tenus de sauvegarder les messages électroniques échangés avec leurs hauts responsables. Les règles antérieures concernant les courriels sont donc élargies pour inclure les applications de clavardage et les messages texte.
Voir aussi (en anglais) : Les lignes directrices sur la conservation élargies aux messages texte; Utilisation croissante d’une approche axée sur les rôles pour les messages électroniques

Pour la première fois, la National Archives and Records Administration (NARA) rend son cadre de conservation numérique disponible sous la forme d’un jeu de données ouvertes liées. L’objectif est de faire connaître les recherches de la NARA aux professionnels de la préservation numérique du monde entier. Auparavant, ces travaux n’étaient disponibles que sur GitHub. Le jeu de données sera mis à jour tous les trois mois pour tenir compte des nouveaux supports et de l’évolution des normes de conservation numérique.

Du 25 au 27 mai à Edmonton (Alberta), Canada

Les 1^er et 2 juin à Toronto (Ontario), Canada

Du 6 au 9 juin

Du 6 au 9 juin

Du 12 au 15 juin à Ottawa (Ontario), Canada

Du 13 au 16 juin

Du 14 au 16 juin à Calgary (Alberta), Canada

Du 28 juin au 1^er juillet à Charlottetown (Île-du-Prince-Édouard), Canada

Du 16 au 19 juillet à Toronto (Ontario), Canada

Du 18 au 21 juillet à Cincinnati (Ohio), États-Unis

Du 22 au 29 juillet à Washington D.C., États-Unis

Du 30 août au 1^er septembre à Belfast, Irlande du Nord

Du 4 au 7 septembre à Melbourne, Australie

Les 7 et 8 septembre à Lisbonne, Portugal

Du 19 au 22 septembre à Urbana-Champaign (Illinois), États-Unis

Du 28 septembre au 1er octobre à Louisville (Kentucky), États-Unis

Le 3 octobre à Ottawa (Ontario), Canada

Du 9 au 13 octobre à Abu Dhabi, Émirats arabes unis

Le laboratoire mène des projets de recherche et étudie la relation entre les supports analogiques (comme les livres, les peintures, les photographies et les bandes) et les supports numériques (comme les logiciels, les sites Web et les médias sociaux). Il s’interroge sur ce que les chercheurs et le grand public savent de l’histoire culturelle numérisée.

Ce projet a été créé dans le but d’étudier et d’archiver la littérature numérique. LabEL a trois objectifs principaux : l’acquisition, l’archivage et la pérennisation; la visibilité et l’accessibilité; et la recherche.

Le projet contribuera à la sauvegarde des trésors culturels européens en s’appuyant sur une infrastructure numérique. Le nuage encouragera la coopération et la cocréation au sein des secteurs de la culture, de la création et des technologies. Des technologies de pointe seront proposées pour la numérisation des objets, l’étude des œuvres d’art et la collecte des données. Ces outils apporteront une nouvelle dimension numérique à la préservation, à la conservation et à la restauration du patrimoine culturel.

Le Bureau des archives publiques d’Irlande a été détruit par un incendie en 1922. Des centaines de milliers de documents historiques se rapportant à tous les aspects de la vie irlandaise ont été perdus, apparemment à jamais. Fort heureusement, le Trésor virtuel des archives redonne maintenant vie à ces documents. En date de juin 2022, les collections des années 1174 à 1922 comprenaient plus de 150 000 enregistrements de base de données et plus de 6 000 cartes.
Voir aussi : Un projet novateur redonne vie à des archives perdues (en anglais)

Des dizaines de milliers de manuscrits médiévaux de la collection internationale Ktiv de manuscrits en hébreu numérisés, conservés à la Bibliothèque nationale d’Israël, seront analysés au moyen de technologies reposant sur l’intelligence artificielle. L’analyse computationnelle portera sur 95 000 manuscrits et fragments anciens.

Les Archives nationales prévoient de numériser environ 10 % de leur collection au cours des 15 prochaines années, soit plus de 10 millions de documents par année. Une partie de la collection devra être transcrite pour être plus accessible. Les textes manuscrits seront automatiquement transcrits et convertis en fichiers texte numériques grâce à une technologie de reconnaissance des manuscrits.

La Bibliothèque nationale a lancé un projet de numérisation de sa collection de journaux en langue étrangère, riche de près de 16 000 documents des 19^e et 20^e siècles. L’ambition : valoriser ce fonds historique et fragile, afin de préserver cet héritage, mais aussi rendre accessibles aux chercheurs et universitaires ces ressources, reflet de l’histoire du pays.

Le projet Omega réinvente le catalogue interne et le processus de catalogage afin de redéfinir l’archivistique au 21^e siècle. Le processus de catalogage consiste notamment à gérer l’ajout de nouvelles notices, les corrections et d’autres améliorations. Les ensembles de notices occupent une place centrale dans ce processus. Il s’agit de collections de notices choisies qui font l’objet d’un traitement groupé afin de répartir le travail.

Un nouveau poste de travail a été ajouté dans la salle de lecture de la division des manuscrits. Il est équipé d’un logiciel spécialisé qui permet aux citoyens d’examiner des fichiers complexes et anciens créés en format numérique, provenant des collections de la division. Il est le fruit du projet d’innovation du personnel de 2020, « Born Digital Access Now! » Les documents nés numériques sont des fichiers qui ont été créés et sont conservés sous forme numérique.

Le projet, qui sera mis en œuvre en 2022 et 2023, a pour objectif de définir un format de fichier PDF pour stocker les documents. Il prévoit notamment un mécanisme pour afficher les documents électroniques de manière à conserver leur apparence visuelle dans le temps, indépendamment des outils et des systèmes utilisés pour créer, stocker ou afficher les fichiers. En outre, il fournira un cadre pour enregistrer le contexte et l’historique des documents électroniques sous forme de métadonnées dans des fichiers appropriés.

Les organismes du secteur municipal sont tenus de gérer et de conserver leurs documents selon un calendrier de conservation qu’ils soumettent à l’approbation de BAnQ. Pour établir leur calendrier et, par conséquent, respecter les exigences de la Loi sur les archives, ces organismes peuvent se référer à ce document, qui remplace le Guide de gestion des documents municipaux.

Les formats de fichiers numériques qui ont peu de chances de devenir obsolètes aident à préserver l’authenticité et l’intégrité des archives gouvernementales, en vue de leur utilisation ou de leur réutilisation future. Les normes ont été publiées dans le but d’assurer la préservation, l’accessibilité et l’interopérabilité à long terme de l’information numérique au sein des organismes gouvernementaux.

Un organisme gouvernemental a communiqué avec le Bureau des archives publiques de Victoria pour obtenir des conseils concernant la conservation de deux sites Web publics qui allaient être mis hors service. Comme les sites Web possédaient relativement peu de pages, on a tenté de les enregistrer à l’aide de Conifer. Ce logiciel libre d’archivage Web, autrefois connu sous le nom de WebRecorder, permet d’enregistrer des sites Web dynamiques, y compris le contenu en JavaScript et les médias intégrés.

Alphabetica est un catalogue général unique contenant des millions de notices bibliographiques et de documents numériques. Cet outil de recherche permet aux citoyens de consulter simultanément toutes les bases de données d’information.

L’application est conçue pour favoriser la participation des utilisateurs, les tenir informés des services de la bibliothèque et leur fournir un accès mobile aux ressources et à l’information. Un accès immédiat à des livres électroniques et audio, ainsi qu’à des journaux et des magazines du monde entier, est offert. Les utilisateurs peuvent également chercher des livres imprimés, réserver une salle, envoyer des questions aux bibliothécaires de la Bibliothèque nationale du Qatar, rester au fait des dernières nouvelles, et bien plus encore.

Le conseil de la Bibliothèque nationale utilisera les applications comme solutions d’automatisation pour son personnel et ses usagers, afin d’améliorer l’expérience offerte à la bibliothèque et en ligne.

Grâce à une nouvelle méthode de la Haute école spécialisée des Grisons, les données archivées peuvent désormais être transformées en données ouvertes en réseau, ce qui permet de relier les données des archives entre elles. Cette méthode peut être appliquée de manière quasi automatique à tout type d’archives.

L’outil aide l’utilisateur à trouver la bonne plateforme, en fonction de son public cible et du contenu choisi. Quand l’utilisateur cherche un type de contenu particulier pour un public donné (audio, texte, images ou vidéo), l’outil lui suggère la meilleure plateforme pour chaque support.

Les courriels occupent une place importante dans l’administration, mais la bonne gestion des courriels et des pratiques connexes est à la traîne. Les sujets abordés comprennent l’énoncé général de la politique, la définition de son champ d’application et les exigences opérationnelles.

Trois membres du Groupe d’experts sur la description archivistique du Conseil international des archives présentent la nouvelle norme sur les archives dans leur contexte. La séance porte sur la raison d’être de la norme et sur l’historique de son élaboration. Elle fournit également une vue d’ensemble du volet d’introduction à la description archivistique.

Conçue pour simplifier les flux d’approbation et de signature de bout en bout, cette solution infonuagique permet aux employés, aux partenaires et aux clients de n’importe quelle organisation de signer et de gérer des documents numériquement et électroniquement, au moyen d’une plateforme unique, conviviale et sécurisée.
Voir aussi : La plateforme cloud avec un workflow d’approbation et de signature numérique

La préparation du rapport sur la maturité (PDF) a été coordonnée par Capgemini pour le compte de l’Office des publications de l’Union européenne, dans le cadre de l’initiative data.europa.eu de la Commission européenne, qui constitue le portail officiel des données ouvertes de l’Europe.

Le rapport 2022 aide les pays participants à connaître leur niveau de maturité en matière de données ouvertes, à mesurer leurs progrès au fil du temps, à cerner les améliorations possibles et à comparer leur niveau de maturité à celui d’autres pays. Le rapport mentionne des pratiques exemplaires pouvant être appliquées dans divers contextes nationaux et locaux.

Les 35 pays participants sont les 27 États membres de l’Union européenne, 3 pays de l’Association européenne de libre-échange (Islande, Norvège et Suisse), 4 pays candidats (Albanie, Monténégro, Serbie et Ukraine) et la Bosnie-Herzégovine.

Les résultats de l’enquête M365 ont été recueillis auprès de 200 professionnels de la gouvernance de l’information aux États-Unis, au Royaume-Uni et dans d’autres pays.

L’enquête visait à recueillir et à échanger des renseignements précieux dans le monde de la gouvernance de l’information. Elle a permis d’étudier comment les organisations utilisent M365, un produit offert depuis juillet 2017. En avril 2022, le portefeuille M365 Compliance a été mis à jour et a pris le nom de Microsoft Purview. Il fournit un ensemble complet de solutions pour aider à régir, protéger et gérer des infrastructures de données entières.

L’enquête contient neuf messages clés.

Le rapport analyse les réflexions de 753 décideurs du domaine de l’infonuagique et utilisateurs de cette technologie à l’échelle mondiale. Il comprend des renseignements sur leur passage à une infrastructure et à des services infonuagiques. Leurs réponses permettent de brosser un tableau complet de l’état de l’infonuagique.

Le rapport met en lumière les changements survenus d’une année à l’autre afin de dégager les tendances. Il fournit des renseignements aux organisations pour orienter les stratégies en matière d’infonuagique, les processus décisionnels relatifs aux opérations numériques, la migration vers l’infonuagique, le choix des fournisseurs et des technologies, les prévisions des coûts et les stratégies d’investissement. Il constitue donc un bon outil pour aider les organisations en vue de leur transition vers l’infonuagique.

Ce rapport s’intéresse à certaines applications de l’IA dans le domaine de la gestion documentaire et à leurs répercussions sur le fonctionnement des archives et sur la gestion des données au sein des organisations, ainsi que sur le rôle et les compétences des professionnels de la documentation. Les principaux avantages et défis associés à l’implantation de ces technologies dans le domaine sont ensuite examinés.

Ce document de travail vise à déterminer dans quelle mesure les organismes communiquent l’information de façon proactive ou informelle, que ce soit pour répondre aux demandes d’accès à l’information ou non. De plus, il cerne les outils et les ressources utilisés par les organismes qui communiquent efficacement et régulièrement l’information de manière proactive ou informelle.

Le service du Dépôt légal numérique de la Bibliothèque nationale de France archive le Web français depuis 20 ans. L’article retrace cette histoire, depuis les premières machines de collecte jusqu’à Heritrix, un petit robot qui capture et collecte les données de millions de sites Web.

Cet article décrit le modèle de données du logiciel utilisé pour gérer le moissonnage du Web. Il examine d’abord comment les métadonnées relatives aux archives Web peuvent être modélisées dans Rosetta, le système de gestion et de préservation des actifs numériques. Il étudie ensuite le contexte bibliographique à l’aide du modèle de référence de la Fédération internationale des associations et institutions de bibliothécaires (IFLA) et des règles de catalogage relatives à la description des ressources et à l’accès. Enfin, l’article analyse un contexte de données liées à l’aide de l’ontologie du modèle de référence conceptuel CIDOC.

À l’ère des données, une organisation peut facilement être submergée par la quantité d’information qu’elle doit gérer. De ce fait, les entreprises ne prennent pas le temps nécessaire pour créer un cadre stratégique de gestion de l’information. Adopter une approche stratégique, globale et dynamique, comprenant une feuille de route permanente pour la gestion des données, est utile pour limiter les dépenses et les risques pour la réputation.

Il n’existait auparavant aucun moyen de trouver rapidement des documents pertinents dans les grandes collections anciennes. Il fallait plutôt fouiller sur les tablettes et dans les boîtes. Pour résoudre ce problème et faciliter l’accès à ces documents, les Archives d’État utilisent maintenant Transkribus et read&search pour créer des versions numériques des collections. Christian Sieber, qui dirige l’équipe de numérisation des archives de Zurich, parle du premier projet mené à l’aide de Transkribus et de son expérience avec le logiciel.

La prévalence de plus en plus forte du numérique dans la culture contemporaine pose un défi important pour les organismes chargés d’acquérir, de conserver et de rendre accessibles au public les documents culturels d’aujourd’hui et de demain. Lorsqu’on cherche à déterminer comment rendre les collections nationales accessibles, les documents numériques et hybrides constituent une partie de plus en plus importante des collections, particulièrement difficile à gérer. Le rapport se concentre sur trois défis : la gestion des collections; la préservation et la conservation numériques; ainsi que l’accès réel et l’expérience enrichissante.

Étant donnée la quantité croissante d’archives qui s’accumulent, les États se tournent vers l’apprentissage automatique pour rationaliser la gestion des documents. Cet article présente le travail de diverses organisations qui utilisent des outils d’apprentissage automatique. Il s’agit notamment d’aider à cerner, classer et catégoriser les documents reçus à des fins de préservation et de conservation, de se servir d’outils d’apprentissage automatique pour traiter des millions de courriels et d’utiliser des logiciels de gouvernance et de confidentialité des données pour analyser des données non structurées.

Cette collection d’essais s’inscrit dans les cadres critiques de la bibliothéconomie, de l’archivistique et de la muséologie pour comprendre le concept de collection, en tant qu’entité et acte. Il propose de nouveaux modèles pour comprendre comment les collections sont imaginées, définies, assemblées, créées et utilisées en tant que phénomènes culturels.

Le secteur de la gouvernance de l’information a connu des changements soudains et considérables, comme la multiplication de la réglementation en matière de confidentialité des données. Ce livre traite essentiellement des principes fondamentaux de la gouvernance de l’information, mettant l’accent sur leur application par le public cible. Il s’agit notamment des bibliothécaires de droit, des juristes et du personnel de recherche, ainsi que d’autres personnes et services des secteurs public et privé qui s’intéressent de près à la conformité réglementaire.

La transformation numérique des processus documentaires amène les professionnels de l’information et des bibliothèques à gérer des documents imprimés ou numériques, mais aussi des données numériques. Toutes les bibliothèques produisent des données concernant leur activité (fréquentation, prêts, utilisateurs…) qu’il convient de gérer et sécuriser en vertu des nouvelles réglementations comme le Règlement général sur la protection des données. À partir de cette vision d’ensemble du monde de la donnée, ces professionnels des bibliothèques et de l’information pourront détecter les enjeux et possibilités dans l’exercice de leurs fonctions.

Cet ouvrage définit la gestion des archives d’entreprise et les responsabilités qui y sont liées. De plus, il oriente les archivistes qui prennent des décisions dans un environnement d’affaires dynamique. La gestion efficace repose sur des principes archivistiques fondamentaux. Ce livre explique comment neuf archivistes d’entreprise les mettent en application.

Trois modules aident les archivistes à gérer des documents de conception nés numériques au moyen de survols historiques, d’études de cas, d’outils pratiques, d’exemples de flux de travail et d’imposants glossaires. Ils présentent les manières de s’y retrouver dans l’environnement technique de ces documents; les nouvelles pratiques exemplaires en matière d’acquisition, de conservation et d’émulation des documents de cette nature; ainsi que des études de cas. L’ouvrage s’adresse aux archivistes d’entreprises, de cabinets d’architectes, etc.